Zielgruppe
In der Gemeindeverwaltung macht eine Fachkraft drei Ämter, und jedes hat sein eigenes Formular.
Eine Verwaltungsgemeinschaft mit vier Mitgliedsgemeinden und 21.000 Einwohnern, 48 Beschäftigte im Rathaus, Fachverfahren der AKDB über das kommunale Rechenzentrum, Regisafe als Aktensystem, ein Serviceportal des Landes, aus dem Anträge als PDF im Postfach landen. Am Vormittag ist Frau Huber Standesbeamtin, am Nachmittag nimmt sie Gewerbeanzeigen entgegen, zwischendurch verlängert sie Grabnutzungsrechte. Jeder Portalantrag wird aus dem PDF in das Fachverfahren abgetippt, jeder dritte ist unvollständig, und der Antragsteller erfährt es erst, wenn jemand Zeit hatte, ihn anzurufen. Das Amtsblatt entsteht am Donnerstag aus Mails der Vereine. KI für Kommunen beginnt deshalb nicht mit einem weiteren Fachverfahren, sondern mit dem Abtippen und Nachfragen dazwischen, und die Fachkraft gibt frei, was der Ablauf vorbereitet hat.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Kommunen und Gemeindeverwaltungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Kommunen und Gemeindeverwaltungen lohnen
Kleine Verwaltungen haben keine Reserve: Fällt die eine Fachkraft aus, steht das Amt. Die Abläufe hier nehmen ihr das Abtippen ab, nicht die Entscheidung. Welche sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Portalanträge prüfen und in das Fachverfahren übertragen
Serviceportal des Landes, OK.EWO, Regisafe, Sammelpostfach
Aus dem Serviceportal kommen in einer Verwaltungsgemeinschaft dieser Größe 150 bis 300 Anträge im Monat: Meldebescheinigung, Wohnsitzanmeldung, Hundesteuer, Kita-Platz. Der Ablauf liest den Antrag, prüft Pflichtangaben und beigefügte Nachweise gegen Ihre Checkliste je Leistung, legt den Vorgang im Aktensystem an und stellt die Daten so bereit, wie das Fachverfahren sie erwartet, über Import oder Schnittstelle des Rechenzentrums. Fehlt ein Nachweis, liegt ein Nachforderungsschreiben bereit. Die Sachbearbeiterin bestätigt, bevor etwas in das Register geschrieben oder verschickt wird.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Gewerbeanzeigen vervollständigen und Weiterleitung vorbereiten
Gewerbe-Fachverfahren, Serviceportal, Regisafe, Postfach
Eine Gemeinde mit 21.000 Einwohnern bearbeitet im Jahr einige hundert An-, Um- und Abmeldungen von Gewerben, dazu Gaststättenanzeigen. Der Ablauf liest Anzeige und Anlagen, prüft Angaben zu Tätigkeit, Rechtsform und Betriebsstätte auf Vollständigkeit und Plausibilität, gleicht sie mit dem Handelsregister ab und markiert erlaubnispflichtige Tätigkeiten. Für den Antragsteller entsteht eine Rückfrage, für die Weiterleitung an Finanzamt, Kammern und Berufsgenossenschaft ein vollständiger Datensatz. Die Bestätigung der Anzeige erteilt die Sachbearbeiterin nach Prüfung.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Friedhofs- und Standesamtsvorgänge aus Vorlagen erstellen
Friedhofsverwaltung, AutiSta, Finanzverfahren, Word
Grabnutzungsrechte laufen in einer Gemeinde zu Dutzenden im Jahr ab, jedes braucht ein Schreiben, einen Gebührenbescheid und eine Buchung. Der Ablauf liest die Fristen aus der Friedhofsverwaltung, prüft Nutzungsberechtigte gegen das Melderegister, entwirft Verlängerungsangebot und Bescheid nach Ihrer Friedhofsgebührensatzung und übergibt den Sollbetrag an das Finanzverfahren. Im Standesamt bereitet er Urkundenanforderungen und Anschreiben an andere Standesämter vor. Beurkundet und unterschrieben wird ausschließlich von der Standesbeamtin.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Amtsblatt und Gemeindebrief zusammenstellen
Session, Veranstaltungskalender, TYPO3, Word, Postfach
Alle zwei Wochen entsteht das Amtsblatt aus Beschlüssen des Gemeinderats, amtlichen Bekanntmachungen, 20 bis 40 Mails der Vereine und Terminen aus drei Kalendern. Der Ablauf sammelt die Quellen, bringt jeden Beitrag in Ihre Rubriken und Textlängen, formuliert Beschlüsse in den Bekanntmachungstext um, prüft Termine auf Dubletten und widersprüchliche Angaben und legt eine fertige Ausgabe mit Fundstellen vor. Dasselbe Material geht als Entwurf auf die Webseite. Die Verwaltung liest Korrektur und gibt die Ausgabe frei, der Satz bleibt bei der Druckerei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Zuschuss- und Raumanträge gegen die Richtlinie prüfen
Formularserver, Regisafe, Finanzverfahren, Excel
Vereinsförderung, Jugendzuschüsse und Anträge auf Nutzung von Hallen und Räumen kommen in einer Gemeinde zu einigen hundert im Jahr, oft kurz vor der Frist. Der Ablauf liest den Antrag, prüft ihn Punkt für Punkt gegen Ihre Förderrichtlinie und Nutzungsordnung, rechnet die Fördersumme nach deren Sätzen vor, prüft Haushaltsmittel und Belegung und entwirft Bescheid oder Nutzungsvertrag. Abweichungen, etwa fehlende Verwendungsnachweise aus dem Vorjahr, sind markiert. Der Sachbearbeiter prüft und unterschreibt, der Gemeinderat entscheidet wie bisher über alles, was seine Wertgrenze übersteigt.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Kommunen und Gemeindeverwaltungen
Die Fachverfahren kommen aus dem kommunalen Rechenzentrum, das Aktensystem von einem anderen Haus, das Portal vom Land. Was keiner verbindet, verbindet die Fachkraft.
- Fachverfahren der RechenzentrenOK.EWO, OK.FIS und OK.GEWERBE (AKDB), Komm.ONE, KM-Finanzen, VOIS (HSH), H&H proDoppik
- Finanzennewsystem (Axians Infoma), KM-Finanzen, H&H proDoppik, OK.FIS, MACH
- Akten und RatRegisafe, Kolibri, d.3ecm, Session (Somacos), ALLRIS
- Standesamt und FriedhofAutiSta, Friedhofsverwaltungen der Rechenzentren, Bestattungskalender
- Portal und FormulareServiceportale der Länder, Formcycle (XIMA), cit intelliForm, Online-Terminvergabe
- Österreich und SchweizGemDat, Abacus und Nest (Innosolv), Rechenzentren der Kantone und Länder
Einwände
Was bei Kommunen und Gemeindeverwaltungen besonders zählt
Was Hauptamtsleiter und Geschäftsleiter von Verwaltungsgemeinschaften zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Jede Ausgabe braucht eine Haushaltsstelle und ab einer Summe den Rat. Deshalb ist unser Vorgehen in Stufen gebaut: Die Analyse ist eine Position, nach der Sie neu entscheiden, der Umbau je Ablauf eine zweite. Die Analyse liefert die Vorlage für den Gemeinderat gleich mit, einschließlich der Abläufe, bei denen sich KI nicht rechnet. Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach Gemeindeordnung sind dann belegt, nicht behauptet.
- Das Onlinezugangsgesetz verlangt Anschluss an Portal und Fachverfahren, nicht daran vorbei. Unsere Abläufe sitzen zwischen Portal und Fachverfahren und nutzen die Import- und Schnittstellenwege, die das Rechenzentrum anbietet. Es entsteht kein zweites Register und kein Parallelformular. Was die Schnittstelle nicht hergibt, bereitet der Ablauf so vor, dass die Fachkraft es mit einem Blick übernehmen kann.
- Vergaberecht nach UVgO mit den Wertgrenzen des Landes. Die Analyse zum Festpreis liegt je nach Landesrecht oft unter der Grenze für den Direktauftrag. Für den Umbau liefern wir eine Leistungsbeschreibung, mit der Ihre Vergabestelle das Verfahren nach Landesrecht wählt. Verwaltungsgemeinschaften können einen Ablauf für alle Mitgliedsgemeinden gemeinsam beschaffen, das senkt den Preis je Gemeinde.
- Amtsgeheimnis und Steuergeheimnis (§ 30 VwVfG, § 30 AO). Melde-, Gewerbe- und Steuerdaten gehen nicht in einen fremden Dienst. Der Ablauf läuft im Rechenzentrum, im Rathaus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und das Blatt zu jedem Ablauf zeigt, welche Felder gelesen und welche nie übertragen werden. Trainiert wird mit Ihren Daten kein Modell.
- Unser IT-Dienstleister muss neue Werkzeuge freigeben. Das ist richtig und meist hilfreich. Wir beziehen den Dienstleister ab der Analyse ein, legen offen, welche Schnittstellen und Zugriffe der Ablauf braucht, und dokumentieren so, dass sein Team den Betrieb übernehmen kann. In mehreren Rechenzentren laufen Abläufe dieser Art bereits als mandantenfähiger Dienst für viele Gemeinden.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Dieser Fall sind wir selbst: ein Dienstleister, bei dem wenige Menschen viele Rollen gleichzeitig ausfüllen, so wie die Fachkraft im Rathaus. Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Freigegeben wird jeder Schritt von einem Menschen, und das Protokoll zeigt, was der Ablauf getan hat.
Was dabei schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, daraus wurde die Regel, dass Titel in der Sprache des Empfängers stehen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für ein Rathaus heißt das: Nachforderungsschreiben in Bürgersprache statt Verfahrenssprache, und eine Wiedervorlage, die sich nur meldet, wenn sich etwas geändert hat.
Preise
Preise für Kommunen und Gemeindeverwaltungen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Portalanträge prüfen und in das Fachverfahren übertragen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Kommunen und Gemeindeverwaltungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Meldedaten und Anträge durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn das Modell dort läuft, wo auch Ihre Fachverfahren laufen dürfen: im Rechenzentrum, im Rathaus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Ablauf liest nur die Felder, die er für seine Aufgabe braucht, Melderegisterdaten verlassen das Verfahren nicht, und nichts trainiert ein fremdes Modell. Die drei Betriebsarten erklärt die Seite Datensouveränität.
Ersetzt das die Fachverfahren des Rechenzentrums?
Nein. Melderegister, Gewerberegister und Finanzverfahren bleiben, was sie sind, und bleiben die führenden Systeme. Unsere Abläufe arbeiten vor und zwischen ihnen: lesen, prüfen, vorbereiten, übergeben. Das Rechenzentrum bleibt Ihr Partner, wir dokumentieren so, dass es den Betrieb übernehmen kann. Wo eine Funktion des Fachverfahrens dasselbe leistet, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben 18 Beschäftigte. Lohnt sich das für uns?
Allein selten, das sagen wir offen. Der Weg führt über die Verwaltungsgemeinschaft, den Zweckverband oder das Rechenzentrum, das denselben Ablauf für zehn oder zwanzig Gemeinden betreibt. Dann trägt jede Gemeinde einen Bruchteil, und die Regeln werden einmal gepflegt. Für größere Städte beschreibt KI für Bürgermeister die Lage, für die Kämmerei KI für Kämmerer.
Wie viel Zeit kostet das die Verwaltung intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist die Fachkraft, der Hauptamtsleiter und jemand vom Rechenzentrum. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Danach läuft der Ablauf zwei Wochen parallel: Die Fachkraft prüft jeden Vorschlag, dann nur noch die markierten Abweichungen.
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.