Warum die Frage 2026 neu gestellt wird
Die alte Faustregel war richtig: Kaufen ist billiger als Bauen, außer Sie haben einen sehr guten Grund. Maßgeschneiderte Software bedeutete ein Entwicklerteam über Monate, ein Pflichtenheft, das bei der Abnahme schon veraltet war, und eine Abhängigkeit von den Menschen, die den Code kannten.
Zwei Dinge haben sich verschoben. Erstens entsteht Software mit KI-gestützter Entwicklung deutlich schneller: Ein Werkzeug für einen klar umrissenen Ablauf ist in Wochen benutzbar, und Tests und Dokumentation entstehen nebenbei statt am Ende. Zweitens rechnen die meisten Anbieter von Standardsoftware pro Kopf und Monat ab, dauerhaft, und KI-Funktionen kommen oft als Zusatzmodul dazu. Die Kosten wachsen mit jedem Mitarbeiter, der Nutzen nicht unbedingt. Die Rechnung ist damit nicht mehr von vornherein entschieden. Sie muss gemacht werden, Ablauf für Ablauf.
Was Standardsoftware wirklich kostet
Die Lizenz ist der sichtbare Teil. Hier die öffentlichen Listenpreise und Schätzungen Dritter, Stand Oktober 2026, mit einer einfachen Hochrechnung:
| Bereich | Beispiel | Preis laut Liste oder Schätzung | Hochrechnung |
|---|---|---|---|
| Personal | Factorial | ab 8 Euro je Mitarbeiter und Monat, Module extra | 300 Mitarbeiter: rund 29.000 Euro im Jahr, rund 144.000 Euro in fünf Jahren |
| Personal | Personio | geschätzt 5 bis 15 Euro je Mitarbeiter und Monat; der Hersteller nennt Preise nur auf Anfrage | 300 Mitarbeiter: 18.000 bis 54.000 Euro im Jahr |
| Personal, Suite | Workday, SAP SuccessFactors | Einführung 12 bis 24 Monate, Projekte im Millionenbereich | für Unternehmen unter 1.000 Mitarbeitern meist überdimensioniert |
| Service | Zendesk | 19 bis 115 Dollar je Agent und Monat | 20 Agenten: rund 4.600 bis 27.600 Dollar im Jahr |
| Wissen | Confluence | ab rund 8 Dollar je Nutzer und Monat | 300 Nutzer: rund 28.800 Dollar im Jahr |
Die Hochrechnungen sind Grundpreise. Nicht enthalten sind Zusatzmodule, Einführungsberatung, Schnittstellen zu Ihren anderen Systemen und Preisanpassungen in den Folgejahren. Prüfen Sie die aktuellen Preise beim Anbieter; sie ändern sich.
Dazu kommen Kosten, die auf keiner Rechnung stehen: die Excel-Tabelle neben dem System, weil ein Schritt nicht vorgesehen ist. Die Zeit, die Mitarbeiter in Masken verbringen, die sie nicht verstehen. Der Kollege, der für zwei Vorgänge im Monat eine eigene Lizenz braucht oder sich eine teilt. Diese Kosten sind real, aber nur in Ihrem Betrieb messbar.
Was ein Werkzeug nach Maß kostet
Auch der Eigenbau hat mehr Posten als den Bau. Ehrlich gerechnet sind es vier: der Bau selbst, die Übernahme der Daten aus dem Altsystem, der Betrieb (Server, Updates, Sicherheit, Modellkosten für die KI-Anteile) und die Weiterentwicklung, wenn sich der Ablauf ändert. Wir bauen zum Festpreis, der nach der Analyse verbindlich ist, und betreiben in einer monatlich kündbaren Begleitung; die Preisstufen stehen unter Vorgehen und Preise.
Der Unterschied zur Lizenz liegt in der Form der Kurve. Der Bau fällt einmal an, der Betrieb ist ein fester Monatsbetrag, unabhängig davon, ob 30 oder 300 Mitarbeiter das Werkzeug benutzen. Je mehr Menschen gelegentlich mit einem Ablauf zu tun haben, desto stärker fällt das ins Gewicht.
Entscheidungsmatrix: kaufen oder bauen
Die Kosten sind ein Kriterium, oft nicht das entscheidende. Die folgende Matrix hilft, einen einzelnen Ablauf einzuordnen. Gehen Sie sie Zeile für Zeile durch. Fällt die Mehrheit in eine Spalte, haben Sie eine Richtung. Fällt es knapp aus, ist meist die Mischform richtig, die weiter unten beschrieben ist.
| Frage | Spricht für Standardsoftware | Spricht für ein Werkzeug nach Maß |
|---|---|---|
| Entspricht Ihr Ablauf dem, was die Software vorsieht? | ja, mit kleinen Abweichungen | nein, Sie bauen schon heute Umwege |
| Ist der Ablauf ein Vorteil gegenüber Wettbewerbern? | nein, er ist Pflicht und überall gleich | ja, er ist ein Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen |
| Ändern sich gesetzliche Vorgaben häufig, und pflegt der Hersteller sie für alle Kunden? | ja, etwa in Finanzbuchhaltung oder Meldewesen | nein, die Regeln bestimmen Sie selbst |
| Wer nutzt das System, wie oft? | wenige Hauptnutzer, täglich | viele Gelegenheitsnutzer, die pro Kopf teuer werden |
| Gibt es heute Excel- oder Mail-Schattensysteme daneben? | nein | ja, und sie tragen wichtige Schritte |
| Wie viele andere Systeme müssen angebunden werden? | wenige, mit fertigen Schnittstellen | mehrere, mit Sonderwegen |
| Wo sollen die Daten liegen? | beim Hersteller ist in Ordnung | im Haus oder in einem selbst gewählten Rechenzentrum |
| Soll KI im Ablauf arbeiten, etwa Dokumente lesen oder vorsortieren? | das Modul des Herstellers reicht | Modell und Datenort wollen Sie selbst wählen |
| Gibt es jemanden, der Regeln und Freigaben verantwortet? | nicht nötig, der Standard gibt sie vor | ja, eine Person mit Entscheidungsbefugnis |
| Gibt es für den Ablauf überhaupt Software zu kaufen? | ja, mehrere Anbieter | nein, es gibt nur die Tabelle |
Die dritte Zeile verdient einen zweiten Blick. Wo ein Hersteller gesetzliche Änderungen für Tausende Kunden gleichzeitig nachzieht, ist der Kauf fast immer günstiger, weil Sie diese Pflege mit allen anderen teilen. Bei einem Werkzeug nach Maß tragen Sie jede Änderung allein. Das ist kein Argument gegen Eigenbau, aber eines für die richtige Grenze.
Die Mischform ist oft die richtige Antwort
Die meisten Betriebe stehen nicht vor der Wahl zwischen allem und nichts. Die Finanzbuchhaltung bleibt im Standard, das ERP auch. Das Werkzeug nach Maß übernimmt den Ablauf, der heute daneben läuft: das Onboarding über vier Abteilungen, die Freigabekette für Angebote, das Portal, in dem Lieferanten Zertifikate hochladen. Es liest aus dem Standardsystem und schreibt dorthin zurück. Unser Grundsatz dafür lautet: anbinden, wo das System passt, ersetzen, wo es nicht passt. Wie wir solche Werkzeuge bauen, steht unter Werkzeuge, die zu Ihnen passen.
Die Risiken des Eigenbaus und wie Sie sie begrenzen
Der berechtigte Einwand gegen Eigenbau lautet: Dann hängen wir an dem, der ihn gebaut hat. Dieses Risiko lässt sich vertraglich und technisch begrenzen. Die folgenden sieben Punkte sollten in jedem Angebot für ein Werkzeug nach Maß stehen, egal von wem es kommt:
- Nutzungsrechte: Code, Regeln, Prompts und Dokumentation gehören nach Zahlung Ihnen, ohne Einschränkung.
- Quellcode in Ihrem Zugriff: in einem Repository, das Ihnen gehört, nicht nur beim Dienstleister.
- Dokumentation zum Weiterarbeiten: Aufbau, Betrieb, Datenmodell und Schnittstellen so beschrieben, dass Ihre IT oder eine andere Firma übernehmen kann.
- Automatische Tests für die wichtigen Abläufe, damit eine Änderung nichts unbemerkt zerstört.
- Betrieb nach Ihrer Wahl: Ihr Server, ein deutsches Rechenzentrum oder Ihre Cloud.
- Austauschbare Modelle: Die KI-Anteile hängen nicht an einem einzigen Anbieter.
- Kündbarkeit: Die Begleitung ist monatlich kündbar, ohne dass das Werkzeug aufhört zu laufen.
Wer diese sieben Punkte bekommt, ist bei einem Werkzeug nach Maß oft unabhängiger als bei einer Standardsoftware, deren Preis und Funktionsumfang der Hersteller allein bestimmt.
Beispiele aus der Praxis
Für einen börsennotierten Brennstoffzellen-Hersteller haben wir bei der Prüfung der Umweltaussagen nach EmpCo-Richtlinie ein Werkzeug gebaut, in dem das Unternehmen den Handlungsbedarf je Seite einsieht. Es zeigt, welche Seite wie viele betroffene Stellen hat und welche schon erledigt sind. Keine Tabelle per Mail, sondern ein Stand, der sich mit der Arbeit aktualisiert. Zu kaufen gab es dafür nichts (Fallstudie: Regeltexte über zehn Domains).
In unserem eigenen Betrieb ersetzen Werkzeuge nach Maß Projektwerkzeug und Stundenzettel: Arbeitssitzungen werden automatisch als Aufgaben erfasst, benannt und für die Abrechnung vorbereitet. Wie das aufgebaut ist und was dabei anfangs schiefging, beschreibt die Fallstudie zu unserem eigenen Betrieb.
So rechnen Sie Ihren Fall durch
- Wählen Sie einen Ablauf, nicht ein ganzes System.
- Tragen Sie die Lizenzkosten für fünf Jahre zusammen, mit den Modulen, die Sie wirklich brauchen, und mit der erwarteten Mitarbeiterzahl.
- Schätzen Sie die Zeit, die heute in Umwege fließt: Tabellen, doppelte Eingaben, Rückfragen. Eine Woche Strichliste genügt.
- Gehen Sie die Entscheidungsmatrix durch und notieren Sie, wohin die Mehrheit zeigt.
- Holen Sie für das Werkzeug nach Maß einen Festpreis für Bau und Betrieb ein, mit den sieben Vertragspunkten.
- Vergleichen Sie über fünf Jahre, nicht über das erste Jahr.
Wie sich die Kosten eines KI-Projekts im Einzelnen zusammensetzen, von der Analyse bis zu den laufenden Modellkosten, beschreibt der Artikel Was ein KI-Projekt im Mittelstand kostet.
Was das für Sie heißt
Standardsoftware ist nicht falsch, sie ist nur nicht mehr automatisch die günstigere Wahl. Wo Ihr Ablauf dem Standard entspricht, kaufen Sie. Wo er Ihr Vorteil ist oder wo heute eine Tabelle den Betrieb trägt, rechnet sich 2026 oft der Eigenbau, mit Code, der Ihnen gehört. Entscheiden Sie Ablauf für Ablauf, nicht System für System.
Ihr nächster Schritt: Rechnen Sie mit dem Kostenrechner die Größenordnung für Ihren Ablauf durch, bevor Sie die nächste Lizenz verlängern.
Weiterlesen
- Was ein KI-Projekt im Mittelstand kostet: Analyse, Umbau, Betrieb, Modellkosten
- Welche Abläufe sich für KI lohnen, und welche nicht
- Leistung: Werkzeuge, die zu Ihnen passen
- Fallstudie: Aufgaben, Mail, Anrufe und Prüfungen im eigenen Betrieb
- Branche: KI für Dienstleister, mit Zeiten und Abrechnung ohne Standardsoftware