Zielgruppe
In der Praxis geht die Zeit nicht in die Sprechstunde, sondern in den Faxstapel vom Vortag.
Ein MVZ-Träger mit zwölf Standorten und 350 Mitarbeitern, Hausarzt und Facharzt unter einem Dach, medatixx an allen Standorten, KIM für die Kommunikation mit Kliniken, Doctolib für die Termine. Trotzdem kommen jeden Morgen sechzig Arztbriefe, Entlassberichte und Befunde per Fax und Post an jedem Standort. Eine MFA scannt sie, sucht den Patienten, legt das Dokument in die Akte, tippt Diagnosen und Medikationsänderungen ab und legt dem Arzt den Stapel zur Sichtung hin. Daneben klingelt das Telefon, der Anrufbeantworter hat vierzig Rezeptwünsche, das Mailpostfach dreißig Terminanfragen. Für die Sprechstunde bleibt, was übrig ist. KI für Ärzte setzt deshalb nicht am Arzt an, sondern am Tresen: lesen, zuordnen, vorbereiten, und erst dann dem Arzt vorlegen, was er freigeben muss.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Arztpraxen, MVZ und Praxisnetzen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Arztpraxen, MVZ und Praxisnetzen lohnen
Diagnose, Therapie und Gespräch sind ärztliche Arbeit. Alles davor ist Lesen, Zuordnen und Abtippen zwischen Fax, KIM, Telefon und Praxissoftware. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Arztbriefe und Befunde lesen und dem Patienten zuordnen
Fax, KIM, Scanstrecke, medatixx, Patientenakte
An einem Standort gehen täglich sechzig Arztbriefe, Entlassberichte und Facharztbefunde ein, per Fax, Post und KIM, oft ohne Patientennummer. Der Ablauf liest jedes Dokument, findet den Patienten über Name, Geburtsdatum und Versichertennummer, legt es in der Akte ab, zieht Diagnosen, geänderte Medikation und empfohlene Kontrollen heraus und legt sie dem behandelnden Arzt als Vorschlag für die Akte vor. Unklare Zuordnungen, widersprüchliche Medikation und Dokumente ohne Treffer sind markiert. In die Akte geschrieben wird nur, was der Arzt freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Terminanfragen, Rezeptwünsche und Überweisungen sortieren
Mailpostfach, Doctolib, Anrufbeantworter, Praxiswebsite, medatixx
Über Mail, Website, Anrufbeantworter und Portal kommen am Tag 150 Anliegen: Terminwunsch, Folgerezept, Überweisung, Krankschreibung, Befundabfrage. Der Ablauf hört und liest, ordnet jedes Anliegen Patient und Art zu, stuft die Dringlichkeit nach Regeln ein, die die Praxis festlegt, legt Folgerezepte als Vorgang für den Arzt an und bereitet Standardantworten als Entwurf vor, etwa den nächsten freien Termin oder die Unterlagen für eine Überweisung. Alles mit Hinweis auf Beschwerden geht sofort zur MFA. Gesendet wird, was die MFA freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Leistungsziffern vor der Quartalsabrechnung prüfen
medatixx, EBM-Katalog, Dokumentation, KV-Abrechnung
Ein MVZ mit zwanzig Ärzten reicht je Quartal zehntausende Behandlungsfälle bei der KV ein, und jede fehlende Begründung oder jeder Ausschluss kostet Honorar oder bringt eine Prüfung. Der Ablauf liest Dokumentation und angesetzte Ziffern je Fall, prüft Ausschlüsse, Zeitvorgaben und Begründungspflichten gegen den EBM, markiert Fälle, in denen die Dokumentation die Ziffer nicht trägt oder eine Leistung dokumentiert, aber nicht angesetzt ist, und legt dem Arzt die Liste vor dem Abrechnungslauf vor. Geändert wird in der Abrechnung nur, was der Arzt bestätigt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Recall und DMP-Dokumentation vorbereiten
medatixx, DMP-Module, Impfdokumentation, Serienbrief, Patientenportal
Von 40.000 Patienten eines Trägers sind einige tausend in DMP-Programmen, haben fällige Kontrollen, Impfungen oder Vorsorgen, und niemand hat Zeit, die Listen zu ziehen. Der Ablauf wertet Akten nach Regeln aus, die die Praxis festlegt, ermittelt, wer wann welche Kontrolle, Impfung oder Dokumentation braucht, bereitet Anschreiben und Terminvorschläge vor und legt die Liste je Arzt vor. Fehlende DMP-Dokumentationen sind mit Frist markiert. Verschickt wird nach Freigabe durch die Praxis, und jede Einladung ist in der Akte vermerkt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Anfragen von Kassen, Medizinischem Dienst und Versicherungen beantworten
Post, KIM, Patientenakte, Textvorlagen, DMS
Krankenkassen, der Medizinische Dienst, Rentenversicherung und private Versicherer fragen monatlich dutzende Berichte, Bescheinigungen und Befundkopien an, jede mit eigener Form und Frist. Der Ablauf liest die Anfrage, prüft, ob eine Schweigepflichtentbindung vorliegt, stellt die angefragten Unterlagen aus der Akte zusammen, füllt die Vorlage des Anfragenden mit den Daten aus der Dokumentation und legt dem Arzt den Entwurf samt Frist vor. Ohne Entbindung geht nichts hinaus, und ohne ärztliche Unterschrift auch nicht.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Arztpraxen, MVZ und Praxisnetzen
Die Praxissoftware ist geschlossen und zertifiziert, die Telematikinfrastruktur gibt die Wege vor, und drumherum liegen Fax, Telefon, Terminportal und Mail. An diesen Übergängen entsteht der Stapel.
- Praxisverwaltungmedatixx, CGM Medistar, CGM Albis, CGM Turbomed, CGM M1 Pro, T2med, tomedo
- TelematikinfrastrukturKIM, ePA, E-Rezept, eAU, TI-Konnektor
- Termine und PatientenkontaktDoctolib, samedi, Praxiswebsite, Telefonanlage, Anrufbeantworter
- Befunde und LaborGDT, LDT, Laborportale, Fax, Scanstrecke
- Verwaltung des TrägersMicrosoft 365, DMS, Zeiterfassung, DATEV, Excel
Einwände
Was bei Arztpraxen, MVZ und Praxisnetzen besonders zählt
Was Praxen und Träger zuerst einwenden, aus Berufsrecht und Praxis-IT, und was wir darauf antworten.
- Schweigepflicht nach § 203 StGB und ärztlicher Berufsordnung. Patientendaten bleiben in Ihren Systemen, das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Patientendaten trainieren je ein fremdes Modell. Als Dienstleister sind wir mitwirkende Personen nach § 203 Absatz 4 StGB und unterschreiben die Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Der Datenfluss jedes Ablaufs ist offengelegt, damit Ihr Datenschutzbeauftragter ihn bewerten kann.
- Die IT-Sicherheitsrichtlinie der KBV gibt den Rahmen vor. Wir bauen innerhalb dieses Rahmens: keine Fremdgeräte im Praxisnetz, keine Umgehung des Konnektors, Zugänge nur für benannte Personen, Protokoll aller Zugriffe. Die Richtlinie nach § 75b SGB V beschreibt, was die Praxis absichern muss; der Ablauf fügt sich ein, statt eine Ausnahme zu brauchen, und die Dokumentation dafür liefern wir mit.
- Die Dokumentationspflicht nach § 630f BGB verlangt ärztliche Einträge. Deshalb schreibt der Ablauf nichts selbst in die Akte. Er legt Vorschläge vor: Diagnose aus dem Arztbrief, Medikationsänderung, Kontrolltermin. Der Arzt gibt frei, und erst dann steht es in der Akte, mit Protokoll, wer wann freigegeben hat. Das ist nachvollziehbarer als ein handschriftlicher Übertrag vom Fax.
- Praxissoftware und Telematikinfrastruktur sind geschlossen. Richtig, und daran rütteln wir nicht. Wir arbeiten über die Wege, die vorgesehen sind: GDT und LDT für Befunde, PDF-Import, KIM-Postfach, Export der Abrechnungsdaten, Schnittstellen der Terminportale. Was die Schnittstelle nicht hergibt, läuft als Vorbereitung neben dem System und wird dort eingespielt, wo die Praxissoftware es erwartet.
- Die MFA hat keine Zeit, noch ein System zu lernen. Sie bekommt keins. Der Ablauf arbeitet in dem, was es gibt: Die vorbereitete Akte erscheint in der Praxissoftware, die Antwortentwürfe im Postfach, die Abrechnungsliste als Vorgang. Was sich ändert, ist die Reihenfolge: statt Dokumente zu suchen und abzutippen, prüft die MFA Vorschläge und gibt frei.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Mechanismus hinter dem Tresen, viele Eingänge aus vielen Kanälen, die jemand zuordnen und beantworten muss, haben wir für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten gebaut: Anfragen aus einem Sammelpostfach werden automatisch nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite übergeben, eine Wissensdatenbank aus der eigenen Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und reicht an Menschen weiter, wenn sie nicht sicher ist. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent, ohne dass jemand im Service dazukam.
Was dort schiefging: Die Zuordnungsregeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. In einer Praxis sind die Grenzfälle Patienten mit gleichem Namen und Briefe ohne Geburtsdatum; die Regel dafür legen wir in der ersten Woche fest, und Antworten an Patienten sind kurz, weil der Entwurf kurz ist.
Preise
Preise für Arztpraxen, MVZ und Praxisnetze
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Arztbriefe und Befunde lesen und dem Patienten zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Arztpraxen, MVZ und Praxisnetzen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Patientendaten überhaupt durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Arztbriefe, Anfragen und Abrechnungsdaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Patientendaten trainieren ein fremdes Modell, und die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB unterschreiben wir. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das medatixx oder die Praxissoftware von CGM?
Nein. Die Praxissoftware bleibt die Akte, die Abrechnung und der zertifizierte Zugang zur Telematikinfrastruktur. Der Ablauf übernimmt, was davor liegt und heute von Hand passiert: Dokumente lesen und zuordnen, Anfragen sortieren, Abrechnungsfälle vor dem Lauf prüfen, Listen für Recall ziehen. Er schreibt über Import und Schnittstelle dorthin, wo die Software es erwartet, und nur nach Freigabe.
Lohnt sich das für eine Einzelpraxis mit sechs Mitarbeitern?
Als eigener Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Kreis wird größer über den Träger, die Berufsausübungsgemeinschaft oder das Praxisnetz: Wenn ein Netz mit dreißig Praxen und derselben Praxissoftware den Ablauf für den Posteingang einmal baut, trägt er sich auch für die einzelne Praxis. Eine erste Einschätzung gibt der Potenzial-Check in zehn Minuten.
Wer haftet, wenn der Ablauf einen Befund falsch zuordnet?
Die Verantwortung für die Akte bleibt beim Arzt, und der Ablauf ist so gebaut, dass sie dort bleibt: Jede Zuordnung ist ein Vorschlag mit dem Originaldokument daneben, jede Unsicherheit ist markiert, nichts steht ohne Freigabe in der Akte. Das Protokoll zeigt je Dokument, was vorgeschlagen und was freigegeben wurde. Im Parallelbetrieb der ersten Wochen prüft die MFA jeden Vorschlag, danach nur noch die markierten.
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.