Zielgruppe
Im Handwerksbetrieb schreibt der Chef abends Angebote, weil tags die Baustelle ruft.
Ein Betrieb mit 90 Mitarbeitern, drei Gewerken unter einem Dach, Sanitär, Heizung und Elektro, und einem Büro mit vier Leuten: Aufträge und Rechnungen in Streit V.1, Stunden und Fotos über Craftnote, Mails in einem Sammelpostfach, das Telefon bei der Kollegin am Empfang. Auf dem Schreibtisch des Chefs liegt ein Stapel: 40 Anfragen aus Mail, Website und Anrufnotizen, darunter ein Notfall von gestern, drei Architekten mit Leistungsbeschreibung und ein Dutzend Privatkunden, die nur einen Termin wollen. Um 18 Uhr, nach der letzten Baustelle, fängt er an: sortieren, zurückrufen, Angebote aus Stammpositionen zusammenklicken, bis 21 Uhr. Was er nicht schafft, wartet bis zum nächsten Abend, und zwei Kunden haben dann schon woanders bestellt. KI für Handwerksbetriebe fängt bei diesem Stapel an: Anfragen lesen, nach Dringlichkeit und Gewerk sortieren, Angebotsentwürfe vorbereiten, und der Chef entscheidet in zwanzig Minuten statt in drei Stunden.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Handwerksbetrieben am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Handwerksbetrieben lohnen
Ein Handwerksbetrieb verdient an der Stunde des Monteurs und an der Marge auf Material. Alles, was im Büro liegen bleibt, kostet Aufträge oder Nerven. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Anfragen erfassen, nach Dringlichkeit und Gewerk sortieren und zuweisen
Sammelpostfach, Website-Formular, Telefonnotizen, Streit V.1, Craftnote
40 Anfragen am Tag über Mail, Website und Telefon: Rohrbruch, Heizung ausgefallen, Badsanierung, Wallbox, Wartungswunsch, Architektenanfrage mit Leistungsbeschreibung im Anhang. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Kunde, Gewerk, Dringlichkeit und Ort, prüft den Kundenstamm in Streit V.1, legt den Vorgang an und schlägt den zuständigen Monteur oder Projektleiter vor. Notfälle meldet er sofort an den Bereitschaftsdienst, Routineanfragen bekommen eine Eingangsbestätigung mit Terminvorschlag als Entwurf. Was unklar ist, etwa eine Anfrage ohne Adresse oder außerhalb Ihres Gebiets, markiert er. Der Chef sieht morgens eine sortierte Liste und gibt frei, was rausgeht.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Angebote aus Leistungsbeschreibungen mit den eigenen Stammpositionen vorbereiten
Exchange, Streit V.1, Hero, Stammpositionen, Großhandelspreise
Ein Architekt schickt für eine Badsanierung eine Leistungsbeschreibung mit 120 Positionen, ein Privatkunde drei Fotos und eine halbe Seite Wünsche. Der Ablauf liest beides, ordnet die beschriebenen Leistungen Ihren Stammpositionen zu, holt aktuelle Materialpreise vom Großhandel, schlägt Mengen und Montagezeiten aus vergleichbaren Aufträgen vor und baut das Angebot in Streit V.1 als Entwurf auf. Positionen ohne passende Stammposition, unklare Mengen und Sonderwünsche markiert er mit Rückfrage an den Kunden. Der Chef oder Projektleiter prüft Preise und Markierungen und gibt das Angebot frei. Ohne Freigabe geht kein Angebot raus.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Stundenzettel und Materialentnahmen den Aufträgen zuordnen
Craftnote, Streit V.1, pds, Lagerverwaltung, Excel
60 Monteure melden täglich Stunden, Fahrten und Material über die App, oft mit Freitext wie Keller Müller Heizung statt Auftragsnummer. Die Bürokraft ordnet am Monatsende drei Tage lang zu. Der Ablauf liest die Meldungen, erkennt aus Kunde, Ort, Datum und Monteur den Auftrag, bucht Stunden und Material als Vorschlag darauf und vergleicht laufend mit dem Angebot. Aufträge, bei denen die Stunden das Angebot überschreiten, Material ohne Auftrag und Tage ohne Meldung markiert er. Die Bürokraft bestätigt stapelweise, und der Chef sieht am Dienstag, welcher Auftrag aus dem Ruder läuft, nicht erst bei der Rechnung.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen
Scanstrecke, Exchange, Streit V.1, Großhandelsportale, DATEV
Vom Großhandel und von 40 weiteren Lieferanten kommen monatlich 600 Rechnungen, als PDF per Mail oder auf Papier, mit Positionen, die zu Bestellungen und Lieferscheinen auf verschiedenen Baustellen gehören. Der Ablauf liest jede Rechnung, sucht Bestellung und Lieferschein, vergleicht Menge, Preis und Rabatt mit der Vereinbarung und bucht die Positionen als Vorschlag auf die Aufträge in Streit V.1. Rechnungen ohne Bestellung, Preisabweichungen und doppelt gelieferte Positionen markiert er. Die Buchhaltung gibt die unauffälligen Rechnungen im Stapel frei und klärt nur die markierten. Zur Zahlung an DATEV geht, was freigegeben ist.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Wartungstermine und Zahlungserinnerungen vorbereiten und versenden
Streit V.1, Exchange, Kundenportal, Briefversand, DATEV
800 Wartungsverträge für Heizungen und Lüftungen, dazu offene Rechnungen, an die jemand erinnern müsste, wenn Zeit wäre. Der Ablauf liest aus Streit V.1, welche Wartungen im nächsten Monat fällig sind, erzeugt je Kunde Terminvorschlag und Anschreiben per Mail oder Brief und legt die Einsätze als Vorschlag in die Monteurplanung. Für überfällige Rechnungen bereitet er die Zahlungserinnerung mit Bezug auf Auftrag und Abnahme vor, in Ihrem Ton, nicht im Mahnformular. Kunden mit offener Reklamation oder laufendem Auftrag nimmt er aus und markiert sie. Versendet wird, was die Bürokraft freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Handwerksbetrieben
Die Handwerkersoftware ist das Buch des Betriebs, daneben laufen Baustellen-App, Postfach, Telefon und Großhandel. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- HandwerkersoftwareStreit V.1, Hero, pds, Taifun, KWP bnWin, Label Software
- Weitere HandwerkersoftwareMoser, TopKontor Handwerk, Sander & Doll, Lexware
- BaustelleCraftnote, Baustellen-Apps der Handwerkersoftware, Fotodokumentation, Zeiterfassung
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Telefonanlage, WhatsApp Business, Website-Formular
- EinkaufGroßhandelsportale, IDS-Connect, Herstellerportale, Lagerverwaltung
- KaufmännischDATEV, Lexware, Steuerberater-Schnittstellen, Online-Banking
Einwände
Was bei Handwerksbetrieben besonders zählt
Die Einwände, die in Handwerksbetrieben zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Gewährleistung hängt an sauberer Dokumentation, die Abnahme unterschreibt ein Mensch. Richtig, und genau dort hilft der Ablauf: Fotos, Stunden und Material aus der App hängen am Auftrag, bevor jemand sie sucht, und die Abnahme bleibt ein Termin mit Unterschrift. Bei einer Reklamation nach drei Jahren liegt die Dokumentation am Vorgang, statt auf dem Handy eines Monteurs, der nicht mehr im Betrieb ist.
- Das Büro ist klein, niemand hat Zeit für ein Projekt. Die Analyse braucht drei Tage von Chef und Bürokraft, mehr nicht. Danach brauchen wir einen Menschen, der Regeln entscheidet und Zugänge freigibt, Bau und Betrieb machen wir. Der Ablauf lernt Ihre Stammpositionen und Ihren Ton aus dem, was schon in Streit oder Hero liegt, nicht aus einem Workshop.
- Datenschutz bei Privatkunden, besonders bei Fotos aus Wohnungen. Fotos aus Wohnungen, Adressen und Zahlungsdaten sind personenbezogene Daten. Für Abläufe, die sie lesen, wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und Fotos verlassen Ihre Ablage nicht. Was der Ablauf liest und wofür, steht je Ablauf in einem Satz.
- Unsere Handwerkersoftware ist gesetzt, alles muss dort zurückfließen. Ja. Wir arbeiten über die Schnittstellen und Importformate, die Streit, pds oder Hero vorsehen, und legen Vorgänge, Angebote und Buchungen dort an, wo Ihre Leute sie heute suchen. Ein zweites Programm neben der Handwerkersoftware bauen wir nur, wenn die Analyse zeigt, dass es gebraucht wird.
- Die Monteure wollen nichts zusätzlich eintippen. Müssen sie nicht. Der Ablauf liest die Meldungen aus der App, wie sie heute kommen, auch mit Freitext und Tippfehlern, und ordnet sie zu. Wenn ein Monteur den Auftrag nicht angibt, erkennt der Ablauf ihn aus Kunde, Ort und Tag oder fragt die Bürokraft, nicht den Monteur.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Stapel aus Anfragen, Anrufen und Stunden, der abends auf dem Schreibtisch des Chefs liegt, kennen wir aus unserem eigenen Betrieb, dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Das sind dieselben Handgriffe wie Anfragen sortieren, Stunden dem Auftrag zuordnen und Rechnungen vorbereiten, nur mit anderen Gewerken.
Was bei uns schiefging: Die automatisch benannten Aufgaben waren anfangs zu technisch für die Rechnung, seitdem gilt die Regel, dass der Rechnungstitel in Kundensprache steht. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Auf einen Handwerksbetrieb übersetzt: Eine Rechnungsposition heißt Heizkörper im Bad getauscht, nicht Position 4711 aus dem Stammkatalog; und die Liste der überfälligen Rechnungen kommt, wenn sich etwas ändert, nicht jeden Morgen dieselbe.
Preise
Preise für Handwerksbetriebe
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Anfragen erfassen, nach Dringlichkeit und Gewerk sortieren und zuweisen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Handwerksbetrieben
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundendaten und Fotos aus Wohnungen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Anfragen, Fotos und Rechnungsdaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Fotos bleiben in Ihrer Ablage, der Ablauf liest sie dort. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Streit, Hero oder pds?
Nein, es arbeitet damit. Die Handwerkersoftware bleibt das Buch des Betriebs für Kunden, Aufträge, Rechnungen und Lager. Unsere Abläufe übernehmen, was drum herum heute von Hand läuft: Anfragen lesen und einstufen, Angebote vorbereiten, Stunden zuordnen, Rechnungen prüfen, Termine erzeugen. Geschrieben wird über Schnittstellen und Importformate, die Ihre Software vorsieht. Wo ein Modul Ihres Softwarehauses dasselbe kann, sagen wir das in der Analyse.
Wir sind 18 Leute, der Chef macht das Büro selbst. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen, auch wenn der Stapel auf dem Schreibtisch derselbe ist. Für kleinere Betriebe lohnt sich der Weg über die Innung, eine Kooperation mehrerer Betriebe oder einen Verbund, der denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung. Für Elektrobetriebe mit vielen Netzanmeldungen gibt es eine eigene Seite.
Wie schnell läuft das, und was muss der Betrieb vorher aufräumen?
Die Analyse dauert drei Tage, der Umbau eines Ablaufs vier bis sechs Wochen. Aufräumen müssen Sie vorher nichts; der Ablauf arbeitet mit den Stammpositionen und Kundendaten, wie sie sind, und zeigt in der Analyse, wo Dubletten oder alte Preise stören. Die ersten zwei Wochen prüft die Bürokraft jeden Vorschlag, danach nur noch die markierten Fälle. Die Checkliste zur KI-Einführung zeigt, was vorher im Haus geklärt sein sollte.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Handwerksbetriebe
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.