Zielgruppe
Vor dem Pitch geht die Nacht nicht in die Idee, sondern in die Kalkulationstabelle.
Eine Eventagentur mit 80 Beschäftigten, im Herbst 200 mit Freien, HubSpot für Kunden und Pitches, Rentman für Technik und Crew, Cvent für die Teilnehmer, dazu Microsoft 365 und eine Kalkulationsvorlage in Excel, die seit zehn Jahren gewachsen ist. Drei Tage vor der Abgabe eines Pitches sitzen drei Leute bis nachts: 40 Angebote von Locations, Technik, Catering, Künstlern und Hotels liegen als PDF im Postfach, jedes anders aufgebaut, und jede Position muss in die Kalkulation. Daneben läuft die Anmeldung einer Konferenz mit 1.200 Teilnehmern, und das Projektpostfach füllt sich mit Fragen zu Rechnung, Hotel und Programm. KI für Eventagenturen setzt deshalb nicht beim Konzept an, sondern bei der Tabelle, dem Postfach und der Rechnungsprüfung nach der Veranstaltung.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Eventagenturen und Veranstaltern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Eventagenturen und Veranstaltern lohnen
Das Produkt der Agentur ist die Veranstaltung und die Idee dahinter. Alles andere ist Übertragen, Nachfragen und Abgleichen, und das meiste davon liegt im Postfach. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Dienstleisterangebote vergleichen und in die Kalkulation übertragen
Sammelpostfach, Excel-Kalkulation, Rentman, HubSpot
40 Angebote für einen Pitch, von der Location über Bühnentechnik bis zum Shuttle, jedes als PDF mit eigener Gliederung, Nettopreisen, Pauschalen und Optionen. Der Ablauf liest jedes Angebot, erkennt Positionen, Mengen, Einzel- und Pauschalpreise, Gültigkeit und Stornobedingungen, ordnet sie den Gewerken der hauseigenen Kalkulationsvorlage zu und stellt konkurrierende Angebote nebeneinander. Markiert wird, was fehlt oder abweicht: keine Angabe zur Umsatzsteuer, Aufbauzeiten außerhalb des Zeitfensters, Preise ohne Gültigkeit. Welches Angebot in den Pitch kommt, entscheidet die Projektleitung; die Zahlen stehen vorher da.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Teilnehmeranfragen erkennen und nach Vorlage beantworten
Cvent, doo, Projektpostfach, Microsoft 365
Eine Konferenz mit 1.200 Teilnehmern erzeugt in den sechs Wochen vor dem Termin mehrere hundert Mails: Rechnung mit anderer Anschrift, Hotelwechsel, Umbuchung auf eine Kollegin, Frage zum Programm, Anreise. Der Ablauf erkennt das Anliegen, ordnet die Mail dem Teilnehmer im Anmeldesystem zu, prüft dort den Stand und schreibt den Antwortentwurf nach der Vorlage des Projekts, in der Sprache des Teilnehmers. Markiert wird, was nicht nach Vorlage geht: Stornowunsch nach Frist, Rückfragen zu Barrierefreiheit, Beschwerden. Die Projektassistenz gibt Entwürfe stapelweise frei und bearbeitet die markierten selbst.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Ablaufpläne und Dienstleisterbriefings aus Projektdaten zusammenstellen
Rentman, Projektpostfach, SharePoint, Excel
Zwei Wochen vor der Veranstaltung existiert der Ablauf in zwanzig Mails, drei Excel-Versionen und den Köpfen zweier Projektleiter. Der Ablauf liest Projektdaten, Buchungen in Rentman, Mailverkehr mit Dienstleistern und den letzten Stand der Regie und erzeugt daraus Ablaufplan, Aufbauplan und Briefing je Dienstleister: Zeiten, Ansprechpartner, Anlieferung, Technikanforderungen. Markiert wird, was sich widerspricht, etwa zwei Gewerke in derselben Stunde auf derselben Bühne, oder ein Dienstleister ohne bestätigte Zeit. Die Projektleitung prüft und versendet; der Ablauf hält die Fassungen auseinander.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Dienstleisterrechnungen gegen Angebot und Leistungsnachweis prüfen
Sammelpostfach, Excel-Kalkulation, Rentman, DATEV
Nach einer großen Veranstaltung kommen 60 bis 90 Rechnungen von Dienstleistern und Freien, oft mit Nachträgen für Überstunden, Zusatzmaterial oder Transport. Der Ablauf liest jede Rechnung, ordnet sie dem Projekt und dem Angebot zu, vergleicht Positionen, Mengen und Preise mit Angebot, Auftrag und Crewplan und bereitet die Weiterberechnung an den Kunden in dessen Struktur vor. Markiert wird, was nicht beauftragt, doppelt oder ohne Nachweis ist. Die Projektleitung gibt Rechnungen stapelweise frei und entscheidet die markierten; die Buchhaltung bekommt einen geprüften Stapel statt eines Postfachs.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Briefings lesen und den Angebotsrahmen aus früheren Projekten vorbereiten
HubSpot, SharePoint, Projektarchiv, Excel-Kalkulation
Ein Konzern schickt ein Briefing von 25 Seiten mit Zielen, Zielgruppe, Budgetkorridor, Terminen, Nachhaltigkeitsanforderungen und Ausschlusskriterien. Der Ablauf liest das Briefing, bringt die Anforderungen in die hauseigene Checkliste, formuliert die Rückfragen vor dem Kick-off und sucht im Projektarchiv die drei nächstliegenden Projekte mit damaliger Kalkulation, Dienstleistern und Lehren aus der Nachbesprechung heraus. Markiert wird, was im Briefing fehlt oder sich widerspricht. Das Konzept schreibt das Kreativteam; es beginnt mit einem vollständigen Rahmen statt mit der Suche nach dem letzten ähnlichen Projekt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Eventagenturen und Veranstaltern
Teilnehmer, Technik, Kunden und Zahlen liegen in vier Systemen, die Angebote und Rechnungen der Dienstleister in keinem. Dazwischen liegt die Kalkulations-Excel, und dort entsteht die Nachtschicht.
- TeilnehmermanagementCvent, XING Events, Eventbrite, doo, Sweap
- Technik, Material und CrewRentman, easyjob, Excel-Dispositionen, Crewplanungen
- Kunden und PitchesHubSpot, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive, Projektarchive
- Projektarbeit und KommunikationMicrosoft 365, SharePoint, Teams, Sammelpostfächer
- Kalkulation und BuchhaltungExcel-Kalkulationsvorlagen, DATEV, Lexware, sevdesk
Einwände
Was bei Eventagenturen und Veranstaltern besonders zählt
Die Einwände, die in Eventagenturen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Versammlungsstättenverordnung und Sicherheitskonzept: die Verantwortung liegt beim Veranstalter. Und sie bleibt dort. Die Abläufe oben erstellen keine Sicherheitskonzepte und entscheiden nichts zu Fluchtwegen, Kapazitäten oder Brandschutz. Sie können einen Ablaufplan auf Widersprüche prüfen und markieren, wenn im Briefing eine Besucherzahl steht, die über der genehmigten Kapazität der Location liegt. Die Bewertung trifft die Projektleitung mit dem Betreiber.
- Teilnehmerdaten und Fotos: Einwilligungen müssen dokumentiert sein. Teilnehmerdaten bleiben im Anmeldesystem; der Ablauf greift je Anfrage auf den einzelnen Datensatz zu und speichert nichts dauerhaft außerhalb. Fotos sortiert oder veröffentlicht keiner der Abläufe. Das Modell läuft nach Ihrer Wahl im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Daten trainieren ein fremdes Modell.
- Künstlersozialabgabe auf Honorare an selbständige Künstler und Kreative. Der Ablauf bei der Rechnungsprüfung kann Rechnungen von Künstlern und Kreativen anhand Ihrer Regeln kennzeichnen und für die Meldung nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz in einer Liste sammeln, mit Betrag und Projekt. Ob eine Leistung abgabepflichtig ist, entscheidet Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerberater; der Ablauf sorgt dafür, dass nichts im Stapel untergeht.
- GEMA und Urheberrecht bei Musik, Bildern und Texten. Keiner der Abläufe erzeugt Musik, Bilder oder Programmtexte für Veranstaltungen. Ablaufpläne und Briefings sind interne Arbeitsdokumente aus Ihren eigenen Daten. Wenn ein Ablauf eine Liste der eingesetzten Musiktitel aus Regie und Technikplan für die GEMA-Meldung zusammenstellen soll, geht das; die Meldung selbst gibt Ihre Produktionsleitung ab.
- Budgets und Pitches sind vertraulich; Agenturverträge enthalten Geheimhaltungsklauseln. Deshalb entscheiden Sie je Ablauf, wo das Modell läuft. Für Pitch-Unterlagen und Kundenbudgets empfehlen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, mit der Sie die Geheimhaltungsklausel Ihres Kunden einhalten können. Die Datenwege sind dokumentiert, so dass Sie sie dem Kunden auf Nachfrage zeigen können.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Betrieb einer Agentur mit Projekten, Freien und Abrechnung nach Aufwand kennen wir aus unserem eigenen Haus: Dieser Fall sind wir selbst. Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet; Mails werden gelesen, Vorgängen zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt; Anrufe werden in Vorgänge überführt. Das sind dieselben Bausteine, die ein Projektpostfach mit Teilnehmerfragen und eine Rechnungsprüfung nach der Veranstaltung brauchen.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung an den Kunden und bekam die Regel „Rechnungstitel in Kundensprache“. In einer Eventagentur wäre das die Regel, dass die Weiterberechnung an den Kunden in den Gewerken und Begriffen seines Angebots steht, nicht in den Positionen der Dienstleisterrechnung. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umgestellt haben; dieselbe Regel gilt für Erinnerungen an offene Dienstleisterbestätigungen.
Preise
Preise für Eventagenturen und Veranstalter
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Dienstleisterangebote vergleichen und in die Kalkulation übertragen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Eventagenturen und Veranstaltern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Teilnehmerdaten und Kundenbudgets durch ein Modell laufen?
Ja, wenn Sie festlegen, wo das Modell läuft, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag das regelt. Für Teilnehmerdaten und Pitch-Budgets bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Der Ablauf verarbeitet je Anfrage nur den betroffenen Datensatz und speichert nichts dauerhaft außerhalb Ihres Anmeldesystems. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Cvent, Rentman oder unsere Kalkulationsvorlage?
Nein. Die Systeme bleiben, der Ablauf füllt sie. Die Kalkulationsvorlage ist meist über Jahre gewachsen und enthält Ihr Wissen über Margen und Gewerke; der Ablauf trägt die Positionen aus den Angeboten dort ein, wo sie hingehören. Wo eine Funktion des Anmeldesystems bereits reicht, etwa automatische Bestätigungen, sagen wir das in der Analyse.
Wie läuft das in einer Agentur, in der im Herbst niemand Zeit hat?
Die Analyse legen wir in eine ruhigere Phase: drei Tage mit Projektleitung, Projektassistenz und Buchhaltung. Der Umbau eines Ablaufs dauert vier bis sechs Wochen und braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. In der ersten Veranstaltung mit dem neuen Ablauf prüft die Assistenz jeden Entwurf, danach nur noch die markierten Fälle. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu.
Wir sind eine Agentur mit 15 Festen und vielen Freien. Lohnt sich das?
Selten, und das sagen wir vorher. Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis meist nicht, auch wenn die Saisonspitzen hart sind. Interessant wird es, wenn mehrere Agenturen eines Netzwerks oder eine Gruppe denselben Ablauf teilen, etwa die Rechnungsprüfung. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Eventagenturen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.