Zielgruppe
Im arbeitsmedizinischen Dienst geht die Zeit nicht in die Untersuchung, sondern in die Listen der Kunden.
Ein überbetrieblicher Dienst mit 400 Mitarbeitern, 300 Kundenbetrieben und sechzig Betriebsärzten und Fachkräften für Arbeitssicherheit im Außendienst. Quentic für die Gefährdungsbeurteilungen, medatixx für die ärztliche Dokumentation, DocuWare für die Verträge, dazu 300 verschiedene Mitarbeiterlisten als Excel, die die Kunden einmal im Jahr schicken, mit Eintritten, Austritten und Tätigkeitswechseln. Eine Sachbearbeiterin legt Liste neben Gefährdungsbeurteilung, ermittelt je Beschäftigtem, welche Vorsorge nach ArbMedVV und welche Eignungsuntersuchung nach DGUV-Grundsätzen fällig ist, prüft gegen die letzte Untersuchung und schreibt Einladungen. Für einen Kunden mit 800 Beschäftigten dauert das zwei Tage. KI für Arbeitsmedizin fängt deshalb bei diesen Listen an: lesen, abgleichen, Anlässe ermitteln, und erst dann dem Arzt vorlegen, was er bestätigt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei arbeitsmedizinischen Diensten und Betriebsärzten am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei arbeitsmedizinischen Diensten und Betriebsärzten lohnen
Untersuchen, beurteilen und beraten ist ärztliche und sicherheitstechnische Arbeit. Alles davor und danach ist Listenabgleich, Terminlogistik und Bericht. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Untersuchungsanlässe ermitteln und Einladungen erzeugen
Mitarbeiterlisten der Kunden, Quentic, iManSys, medatixx, Microsoft 365
Ein Kunde mit 800 Beschäftigten schickt die Mitarbeiterliste als Excel, ein anderer als Export aus SAP, ein dritter als PDF. Der Ablauf liest jede Liste, gleicht sie mit der Gefährdungsbeurteilung des Betriebs und den Untersuchungsgrundsätzen ab, die der Dienst hinterlegt hat, ermittelt je Person, welche Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge und welche Eignungsuntersuchung fällig ist, vergleicht mit der letzten Untersuchung und erzeugt die Einladungsliste je Standort mit Terminvorschlag. Neue Tätigkeiten ohne hinterlegte Regel und Personen ohne Treffer in der Akte sind markiert. Der Betriebsarzt bestätigt die Anlässe, bevor eine Einladung hinausgeht.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Vorsorge- und Eignungsbescheinigungen vorbereiten und übermitteln
medatixx, CGM M1 Pro, Vorlagen, Kundenportal, DocuWare
Nach einem Untersuchungstag mit dreißig Beschäftigten entstehen dreißig Bescheinigungen, je nach Anlass in unterschiedlicher Form: Vorsorgebescheinigung für den Arbeitgeber ohne Befund, Eignungsbescheinigung mit Ergebnis, Mitteilung an den Beschäftigten. Der Ablauf nimmt die Untersuchungsdaten, wählt die passende Vorlage, füllt sie und legt alle dreißig dem Arzt zur Unterschrift vor. Nach der Freigabe stellt er sie dem Betrieb über das Portal zu, trägt die Fristen für die nächste Vorsorge ein und legt die Kopien ab. Was der Arbeitgeber bekommt, enthält keinen Befund, und das prüft eine eigene Regel.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Betriebsbegehungen protokollieren und Maßnahmen nachhalten
Fotos und Notizen vom Tablet, Quentic, iManSys, Microsoft 365
Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit begeht an einem Tag zwei Betriebe und bringt vierzig Fotos, Sprachnotizen und eine Mängelliste auf Papier zurück; der Bericht entsteht abends oder am Wochenende. Der Ablauf liest Notizen und Fotos, ordnet sie Betrieb, Bereich und Gefährdung zu, schreibt den Begehungsbericht nach der Gliederung des Dienstes, legt die Maßnahmen mit Verantwortlichem und Frist im Arbeitsschutz-System an und erinnert nach festen Regeln an überfällige Punkte. Die Fachkraft prüft Bericht und Einstufung und gibt frei; der Kunde bekommt den Bericht am nächsten Tag statt in drei Wochen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Kundenanfragen zu Terminen, Nachweisen und Pflichten sortieren und beantworten
Sammelpostfach, Kundenportal, Telefonie, DocuWare, medatixx
300 Kunden schreiben an ein Sammelpostfach: Wann ist die nächste Vorsorge für Herrn X, brauchen wir für den neuen Gabelstaplerfahrer eine Untersuchung, schicken Sie uns den Nachweis für die Berufsgenossenschaft, wer ist unser Betriebsarzt nach dem Wechsel. Der Ablauf ordnet jede Anfrage Kunde, Vertrag und Thema zu, beantwortet Fragen zu Terminen, Fristen und Nachweisen aus den Systemen als Entwurf, legt medizinische Fragen ohne Vorschlag beim Arzt ab und erinnert, wenn eine Antwort offen bleibt. Gesendet wird, was der Innendienst freigibt. Befunde gibt der Ablauf nie heraus, auch nicht auf Nachfrage des Arbeitgebers.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Einsatzzeiten planen und Jahresberichte zusammenstellen
Zeiterfassung, Vertragsdaten in DocuWare, Quentic, Excel, Buchhaltung
Für jeden Kunden ergibt sich aus Beschäftigtenzahl und Betreuungsgruppe nach DGUV Vorschrift 2 eine Grundbetreuung in Stunden, dazu betriebsspezifische Anteile, und am Jahresende will jeder Kunde wissen, was geleistet wurde. Der Ablauf liest Vertragsdaten, Einsatzzeiten und Untersuchungsdaten, vergleicht Soll und Ist je Kunde, markiert Betriebe, die unter oder über dem Kontingent liegen, und schreibt den Jahresbericht je Kunde nach der Gliederung des Dienstes: Einsätze, Untersuchungen, Begehungen, Maßnahmen, Empfehlungen für das nächste Jahr. Die Zahlen prüft die Einsatzleitung, den Text der zuständige Arzt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei arbeitsmedizinischen Diensten und Betriebsärzten
Ein Arbeitsschutz-System für Gefährdungen und Maßnahmen, eine Arztsoftware für die Befunde, ein Dokumentensystem für Verträge, und auf der anderen Seite 300 Kunden mit 300 verschiedenen Personalsystemen. Dazwischen liegt die Handarbeit.
- Arbeitsschutz und GefährdungsbeurteilungQuentic, iManSys, SAP EHS, Excel
- Ärztliche Dokumentationmedatixx, CGM M1 Pro, Betriebsarztsoftware mit Vorsorgekartei
- Personalsysteme der KundenSAP SuccessFactors, Personio, Mitarbeiterlisten als Excel, Exporte aus Lohnprogrammen
- Dokumente und VerträgeDocuWare, SharePoint, Scanstrecke, Kundenportal
- Kommunikation und EinsatzplanungMicrosoft 365, Exchange, Telefonie, Zeiterfassung, Terminplanung
Einwände
Was bei arbeitsmedizinischen Diensten und Betriebsärzten besonders zählt
Was arbeitsmedizinische Dienste zuerst einwenden, meist aus Schweigepflicht und Unabhängigkeit, und was wir darauf antworten.
- Schweigepflicht nach § 203 StGB gilt auch gegenüber dem Arbeitgeber. Deshalb trennt der Ablauf technisch, was heute der Arzt im Kopf trennt: Befund und Diagnose bleiben in der Arztsoftware, der Arbeitgeber bekommt nur die Bescheinigung, und eine eigene Prüfregel verhindert, dass ein Befundfeld in ein Dokument für den Betrieb gelangt. Als Dienstleister sind wir mitwirkende Personen nach § 203 Absatz 4 StGB und verpflichten uns schriftlich zur Verschwiegenheit.
- Die ArbMedVV trennt Vorsorge und Eignungsuntersuchung. Diese Trennung ist eine Regel im Ablauf, keine Nebensache. Vorsorgeanlässe und Eignungsanlässe werden getrennt ermittelt, getrennt dokumentiert und in getrennten Vorlagen bescheinigt. Der Betriebsarzt bestätigt die Einstufung je Anlass, bevor eine Einladung oder Bescheinigung entsteht, und das Protokoll zeigt, wer wann eingestuft hat.
- Gesundheitsdaten und Beschäftigtendatenschutz nach § 26 BDSG. Untersuchungsdaten bleiben in Ihren Systemen, das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Daten trainieren je ein fremdes Modell. Die Mitarbeiterlisten der Kunden werden nur für die Anlassermittlung gelesen und nicht mit den Befunden zusammengeführt. Den Datenfluss jedes Ablaufs legen wir offen, damit Ihr Datenschutzbeauftragter und Ihre Kunden ihn prüfen können.
- Die Unabhängigkeit des Betriebsarztes nach § 8 ASiG. Der Ablauf gibt dem Arzt Material, keine Weisung: Listen, Vorschläge, Entwürfe. Welche Untersuchung nötig ist, ob eine Eignung vorliegt und was dem Betrieb empfohlen wird, entscheidet der Arzt. Der Dienst legt die Regeln fest, nicht der Kunde, und jede Regeländerung ist dokumentiert.
- Unsere Systeme und die Systeme der Kunden dürfen nicht vermischt werden. Sie werden es nicht. Der Ablauf liest Listen, die der Kunde schickt, und schreibt nichts in Kundensysteme zurück. Was zum Kunden geht, sind Bescheinigungen, Berichte und Einladungen über den vereinbarten Weg, meist das Portal. Je Kunde ist dokumentiert, welche Daten ankommen, was daraus wird und was zurückgeht.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Mechanismus eines Dienstleisters, der für viele Kunden wiederkehrende Pflichten nachhält, Zeiten erfasst und Nachweise liefert, betreiben wir im eigenen Haus: Dieser Fall sind wir selbst. Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, eingehende Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, und nächtliche Prüfungen der Kundensysteme melden nur Abweichungen, nicht Zustände.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten; und die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung. Im arbeitsmedizinischen Dienst wäre das die Regel, dass die Fristenliste nur meldet, was sich seit gestern geändert hat, und dass der Jahresbericht in der Sprache des Personalleiters steht, nicht in Grundsatznummern.
Preise
Preise für Arbeitsmedizinische Dienste und Betriebsärzte
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Untersuchungsanlässe ermitteln und Einladungen erzeugen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von arbeitsmedizinischen Diensten und Betriebsärzten
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Untersuchungsdaten und Mitarbeiterlisten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Anlassermittlung, Bescheinigungen und Berichte bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Daten trainieren ein fremdes Modell, Befunde und Kundenlisten bleiben getrennt, und die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB unterschreiben wir. Die Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Quentic, iManSys oder unsere Arztsoftware?
Nein. Das Arbeitsschutz-System bleibt der Ort für Gefährdungen und Maßnahmen, die Arztsoftware bleibt die Akte. Der Ablauf übernimmt, was heute zwischen ihnen und den Kundenlisten von Hand passiert: Anlässe ermitteln, Vorlagen füllen, Berichte schreiben, Soll und Ist vergleichen. Er schreibt dorthin, wo das System es erwartet, über Import und Schnittstelle, und nur nach Freigabe.
Lohnt sich das für eine Betriebsarztpraxis mit acht Mitarbeitern?
Als eigener Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Kreis wird größer über den Verbund oder den überbetrieblichen Dienst, dem die Praxis angeschlossen ist: Wer dieselbe Anlassermittlung für 300 Kundenbetriebe betreibt, hat die Menge, die den Umbau trägt. Eine erste Einschätzung für Ihr Haus gibt der Potenzial-Check in zehn Minuten.
Wie viel Zeit kostet das den Dienst intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit der Einsatzleitung, einer Sachbearbeiterin aus dem Innendienst und einem Betriebsarzt. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner, der die Untersuchungsgrundsätze bestätigt und Zugänge freigibt. Dann läuft der Ablauf für zehn Kunden parallel: die Sachbearbeiterin prüft jeden ermittelten Anlass gegen ihre eigene Liste, danach nur noch die markierten Fälle, und erst dann kommen die übrigen Kunden dazu.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Arbeitsmedizin
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.