Zielgruppe
In der Zahnarztpraxis liegt die Zeit nicht am Stuhl, sondern im Heil- und Kostenplan.
Eine Dentalkette mit 14 Standorten und 260 Beschäftigten: an acht Standorten Dampsoft DS-Win, an vier CGM Z1.PRO, an zwei Charly, dazu Doctolib für Termine, ein DocuWare für Verträge und ein Abrechnungsdienst, der die Privatliquidation übernimmt. An der Rezeption öffnet eine Mitarbeiterin die Rückläufer der Krankenkassen zu Heil- und Kostenplänen, sucht den Patienten im System, tippt die Genehmigung ab und erklärt dem Patienten am Telefon, was der Eigenanteil bedeutet, während das Wartezimmer voll ist. Die Verwaltung der Kette bekommt die Kennzahlen aus drei Systemen als Excel-Dateien, die niemand übereinanderlegen kann. KI für Zahnärzte beginnt deshalb nicht an der Behandlungseinheit, sondern am Posteingang der Verwaltung: Rückläufer lesen, zuordnen, den nächsten Schritt vorbereiten, und erst dann legt der Ablauf der Mitarbeiterin vor, was sie freigeben soll.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Zahnarztpraxen und Dentalketten am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Zahnarztpraxen und Dentalketten lohnen
Das Produkt einer Praxis ist die Behandlung. Alles um sie herum, Pläne, Genehmigungen, Abrechnung, Einladungen, ist Schreibarbeit nach festen Regeln. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Heil- und Kostenpläne aus Befund und Planung vorbereiten
Dampsoft DS-Win, CGM Z1.PRO, Charly, Festzuschuss-Richtlinie, Patientenportal
Eine Praxis mit drei Behandlern erstellt im Monat rund 120 Heil- und Kostenpläne für Zahnersatz. Der Ablauf liest Befund und Therapieplanung aus dem Praxissystem, ordnet die Befundsituation den Festzuschuss-Befunden zu, berechnet Festzuschuss und voraussichtlichen Eigenanteil nach dem Bonusheft und erzeugt einen Patiententext in verständlicher Sprache, der die Alternativen nennt. Was ungewöhnlich ist, etwa eine Planung ohne passenden Befund oder ein fehlendes Bonusjahr, markiert der Ablauf. Der Zahnarzt prüft den Plan und gibt ihn frei, bevor er den Patienten erreicht.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Rückläufer der Krankenkassen lesen und zuordnen
KIM, Postfach, Scanstrecke, Dampsoft DS-Win, CGM Z1.PRO
Bei einer Kette mit 14 Standorten kommen täglich 60 bis 80 Rückläufer der Kassen zu Heil- und Kostenplänen an: Genehmigungen, Rückfragen zum Befund, Ablehnungen, Gutachteraufträge. Sie kommen über KIM, per Post und als Fax. Der Ablauf liest jedes Schreiben, erkennt Patient, Plan und Entscheidung der Kasse, trägt den Status im Praxissystem ein und legt den nächsten Schritt an: Termin zur Behandlung vorschlagen, Rückfrage an den Behandler, Nachricht an den Patienten als Entwurf. Ablehnungen und Gutachterfälle landen mit Begründung bei der Praxisleitung. Freigegeben wird jeder Schritt von einem Menschen.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Abrechnung nach BEMA und GOZ gegen die Dokumentation prüfen
Dampsoft DS-Win, Charly, Abrechnungsdienst, KZV-Abrechnung
Vor der Quartalsabrechnung an die KZV und vor jeder Privatliquidation liegen in einer Praxis mit drei Behandlern mehrere tausend Leistungspositionen. Der Ablauf vergleicht jede Position mit der Behandlungsdokumentation desselben Tages, markiert Leistungen ohne dokumentierte Begründung, Faktorsteigerungen in der GOZ ohne Begründungstext, Positionen, die sich nach den Abrechnungsbestimmungen ausschließen, und Leistungen, die dokumentiert, aber nicht abgerechnet sind. Die Abrechnungskraft arbeitet eine kurze Liste ab statt alle Fälle zu lesen. Was zur KZV oder zum Abrechnungsdienst geht, hat sie freigegeben.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Recall ermitteln und Patienten einladen
Dampsoft DS-Win, Doctolib, SMS-Dienst, Patientenportal
Eine Praxis mit 6.000 aktiven Patienten verliert jedes Jahr einen Teil davon, weil die Erinnerung an Prophylaxe und Kontrolle in der Karteikarte steht und niemand die Karten durchsieht. Der Ablauf ermittelt wöchentlich, bei wem Kontrolle, Prophylaxe oder die Nachkontrolle nach Zahnersatz fällig ist, prüft, ob ein Termin bereits gebucht ist, und bereitet Einladungen über den Kanal vor, den der Patient gewählt hat: SMS, Mail, Brief oder Terminlink in Doctolib. Patienten ohne Einwilligung zur Kontaktaufnahme werden ausgelassen und der Rezeption gemeldet. Die Rezeption gibt die Einladungen stapelweise frei.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Laborrechnungen den Behandlungsfällen zuordnen
Praxislabor, Fremdlabor-Portale, DocuWare, Dampsoft DS-Win, CGM Z1.PRO
Ein Standort mit viel Prothetik erhält im Monat 150 Laborrechnungen von drei Fremdlaboren, als PDF im Postfach oder im Laborportal. Der Ablauf liest Patient, Auftragsnummer, Positionen und Material, ordnet die Rechnung dem Heil- und Kostenplan zu, vergleicht die Laborkosten mit dem geplanten Betrag und markiert Abweichungen über einer Schwelle, doppelte Rechnungen und Material ohne Konformitätserklärung. Die Positionen stehen dann zur Übernahme in die Patientenrechnung bereit. Ohne Freigabe der Abrechnungskraft wird keine Rechnung an den Patienten gestellt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Zahnarztpraxen und Dentalketten
Das Praxissystem ist das Zentrum, und bei Ketten gibt es davon mehrere. Darum herum liegen Terminbuchung, Telematik, Labor und Abrechnungsdienst, und dazwischen tippt jemand ab.
- PraxisverwaltungDampsoft DS-Win, CGM Z1.PRO, Charly, evident, Linudent, ivoris
- Termine und PatientenkontaktDoctolib, Praxisportale, SMS-Dienste, Telefonanlage
- Telematik und BehördenKIM, Telematikinfrastruktur, KZV-Portale, Krankenkassen
- Abrechnung und FactoringBFS health finance, DZR, Abrechnungsdienste, Privatliquidation
- Dokumente und VerwaltungDocuWare, Microsoft 365, Excel, DATEV beim Steuerberater
- Labor und BildgebungLaborportale, Praxislabor-Software, Röntgensoftware, Intraoralscanner
Einwände
Was bei Zahnarztpraxen und Dentalketten besonders zählt
Die Einwände, die in Praxen und Dentalketten zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Schweigepflicht nach § 203 StGB und Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO. Patientendaten verlassen Ihre Systeme nur dort, wo Sie es je Ablauf festlegen. Für Rückläufer, Pläne und Abrechnung bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und als mitwirkende Personen verpflichten wir uns schriftlich zur Verschwiegenheit. Der Datenfluss jedes Ablaufs steht in einem Blatt, das Ihr Datenschutzbeauftragter prüfen kann.
- Dokumentationspflicht nach § 630f BGB und Aufbewahrungsfristen. Der Ablauf schreibt nichts in die Behandlungsdokumentation, er liest sie. Was er anlegt, Statuseinträge, Entwürfe, Aufgaben, ist als solches gekennzeichnet und trägt Zeitstempel und Freigebenden. Behandlungsunterlagen und Röntgenbilder bleiben, wo sie sind, mit den Fristen, die dort gelten.
- Abrechnungsregeln von KZV und PKV sind prüfungsrelevant. Deshalb schlägt der Ablauf vor und rechnet nicht ab. Jede Markierung nennt die Position, die Dokumentation des Tages und die Regel, gegen die geprüft wurde. Die Abrechnungskraft entscheidet, der Zahnarzt verantwortet. Bei einer Wirtschaftlichkeitsprüfung ist die Liste der Prüfungen ein Nachweis, kein Risiko.
- Telematikinfrastruktur und IT-Sicherheit nach § 75b SGB V. Wir bauen nichts an der Telematikinfrastruktur vorbei. Rückläufer über KIM werden dort gelesen, wo sie ankommen, im Postfach der Praxis. Die Betriebsart und die Zugänge des Ablaufs werden in Ihre IT-Sicherheitsdokumentation aufgenommen, und der Dienstleister, der die Praxis-IT betreut, bekommt alles, was er zur Übernahme braucht.
- Jeder Standort hat ein anderes Praxissystem. Das ist der Normalfall bei Ketten, die durch Zukäufe gewachsen sind, und der Grund, warum ein Austausch der Software selten vor dem Umbau der Abläufe kommt. Der Ablauf liest aus Dampsoft, CGM Z1.PRO und Charly über deren Exporte und Schnittstellen und führt die Kennzahlen in einem Stand zusammen, den die Verwaltung täglich bekommt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik der Kassenrückläufer kennen wir aus einem anderen Posteingang: Bei einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten landeten Anfragen aus allen Ländern in einem Sammelpostfach. Der Ablauf liest sie, ordnet sie nach Markt und Land dem richtigen Team in NetSuite zu und legt Antwortentwürfe vor; die Zahl der Anfragen aus der Website stieg um 400 Prozent, ohne dass jemand mehr sortiert. Ein Rückläufer der Kasse ist dieselbe Aufgabe mit anderem Absender: lesen, Patient und Plan erkennen, den nächsten Schritt anlegen.
Was dort schiefging: Die Regeln für die Zuordnung mussten für Grenzfälle zweimal nachgezogen werden, weil Anfragen aus Ländern ohne eigenes Team zunächst falsch landeten. In einer Kette wäre das der Rückläufer, der einen Patienten betrifft, der inzwischen am anderen Standort behandelt wird. Solche Fälle gehören von Anfang an auf eine Klärungsliste, nicht in eine Regel, die zu viel verspricht.
Preise
Preise für Zahnarztpraxen und Dentalketten
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Heil- und Kostenpläne aus Befund und Planung vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Zahnarztpraxen und Dentalketten
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Patientendaten überhaupt durch einen solchen Ablauf laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und der Datenfluss dokumentiert ist. Für Gesundheitsdaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und wir verpflichten uns schriftlich zur Verschwiegenheit. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität, und Ihr Datenschutzbeauftragter bekommt das Blatt vor dem Start.
Ersetzt das Dampsoft, CGM Z1.PRO oder den Abrechnungsdienst?
Nein, es arbeitet davor und dazwischen. Das Praxissystem bleibt die Akte und die Abrechnung, der Abrechnungsdienst bleibt für Liquidation und Factoring. Unsere Abläufe übernehmen das, was heute zwischen Posteingang, Praxissystem und Telefon von Hand passiert: Rückläufer zuordnen, Pläne vorbereiten, Positionen gegen die Dokumentation prüfen. Wo eine Funktion des Praxissystems reicht, sagen wir das in der Analyse.
Lohnt sich das für eine Einzelpraxis mit acht Mitarbeitern?
Für eine einzelne Praxis selten, das sagen wir offen; ein Umbau zum Festpreis rechnet sich ab etwa 50 Beschäftigten oder ab einem Bestand, der groß genug ist. Für Einzelpraxen ist der Weg über eine Dentalkette, ein Z-MVZ oder einen Verbund mehrerer Praxen, die denselben Ablauf gemeinsam betreiben, sinnvoller. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie läuft die Einführung neben dem Praxisbetrieb?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist Rezeption, Abrechnung und ein Behandler. Der Umbau läuft im Parallelbetrieb: In den ersten zwei Wochen prüft die Abrechnungskraft jeden Vorschlag des Ablaufs, danach nur noch die markierten Fälle. Niemand muss dafür die Sprechzeiten ändern, und was der Ablauf tut, steht im Protokoll, das die Praxisleitung einsehen kann.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Zahnärzte
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.