KI-Potenzialanalyse: was sich lohnt

Warum die meisten KI-Ideen am falschen Ende anfangen

Wenn Unternehmen über KI sprechen, beginnt die Liste meist mit dem, was in der Presse steht: ein Chatbot für die Website, ein Assistent für den Vertrieb, automatische Angebote. Das sind keine schlechten Ideen. Aber sie gehen vom Werkzeug aus, nicht von der Arbeit. Die Abläufe, die sich am schnellsten bezahlt machen, sind selten spektakulär. Es sind die Vorgänge, die täglich in Menge anfallen, die niemand gern macht und die trotzdem Fachwissen verlangen: Dokumente lesen, Daten übertragen, Anfragen sortieren, Texte nach Regeln anpassen.

Deshalb beginnt eine Ablaufanalyse bei uns nicht mit einer Ideensammlung, sondern bei den Menschen, die die Arbeit heute machen. Wir sehen zu, fragen nach Mengen und Zeiten und schauen in die Systeme. Am Ende steht eine Liste aller betrachteten Abläufe, sortiert nach Aufwand heute und Ersparnis morgen. Und eine Spalte, die in kaum einem Beratungsangebot vorkommt: "lohnt sich nicht", mit Begründung.

Die Kriterien, nach denen wir diese Liste füllen, sind kein Geheimwissen. Sie können sie auch selbst auf Ihre Abläufe anwenden.

Die zehn Kriterien, nach denen wir jeden Ablauf bewerten

Kein Ablauf erfüllt alle Kriterien. Entscheidend ist das Gesamtbild: Ein Ablauf mit hoher Menge, klaren Regeln und guter Prüfbarkeit lohnt sich auch dann, wenn die Daten erst bereinigt werden müssen. Ein Ablauf, der nur zwölfmal im Jahr vorkommt, lohnt sich selten, egal wie elegant die Technik wäre.

Die zehn Kriterien, nach denen wir jeden Ablauf bewerten
Kriterium	Spricht dafür	Spricht dagegen
1. Menge	Täglich Dutzende Vorgänge oder ein Bestand von Tausenden Datensätzen	Einzelfälle, ein paar Mal im Monat
2. Eingangsform	Freitext, Mails, PDF, Datenblätter: Ein Mensch muss lesen, um zu verstehen	Bereits strukturierte Daten, die nur von A nach B müssen (dafür reicht klassische Automatisierung)
3. Regelbarkeit	Zwei erfahrene Kollegen würden die meisten Fälle gleich entscheiden	Jeder Fall ist eine Ermessensfrage, die Regeln stehen nur im Kopf einer Person
4. Prüfbarkeit	Ergebnis lässt sich durch Regel, Abgleich oder Stichprobe prüfen	Ob das Ergebnis stimmt, zeigt sich erst Monate später
5. Fehlerkosten	Ein Fehler wird im Prüfschritt gefunden oder ist leicht zu korrigieren	Ein einzelner Fehler hat große Folgen und kann nicht abgefangen werden
6. Systemzugang	Die beteiligten Systeme haben Schnittstellen oder Exportwege	Daten liegen nur auf Papier oder in einem System ohne Zugang
7. Datenqualität	Stammdaten sind gepflegt, Pflichtfelder gefüllt	Dubletten und Wildwuchs: kein Ausschluss, aber ein Schritt davor
8. Stabilität	Der Ablauf läuft seit Jahren gleich	Er wird gerade umorganisiert oder hängt an einer offenen Entscheidung
9. Wer es heute macht	Fachkräfte, die eigentlich anderes tun sollten	Die Arbeit ist gleichzeitig Einarbeitung, die niemand verlieren will
10. Messbarkeit	Menge, Zeit und Fehlerquote lassen sich heute schon zählen	Niemand weiß, wie lange es dauert, und niemand kann es herausfinden

Zwei Kriterien verdienen eine Erläuterung. Beim zweiten, der Eingangsform, trennt sich KI von klassischer Automatisierung. Wenn eine Bestellung als strukturierter Datensatz aus dem Shop kommt, braucht es kein Sprachmodell, um sie ins ERP zu übertragen; eine Schnittstelle reicht und ist zuverlässiger. Sprachmodelle spielen ihre Stärke dort aus, wo bisher ein Mensch lesen musste: bei einer Anfrage, in der die Kundin ihr Problem in drei Sätzen beschreibt, oder bei einem Datenblatt, aus dem Maße und Werkstoffe herausgezogen werden müssen.

Beim siebten, der Datenqualität, sagen viele Unternehmen vorschnell ab. Schlechte Daten sind selten ein Grund, gar nicht anzufangen. Sie sind ein Grund, mit dem Aufräumen anzufangen. Bei einem Ersatzteilhändler mit rund 50 Mitarbeitern enthielten die CRM-Daten Platzhalter, interne Kennungen und gestrichene Produkte. Ein Filter hält sie heute aus allem heraus, was daraus entsteht. Wie das als eigene Leistung aussieht, beschreibt die Seite Daten in Ordnung bringen.

Was in der Spalte "lohnt sich nicht" landet

Die ehrliche Spalte ist der Teil der Analyse, nach dem Geschäftsführer am häufigsten fragen. Aus unseren Analysen kennen wir vor allem fünf Muster:

Zu selten. Der Jahresabschluss-Bericht, der einmal im Jahr eine Woche kostet, ist ärgerlich. Aber der Umbau kostet mehr, als die Handarbeit in vielen Jahren kostet.
Eigentlich ein Organisationsproblem. Wenn Angebote liegen bleiben, weil die Freigabe beim Vertriebsleiter hängt, hilft keine KI. Hier hilft eine Vertretungsregel.
Besser ohne Sprachmodell. Viele Abläufe lassen sich mit einer Schnittstelle oder einer Regel im System erledigen. Das ist günstiger, schneller und robuster. Wir schreiben das dann so in die Liste, auch wenn wir es selbst bauen könnten.
Standardsoftware passt. Wenn es für einen Ablauf ein gutes Produkt gibt, das genau so arbeitet wie Ihr Haus, ist Anbinden besser als Bauen. Die Analyse sagt je Ablauf, ob anbinden oder ein Werkzeug nach Maß sinnvoller ist.
Entscheidungen über Menschen ohne menschliche Prüfung. Eine KI, die Bewerbungen vorsortiert und Absagen selbstständig verschickt, bauen wir nicht. KI-Systeme für die Auswahl von Bewerbern zählen nach Anhang III Nummer 4 des EU AI Act zu den Hochrisiko-Systemen, für die ab dem 2. Dezember 2027 umfangreiche Pflichten gelten (Artikel 6 und folgende; Frist durch den Digital Omnibus 2026 verschoben). Abläufe, die Bewerbungen strukturiert anlegen und einem Menschen zur Sichtung vorlegen, sind etwas anderes.

Eine dieser Zeilen in der Analyse ist kein Misserfolg. Sie spart Ihnen das Geld, das Sie sonst in einen Umbau gesteckt hätten, der sich nie gerechnet hätte.

So schätzen Sie Aufwand und Ersparnis vorher selbst

Bevor Sie mit einem Anbieter sprechen, können Sie für jeden Kandidaten eine grobe Rechnung aufstellen. Sie braucht keine Software, nur ehrliche Zahlen aus dem Betrieb:

Menge zählen. Wie viele Vorgänge pro Woche? Nicht schätzen, sondern eine Woche lang mitzählen lassen oder im System nachsehen.
Zeit je Vorgang messen. Vom Öffnen bis zum Abschluss, einschließlich Rückfragen und Nacharbeit. Die Zahl liegt fast immer über der ersten Schätzung.
Stunden pro Jahr ausrechnen. Menge mal Minuten, geteilt durch 60, mal Arbeitswochen. Bei 200 Vorgängen pro Woche zu je 6 Minuten sind das 20 Stunden pro Woche, bei 46 Arbeitswochen rund 920 Stunden im Jahr.
Prüfanteil abziehen. Ein Ablauf übernimmt nie 100 Prozent. Rechnen Sie damit, dass ein Teil der Fälle einem Menschen vorgelegt wird und Stichproben geprüft werden. Für eine erste Schätzung sind 20 bis 30 Prozent Restaufwand eine vorsichtige Annahme.
Mit Vollkosten bewerten. Nicht das Bruttogehalt, sondern Gehalt plus Nebenkosten und Arbeitsplatz. Und fragen Sie sich, was die frei werdende Zeit wert ist, wenn sie in Arbeit fließt, die liegen bleibt.

Diese Rechnung ersetzt keine Analyse, aber sie trennt in einer Stunde die Kandidaten, die eine genauere Betrachtung verdienen, von denen, die es nicht tun. Was ein Umbau kostet und wie Sie das gegen die Ersparnis stellen, beschreibt der Artikel Was ein KI-Projekt im Mittelstand kostet.

Wie die drei Tage Analyse ablaufen

Eine Ablaufanalyse dauert bei uns drei Tage, bei Ihnen vor Ort oder remote. Die Zeit verteilt sich so:

Tag 1: Bei den Menschen, die die Arbeit machen. Gespräche mit Sachbearbeitung, Vertrieb, Marketing, Service. Wir sehen zu, wie Arbeit tatsächlich abläuft, nicht wie sie im Organigramm steht. Mengen und Zeiten werden notiert.
Tag 2: In den Systemen. Mit Ihrer IT schauen wir in CRM, ERP, PIM und Postfächer: Gibt es Schnittstellen, wie sehen die Daten aus, welche Rechte sind nötig. Und wir klären je Ablauf, welche Daten beteiligt sind und welche Betriebsart dazu passt.
Tag 3: Die Liste. Jeder Ablauf mit Aufwand heute, erwarteter Ersparnis, Festpreis für den Umbau, Datenfluss-Skizze und Modellempfehlung. Dazu die Spalte "lohnt sich nicht" und je Ablauf die Empfehlung, Standardsoftware anzubinden oder ein Werkzeug zu bauen.

Ihr interner Aufwand: Die Menschen, die die Arbeit machen, brauchen jeweils ein bis zwei Stunden für Gespräch und Zuschauen. Die IT braucht einen halben Tag für den Blick in die Systeme. Eine Projektgruppe ist nicht nötig, ein Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis schon. Was die Analyse kostet und was danach kommt, steht offen auf der Seite Vorgehen und Preise.

"Unsere Abläufe sind zu speziell"

Diesen Satz hören wir in fast jedem Erstgespräch. Er stimmt meistens, und gerade deshalb lohnt sich eine Analyse. Standardsoftware und fertige KI-Produkte scheitern im Mittelstand oft daran, dass sie einen Durchschnittsablauf voraussetzen, den es so in keinem Haus gibt. Ein Ablauf, der je Unternehmen gebaut wird, nimmt die Besonderheiten als Regeln auf.

Ein Beispiel: Bei einem technischen Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten in Europa sollten Anfragen nach Markt und Land an regionale Vertriebsteams gehen. Was einfach klingt, hatte Grenzfälle, etwa einen Kunden in einem Land mit Lieferung in ein anderes. Diese Regeln mussten nach dem Start zweimal nachgezogen werden. Heute landet jede Anfrage beim richtigen Team. Die Einzelheiten und was dabei sonst noch schiefging, stehen in der Fallstudie zum Distributor.

Wenn ein Ablauf tatsächlich zu speziell ist, weil es keine Regel gibt, nur Erfahrung im Kopf einer Person, dann steht er in der ehrlichen Spalte. Auch das ist ein Ergebnis.

Wenn Mitarbeiterdaten im Spiel sind

Ein Kriterium fehlt in der Tabelle, weil es kein Ausschluss ist, aber früh bedacht werden muss. Ist ein Ablauf geeignet, Verhalten oder Leistung von Mitarbeitern zu überwachen, hat der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht. Das betrifft auch Abläufe, deren Ziel gar keine Überwachung ist, etwa wenn ein Protokoll festhält, wer welche Anfrage wann bearbeitet hat. Wir legen deshalb schon in der Analyse fest, was ein Ablauf protokolliert. Ziehen Sie den Betriebsrat früh hinzu. Dieser Hinweis ersetzt keine Rechtsberatung.

Was das für Sie heißt

Ob sich KI in Ihrem Haus lohnt, entscheidet sich nicht an der Technik, sondern an der Arbeit. Nehmen Sie sich die zehn Kriterien vor, gehen Sie mit zwei oder drei Kollegen aus der Sachbearbeitung die Abläufe durch, die am meisten Zeit kosten, und rechnen Sie für die besten Kandidaten Menge mal Zeit. Wenn danach zwei oder drei Abläufe übrig bleiben, die Menge, Regeln und Prüfbarkeit haben, ist eine Analyse der nächste sinnvolle Schritt. Wenn nicht, haben Sie Geld gespart.

Ihr nächster Schritt: Buchen Sie ein Gespräch von 30 Minuten und bringen Sie Ihre Kandidaten mit. Wir sagen Ihnen offen, welche davon wir für lohnend halten und welche nicht.

KI-Potenzialanalyse: welche Abläufe sich für KI lohnen, und welche nicht