Zielgruppe
Im Baustoffhandel geht die Zeit nicht in die Beratung, sondern in das Übersetzen von Leistungsverzeichnissen.
Ein regionaler Baustoffhändler mit sechs Standorten, 350 Mitarbeitern und eigenem Fuhrpark, Mitglied einer Verbundgruppe. Warenwirtschaft in GEVIS, Preislisten kommen als Datanorm, Belege liegen in DocuWare, die Baustellenlieferung plant ein Disponent mit Kranwagen und Telefon. Donnerstagmittag schickt ein Bauunternehmer das Leistungsverzeichnis für einen Rohbau: 150 Positionen als PDF, Angebot bis Freitag früh. Der Fachberater liest Position für Position, sucht den passenden Artikel, fragt beim Hersteller den Objektpreis an, wartet, rechnet um und tippt. Daneben liegen 30 neue Preislisten der Lieferanten, die seit zwei Wochen niemand eingespielt hat, und 40 Herstellerrechnungen, bei denen Lieferschein und Bestellung nicht zueinander passen. KI für Baustoffhandel beginnt deshalb beim Leistungsverzeichnis und bei der Preisliste, nicht an der Theke.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Baustoffhändlern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Baustoffhändlern lohnen
Die Beratung an der Theke und auf der Baustelle bleibt beim Fachberater. Umgebaut wird das Übersetzen zwischen Leistungsverzeichnis, Artikelstamm, Preisliste und Rechnung. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Leistungsverzeichnisse lesen und Positionen den eigenen Artikeln zuordnen
GAEB-Dateien, PDF-Leistungsverzeichnisse, Artikelstamm, ERP, Angebotsmodul
Ein Standort bekommt in der Woche 20 Leistungsverzeichnisse mit 50 bis 300 Positionen, als GAEB-Datei, als PDF oder als Foto vom Bauzaun. Der Ablauf liest jede Position, erkennt Produktart, Menge, Maße und Norm, ordnet sie dem Artikel aus dem eigenen Stamm zu und legt die Angebotspositionen im ERP an. Wo mehrere Artikel passen oder der Ausschreibungstext einen fremden Hersteller nennt, schlägt er Alternativen vor und markiert die Stelle. Der Fachberater prüft die Zuordnung und setzt die Preise, bevor das Angebot geht.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Objektpreise anfragen, nachhalten und in Angebote übernehmen
Mail, Herstellerportale, ERP, Excel, Angebotsmodul
Für ein größeres Objekt fragt der Fachberater bei fünf bis zehn Herstellern Objektpreise an und wartet Tage auf Antworten in Mail, PDF oder Portal. Der Ablauf erstellt die Anfragen aus den Angebotspositionen, verschickt sie nach Freigabe, liest die eingehenden Konditionen, ordnet sie der richtigen Position und Baustelle zu und erinnert nach festen Regeln, wenn eine Antwort fehlt. Die Übernahme ins Angebot legt er mit Gültigkeitsdatum und Quelle vor. Welcher Preis beim Kunden landet, entscheidet der Fachberater.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Lieferantenpreislisten und Datanorm-Dateien einspielen und prüfen
Datanorm, Lobster_data, ERP, Lieferantenportale, Excel
Ein Händler mit 400 Lieferanten erhält im Jahr über tausend Preislisten, als Datanorm, Excel oder PDF, oft mit geänderten Artikelnummern. Der Ablauf liest jede Liste, gleicht sie mit dem Artikelstamm ab, erkennt umbenannte und ausgelaufene Artikel, rechnet Preisänderungen gegen die Vorgängerliste und markiert Ausreißer: Erhöhung über zehn Prozent, neue Verpackungseinheit, fehlende Leistungserklärung. Der Einkauf sieht eine Abweichungsliste statt einer Rohdatei und gibt je Lieferant frei. Jede Preisänderung ist mit Datum und Quelle protokolliert.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Lieferungen abstimmen und Kunden über Lieferzeiten informieren
Tourenplanung, ERP, Telefon, SMS und Mail, Kranwagenplanung
Sechs Standorte fahren täglich 80 Baustellen an, mit Kran, Mitnahmestapler oder Pritsche. Der Ablauf liest Aufträge, Lieferwünsche und Zugangsbedingungen der Baustelle, schlägt dem Disponenten die Zuordnung zu Tour und Fahrzeug vor, prüft Lenkzeiten und Kranbedarf und bereitet die Lieferankündigung an den Polier mit Zeitfenster vor. Verschiebt sich eine Tour, erzeugt er die Nachricht an alle betroffenen Kunden. Der Disponent bestätigt die Tour, der Ablauf verschickt und protokolliert.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Herstellerrechnungen mit Bestellungen und Lieferungen abgleichen
DocuWare, ERP, Bestellungen, Lieferscheine, Konditionsvereinbarungen
Im Monat kommen 3.000 Lieferantenrechnungen, viele mit Teillieferungen, Frachtzuschlägen und Palettenpfand. Der Ablauf liest Rechnung, Bestellung und Wareneingang, gleicht Mengen, Preise und Konditionen ab und prüft Boni und Skonti gegen die Vereinbarung mit Hersteller und Verbundgruppe. Was passt, legt er zur Zahlung vor; was abweicht, kommt mit Begründung und Belegen auf die Klärungsliste des Einkäufers. Freigegeben wird jede Rechnung von einem Menschen, der Ablauf nimmt ihm das Suchen ab.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Baustoffhändlern
Die Warenwirtschaft ist das Rückgrat, Preise kommen als Datanorm von Herstellern und Verbund, Belege liegen im Archiv, die Baustelle meldet sich per Telefon. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- WarenwirtschaftSAP S/4HANA, GEVIS ERP, eNVenta ERP, Microsoft Dynamics 365, prohandel
- Preise und StammdatenDatanorm, Lobster_data, Verbundgruppen-Kataloge, Herstellerportale
- Ausschreibung und AngebotGAEB-Dateien, Angebotsmodule des ERP, Excel, Kalkulationsvorlagen
- DokumenteDocuWare, ELO, Lieferscheine auf Papier, Leistungserklärungen als PDF
- LogistikTourenplanung, Telematik, Kranwagenplanung, Fahrer-Apps
- Verkauf und WebShopware, Verbundgruppen-Shops, Microsoft 365, Telefonanlage
Einwände
Was bei Baustoffhändlern besonders zählt
Die Einwände, die im Baustoffhandel zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Leistungserklärungen müssen dem Kunden bereitgestellt werden. Die Bauproduktenverordnung verlangt die Leistungserklärung zu jedem Bauprodukt. Der Preislistenablauf prüft, ob zu jedem neuen Artikel die Erklärung vorliegt, legt sie im Archiv ab und markiert Artikel ohne Dokument; der Angebotsablauf hängt sie auf Wunsch gleich an. Das Protokoll zeigt, welche Erklärung wann an welchen Kunden ging.
- Gefahrgut nach ADR bei Chemikalien und Gasen. Der Ablauf liest aus dem Artikelstamm, ob eine Position Gefahrgut ist, und berücksichtigt das bei Tourvorschlag, Fahrzeugwahl und Lieferschein, etwa die Mengen je Fahrzeug und die nötigen Papiere. Entscheiden tut der Disponent oder Gefahrgutbeauftragte; der Ablauf sorgt dafür, dass er die Gefahrgutposition sieht, bevor der Lkw beladen ist.
- Arbeitszeitgesetz und Lenkzeiten im eigenen Fuhrpark. Der Tourvorschlag rechnet die Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer aus den Telematikdaten mit und schlägt keine Tour vor, die sie überschreitet. Er ersetzt nicht die Kontrolle durch den Disponenten, aber die Überschreitung fällt vor der Abfahrt auf, nicht erst bei der Auswertung des Fahrtenschreibers.
- Verbundgruppe und Hersteller bestimmen Datenformate und Konditionen. Genau deshalb arbeiten die Abläufe mit den Formaten, die es gibt: Datanorm, GAEB, die Kataloge der Verbundgruppe und die Portale der Hersteller. Wir ändern keine Formate und keine Konditionen, wir lesen sie schneller und vollständiger ein, als es von Hand geht, und melden, wo die Lieferung von der Vereinbarung abweicht.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Große Artikelbestände mit Herstellerdaten in Ordnung bringen kennen wir von einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern: Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce, Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen je Datensatz, bitgleiches Rollback, Rollout zehn Hersteller je Woche, 3,3 Millionen Seiten, Wochenbericht und Stoppschalter. Preislisten von 400 Lieferanten einspielen und prüfen ist dieselbe Arbeit: viele Quellen, ein Stamm, feste Prüfungen.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, daraus wurde die Regel, dass Herkunftsangaben nur mit Datum und Quelle gelten. Im Baustoffhandel heißt das: Jeder Preis und jede Leistungserklärung trägt Gültigkeitsdatum und Herkunft, damit ein Angebot nicht auf einer Liste vom Vorjahr steht. Außerdem fehlte in der ersten Woche eine Prüfung auf Umlaute; bei Datanorm wäre das die Prüfung auf Zeichensatz und Mengeneinheit, die wir von Anfang an einbauen.
Preise
Preise für Baustoffhandel
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Leistungsverzeichnisse lesen und Positionen den eigenen Artikeln zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Baustoffhändlern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Gehen unsere Objektpreise und Konditionen an einen Anbieter in den USA?
Nur, wenn Sie das wollen. Konditionen und Kundenpreise sind Ihr Kapital, deshalb laufen diese Abläufe auf Wunsch mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Angebotsfunktion im ERP oder den GAEB-Konverter?
Nein. Das ERP bleibt das führende System, der GAEB-Import bleibt in Betrieb. Der Ablauf übernimmt das, was dazwischen von Hand geschieht: die Positionen eines fremden Leistungsverzeichnisses den eigenen Artikeln zuordnen, Alternativen vorschlagen, Objektpreise einsammeln. Das Ergebnis landet im Angebotsmodul, wo der Fachberater es gewohnt ist. Wo der Konverter reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir sind ein Standort mit 35 Mitarbeitern. Lohnt sich das?
Selten zum Festpreis, das sagen wir offen. Unter etwa 50 Mitarbeitern trägt sich ein Umbau nur bei einem Ablauf mit viel Menge, im Baustoffhandel meist die Preislisten oder die Rechnungsprüfung. Der bessere Weg ist die Verbundgruppe, die denselben Ablauf für mehrere Mitglieder betreibt, denn Lieferanten und Formate sind dort gleich. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Wer pflegt die Regeln, wenn ein Hersteller sein Format ändert?
In der Begleitung wir. Der Ablauf meldet, wenn eine Preisliste nicht mehr dem bekannten Aufbau entspricht, statt sie falsch einzulesen, und wir passen die Regel an. Ohne Begleitung ist alles so dokumentiert, dass Ihr IT-Dienstleister oder die Verbundgruppe die Pflege übernehmen kann. Wie der Betrieb aussieht, steht in KI-Ablauf im Betrieb überwachen und warten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Baustoffhandel
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.