Zielgruppe
Im Rettungsdienst scheitert jeder fünfte Einsatz an einem leeren Feld in der Abrechnung.
Die Berufsfeuerwehr einer Stadt mit 220.000 Einwohnern, zugleich Träger des Rettungsdienstes: 580 hauptamtliche Kräfte, dazu 900 Ehrenamtliche in zwölf Löschzügen, 48.000 Rettungseinsätze im Jahr. Die Leitstelle läuft auf ELDIS, die Rettungswagen dokumentieren in NIDA, die Verwaltung der Wehr liegt in MP-Feuer, die Abrechnung in SAP. Im Abrechnungsbüro sitzen vier Menschen, die jede Woche 900 Einsatzprotokolle an Krankenkassen schicken und 180 zurückbekommen: Transportziel fehlt, Indikation unleserlich, Versichertennummer vertippt. Jede Rückweisung heißt Protokoll suchen, Besatzung fragen, Schreiben aufsetzen. Nebenan schreibt ein Zugführer nach Dienstschluss den Einsatzbericht vom Vormittag aus dem Gedächtnis. KI für Feuerwehr fängt deshalb nicht im Einsatz an, sondern danach: bei Protokoll, Bericht und Abrechnung, geprüft und freigegeben von denen, die dabei waren.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Feuerwehren und Rettungsdiensten am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Feuerwehren und Rettungsdiensten lohnen
Der Einsatz ist das Produkt, alles danach ist Dokumentation für Kassen, Bauaufsicht und Aufsichtsbehörde. Dort liegt die Zeit, die den Wachen fehlt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Rettungsdienstabrechnung prüfen und Rückweisungen beantworten
NIDA, SAP, Abrechnungsportal der Kostenträger, DMS
Von 900 Einsatzprotokollen in der Woche kommen 180 von den Kostenträgern zurück. Der Ablauf prüft jedes Protokoll vor dem Versand gegen die Abrechnungsregeln der Kassen und Ihrer Gebührensatzung: Pflichtfelder, Transportziel, Einsatzart, Versichertendaten, Unterschrift. Was fehlt, geht als konkrete Nachfrage an die Besatzung der Schicht, nicht als Stapel. Für Rückweisungen liest der Ablauf die Begründung der Kasse, sucht das Protokoll, legt die fehlende Angabe bei und entwirft das Antwortschreiben. Die Abrechnungsstelle gibt frei, was hinausgeht.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Einsatzberichte aus Leitstellendaten und Stichworten entwerfen
ELDIS, MP-Feuer, Fireboard, Word
Eine Berufsfeuerwehr dieser Größe schreibt im Jahr mehrere tausend Einsatzberichte für Brände, Hilfeleistungen und Fehlalarme. Der Ablauf liest Alarmzeit, Einsatzstichwort, Kräfte und Zeitstempel aus der Leitstelle, die Lage- und Abschnittsdaten aus der Einsatzführung und die Stichworte des Einsatzleiters, und entwirft daraus den Bericht in der Gliederung Ihrer Berichtsvorlage. Pflichtfelder für Statistik, Kostenersatz und Brandursachenermittlung werden geprüft, Lücken markiert. Der Einsatzleiter liest, ergänzt und zeichnet ab, bevor der Bericht in die Akte geht.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Stellungnahmen zu Bauanträgen vorbereiten
Bauaufsichtsverfahren, d.3ecm, Stellungnahmevorlagen, Brandschutznachweise als PDF
Vom Bauamt kommen im Jahr einige hundert Bauanträge zur Stellungnahme des vorbeugenden Brandschutzes, jeder mit Brandschutznachweis, Lageplan und Grundrissen als PDF. Der Ablauf liest den Nachweis, gleicht ihn mit den Anforderungen der Landesbauordnung und Ihren Prüfpunkten ab (Rettungswege, Aufstellflächen, Löschwasser, Anleiterbarkeit), entwirft die Stellungnahme in Ihrer Vorlage und markiert Punkte, an denen der Nachweis unvollständig oder widersprüchlich ist. Sonderbauten und Abweichungsanträge gehen mit Hinweis an den Brandschutzingenieur. Unterschrieben wird nach seiner Prüfung.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Anfragen zu Brandschutzerziehung und Veranstaltungen beantworten
Sammelpostfach, Formcycle, Kalender, MP-Feuer
Im Postfach der Wehr landen Anfragen von Schulen und Kitas nach Brandschutzerziehung, von Vereinen nach Wachführungen, von Veranstaltern nach Brandsicherheitswachen, dazu Bewerbungen für das Ehrenamt, mehrere hundert im Jahr. Der Ablauf erkennt die Art der Anfrage, prüft Termine gegen Kalender und Dienstplan, entwirft die Antwort mit Voraussetzungen, Unterlagen und Kosten nach Gebührensatzung und legt einen Vorgang an. Veranstaltungen über Ihrer Besucherschwelle gehen an den vorbeugenden Brandschutz. Gesendet wird nach Freigabe der Wachabteilung.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Prüffristen und Lehrgangsnachweise nachhalten
MP-Feuer, Werkstattsoftware, Prüfprotokolle, Divera 24/7
Atemschutzgeräte, Leitern, Pumpen, Fahrzeuge und Schläuche einer Wehr haben Prüffristen nach Unfallverhütungsvorschrift und Herstellervorgabe, die Einsatzkräfte Fristen für Atemschutzuntersuchung, Lehrgänge und Fahrberechtigungen. Der Ablauf liest Prüfprotokolle und Werkstattmeldungen, trägt Ergebnisse und nächste Fristen in die Verwaltungssoftware ein, gleicht Lehrgangsbescheinigungen mit dem Personalstamm ab und meldet nur, was in den nächsten Wochen fällig oder bereits überfällig ist, je Löschzug als Liste. Freigeben oder sperren bleibt beim Gerätewart und beim Wehrführer.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Feuerwehren und Rettungsdiensten
Leitstelle, Einsatzdokumentation, Verwaltung und Abrechnung sind vier Welten, die sich an Einsatznummer und Protokoll treffen. Dort entsteht die Nacharbeit.
- Leitstelle und AlarmierungELDIS (eurofunk), Cobra 4 (ISE), alamos FE2, Divera 24/7
- Einsatzdokumentation RettungsdienstNIDA (medDV), IVENA, RescueTrack, Einsatzprotokolle auf Papier
- Einsatzführung und BerichtFireboard, MP-Feuer, Einsatzberichtsvorlagen, Word
- Verwaltung und AbrechnungMP-Feuer, SAP, Finanzverfahren des Trägers, Abrechnungsportale der Kostenträger
- Akten und Kommunikationd.3ecm, enaio, Microsoft 365, Sammelpostfächer
- Technik und PrüfungWerkstattsoftware, Prüfprotokolle der Hersteller, Atemschutzwerkstatt-Software, Excel
Einwände
Was bei Feuerwehren und Rettungsdiensten besonders zählt
Was Amtsleitung, Rettungsdienstleitung und Personalrat zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Einsatzprotokolle sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO, § 203 StGB). Patientendaten verlassen Ihre Systeme nicht. Der Ablauf für die Abrechnung läuft im Haus oder im Rechenzentrum des Trägers, liest nur die Felder, die die Kasse verlangt, und protokolliert jeden Zugriff. Als Dienstleister verpflichten wir uns schriftlich zur Verschwiegenheit, und keine Daten trainieren ein fremdes Modell.
- Die Leitstelle ist kritische Infrastruktur. Deshalb fassen wir sie nicht an. Alle Abläufe arbeiten nachgelagert: Sie lesen Daten, die die Leitstelle exportiert oder über ihre Schnittstelle bereitstellt, und schreiben nie in Einsatzsysteme zurück. Alarmierung, Disposition und Funk bleiben unberührt, und das steht so in der Dokumentation für Ihren Informationssicherheitsbeauftragten.
- Vergabe und Personalrat laufen über den kommunalen Träger. Die Analyse zum Festpreis liegt je nach Landesrecht oft unter der Grenze für den Direktauftrag nach UVgO, der Umbau bekommt eine Leistungsbeschreibung für das Verfahren Ihrer Vergabestelle. Mit dem Personalrat klären wir vorab, dass der Ablauf keine Auswertung je Einsatzkraft erzeugt; Nachfragen zur Dokumentation gehen an die Schicht, nicht an die Person.
- Das Ehrenamt darf nicht an der Dokumentation zerbrechen. Für Freiwillige muss der Ablauf die Arbeit kleiner machen, nicht größer: Der Bericht ist vorgeschrieben, wenn der Zugführer vom Einsatz zurück ist, die Prüffristen melden sich nur, wenn etwas fällig ist, und die Rückfrage zur Abrechnung ist ein Satz auf dem Handy, kein Formular. Wird es komplizierter, war es der falsche Ablauf.
- Landesrecht regelt Dokumentationspflichten und Fristen unterschiedlich. Richtig, deshalb beginnt die Analyse mit Ihrem Landesfeuerwehrgesetz, Ihrem Rettungsdienstgesetz und den Verträgen mit den Kostenträgern. Die Regeln des Ablaufs sind daraus abgeleitet und als Liste lesbar, nicht in einem Modell versteckt. Ändert das Land eine Frist, ändern Sie eine Zeile.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Dieser Fall sind wir selbst: ein Dienstleister, bei dem Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet werden, bei dem Anrufe in Vorgänge überführt werden und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen nur Abweichungen melden. Das ist die Mechanik der Rettungsdienstabrechnung und der Prüffristen: Ereignis erfassen, Pflichtangaben vervollständigen, zur Freigabe vorlegen, nur melden, was aus der Reihe fällt.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, in der Sprache des Empfängers zu stehen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für eine Wehr heißt das: Die Nachfrage an die Besatzung steht in Einsatzsprache, nicht in Kassensprache, und die Prüffristenliste meldet nur, was neu fällig ist.
Preise
Preise für Feuerwehren und Rettungsdienste
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Rettungsdienstabrechnung prüfen und Rückweisungen beantworten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Feuerwehren und Rettungsdiensten
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Patientendaten aus dem Einsatzprotokoll durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn das Modell dort läuft, wo auch Ihre Einsatzdokumentation laufen darf: im Haus oder im Rechenzentrum des Trägers, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung. Der Abrechnungsablauf liest nur die Felder, die die Kasse verlangt, nicht den medizinischen Verlauf. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das NIDA oder MP-Feuer?
Nein. Die Einsatzdokumentation bleibt im Rettungswagen, die Verwaltung der Wehr bleibt in ihrer Software. Unsere Abläufe arbeiten dahinter: Sie prüfen, was dokumentiert wurde, bevor es zur Kasse geht, und tragen ein, was aus Protokollen und Bescheinigungen kommt. Wo eine Funktion der vorhandenen Software reicht, sagen wir das in der Analyse.
Greift das in Alarmierung oder Einsatzführung ein?
Nein, und das ist eine feste Grenze. Kein Ablauf schreibt in Leitstelle, Alarmierung oder Einsatzführung, keiner läuft zeitkritisch. Alle Abläufe arbeiten nachgelagert mit Daten, die exportiert oder über Schnittstellen gelesen werden. Fällt ein Ablauf aus, bleibt ein Bericht ungeschrieben, kein Fahrzeug unalarmiert.
Lohnt sich das für eine Freiwillige Feuerwehr mit zwei Hauptamtlichen?
Für eine einzelne Gemeindewehr selten, das sagen wir offen. Der Kreis wird größer über den Landkreis als Träger des Rettungsdienstes, die Kreisbrandinspektion oder einen Zweckverband, der denselben Ablauf für alle Wehren betreibt. Hauptamtliche Wehren und Rettungsdienstträger ab etwa 100 Kräften rechnen den Abrechnungsablauf meist in Monaten. Eine erste Einschätzung gibt der Potenzial-Check.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Feuerwehr
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.