Zielgruppe
In der Zentrale des Finanzvertriebs geht jeder zweite Antrag zurück, weil eine Seite fehlt.
Ein Allfinanzvertrieb mit 300 Beschäftigten in der Zentrale und 2.500 freien Beratern: Europace für Baufinanzierungen, Smart InsurTech für Versicherungen, Salesforce für Kunden und Vertriebsstruktur, DocuSign für Unterschriften, dazu Provisionsabrechnungen von 80 Produktgebern in 80 Formaten. In der Antragsprüfung liegen jeden Morgen 200 Anträge, die Berater am Abend eingereicht haben. Bei jedem zweiten fehlt etwas: der zweite Gehaltsnachweis, die Unterschrift auf Seite neun, die Angabe zur Vorerkrankung, der Grundbuchauszug ist älter als drei Monate. Die Sachbearbeiterin schreibt dem Berater, der Berater schreibt dem Kunden, der Antrag wartet eine Woche, bevor er zu Bank oder Versicherer geht. Nebenan gleicht die Provisionsabteilung Abrechnungen gegen den Bestand ab und findet jeden Monat Abweichungen, die niemand erklärt. KI für Finanzvertriebe beginnt deshalb bei der Antragsprüfung: lesen, gegen die Pflichtangaben halten, die Rückfrage formulieren, und die Zentrale entscheidet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Finanzvertrieben und Vermittlerorganisationen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Finanzvertrieben und Vermittlerorganisationen lohnen
Ein Finanzvertrieb verdient an abgeschlossenen Verträgen, verliert aber Zeit an unvollständigen Anträgen und ungeklärten Abrechnungen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Anträge vor dem Versand an Produktgeber prüfen
Smart InsurTech, Europace, DocuSign, Salesforce, Produktgeber-Portale
In der Antragsprüfung einer Zentrale liegen täglich 200 Anträge für Versicherungen, Baufinanzierungen und Geldanlage, eingereicht von Beratern als PDF, Portal-Upload oder Foto. Der Ablauf liest jeden Antrag mit Anlagen, prüft gegen die Pflichtangaben des jeweiligen Produktgebers und Produkts: Felder, Unterschriften, Datum, Gesundheitsfragen, Legitimationsnachweis, Alter der Unterlagen. Was vollständig ist, wird zur Weiterleitung vorgelegt; was fehlt, steht als Rückfrage an den Berater bereit, in dessen Namen und mit konkreter Liste. Weitergeleitet wird nach Freigabe der Sachbearbeiterin. Wiederkehrende Fehler je Berater werden der Vertriebsleitung gemeldet.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Baufinanzierungsunterlagen lesen und in die Plattform übertragen
Europace, Baufinex, Starpool, Kundenportal, Scanstrecke
Für eine Baufinanzierung reicht der Kunde 30 bis 50 Seiten ein: Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Grundbuchauszug, Exposé, Teilungserklärung, Baubeschreibung, Steuerbescheide. Der Ablauf liest die Unterlagen, prüft gegen die Unterlagenliste der Plattform, was vorliegt und was zu alt ist, erfasst Einkommen, Verbindlichkeiten, Objektdaten und Grundbuchlasten in die Felder der Plattform und markiert Widersprüche: Nettoeinkommen auf dem Gehaltsnachweis anders als auf dem Kontoauszug, Wohnfläche im Exposé anders als in der Teilungserklärung. Der Berater prüft die Erfassung und sendet den Vorgang an die Bank. Die Kreditentscheidung trifft die Bank.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Beratungsprotokolle vervollständigen und gegen Pflichtangaben prüfen
Beratungssoftware, Salesforce, Microsoft 365, DocuSign
Berater dokumentieren Gespräche in Stichworten, oft am Abend aus dem Gedächtnis; die Protokollpflicht verlangt aber vollständige Angaben zu Anlass, Kundenwünschen, Kenntnissen, finanziellen Verhältnissen, Empfehlung und Begründung. Der Ablauf nimmt die Stichworte, die Kundendaten aus dem CRM und die Produktdaten, schreibt den Protokollentwurf in der Struktur Ihrer Vorlage, hält ihn gegen die Pflichtangaben des Produktbereichs und markiert, was fehlt oder widersprüchlich ist: Risikoklasse des Produkts höher als die des Kunden, Empfehlung ohne Begründung, fehlende Angabe zur Anlagedauer. Der Berater ergänzt, bestätigt und unterschreibt; der Kunde erhält das Protokoll.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Provisionsabrechnungen gegen Bestand und Struktur abgleichen
Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Provisionssystem, Excel, Produktgeber-Portale
Jeden Monat kommen Provisionsabrechnungen von 80 Produktgebern in 80 Formaten: PDF, CSV, Portal-Download, teils 10.000 Zeilen lang. Der Ablauf liest jede Abrechnung, ordnet jede Zeile dem Vertrag im Bestand und dem Berater in der Vertriebsstruktur zu, rechnet gegen die vereinbarten Sätze und Stufen und listet Abweichungen: Vertrag abgerechnet, aber nicht im Bestand, Satz niedriger als vereinbart, Storno ohne Vertragsbezug, Zeile doppelt. Die Klärliste je Produktgeber geht an die Provisionsabteilung mit dem Entwurf der Rückfrage. Ausgezahlt wird an die Berater, was die Abteilung freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Interessentenanfragen bewerten und Beratern zuordnen
Website-Formulare, Vergleichsportale, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Exchange
Aus Website, Vergleichsportalen und Kampagnen kommen 1.500 Anfragen im Monat: Baufinanzierung in Dresden, Berufsunfähigkeit mit 28, Anschlussfinanzierung in zwei Jahren. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Produkt, Region, Dringlichkeit und Vollständigkeit, prüft im CRM, ob der Interessent bereits Kunde ist oder einem Berater gehört, und schlägt den passenden Berater nach Region, Zulassung und Auslastung vor. Die Zuweisung geht mit einem Entwurf für die Erstantwort an den Berater; was fehlt, wird beim Interessenten erfragt. Angerufen oder geschrieben wird erst, wenn eine Einwilligung vorliegt und der Berater übernimmt.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Finanzvertrieben und Vermittlerorganisationen
Plattformen der Produktgeber, Vergleichsrechner, CRM und Provisionssystem: Finanzvertriebe arbeiten in vielen Systemen gleichzeitig. Die Handarbeit entsteht beim Übertragen zwischen ihnen.
- BaufinanzierungEuropace, Baufinex, Starpool
- Versicherung und VorsorgeSmart InsurTech, Xempus, Softfair, Morgen und Morgen
- Kunden und VertriebsstrukturSalesforce, Microsoft Dynamics 365, Maklerverwaltungsprogramme
- Pools und ProduktgeberFonds Finanz, Maklerpools mit Schnittstelle, Produktgeber-Portale
- Dokumente und KommunikationDocuSign, Microsoft 365, Exchange, Kundenportale
Einwände
Was bei Finanzvertrieben und Vermittlerorganisationen besonders zählt
Die Einwände, die bei Finanzvertrieben zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Die Erlaubnis nach §§ 34d, 34f und 34i GewO liegt beim Vermittler. Und dort bleibt sie. Der Ablauf berät nicht, empfiehlt nicht und schließt nicht ab; er prüft Unterlagen, schreibt Entwürfe und ordnet zu. Die Pflichten aus FinVermV und ImmVermV, von der Erstinformation bis zur Dokumentation, erfüllt weiterhin der Berater mit Erlaubnis, nur mit vollständigeren Unterlagen und einem Protokoll, das zeigt, was wann vorlag.
- Geeignetheitsprüfung und Protokollpflicht bei der Anlageberatung. Die Geeignetheit beurteilt der Berater, und er unterschreibt die Erklärung. Der Ablauf sorgt dafür, dass die Erklärung vollständig ist: Er hält den Entwurf gegen die Pflichtangaben, markiert eine Empfehlung, die nicht zur Risikoklasse des Kunden passt, und verlangt eine Begründung, wo sie fehlt. Ein Protokoll mit Lücken geht nicht hinaus, ein vollständiges erst nach Unterschrift.
- Kreditwürdigkeitsprüfung und Hochrisiko-Einstufung nach dem EU AI Act. Die Kreditwürdigkeitsprüfung nach §§ 505a ff. BGB führt die Bank durch, und die Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen steht in Anhang III der Verordnung. Deshalb bewertet unser Ablauf nicht und berechnet keine Scores. Er liest Unterlagen, erfasst Zahlen in die Plattform und markiert Widersprüche; was der Ablauf tut und was nicht, ist dokumentiert.
- Unsere Berater sind freie Handelsvertreter mit eigenen Geräten. Darum laufen die Abläufe in der Zentrale, nicht auf den Geräten der Berater nach § 84 HGB. Berater reichen ein wie bisher, über Portal, App oder Mail; gelesen und verarbeitet wird im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Daten fließen und wer sie sieht, steht in der Dokumentation, die Sie in die Vertriebspartnervereinbarung aufnehmen können.
- Automatisierte Kundenansprache braucht Einwilligung. Der Ablauf schreibt und ruft nicht selbst; er legt dem Berater Entwürfe vor. Ob eine Einwilligung für Telefon oder Mail nach § 7 UWG vorliegt, prüft er im CRM und markiert jeden Interessenten ohne Einwilligung, so dass der Berater nur den erlaubten Weg nimmt. Werbung geht erst hinaus, wenn ein Mensch sie freigibt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Anfragen nach festen Regeln zuordnen und Unterlagen in Systemfelder überführen kennen wir aus einem anderen Fall: Für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten ordnet ein Ablauf Anfragen aus einem Sammelpostfach automatisch nach Markt und Land zu und legt sie in NetSuite an, Produktdaten entstehen aus PDF-Datenblättern, und eine Wissensdatenbank antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent. Interessenten nach Produkt und Region dem richtigen Berater zuweisen und Antragsdaten aus PDF erfassen folgt denselben Mustern.
Was dort schiefging: Die Routing-Regeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, und alte Datenblätter enthielten Einheitenfehler, die der Prüfschritt nun abfängt. Für einen Finanzvertrieb heißt das: Die Zuweisungsregeln für Interessenten werden in den ersten Wochen mit der Vertriebsleitung an echten Fällen geschärft, und jede Zahl, die der Ablauf aus einem Gehaltsnachweis oder Kontoauszug in die Plattform überträgt, läuft durch eine Plausibilitätsprüfung gegen die anderen Unterlagen, bevor der Berater sie sieht.
Preise
Preise für Finanzvertriebe und Vermittlerorganisationen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Anträge vor dem Versand an Produktgeber prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Finanzvertrieben und Vermittlerorganisationen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundenunterlagen mit Gehaltsnachweisen und Gesundheitsfragen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Antragsunterlagen, Gesundheitsangaben und Finanzierungsdaten verarbeiten wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Kundendaten trainieren ein fremdes Modell. Gesundheitsdaten liest der Ablauf nur auf Vollständigkeit, nicht auf Inhalt. Der Datenfluss je Ablauf ist aufgezeichnet. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Europace oder unser Maklerverwaltungsprogramm?
Nein. Plattformen, Vergleichsrechner und CRM bleiben führend; dort entstehen Vorgänge, Verträge und Provisionen. Unsere Abläufe arbeiten davor: Sie lesen, was Berater und Kunden anliefern, prüfen es und tragen es dort ein, wo die Plattform es erwartet, über die Schnittstellen und Importformate, die vorgesehen sind. Wo eine Funktion der Plattform ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Was kommt auf unsere Zentrale zu?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Sachbearbeiterinnen aus der Antragsprüfung, jemand aus der Provisionsabteilung, ein Berater aus dem Außendienst. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Im ersten Monat prüft die Antragsprüfung jeden Vorschlag vollständig, ab dem zweiten nur noch die markierten Anträge. Compliance erhält die Dokumentation je Ablauf vor dem Start.
Wir haben 60 Leute in der Zentrale und 400 Berater. Reicht das?
Für die Antragsprüfung und den Provisionsabgleich meist ja, weil die Menge aus dem Außendienst kommt, nicht aus der Zentrale. Unter etwa 50 Beschäftigten in der Zentrale und ohne nennenswerte Antragsmengen rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; dann ist der Weg über den Pool oder Verbund, der denselben Ablauf für mehrere Vertriebe betreibt. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung in zehn Minuten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Finanzvertriebe
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.