Zielgruppe
Im Maklerbüro beginnt der Tag mit der Post von vierzig Versicherern, nicht mit dem Kunden.
Ein Gewerbemakler mit 120 Mitarbeitern, 9.000 Kunden und Verträgen bei vierzig Versicherern. Das AMS von Assfinet ist die Mitte, daneben BiPRO-Abrufe für die Gesellschaften, die es können, und ein Postfach für die, die es nicht können: Policen, Nachträge, Beitragsrechnungen, Mahnungen, Schadenschreiben als PDF, jeden Tag mehrere hundert. Der Innendienst öffnet jedes Dokument, sucht den Kunden, sucht den Vertrag, prüft, ob die Police dem Antrag entspricht, legt ab und hakt nach. Gegen Mittag ist die Post von gestern erledigt, und die Jahresgespräche, für die Kunden den Makler bezahlen, warten noch. KI für Versicherungsmakler fängt deshalb beim Posteingang der Gesellschaften an: lesen, zuordnen, gegen den Antrag prüfen, und erst dann dem Innendienst vorlegen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Versicherungsmaklern und Maklerpools am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Versicherungsmaklern und Maklerpools lohnen
Das Produkt eines Maklers ist Beratung und Betreuung. Was heute den Innendienst bindet, ist Post, die ankommt, bevor jemand mit ihr arbeiten kann. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Versichererpost lesen und dem Vertrag zuordnen
Sammelpostfächer, BiPRO-Abrufe, AMS, Dokumentenablage, Versichererportale
Vierzig Versicherer schicken täglich 300 Dokumente: Policen, Nachträge, Beitragsrechnungen, Mahnungen, Kündigungsbestätigungen, zur Hälfte über BiPRO, zur Hälfte als PDF im Postfach. Der Ablauf liest jedes Dokument, erkennt Gesellschaft, Dokumentart, Versicherungsscheinnummer und Kunden, legt es am Vertrag ab, vergleicht Police und Nachtrag mit dem Antrag im Bestand und markiert Abweichungen in Beitrag, Deckungssumme, Selbstbehalt oder Laufzeit. Der Innendienst sieht morgens eine Liste mit zwanzig Abweichungen statt 300 Umschlägen und gibt frei, was abgelegt wird.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Schadenmeldungen der Kunden aufnehmen und weiterleiten
Kundenportal, Microsoft 365, AMS, Versichererportale, Telefonie
Ein Industriemakler nimmt im Monat 500 Schäden auf, per Mail mit Fotos, per Telefon, über das Portal. Der Ablauf liest die Meldung, findet Kunde und Vertrag, prüft, welche Sparte betroffen ist und ob Obliegenheiten wie Meldefristen oder Polizeianzeige erfüllt sind, legt den Schaden im AMS an und bereitet die Meldung an den Versicherer im Format der Gesellschaft vor, samt Rückfrage an den Kunden, wenn Angaben fehlen. Der Schadensachbearbeiter prüft Zuordnung und Text und sendet. Der Kunde bekommt am selben Tag eine Antwort, die er versteht.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Fremdpolicen erfassen und für die Bestandsaufnahme strukturieren
Scanstrecke, AMS, Kundenordner, Excel
Ein neuer Gewerbekunde bringt einen Ordner mit 35 Verträgen von acht Gesellschaften mit, Policen aus fünfzehn Jahren, Nachträge dazwischen, Bedingungen in alten Fassungen. Der Ablauf liest alle Dokumente, erkennt je Vertrag Gesellschaft, Sparte, Beitrag, Deckungssumme, Selbstbehalt, Laufzeit und Kündigungsfrist, erkennt, welcher Nachtrag welche Police ändert, legt die Verträge als Fremdbestand im AMS an und schreibt die Übersicht, mit der der Berater in die Bestandsaufnahme geht. Unleserliche Seiten und Widersprüche zwischen Police und Nachtrag sind markiert; der Berater prüft, bevor der Kunde die Übersicht sieht.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Angebote mehrerer Versicherer vergleichen und Abweichungen markieren
Versichererportale, Microsoft 365, Vergleichsrechner, AMS
Für eine Betriebshaftpflicht holt der Makler sechs Angebote ein, jedes als PDF mit eigenen Bedingungen auf fünfzig bis hundert Seiten. Der Ablauf liest Angebote und Bedingungen, bringt Beitrag, Deckungssummen, Selbstbehalte und Sublimits in eine Tabelle und markiert, was im Bedingungswerk voneinander abweicht: Ausschlüsse, Obliegenheiten, Nachhaftung, Rückwärtsdeckung. Der Berater sieht die Unterschiede mit Fundstelle und schreibt die Empfehlung selbst. Nichts geht an den Kunden, was er nicht geprüft hat.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Courtageabrechnungen gegen den Bestand abgleichen
Courtagelisten der Versicherer, AMS, Buchhaltung, Excel
Vierzig Gesellschaften liefern monatlich Courtageabrechnungen in vierzig Formaten, als PDF, CSV oder Portaldownload, zusammen mehrere tausend Positionen. Der Ablauf liest jede Abrechnung, ordnet die Positionen den Verträgen im Bestand zu, vergleicht Satz und Betrag mit der Courtagevereinbarung und listet die Abweichungen: fehlende Verträge, falscher Satz, Storno ohne Grund. Die Rückfrage an die Gesellschaft liegt als Entwurf vor, die Buchhaltung gibt frei. Was heute ein Mitarbeiter eine Woche im Monat tut, ist am ersten Werktag eine Liste.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Versicherungsmaklern und Maklerpools
Ein Maklerverwaltungsprogramm in der Mitte, drumherum Pools, Vergleichsrechner, Versichererportale und vierzig verschiedene Posteingänge. Zwischen ihnen wird heute von Hand übertragen.
- MaklerverwaltungAMS von Assfinet, Smart InsurTech, Finanzportal24, Maklerverwaltungsprogramme der Pools
- Pools und Verbündeblau direkt, Qualitypool, Fonds Finanz, Poolportale
- Vergleich und AngebotMr-Money, Nafi, Xempus, Versichererportale
- DatenaustauschBiPRO-Normen, GDV-Datensatz, Extranets der Versicherer, Maklerpostfächer
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Kundenportal, Telefonie
- Dokumente und BuchhaltungDMS, Scanstrecke, DATEV, Excel
Einwände
Was bei Versicherungsmaklern und Maklerpools besonders zählt
Was Makler und Pools zuerst einwenden, meist aus Haftung und Berufsrecht, und was wir darauf antworten.
- Beratungs- und Dokumentationspflichten nach §§ 60 und 61 VVG bleiben beim Makler. Ja, und daran ändert ein Ablauf nichts. Er bereitet vor: Vertragsstand, Abweichungen, Vergleichstabelle, Entwurf der Dokumentation aus der Gesprächsnotiz. Der Berater prüft, ergänzt und zeichnet. Das Protokoll zeigt, was der Ablauf geliefert und was der Mensch entschieden hat, und das ist für die Vermögensschadenhaftpflicht besser nachvollziehbar als eine Notiz im Kalender.
- Gesundheitsdaten der Kunden dürfen nicht in offene Modelle fließen. Richtig. Wo Gesundheitsangaben vorkommen, etwa in Anträgen zur Berufsunfähigkeit oder Krankenversicherung, läuft das Modell im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Kundendaten trainieren je ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht in der Dokumentation, die Sie dem Kunden auf Nachfrage zeigen können.
- Die Haftung für Beratungsfehler nach § 63 VVG bleibt bei uns. Deshalb entscheidet der Ablauf nichts. Er liest, vergleicht, markiert und legt vor, mit Fundstelle im Bedingungswerk, damit der Berater nachschlagen kann, statt glauben zu müssen. Fehler, die heute beim Abtippen von 400 Positionen passieren, verschwinden; die Beurteilung bleibt beim Menschen, der dafür ausgebildet und versichert ist.
- Maklervertrag und Vollmacht regeln, wer Kundendaten verarbeiten darf. Wir sind Auftragsverarbeiter und arbeiten nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und der Ablauf arbeitet in Ihren Systemen und in Ihrem Namen. Für Pools, die den Ablauf mehreren angeschlossenen Maklern anbieten wollen, trennen wir Mandanten technisch und dokumentieren das so, dass jeder Makler seinen Kunden Auskunft geben kann.
- Unser Pool liefert schon Werkzeuge. Gut, dann nutzen wir sie. Dokumentenerkennung und BiPRO-Abrufe des Pools bleiben; der Ablauf übernimmt den Rest, der heute liegen bleibt: die Gesellschaften ohne BiPRO, den Vergleich von Police und Antrag, die Fremdpolicen des Neukunden, die Courtageabrechnung. Wo das Pool-Werkzeug reicht, sagen wir das in der Analyse.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Posteingang eines Dienstleisters, der für viele Kunden mit vielen Gegenseiten arbeitet, kennen wir aus unserem eigenen Betrieb: Dieser Fall sind wir selbst. Bei uns liest ein Ablauf die eingehenden Mails, ordnet sie Kunde und Vorgang zu, legt den Antwortentwurf vor, überführt Anrufe in Vorgänge und erfasst jede Arbeitssitzung als Aufgabe, die benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet wird. Freigegeben wird von einem Menschen, abgerechnet nach Freigabe.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, dass der Rechnungstitel in der Sprache des Kunden steht. Im Maklerbüro wäre das die Regel, dass die Rückfrage an den Kunden vom Schaden spricht und nicht von der Versicherungsscheinnummer, und dass die Rückfrage an die Gesellschaft genau umgekehrt aufgebaut ist.
Preise
Preise für Versicherungsmakler und Maklerpools
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Versichererpost lesen und dem Vertrag zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Versicherungsmaklern und Maklerpools
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundendaten aus Policen und Anträgen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und wir das vertraglich festhalten. Für Bestandsdaten, Schäden und erst recht für Anträge mit Gesundheitsangaben bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Kundendaten trainiert ein fremdes Modell. Wie die drei Betriebsarten sich unterscheiden, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das unser Maklerverwaltungsprogramm oder die BiPRO-Anbindung?
Nein. AMS, Smart InsurTech oder das Programm Ihres Pools bleiben die Mitte, BiPRO bleibt der beste Weg zu den Gesellschaften, die ihn anbieten. Der Ablauf kümmert sich um das, was daneben liegt: die PDF-Post der übrigen Versicherer, den Vergleich mit dem Antrag, Fremdpolicen, Angebotsvergleiche und Courtagen. Er schreibt dorthin, wo das Programm es erwartet, über Import und Schnittstelle.
Lohnt sich das für ein Maklerbüro mit fünfzehn Mitarbeitern?
Selten als eigener Umbau zum Festpreis, das sagen wir offen. Der Kreis wird größer über den Pool oder den Verbund: Wenn ein Pool den Ablauf für die Versichererpost einmal baut und für seine angeschlossenen Makler betreibt, trägt er sich auch für kleine Häuser. Eine erste Einschätzung für Ihr Büro gibt der Potenzial-Check.
Wie lange dauert es, bis der Innendienst entlastet ist?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen aus Innendienst, Schaden und Buchhaltung. Der Umbau eines Ablaufs braucht vier bis sechs Wochen und auf Ihrer Seite eine Person, die Regeln bestätigt und Zugänge zu AMS und Postfächern freigibt. Danach läuft der Ablauf zwei Wochen parallel: der Innendienst sieht jeden Vorschlag, dann nur noch die markierten Abweichungen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Versicherungsmakler
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.