Zielgruppe
Im Landratsamt wartet die Zulassungsstelle auf Mails, die das Sozialamt dreimal nachfordert.
Ein Landkreis mit 260.000 Einwohnern und 1.400 Beschäftigten im Landratsamt: Kfz-Zulassung auf OK.VERKEHR, Sozialamt auf OPEN/PROSOZ, Jugendamt auf PROSOZ 14plus, Kreistag in ALLRIS, Akten in d.3ecm, Finanzen in SAP. Im Postfach der Zulassungsstelle liegen 400 ungelesene Mails, zwei Drittel davon die Frage, welche Unterlagen für Umschreibung, Halterwechsel oder Wunschkennzeichen nötig sind. Im Sozialamt liest eine Sachbearbeiterin einen Antrag auf Hilfe zur Pflege zum dritten Mal, weil zum zweiten Nachforderungsschreiben wieder nur ein Teil der Unterlagen kam. Im Büro des Kreistags bringt eine Kollegin 40 Vorlagen aus acht Fachbereichen in eine Form. Drei Ämter, drei Fachverfahren, dieselbe Arbeit: lesen, zuordnen, nachfordern, vereinheitlichen. KI für Landkreise fängt bei diesen drei Postfächern an, nicht bei einem neuen System, und das Fachamt gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Landkreisen und Landratsämtern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Landkreisen und Landratsämtern lohnen
Ein Landratsamt ist zwanzig Behörden unter einem Dach, und jede hat ihr eigenes Postfach. Die Abläufe hier beginnen dort, wo die Menge am größten und die Entscheidung am klarsten ist. Welche sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Zulassungs- und Führerscheinanfragen sortieren und beantworten
OK.VERKEHR, Sammelpostfach, Terminportal, i-Kfz
Die Zulassungsstelle eines Landkreises mit 260.000 Einwohnern bekommt am Tag 150 bis 250 Mails: Unterlagenfragen, Terminwünsche, Nachreichungen, Beschwerden über Wartezeiten, Fragen zur Online-Zulassung. Der Ablauf erkennt die Vorgangsart, prüft bei Nachreichungen die Vollständigkeit gegen Ihre Unterlagenliste, entwirft die Antwort mit Liste, Gebühr, Terminlink und dem Hinweis auf i-Kfz, wo der Vorgang online geht, und legt Nachreichungen zum Vorgang. Beschwerden und Einzelfälle (Fahrzeuge aus dem Ausland, Erbfälle, Versicherungsmeldungen) sind markiert. Gesendet wird, was die Sachgebietsleitung freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Sozialanträge auf Vollständigkeit prüfen und Nachweise anfordern
OPEN/PROSOZ, LÄMMkom LISSA, d.3ecm, Scanstelle
Im Sozialamt gehen jährlich mehrere tausend Anträge auf Hilfe zur Pflege, Eingliederungshilfe, Grundsicherung und Wohngeld ein, kaum einer vollständig. Der Ablauf liest Antrag und Anlagen, prüft gegen Ihre Nachweisliste je Leistungsart (Einkommen, Vermögen, Mietvertrag, Pflegegrad, Heimvertrag), entwirft ein einziges Nachforderungsschreiben mit allem, was fehlt, und bereitet die Berechnungsgrundlage im Fachverfahren vor, sobald die Unterlagen da sind. Was nachkommt, wird zugeordnet und abgehakt. Die Entscheidung über die Leistung trifft die Sachbearbeiterin, der Ablauf legt ihr die vollständige Akte vor.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Hilfeplanprotokolle im Jugendamt strukturieren
PROSOZ 14plus, OK.JUG, Word, Gesprächsnotizen
Eine Fachkraft im Allgemeinen Sozialen Dienst führt im Monat 20 bis 30 Hilfeplangespräche nach SGB VIII und schreibt danach Protokolle, die Grundlage für Hilfeentscheidungen sind. Der Ablauf nimmt Stichworte oder einen diktierten Vermerk und bringt sie in die Gliederung Ihres Hilfeplans: Beteiligte, Ausgangslage, Ziele, vereinbarte Schritte, nächster Termin. Er gleicht mit dem vorherigen Hilfeplan ab und markiert Fristen, die aus dem Gesetz oder der Vereinbarung folgen. Bewertungen schreibt er nicht. Das Modell läuft im Haus, weil Jugendamtsdaten besonders geschützt sind. Die Fachkraft prüft und zeichnet ab.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Kreistagsvorlagen vereinheitlichen und Beschlusskontrolle führen
ALLRIS, d.3ecm, Word, Sammelpostfach
Vor jeder Kreistagsrunde liefern acht Fachbereiche 40 bis 70 Vorlagen für Kreistag und Ausschüsse. Der Ablauf bringt jeden Entwurf in die Gliederung Ihrer Vorlagenrichtlinie, prüft Sachverhalt, Beschlussvorschlag, Finanzierung und Haushaltsstelle auf Vollständigkeit und gleicht mit früheren Beschlüssen zum selben Gegenstand ab. Nach der Sitzung liest er die Niederschrift, legt je Beschluss einen Eintrag in der Beschlusskontrolle an, ordnet ihn dem Fachbereich zu und fragt nach festen Fristen den Stand ab. Das Büro des Kreistags gibt Vorlagen und Statusmeldungen frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Schülerbeförderung und Fahrkostenerstattung prüfen
Schülerbeförderungsverfahren, Formularserver, SAP, Excel
Zum Schuljahr beantragen in einem Landkreis dieser Größe 8.000 bis 12.000 Familien Fahrkarten oder Fahrkostenerstattung, dazu laufend Umzüge und Schulwechsel. Der Ablauf liest Antrag und Schulbescheinigung, prüft Wohnort, Schule, Entfernung und Schulform gegen Ihre Satzung zur Schülerbeförderung, ermittelt die zumutbare Schule und entwirft Bewilligung, Ablehnung oder Erstattungsbescheid. Grenzfälle, etwa gefährliche Schulwege oder Gastschulanträge, sind markiert. Die Erstattungsbeträge gehen als Buchungsvorschlag an das Finanzverfahren. Bescheide ergehen nach Prüfung durch das Schulamt des Kreises.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Landkreisen und Landratsämtern
Jedes Amt hat sein Fachverfahren, oft von einem anderen Hersteller, und alle teilen sich Aktensystem, Postfach und Finanzen. Die Übergänge dazwischen sind Handarbeit.
- Soziales und JugendOPEN/PROSOZ, PROSOZ 14plus, LÄMMkom LISSA, OK.JUG und OK.SOZIUS (AKDB)
- Verkehr und OrdnungOK.VERKEHR (AKDB), VOIS (HSH), i-Kfz, Fahrerlaubnisverfahren
- Gesundheit, Bau, UmweltSurvNet (RKI), ProBauG, Bauaufsichtsverfahren der Rechenzentren, GIS
- Akten und Kreistagd.3ecm (d.velop), enaio (Optimal Systems), ALLRIS, Session (Somacos)
- Finanzen und PersonalSAP, newsystem (Axians Infoma), KM-Finanzen (Komm.ONE), Personalverfahren
- Portal und KommunikationServiceportale der Länder, Formcycle (XIMA), Online-Terminvergabe, Microsoft 365
Einwände
Was bei Landkreisen und Landratsämtern besonders zählt
Was Landrat, Dezernenten und IT-Leitung zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Sozialgeheimnis und Gesundheitsdaten (§ 35 SGB I, Art. 9 DSGVO). Sozialamt, Jugendamt und Gesundheitsamt verarbeiten die am stärksten geschützten Daten des Hauses. Dort läuft das Modell im Landratsamt oder im kommunalen Rechenzentrum, nicht in einer Cloud, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach SGB X und einem Blatt je Ablauf, das zeigt, welche Felder gelesen werden. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell.
- Sozialleistungen und Ausländerbehörde sind Hochrisiko nach Anhang III des EU AI Act. Deshalb bauen wir dort nur Vorbereitung: Vollständigkeit prüfen, Nachweise anfordern, Akte vorlegen. Keine Bewertung einer Person, keine Entscheidung. Für die Ausländerbehörde beginnen wir mit Terminanfragen und Nachreichungen, nicht mit Aufenthaltstiteln. Die Dokumentation je Ablauf ist so geschrieben, dass Ihre Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 darauf aufsetzen kann.
- Vollautomatisierte Bescheide nur ohne Ermessen (§ 31a SGB X). Unsere Abläufe erlassen keine Bescheide. Hilfe zur Pflege, Eingliederungshilfe, Wohngeld: Die Sachbearbeiterin entscheidet mit vollständiger Akte und Berechnungsgrundlage vor sich, der Ablauf hat sie dorthin gebracht. Bei der Schülerbeförderung, wo die Satzung wenig Spielraum lässt, bleibt die Freigabe trotzdem beim Schulamt, und das Protokoll zeigt, wer sie erteilt hat.
- Jugendamtsdaten darf nicht einmal das Nachbaramt sehen (§ 65 SGB VIII). Der besondere Vertrauensschutz gilt auch für Werkzeuge. Der Ablauf für Hilfeplanprotokolle ist vom Rest getrennt: eigene Instanz, eigene Zugriffsrechte, Modell im Haus, kein Datenaustausch mit anderen Abläufen. Zugriff hat die Fachkraft, die das Gespräch geführt hat, und das Protokoll weist jeden Zugriff aus.
- Personalrat und Vergabe gelten für jedes der zwanzig Ämter. Mit dem Personalrat klären wir vor dem Parallelbetrieb, dass keine Auswertung je Beschäftigtem entsteht; die Dienstvereinbarung entwerfen wir mit. Die Analyse zum Festpreis liegt je nach Landesrecht oft unter der Direktauftragsgrenze nach UVgO, der Umbau bekommt eine Leistungsbeschreibung für das Verfahren Ihrer zentralen Vergabestelle, auch oberhalb der EU-Schwelle nach VgV.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Postfach mit hunderten gleichartigen Anfragen, von denen jede eine passende Antwort und einen Vorgang braucht, kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Dort ordnet ein Ablauf Anfragen aus einem Sammelpostfach automatisch nach Markt und Land zu, und eine Wissensdatenbank aus der eigenen Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, wenn sie nicht sicher ist. Seit dem Umbau kommen 400 Prozent mehr Anfragen über die Website, und das Team bewältigt sie. Die Zulassungsstelle ersetzt Markt und Land durch Vorgangsart und Unterlagenliste.
Schiefgegangen ist dort zweierlei: Die Zuordnungsregeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für ein Landratsamt heißt das: Die Vorgangsarten, die in keiner Liste stehen, weil sie im Kopf der erfahrenen Kollegin liegen, tauchen in den ersten Wochen des Parallelbetriebs auf, und die Antwort an den Bürger wird kürzer als der Textbaustein, den sie ersetzt.
Preise
Preise für Landkreise und Landratsämter
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Zulassungs- und Führerscheinanfragen sortieren und beantworten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Landkreisen und Landratsämtern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Sozial-, Jugend- und Gesundheitsdaten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, unter den Bedingungen, die für diese Daten ohnehin gelten: Modell im Landratsamt oder im kommunalen Rechenzentrum, Auftragsverarbeitung nach SGB X, Zugriff nur auf die Felder, die der Ablauf braucht, lückenloses Protokoll, keine Verwendung zum Training. Für das Jugendamt kommt eine getrennte Instanz dazu. Die drei Betriebsarten erklärt die Seite Datensouveränität.
Ersetzt das OK.VERKEHR, PROSOZ oder ALLRIS?
Nein. Fachverfahren und Ratsinformationssystem bleiben die führenden Systeme, in denen Vorgänge, Berechnungen und Beschlüsse liegen. Unsere Abläufe arbeiten vor und zwischen ihnen: Postfach lesen, Vollständigkeit prüfen, Entwürfe schreiben, Daten so bereitstellen, wie das Fachverfahren sie erwartet. Wo eine Funktion des Fachverfahrens oder des Rechenzentrums dasselbe leistet, sagen wir das in der Analyse.
Mit welchem Amt fängt man an?
Mit dem, wo die Menge groß und die Entscheidung klar ist: meist Zulassungsstelle oder Schülerbeförderung. Dort zeigt sich in Wochen, ob der Ablauf trägt, Datenschutz und Personalrat sind einfacher, und das Haus lernt, wie Regeln, Freigabe und Protokoll funktionieren. Sozialamt und Jugendamt kommen als zweite Stufe mit dieser Erfahrung. Die Analyse legt die Reihenfolge für Ihr Haus fest.
Wie viel Zeit kostet das das Landratsamt intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Sachbearbeiter des ersten Amts, die Sachgebietsleitung, der Datenschutzbeauftragte und jemand aus der IT. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Danach zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen jeder Vorschlag geprüft wird, dann nur noch die markierten Abweichungen. Den Zeitbedarf fragt vorab der Potenzial-Check ab.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Landkreise
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.