Zielgruppe
Im Jobcenter wird jede dritte Akte zweimal angefasst, weil ein Beleg nie angefordert wurde.
Eine gemeinsame Einrichtung in einer Stadt mit 180.000 Einwohnern: 340 Beschäftigte, 14.000 Bedarfsgemeinschaften, Leistungsgewährung in ALLEGRO, Vermittlung in VerBIS, die eAkte der Bundesagentur, eine zentrale Scanstelle und ein Postfach, in das Weiterbewilligungsanträge, Lohnabrechnungen, Mietverträge und Kontoauszüge als Foto vom Handy kommen. Im Team Leistung liegen montags 600 Veränderungsmitteilungen aus der Woche, jede dritte ohne den Beleg, der die Änderung nachweist. Die Sachbearbeiterin liest, legt in die eAkte ab, schreibt die Nachforderung mit Frist, wartet, liest wieder. Zwei Zimmer weiter sortiert ein Kollege 90 Widersprüche nach Streitpunkt, bevor er einen davon bearbeitet. KI für Jobcenter beginnt an diesem Stapel: lesen, zuordnen, fehlende Nachweise anfordern, und entschieden wird, wenn die Akte vollständig ist, von einem Menschen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Jobcentern und Sozialverwaltungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Jobcentern und Sozialverwaltungen lohnen
Bewilligung und Sanktion entscheidet der Mensch, das steht im Gesetz und in unserem Vertrag. Alles davor, das Lesen, Zuordnen und Nachfordern, ist der Teil, der die Teams Leistung heute aufhält. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Veränderungsmitteilungen auf fehlende Belege prüfen und Nachforderungen entwerfen
eAkte, ALLEGRO, Scanstelle, Postfach
600 Veränderungsmitteilungen in der Woche, darunter neue Arbeitsaufnahme, Umzug, Auszug eines Kindes, geändertes Einkommen. Der Ablauf liest Mitteilung und Anlagen, erkennt die Art der Änderung, prüft nach Ihrer Nachweisliste je Änderungsart, ob der Beleg beiliegt (Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, Mietvertrag, Kontoauszug), und entwirft bei Lücken das Nachforderungsschreiben mit konkreter Aufzählung und Frist. Vollständige Fälle gehen mit Zusammenfassung an die Sachbearbeitung, unvollständige mit Schreiben zur Freigabe. Was in die Leistungsberechnung eingeht, entscheidet die Sachbearbeiterin.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Eingehende Dokumente klassifizieren und der Bedarfsgemeinschaft zuordnen
Scanstelle, eAkte, ALLEGRO, OPEN/PROSOZ
Die Scanstelle verarbeitet am Tag 1.500 Seiten, oft ohne Betreff, mit Nummer der Bedarfsgemeinschaft nur auf dem Umschlag oder gar nicht. Der Ablauf erkennt die Dokumentart (Lohnabrechnung, Mietvertrag, Kontoauszug, Bescheid einer anderen Behörde, Kita-Bescheinigung), liest Name, Geburtsdatum, Anschrift und Nummer aus, ordnet das Dokument der Bedarfsgemeinschaft und dem laufenden Vorgang in der eAkte zu und schlägt Ablageort und Wiedervorlage vor. Mehrdeutige Treffer, etwa zwei Bedarfsgemeinschaften unter einer Adresse, werden markiert. Die Posteingangsstelle bestätigt, bevor abgelegt wird.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Widersprüche nach Streitpunkt sortieren und Bescheidentwurf vorbereiten
eAkte, ALLEGRO, Rechtsbehelfsstelle, Textbausteine
In der Rechtsbehelfsstelle liegen laufend einige hundert offene Widersprüche gegen Leistungs-, Aufhebungs- und Erstattungsbescheide. Der Ablauf liest den Widerspruch, erkennt die Streitpunkte (Einkommensanrechnung, Kosten der Unterkunft, Mehrbedarf, Rückforderung), zieht den angegriffenen Bescheid und die Berechnungsgrundlage aus der Akte, stellt Vortrag und Aktenlage gegenüber und entwirft den Abhilfe- oder Widerspruchsbescheid mit der Rechtsgrundlage aus Ihrem Textbestand. Fälle mit neuem Sachvortrag oder laufendem Klageverfahren gehen einzeln an die Juristin. Der Bescheid ergeht nach ihrer Prüfung und Unterschrift.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Beratungsvermerke für den Kooperationsplan strukturieren
VerBIS, Gesprächsnotizen, Word, eAkte
Eine Integrationsfachkraft führt in der Woche 25 bis 40 Beratungsgespräche und schreibt danach Vermerke, aus denen der Kooperationsplan entsteht. Der Ablauf nimmt Stichworte oder einen diktierten Vermerk, bringt sie in die Struktur Ihres Kooperationsplans (Ziel, Schritte des Leistungsberechtigten, Schritte des Jobcenters, nächster Termin), gleicht mit dem bisherigen Plan ab und markiert Widersprüche und offene Punkte. Bewertungen der Person schreibt der Ablauf nicht, nur das Besprochene in klarer Sprache. Die Fachkraft prüft, ändert und speichert im Vermittlungssystem.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Maßnahmeberichte der Bildungsträger auswerten
eM@w, Trägerberichte als PDF, Excel, KURSNET
Von 40 Bildungsträgern kommen monatlich Anwesenheits-, Verlaufs- und Abschlussberichte zu 2.000 Teilnehmenden in Maßnahmen, als PDF und in Trägerformaten. Der Ablauf liest die Berichte, überträgt Anwesenheit, Abbrüche, Abschlüsse und Vermittlungen in Ihre Übersicht, gleicht die Zahlen mit den Zuweisungen ab und markiert Abweichungen: unentschuldigte Fehlzeiten über der Schwelle, Berichte ohne Pflichtangaben, Abbrüche ohne Begründung. Die Maßnahmebetreuung erhält je Träger eine Liste mit Rückfragen zur Freigabe. Ob eine Maßnahme fortgeführt wird, entscheidet weiterhin das Jobcenter.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Jobcentern und Sozialverwaltungen
In gemeinsamen Einrichtungen gibt die Bundesagentur die Systeme vor, in Optionskommunen entscheidet die Kommune selbst. Die Handarbeit zwischen Posteingang, Akte und Bescheid ist in beiden dieselbe.
- LeistungsgewährungALLEGRO (Bundesagentur), OPEN/PROSOZ, LÄMMkom LISSA, AKDB OK.SOZIUS
- VermittlungVerBIS, KURSNET, eM@w, Jobbörse der Bundesagentur
- Akte und PosteingangeAkte der Bundesagentur, d.3ecm, enaio, Scanstellen
- KommunikationMicrosoft 365, Postfächer, jobcenter.digital, Terminvergabe
- Finanzen und StatistikSAP, Finanzverfahren der Kommune, Excel, Statistikmeldungen
Einwände
Was bei Jobcentern und Sozialverwaltungen besonders zählt
Was Geschäftsführung, Teamleitung Leistung und Personalrat zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I und §§ 67 ff. SGB X. Leistungsdaten gehören zu den besonders geschützten Sozialdaten. Der Ablauf läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag nach den Vorgaben des SGB X, liest nur die Felder, die er für seine Aufgabe braucht, und protokolliert jeden Zugriff. Keine Sozialdaten trainieren ein Modell, und das Blatt je Ablauf geht an Ihre Datenschutzbeauftragte.
- Zugang zu Sozialleistungen ist Hochrisiko nach Anhang III des EU AI Act. Richtig, und deshalb bauen wir dort nur Vorbereitung: lesen, zuordnen, Nachweise anfordern, Entwürfe schreiben. Der Ablauf bewertet keine Person und entscheidet über keine Leistung. Für jeden Ablauf dokumentieren wir Zweck, Datenfluss und menschliche Aufsicht so, dass Ihre Grundrechte-Folgenabschätzung nach Artikel 27 darauf aufbauen kann.
- Vollautomatisierte Bescheide nur ohne Ermessen (§ 31a SGB X). Unsere Abläufe erlassen keinen Bescheid, auch keinen ohne Ermessen. Bewilligung, Aufhebung, Erstattung und Leistungsminderung entscheidet die Sachbearbeitung, der Ablauf legt die vollständige Akte, die Berechnungsgrundlage und einen Entwurf vor. Wer wann freigegeben hat, steht im Protokoll, das auch der Rechtsbehelfsstelle hilft.
- Gemeinsame Einrichtungen hängen an der IT der Bundesagentur. Das sagen wir offen: In einer gemeinsamen Einrichtung brauchen eigene Werkzeuge die Freigabe der Bundesagentur, und der Weg ist länger. Dort beginnen wir mit Abläufen, die neben den Systemen laufen, etwa der Prüfung von Trägerberichten. Optionskommunen entscheiden selbst und haben den kürzeren Weg, bis in die eAkte des kommunalen Systems.
- Der Personalrat fragt nach Leistungskontrolle. Der Ablauf zählt Akten, keine Menschen. Es entsteht keine Auswertung je Sachbearbeiterin, und das steht so in der Dienstvereinbarung, die wir vor dem Parallelbetrieb mit entwerfen. Was der Ablauf speichert, legen wir dem Personalrat vollständig offen, nach BPersVG oder dem Landespersonalvertretungsgesetz, je nach Trägerschaft.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Posteingang, aus dem jedes Dokument zum richtigen Vorgang finden muss, kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Dort ordnet ein Ablauf Anfragen aus einem Sammelpostfach automatisch nach Markt und Land zu und legt sie im führenden System an, eine Wissensdatenbank aus der eigenen Dokumentation antwortet mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, wenn sie nicht sicher ist. Im Jobcenter heißen Markt und Land Bedarfsgemeinschaft und Vorgang, die Mechanik ist dieselbe.
Schiefgegangen ist dort zweierlei: Die Zuordnungsregeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für ein Jobcenter heißt das: Die Fälle, in denen zwei Bedarfsgemeinschaften unter einer Anschrift wohnen oder ein Dokument zu zwei Vorgängen gehört, kommen in den ersten Wochen des Parallelbetriebs ans Licht, und das Nachforderungsschreiben wird kürzer und klarer als der Textbaustein, den es ersetzt.
Preise
Preise für Jobcenter und Sozialverwaltung
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Veränderungsmitteilungen auf fehlende Belege prüfen und Nachforderungen entwerfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Jobcentern und Sozialverwaltungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Sozialdaten überhaupt durch ein KI-Modell laufen?
Ja, unter den Bedingungen des Sozialdatenschutzes: Auftragsverarbeitung nach SGB X, Modell im Haus oder auf EU-Servern, Zugriff nur auf die Felder, die der Ablauf braucht, lückenloses Protokoll, keine Verwendung zum Training. Der Ablauf bewertet keine Person und entscheidet nichts. Die drei Betriebsarten erklärt die Seite Datensouveränität, die Pflichten des EU AI Act der Artikel dazu.
Ersetzt das ALLEGRO, die eAkte oder OPEN/PROSOZ?
Nein. Leistungsberechnung, Akte und Vermittlungssystem bleiben die führenden Systeme, und in gemeinsamen Einrichtungen bleiben sie die der Bundesagentur. Unsere Abläufe arbeiten davor und daneben: lesen, prüfen, zuordnen, entwerfen. In das führende System gelangt, was die Sachbearbeitung freigibt, über die Wege, die der Systembetreiber vorsieht.
Was ist der Unterschied zwischen gemeinsamer Einrichtung und Optionskommune für so ein Projekt?
Der Weg. In der gemeinsamen Einrichtung brauchen Werkzeuge, die an die Systeme der Bundesagentur anschließen, deren Freigabe; wir beginnen dort mit Abläufen neben den Systemen und planen den Anschluss als zweite Stufe. Eine Optionskommune entscheidet über ihre IT selbst, dort kann der erste Ablauf bereits in die kommunale eAkte schreiben. Die Analyse sagt, was bei Ihnen in welcher Reihenfolge geht.
Wie viel Zeit kostet das das Jobcenter intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Sachbearbeiterinnen aus dem Team Leistung, eine Teamleitung, die Datenschutzbeauftragte und jemand aus der IT. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Danach zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen jeder Vorschlag geprüft wird, dann nur noch die markierten Abweichungen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Jobcenter
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.