Zielgruppe
Beim Kosmetikhersteller frisst nicht die Entwicklung die Zeit, sondern die Akte, die zu jedem Produkt gehört.
Ein Hersteller von Naturkosmetik und Lohnfertiger für drei Handelsmarken, 220 Mitarbeiter, 120 Produkte in sechs Sprachen: SAP Business One für Einkauf und Produktion, Coptis für Rezepturen, Akeneo für die Produktdaten im Shop und beim Handel, ein Ordner je Produkt für die Produktinformationsdatei. Ein Rohstofflieferant stellt die Bezugsquelle eines Emulgators um, und die Regulatory-Mitarbeiterin sitzt zwei Wochen daran: welche der 120 Rezepturen enthalten ihn, wie ändert sich die INCI-Liste, welche Etiketten, Shoptexte und Datenblätter in sechs Sprachen sind betroffen, was muss in die Sicherheitsbewertung. Daneben beantwortet der Kundenservice zum zwanzigsten Mal, ob das Produkt vegan ist und woher das Arganöl kommt. KI für Kosmetikhersteller fängt deshalb bei dieser Akte an: lesen, verknüpfen, Betroffenheit ermitteln und das Nachziehen vorbereiten.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Kosmetik- und Körperpflegeherstellern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Kosmetik- und Körperpflegeherstellern lohnen
Rezeptur, Sicherheitsbewertung und Freigabe bleiben bei Ihren Fachleuten. Das Zusammentragen und Nachziehen der Dokumente lässt sich in Menge erledigen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Rohstoffdokumente der Lieferanten lesen und mit der Rezeptur verknüpfen
Lieferantenpostfach, Coptis, Cosmetri, SAP Business One
Für 400 Rohstoffe liegen je Lieferant Spezifikation, Allergenerklärung, IFRA-Zertifikat, Analysenzertifikat und Erklärungen zu Herkunft und Tierversuchsfreiheit vor, als PDF per Mail, oft ohne Hinweis, was sich gegenüber der Vorversion geändert hat. Der Ablauf liest jedes Dokument, ordnet es dem Rohstoff zu, vergleicht es mit der Vorversion, benennt die Änderungen und ermittelt aus der Rezepturdatenbank die betroffenen Produkte. Die Regulatory-Abteilung bekommt eine Liste: Rohstoff, Änderung, betroffene Rezepturen, abgelaufene Dokumente. Sie entscheidet, was in die Akte geht.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Produktinformationsdateien zusammenstellen und auf Vollständigkeit prüfen
Coptis, DMS, Laborberichte als PDF, Sicherheitsbewertung
Die Produktinformationsdatei je Produkt verlangt Rezeptur, Rohstoffspezifikationen, Herstellbeschreibung, Stabilitäts- und Konservierungsbelastungstest, Verpackungsdaten, Sicherheitsbewertung und Wirksamkeitsnachweise für Werbeaussagen. Bei 120 Produkten und 400 Rohstoffen liegen diese Unterlagen in vier Systemen und zwei Ordnerstrukturen. Der Ablauf stellt die Akte je Produkt aus den aktuellen Dokumenten zusammen, prüft gegen eine Pflichtliste, was fehlt oder veraltet ist, und meldet, wenn eine Rohstoffänderung eine Position ungültig gemacht hat. Die verantwortliche Person gibt die Akte frei und bleibt verantwortlich.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
INCI-Listen und Etikettentexte bei Rezepturänderungen nachziehen
Coptis, Akeneo, Etikettensoftware, Übersetzungsspeicher, Shopware
Eine Rezepturänderung bei einem Produkt zieht Änderungen an zwanzig Stellen nach sich: INCI-Liste nach der Reihenfolge der Konzentration, Etikett, Faltschachtel, Shoptext, Händlerdatenblatt, Warnhinweise, in sechs Sprachen. Der Ablauf leitet aus der neuen Rezeptur die INCI-Reihenfolge ab, ermittelt alle Stellen, an denen die alte Liste steht, und legt je Stelle alte und neue Fassung nebeneinander, inklusive Sprachfassungen nach Terminologieliste. Regulatory gibt die Liste frei, Marketing die Texte, dann werden die Daten in Akeneo und Shop eingespielt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Kundenanfragen zu Inhaltsstoffen, Tierversuchen und Herkunft beantworten
Kundenservice-Postfach, Akeneo, Coptis, Shopware
Der Kundenservice bekommt im Monat 500 Fragen von Endkunden, Händlern und Bloggern: ist das vegan, enthält es Palmöl, woher kommt die Sheabutter, ist es in der Schwangerschaft geeignet, verträgt es sich mit einer Nussallergie. Der Ablauf erkennt Produkt und Frage, holt die Antwort aus Rezeptur, Rohstofferklärungen und bereits freigegebenen Antworten und legt einen Entwurf mit Quelle vor. Fragen, die eine Aussage über Wirkung oder Gesundheit verlangen, markiert er und gibt sie an die Fachabteilung. Gesendet wird nach Freigabe des Kundenservice.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Lohnherstellungsanfragen erfassen und Angebote vorbereiten
Vertriebspostfach, SAP Business One, Coptis, Verpackungslieferanten-Preislisten
Im Monat kommen 30 Anfragen von Marken, die ein Produkt herstellen lassen wollen: eine Idee, ein Wunsch nach Zertifizierung, eine Stückzahl, manchmal eine Wettbewerbsprobe. Der Ablauf liest die Anfrage, ordnet sie bestehenden Rahmenrezepturen und früheren Angeboten zu, prüft Mindestmengen, mögliche Verpackungen und Zertifizierungswege und legt dem Vertrieb eine Angebotsvorlage mit offenen Fragen vor. Was Ihre Linie nicht abdeckt, etwa eine Darreichungsform ohne Anlage, markiert er. Preis und Zusage bleiben beim Vertrieb.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Kosmetik- und Körperpflegeherstellern
Das ERP trägt Einkauf und Produktion, die Rezeptursoftware das Produkt, das PIM die Daten für Shop und Handel. Die Akte dazwischen lebt in Ordnern und Postfächern.
- ERPSAP Business One, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365
- Rezeptur und RegulatoryCoptis, Cosmetri, Specpage, ChemGes, CPNP-Portal
- Produktdaten und HandelAkeneo, atrify, Shopware, Händlerportale
- DokumenteDMS, Produktinformationsdateien in Ordnerstrukturen, Laborberichte als PDF
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Kundenservice-Postfach, Ticketsysteme
Einwände
Was bei Kosmetik- und Körperpflegeherstellern besonders zählt
Die Einwände, die bei Kosmetikherstellern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Die Kosmetikverordnung verlangt Produktinformationsdatei, Notifizierung und Sicherheitsbewertung durch Fachpersonen. Der Ablauf ersetzt keine davon. Er stellt die Akte aus den aktuellen Dokumenten zusammen, prüft gegen die Pflichtliste und meldet Lücken. Die Sicherheitsbewertung schreibt weiterhin die qualifizierte Person, die Notifizierung im CPNP macht Ihre Regulatory-Abteilung, und die verantwortliche Person bleibt verantwortlich. Was der Ablauf ändert, ist die Zeit bis zur vollständigen Akte.
- Werbeaussagen unterliegen der Claims-Verordnung. Deshalb erzeugt der Ablauf keine Werbetexte frei, sondern zieht freigegebene Formulierungen nach, wenn sich Rezeptur oder Sprache ändern, und markiert jede Aussage, die über die hinterlegte Liste belegter Claims hinausgeht. Ob "klinisch bestätigt" auf das Etikett darf, entscheidet Ihre Fachabteilung mit dem Wirksamkeitsnachweis, nicht der Ablauf.
- Rezepturen sind Betriebsgeheimnis, erst recht in der Lohnherstellung. Rezepturen Ihrer Kunden und Ihre eigenen verlassen das Haus nicht. Abläufe mit Rezepturbezug laufen mit Modellen auf Ihren Servern oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, Mandanten bleiben getrennt, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Der Datenfluss je Ablauf steht schriftlich fest, bevor gebaut wird.
- REACH für Rohstoffe, Verpackungsgesetz für Primärverpackungen. Beides sind Dokumentenpflichten, und die sind für einen Ablauf das Heimspiel: Er sammelt die REACH-Erklärungen der Lieferanten, meldet abgelaufene, und führt die Verpackungsdaten je Artikel mit Material und Gewicht für die Meldung an das Register zusammen. Die Meldung selbst gibt Ihr Fachbereich frei.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Nachziehen eines ganzen Textbestands in vielen Sprachen nach einer Regel kennen wir aus der Energietechnik: Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand auf zehn Live-Domains, markiert Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, schlägt Umformulierungen nach dem Redaktionsleitfaden vor, und die Service-Inhalte laufen in elf Sprachen. Jede Stelle gibt ein Mensch frei. INCI-Listen und Etikettentexte in sechs Sprachen nach einer Rezepturänderung sind derselbe Fall mit strengerer Regel.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer, das Regelwerk musste nachgeschärft werden. Und die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für Kosmetik heißt das: Die Terminologie je Sprache, von Warnhinweisen bis zu INCI-Schreibweisen, gehört in die erste Woche, und die Liste der freigegebenen Werbeaussagen legt Ihre Regulatory-Abteilung fest, bevor der Ablauf den ersten Text anfasst.
Preise
Preise für Kosmetik- und Körperpflegehersteller
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Rohstoffdokumente der Lieferanten lesen und mit der Rezeptur verknüpfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Kosmetik- und Körperpflegeherstellern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Rezepturen und Kundendaten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Für Abläufe mit Rezepturen, auch denen Ihrer Lohnherstellungskunden, bauen wir mit Modellen auf Ihren Servern oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Für Kundenfragen ohne Rezepturbezug kann ein Cloud-Modell genügen. Die Entscheidung fällt je Ablauf, die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Coptis oder Cosmetri?
Nein. Rezeptur, INCI-Berechnung und Regulatory-Daten bleiben in der Fachsoftware, die dafür geprüft ist. Der Ablauf setzt davor und daneben an: eingehende Lieferantendokumente lesen und zuordnen, die Akte aus mehreren Systemen zusammenstellen, Texte an allen Stellen nachziehen, Kundenfragen aus den Daten beantworten. Wo eine Funktion in Ihrer Fachsoftware schon reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit bindet das in der Regulatory-Abteilung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Akten heute führen: jemand aus Regulatory, jemand aus dem Kundenservice, jemand aus der IT für die Zugänge. Im Umbau braucht es einen Ansprechpartner, der die Pflichtliste je Akte und die Liste freigegebener Aussagen bestätigt. Die ersten zwei Wochen laufen im Parallelbetrieb, danach prüft Regulatory nur noch die markierten Änderungen.
Lohnt sich das für einen Hersteller mit 30 Mitarbeitern und 40 Produkten?
Selten als eigener Umbau zum Festpreis, das sagen wir offen. Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet es sich meist nur bei vielen Produkten, Sprachen oder Lohnherstellungskunden. Für kleinere Marken lohnt der Weg über den Lohnhersteller, der denselben Ablauf für mehrere Marken betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Kosmetikhersteller
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.