Zielgruppe
Auf dem Bau wird das Geld in Kalkulation und Nachtrag verdient, beides läuft nach Feierabend.
Ein Bauunternehmen mit 300 Mitarbeitern, zwölf parallelen Baustellen und einer Kalkulationsabteilung mit vier Leuten: Kalkulation und Abrechnung in Nevaris, Bautagesberichte und Stunden über 123erfasst, Mängel in PlanRadar, Pläne und Schriftverkehr in Ordnern auf dem Server. Freitag, 17 Uhr: Der Kalkulator hat ein Leistungsverzeichnis mit 800 Positionen als GAEB-Datei bekommen, Abgabe Montag. Er geht jede Position durch, sucht den passenden Ansatz aus früheren Projekten, fragt sich bei 60 Positionen, was der Planer gemeint hat, und sammelt Rückfragen in einer Mail, die er erst Montag früh schicken kann. Auf der Baustelle schreibt der Bauleiter gleichzeitig Regiestunden auf, die im Nachtrag landen sollen, wenn jemand Zeit findet, sie zu begründen. KI für Bauunternehmer fängt deshalb bei der GAEB-Datei und beim Bautagesbericht an: lesen, zuordnen, belegen, und der Kalkulator entscheidet über Preis und Rückfrage.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Bauunternehmen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Bauunternehmen lohnen
Ein Bauunternehmen verdient an der richtigen Kalkulation und am sauber belegten Nachtrag. Alles, was dazwischen abgetippt, gesucht und zusammengeheftet wird, kostet Marge. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Leistungsverzeichnisse aus GAEB lesen und Kalkulationsansätzen zuordnen
GAEB-Dateien, Nevaris, RIB iTWO, Stammleistungskatalog, Exchange
Ein Leistungsverzeichnis mit 800 Positionen kommt als GAEB-Datei, die Ansätze aus früheren Projekten liegen in Nevaris. Der Ablauf liest jede Position mit Kurz- und Langtext, Menge und Einheit, sucht in Ihren Stammpositionen und in den letzten 50 kalkulierten Projekten den passenden Ansatz und schlägt ihn mit Fundstelle vor. Positionen ohne Treffer, mit widersprüchlichem Text oder mit Mengen, die zum Plan nicht passen, markiert er und formuliert die Rückfrage an den Planer als Entwurf. Der Kalkulator bestätigt Ansätze stapelweise, kalkuliert die markierten selbst und entscheidet, welche Rückfragen gestellt werden.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Nachunternehmerangebote prüfen und Preisspiegel aufbauen
Exchange, Excel, Nevaris, Orca AVA, Vergabeplattformen
Für ein Projekt holt der Einkauf je Gewerk drei bis fünf Nachunternehmerangebote ein, als PDF mit eigener Gliederung, Pauschalen und Vorbehalten im Anschreiben. Der Ablauf liest die Angebote, ordnet ihre Positionen den Positionen des Leistungsverzeichnisses zu, baut den Preisspiegel auf und markiert, was abweicht: fehlende Positionen, Pauschalen statt Einheitspreise, abweichende Mengen, Vorbehalte im Text wie Bauzeit oder Vorleistungen. Der Einkäufer sieht den Preisspiegel mit Hinweisen statt fünf PDFs nebeneinander. Welcher Nachunternehmer beauftragt wird, entscheidet er; der Ablauf bereitet das Verhandlungsprotokoll vor.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Bautagesberichte, Fotos und Regiestunden zu Nachtragsbegründungen zusammenführen
123erfasst, Capmo, PlanRadar, Nevaris, Word
Auf zwölf Baustellen entstehen täglich Bautagesberichte, Fotos, Regiestundenzettel und Lieferscheine in der Baustellen-App. Wenn ein Nachtrag fällig ist, sucht jemand drei Tage lang zusammen, was dazu gehört. Der Ablauf liest Berichte, Fotos mit Zeitstempel und Stunden, ordnet sie dem Vorgang zu, der den Nachtrag auslöst, etwa einer Planänderung oder einer Behinderung, und baut die Begründung nach Ihrem Aufbau als Entwurf auf: Anlass, Schriftverkehr, Leistung, Nachweise. Lücken, etwa Regiestunden ohne Bautagesbericht am selben Tag, markiert er. Der Bauleiter prüft Inhalt und Preis, bevor der Nachtrag das Haus verlässt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Behinderungsanzeigen und Bedenkenanmeldungen aus Bauleiternotizen formulieren
123erfasst, Capmo, Exchange, Word, DMS
Der Bauleiter notiert in der App, dass die Vorunternehmerleistung fehlt oder der Plan nicht zur Baustelle passt. Daraus muss fristgerecht eine Behinderungsanzeige nach § 6 Absatz 1 VOB/B oder eine Bedenkenanmeldung nach § 4 Absatz 3 VOB/B werden, schriftlich und an den richtigen Empfänger. Der Ablauf liest die Notiz, erkennt den Vorgang, zieht Vertragsdaten, Empfänger und Bauzeitenplan heran und formuliert das Schreiben nach Ihrer Vorlage als Entwurf, mit Datum, Ursache und Auswirkung. Er erinnert, wenn ein Entwurf zwei Tage ungeprüft liegt. Versendet wird erst, wenn Bauleiter oder Oberbauleiter Inhalt und Versand freigeben.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Lieferscheine und Stundenzettel den Kostenstellen und Positionen zuordnen
123erfasst, Nevaris, BRZ, Scanstrecke, Lieferantenportale
Ein Bauunternehmen mit zwölf Baustellen bekommt monatlich 2.000 Lieferscheine und mehrere tausend Stundenzettel, die Kostenstelle und Position tragen sollen, damit die Baustelle weiß, wo sie steht. Heute macht das die Bauabrechnung von Hand, drei Wochen nach dem Monat. Der Ablauf liest Lieferscheine und Stunden, ordnet sie nach Baustelle, Lieferant, Material und Datum der passenden Kostenstelle und Position zu und markiert Abweichungen: Lieferschein ohne Bestellung, Stunden auf einer abgeschlossenen Position, Menge über Soll. Die Bauabrechnung bestätigt und sieht den Baustellenstand nach einer Woche statt nach drei.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Bauunternehmen
Kalkulation und Abrechnung laufen in der Bausoftware, die Baustelle meldet über Apps, der Schriftverkehr liegt in Mail und Ordnern. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- Kalkulation und AbrechnungNevaris, RIB iTWO, BRZ, Bau-SU, California.pro
- Ausschreibung und VergabeOrca AVA, GAEB-Dateien, Vergabeplattformen, Preisspiegel in Excel
- Baustelle123erfasst, Capmo, PlanRadar, Procore
- Pläne und ModelleAutodesk Revit, Allplan, BIM-Plattformen, Planserver
- Kommunikation und DokumenteMicrosoft 365, Exchange, SharePoint, Dateiserver, DMS
- KaufmännischDATEV, Microsoft Dynamics 365, SAP Business One, Lohnprogramme für Bau
Einwände
Was bei Bauunternehmen besonders zählt
Die Einwände, die in Bauunternehmen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Formvorschriften und Fristen nach VOB/B: ein Entwurf darf nichts ungeprüft versenden. Richtig, und so ist es gebaut. Der Ablauf formuliert, trägt Datum und Vorgang ein und erinnert an die Frist; versendet wird erst, wenn Bauleiter oder Oberbauleiter freigeben. Das Protokoll hält fest, wann der Entwurf entstand, wer ihn geändert hat und wer ihn freigab. Eine Behinderungsanzeige geht damit schneller raus, nicht unkontrollierter.
- Kalkulationen und Vergabeunterlagen sind vertraulich. Ihre Ansätze und Preise verlassen Ihre Systeme nicht. Für Kalkulation und Vergabe wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Datenfluss je Ablauf ist offengelegt. Welche Mitarbeiter welche Kalkulation sehen, regelt weiterhin Ihr Berechtigungskonzept.
- Bauleiter arbeiten mobil und unter Zeitdruck, nicht in einem weiteren Programm. Deshalb bauen wir nichts, was der Bauleiter öffnen muss. Der Ablauf liest aus 123erfasst, Capmo oder PlanRadar, was dort sowieso erfasst wird, und legt seine Entwürfe und Markierungen in Nevaris oder im Postfach ab, wo heute schon gearbeitet wird. Ein neues Programm gibt es nur, wenn die Analyse zeigt, dass es eines braucht.
- Die Haftung bleibt beim Unternehmen. Ja, und deshalb entscheidet bei Bedenkenanmeldung, Mängelrüge und Nachtrag ein Mensch über Inhalt und Versand. Der Ablauf macht die Entscheidung besser belegt: Jede Begründung trägt Bautagesbericht, Foto und Schriftstück, aus denen sie stammt. Vor Gericht zählt die Dokumentation, und die wird vollständiger.
- Jedes Projekt ist anders, da gibt es keine Regeln. Die Projekte sind verschieden, die Handgriffe nicht: GAEB lesen, Angebote vergleichen, Regiestunden belegen, Lieferscheine zuordnen. Die Analyse zeigt in drei Tagen, welche dieser Handgriffe bei Ihnen in Menge anfallen und welche wirklich projektspezifisch bleiben. Für letztere bauen wir nichts.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Belegen von Leistungen gegenüber dem Auftraggeber kennen wir aus unserem eigenen Betrieb, dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet. Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Das ist dieselbe Mechanik wie bei Regiestunden, die zur Nachtragsbegründung werden sollen: erfassen, dem Vorgang zuordnen, in der Sprache des Empfängers vorlegen, freigeben.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, seitdem gilt die Regel, dass der Rechnungstitel in Kundensprache steht. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Auf Bauunternehmen übersetzt: Eine Nachtragsbegründung steht in der Sprache des Auftraggebers und seines Vertrags, nicht in der des Poliers; und eine Erinnerung an offene Fristen kommt einmal und bei Änderung, nicht jeden Morgen als dieselbe Liste.
Preise
Preise für Bauunternehmer und Bauunternehmen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Leistungsverzeichnisse aus GAEB lesen und Kalkulationsansätzen zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Bauunternehmen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kalkulationen, Pläne und Vertragsunterlagen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Kalkulationen und Vergabeunterlagen sind Geschäftsgeheimnisse, Pläne oft Eigentum des Auftraggebers mit Weitergabeverbot; für diese Abläufe bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Nevaris, RIB iTWO oder die Baustellen-App?
Nein. Die Bausoftware kalkuliert und rechnet ab, die App erfasst auf der Baustelle; beides bleibt. Unsere Abläufe übernehmen, was zwischen den Systemen heute von Hand passiert: GAEB-Positionen Ansätzen zuordnen, Angebote vergleichen, Berichte zur Begründung zusammenführen, Lieferscheine kontieren. Geschrieben wird über Schnittstellen und Importformate, die Nevaris oder RIB vorsehen. Wo ein Modul des Herstellers dasselbe kann, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Kalkulation und die Bauleitung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: ein Kalkulator, ein Bauleiter, jemand aus der Bauabrechnung. Bauleiter brauchen danach nichts Neues zu lernen, weil der Ablauf aus der App liest, die sie schon nutzen. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die ersten zwei Ausschreibungen laufen parallel, danach prüft der Kalkulator nur noch die markierten Positionen.
Wir haben 35 Mitarbeiter und zwei Baustellen gleichzeitig. Lohnt sich das?
Mit zwei Baustellen und einem Kalkulator selten, das sagen wir offen; unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur, wenn ein einzelner Handgriff in großer Menge anfällt, etwa 40 Ausschreibungen im Jahr. Für kleinere Betriebe lohnt sich der Weg über eine Arbeitsgemeinschaft, eine Unternehmensgruppe oder die Kooperation mit einem Partnerbetrieb. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Bauunternehmer
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.