Zielgruppe
Beim Lebensmittelhersteller steht die Linie nicht still, aber der Spezifikationsbogen liegt zum dritten Mal auf dem Tisch.
Ein Hersteller von Feinkost und Fertigsalaten mit 450 Mitarbeitern an zwei Standorten, 380 Artikel, davon zwei Drittel Handelsmarken für vier Lebensmittelketten: CSB-System als Branchen-ERP mit Rezeptur und Chargen, Specpage für Spezifikationen, atrify für die Stammdaten der Handelsportale, NiceLabel am Etikettendrucker. Auf dem Tisch der Qualitätssicherung liegt der Spezifikationsbogen einer Handelskette mit 400 Feldern, der in diesem Jahr zum dritten Mal neu ausgefüllt wird, weil das Portal eine neue Version hat, nicht weil sich das Produkt geändert hat. Daneben warten 60 Rohstoffspezifikationen von Lieferanten auf den Abgleich, und das Audit nach IFS ist in sechs Wochen. KI für Lebensmittelhersteller fängt deshalb bei diesen Bögen an: die Daten, die im ERP schon richtig stehen, dorthin bringen, wo der Handel sie zum dritten Mal verlangt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Lebensmittelherstellern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Lebensmittelherstellern lohnen
Rezeptur, Hygiene und Freigabe bleiben bei Ihrer Qualitätssicherung. Das Übertragen derselben Daten in immer neue Formulare lässt sich in Menge erledigen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Spezifikationsbögen der Handelskunden ausfüllen und abgleichen
Handelsportale, Specpage, CSB-System, Excel
Vier Handelsketten, je ein eigenes Portal oder eine eigene Excel-Vorlage mit 300 bis 400 Feldern je Artikel: Zutaten, Nährwerte je 100 Gramm und je Portion, Allergene nach Anhang II der LMIV, Herkunft, Zertifikate, Verpackungsmaße, Haltbarkeit, Lagerbedingungen. Bei 250 Handelsmarkenartikeln sind das tausende Felder im Jahr. Der Ablauf liest die Vorlage des Kunden, ordnet jedes Feld der Quelle in ERP und Spezifikationssystem zu, füllt vor, was dort steht, und markiert Felder ohne Quelle, mit abweichender Einheit oder mit veralteten Werten. Die Qualitätssicherung prüft die Markierungen und gibt den Bogen frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Rohstoffspezifikationen und Zertifikate der Lieferanten prüfen
Lieferantenpostfach, CSB-System, Specpage, DMS
Bei 900 Rohstoffen von 180 Lieferanten kommen im Jahr mehrere hundert neue Spezifikationen, Analysenzertifikate, Bio- und IFS-Zertifikate, als PDF in das Postfach des Einkaufs. Der Ablauf liest jedes Dokument, ordnet es Rohstoff und Lieferant zu, vergleicht die neue Spezifikation mit der hinterlegten, benennt Änderungen bei Zutaten, Allergenen, Herkunft und Grenzwerten und prüft, welche eigenen Rezepturen und Zutatenverzeichnisse davon betroffen sind. Abgelaufene Zertifikate werden gemeldet. Die Qualitätssicherung entscheidet, was in die Stammdaten übernommen und welcher Lieferant angeschrieben wird.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Artikelstammdaten für GS1 und Handelsportale pflegen
atrify, CSB-System, Specpage, NiceLabel
Jede Rezepturänderung und jede neue Verpackung zieht Änderungen in den Artikelstammdaten nach sich, die über atrify an den Handel gehen: Zutatenverzeichnis, Nährwerte, Allergenkennzeichnung, Maße, Gewichte, Bilder. Bei 380 Artikeln passiert das wöchentlich. Der Ablauf erkennt die Änderung im ERP, ermittelt alle betroffenen Stammdatenfelder und Etikettenvorlagen, bereitet die Änderung je System vor und legt alte und neue Werte nebeneinander. Die Qualitätssicherung gibt frei, der Ablauf spielt ein und prüft nach, ob der Handel die Daten angenommen hat.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Zutatenverzeichnisse und Etikettentexte nach LMIV prüfen
CSB-System, NiceLabel, Specpage, Übersetzungsspeicher
Ändert sich eine Rezeptur, muss das Zutatenverzeichnis in absteigender Reihenfolge der Gewichtsanteile neu entstehen, Allergene hervorgehoben, Mengenangaben für hervorgehobene Zutaten berechnet, Nährwerte neu ausgewiesen, bei Exportartikeln in drei Sprachen. Der Ablauf leitet aus der Rezeptur den Entwurf ab, prüft ihn gegen die hinterlegten Kennzeichnungsregeln und das Vorgängeretikett, markiert jede Abweichung, etwa eine neu hervorzuhebende Zutat oder eine Mengenangabe, die fehlt, und legt der Qualitätssicherung alte und neue Fassung vor. Gedruckt wird erst nach Freigabe.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Audits nach IFS oder BRC vorbereiten
DMS, CSB-System, Schulungsverwaltung, Prüfprotokolle, Excel
Sechs Wochen vor dem IFS-Audit sucht die Qualitätssicherung Dokumente aus fünf Quellen zusammen: HACCP-Pläne, Reinigungsprotokolle, Schulungsnachweise für 450 Mitarbeiter, Kalibrierungen, Lieferantenbewertungen, Rückrufübungen. Der Ablauf gleicht die Anforderungsliste des Standards mit dem Dokumentbestand ab, stellt die Nachweise je Kapitel zusammen, meldet fehlende, abgelaufene oder nicht unterschriebene Unterlagen und zeigt, welche Mitarbeiter Schulungen nachholen müssen. Die Qualitätsleitung sieht sechs Wochen vorher eine Lückenliste statt zwei Tage vorher einen Ordnerstapel.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Lebensmittelherstellern
Das Branchen-ERP kennt Rezeptur, Charge und Lager, das Spezifikationssystem die Produktdaten, das Stammdatenportal den Handel. Die Bögen und Zertifikate wandern dazwischen als PDF und Excel.
- ERP für LebensmittelCSB-System, SAP S/4HANA, Infor M3, Microsoft Dynamics 365, GUS-OS, Orgasoft.NET
- Spezifikation und RezepturSpecpage, Rezepturmodule der ERP-Systeme, Nährwertberechnung
- Stammdaten und Handelatrify, GS1 Germany, Handelsportale, EDI-Anbindungen
- Etiketten und DatenaustauschNiceLabel, Lobster_data, Etikettendrucker mit Schnittstelle
- Qualität und DokumenteDMS, Schulungsverwaltung, Prüfprotokolle, Excel
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Lieferantenpostfach, Verbraucherservice
Einwände
Was bei Lebensmittelherstellern besonders zählt
Die Einwände, die bei Lebensmittelherstellern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Die LMIV schreibt Kennzeichnung und Allergenangaben vor, Fehler führen zu Rückrufen. Darum druckt der Ablauf kein Etikett, sondern leitet den Entwurf aus der Rezeptur ab, prüft ihn gegen Ihre Kennzeichnungsregeln und das Vorgängeretikett und markiert jede Abweichung. Die Qualitätssicherung gibt frei, und das Protokoll zeigt, aus welcher Rezepturversion das Zutatenverzeichnis stammt. Das ist nachvollziehbarer als ein Etikett, das jemand aus dem Vorgänger abgeschrieben hat.
- HACCP und IFS verlangen dokumentierte Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten. Ein Ablauf ist ein dokumentierter Prozess: Was er liest, was er vorschlägt, wer freigibt, steht in der Beschreibung und im Protokoll. Die Verantwortung bleibt bei den Personen, die heute unterschreiben. Für den Auditor ist ein Ablauf mit Protokoll leichter zu prüfen als eine Excel-Tabelle mit zwölf Bearbeitern.
- Rückverfolgbarkeit muss innerhalb von Stunden funktionieren. Die Chargenkette liegt in Ihrem ERP; der Ablauf hilft, sie zu lesen und zu vervollständigen. Er ordnet Lieferantenzertifikate den Rohstoffchargen zu, meldet Lücken vor dem Ernstfall und kann im Rückruffall aus der Chargenkette die betroffenen Kunden und Kontaktlisten zusammenstellen. Die Entscheidung über den Rückruf trifft Ihr Krisenteam.
- Rezepturen sind Betriebsgeheimnis, besonders bei Handelsmarken. Rezepturen verlassen Ihr Haus nicht. Abläufe mit Rezepturbezug laufen mit Modellen auf Ihren Servern oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Was an den Handel geht, ist das, was ohnehin auf dem Etikett steht, nicht mehr.
- Lieferkettengesetz und CSRD kommen als Fragebögen des Handels. Dieselben Fragen in anderer Reihenfolge, je Kette ein eigenes Portal. Der Ablauf behandelt sie wie Spezifikationsbögen: Frage lesen, der belegten Antwort zuordnen, vorfüllen, Lücken markieren. Die Nachhaltigkeitsbeauftragte bearbeitet, was neu ist, und beim nächsten Portal ist die Liste kürzer.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen großen Artikelbestand aus Herstellerdokumenten zu befüllen und mit Prüfschritten sauber zu halten kennen wir aus dem Ersatzteilhandel: Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern laufen Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce durch einen Ablauf mit elf Qualitätsprüfungen, bitgleichem Rollback und einem Rollout von zehn Herstellern je Woche, überwacht mit Wochenbericht und Stoppschalter. Die Abfragen gegen Salesforce sanken dabei um 71 Prozent. Spezifikationsbögen aus ERP-Daten zu befüllen ist derselbe Mechanismus mit anderen Feldern und strengeren Regeln.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, seither kommt eine Angabe nur mit Datum und Quelle in den Bestand. Und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für Lebensmittel heißt das: Jeder Wert im Spezifikationsbogen trägt Quelle und Rezepturversion, Einheiten werden beim Übertragen geprüft, nicht angenommen, und in der ersten Woche laufen die vorbereiteten Bögen gegen die, die Ihre Qualitätssicherung von Hand ausgefüllt hat.
Preise
Preise für Lebensmittelhersteller
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Spezifikationsbögen der Handelskunden ausfüllen und abgleichen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Lebensmittelherstellern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Rezepturen und Kundendaten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Für Abläufe mit Rezepturen und Handelsmarkendaten bauen wir mit Modellen auf Ihren Servern oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Für die Auditvorbereitung oder Lieferantenzertifikate kann ein Cloud-Modell genügen. Die Entscheidung fällt je Ablauf; die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das CSB-System, Specpage oder atrify?
Nein. Rezeptur, Charge und Nährwertberechnung bleiben im ERP, die Spezifikation im Spezifikationssystem, der Weg zum Handel in atrify. Der Ablauf arbeitet zwischen diesen Systemen und den Formularen, die der Handel verlangt: lesen, zuordnen, vorfüllen, Abweichungen melden, nach Freigabe einspielen. Wo eine Schnittstelle oder Funktion in Ihrem System reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit bindet das in der Qualitätssicherung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Bögen heute ausfüllen: jemand aus der Qualitätssicherung, jemand aus dem Einkauf, jemand aus der IT für die Zugänge. Im Umbau braucht es einen Ansprechpartner, der die Zuordnung der Felder zu den Quellen bestätigt. Die ersten zwei Wochen laufen handgefüllte und vorbereitete Bögen parallel, danach prüft die Qualitätssicherung nur noch die markierten Felder.
Lohnt sich das für eine Manufaktur mit 35 Mitarbeitern?
Wenn Sie wenige Artikel und keine Handelsmarken haben, selten; die Zahl der Spezifikationsbögen und Artikel zählt mehr als die der Mitarbeiter. Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur bei vielen Artikeln oder mehreren Handelskunden, das sagen wir offen. Sonst lohnt der Blick auf eine Erzeugergemeinschaft oder Gruppe, die denselben Ablauf für mehrere Betriebe nutzt. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Lebensmittelhersteller
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Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.