Zielgruppe
In der Zentrale geht die Zeit nicht in das Sortiment, sondern in 200 Filialmails am Morgen.
Ein Filialist mit 120 Läden und 900 Mitarbeitern, Zentrale mit Einkauf, Marketing und sechs Filialbetreuern. Warenwirtschaft in SAP for Retail, Kassen von GK Software, ein Shop auf Shopware, Lieferantendaten per Excel, Buchhaltung in DATEV. Jeden Morgen öffnet die Filialbetreuung das Sammelpostfach: 200 Mails aus den Läden. Preis am Etikett stimmt nicht mit der Kasse überein, Retoure ohne Bon, Kassenbon-Drucker streikt, Schichtplan für Samstag, Aktionsware noch nicht geliefert. 150 davon stellen Fragen, die im Intranet beantwortet sind, 50 brauchen jemanden. Bis Mittag ist das Postfach leer und der Nachmittag beginnt mit den 30 Preislisten der Lieferanten, die in Kasse, Shop und Etikettendruck übernommen werden müssen, und mit den Inventurdifferenzen aus zwölf Läden, zu denen Rückfragen zu formulieren sind. KI für Einzelhandel beginnt deshalb beim Postfach der Filialbetreuung und bei der Preisliste, nicht am Regal.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Einzelhändlern und Filialisten am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Einzelhändlern und Filialisten lohnen
Verkaufen bleibt in der Filiale, Entscheiden in der Zentrale. Umgebaut wird das Lesen, Übertragen und Zurückschreiben dazwischen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Filialanfragen an die Zentrale sortieren und beantworten
Outlook, Sammelpostfach, Intranet, Ticketsystem, Warenwirtschaft
120 Filialen schicken am Tag 200 Mails an die Zentrale, zu Preisen, Retouren, Personal, Technik und Lieferungen. Der Ablauf liest jede Mail, erkennt Filiale, Thema und Dringlichkeit, beantwortet Fragen, deren Antwort im Intranet oder in der Warenwirtschaft steht, als Entwurf mit Quelle und legt für den Rest ein Ticket beim zuständigen Bereich an: Einkauf, Technik, Personal. Ein Kassenausfall am Samstag geht oben in die Liste und löst zusätzlich einen Anruf aus. Die Filialbetreuung sendet, was sie freigibt, und sieht, was liegen bleibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Lieferantenartikeldaten und Preisänderungen übernehmen
Lieferantendaten in Excel, Warenwirtschaft, Kassensystem, Shop, Etikettendruck
300 Lieferanten schicken im Monat Artikellisten und Preisänderungen, als Excel, PDF oder über ein Portal, jede Liste anders aufgebaut. Der Ablauf liest die Listen, ordnet Spalten den Feldern der Warenwirtschaft zu, gleicht Artikelnummern und EAN mit dem Stamm ab, erkennt neue, geänderte und ausgelaufene Artikel und prüft die Pflichtangaben für Preisauszeichnung und Produktsicherheit. Freigegebene Änderungen gehen an Kasse, Shop und Etikettendruck gleichzeitig, damit kein Etikett einen anderen Preis trägt als die Kasse. Der Einkauf gibt je Lieferant frei, jede Änderung ist rückholbar.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Inventurdifferenzen auswerten und Rückfragen formulieren
Warenwirtschaft, Kassendaten, Inventurerfassung, Excel, Mail
Nach jeder Inventur liegen für 120 Filialen Differenzlisten mit tausenden Positionen vor. Der Ablauf liest die Differenzen je Filiale und Artikel, vergleicht sie mit Vorjahr, Warengruppe und Umsatz, erkennt Muster wie fehlende Wareneingangsbuchungen oder Umlagerungen ohne Beleg und trennt Erklärbares von Auffälligem. Zu jeder auffälligen Position formuliert er die Rückfrage an die Filialleitung mit den nötigen Daten. Die Zentrale sieht eine Rangliste statt einer Tabelle und entscheidet, wo nachgeprüft und wo abgeschrieben wird. Beurteilt werden Buchungen, nie einzelne Mitarbeitende.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Kundenbewertungen und Beschwerden beantworten
Google-Bewertungen, Kundenservice-Postfach, CRM, Shop-Bewertungen
Für 120 Standorte und einen Shop kommen in der Woche 500 Bewertungen und Beschwerden zusammen, verteilt auf Portale, Mail und Shop. Der Ablauf liest jede, ordnet sie Filiale, Thema und Schwere zu, erkennt wiederkehrende Ursachen wie Wartezeit an einer Kasse oder ein defektes Produkt und bereitet die Antwort in der Tonart des Unternehmens vor, mit dem passenden Kulanzangebot aus Ihren Regeln. Beschwerden mit Rechtsbezug gehen an die Fachabteilung. Der Kundenservice sendet, was er freigibt; die Filialleitung sieht die Themen ihres Standorts.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Aktionstexte und Werbemittel je Filiale erzeugen
Aktionsplanung, Warenwirtschaft, Druckvorlagen, Filial-Intranet, Shop
Eine Aktion mit 80 Artikeln braucht Plakate, Regalstopper, Handzettel und Shop-Texte, und bei 120 Filialen in drei Sortimentsgrößen gelten nicht überall dieselben Artikel und Preise. Der Ablauf liest Aktionsplanung und Sortimentszuordnung, erzeugt je Filiale die Texte und Preisangaben in den Druckvorlagen, prüft Grundpreis, Streichpreis und Pflichtkennzeichnung gegen die Preisangabenverordnung und markiert Artikel ohne vollständige Daten. Das Marketing gibt die Vorlage frei, die Filiale druckt nur ihre Fassung. Jeder Preis im Werbemittel stammt aus der Warenwirtschaft, nicht aus einer Abschrift.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Einzelhändlern und Filialisten
Warenwirtschaft und Kasse sind das Rückgrat, Shop und Planung hängen daneben, die Filialen melden sich per Mail. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- WarenwirtschaftSAP S/4HANA for Retail, Microsoft Dynamics 365 Commerce, Futura Retail Solutions, Hiltes
- KasseGK Software, Kassensysteme der Warenwirtschaft, Kartenterminals, Bonarchiv
- Planung und DispositionRemira, Relex, Blue Yonder, Excel
- Shop und KundenShopware, Bonusprogramm, Bewertungsportale, Kundenservice-Postfach
- ZentraleMicrosoft 365, Intranet, Ticketsystem, DATEV, Personaleinsatzplanung
Einwände
Was bei Einzelhändlern und Filialisten besonders zählt
Die Einwände, die bei Filialisten zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Preisangaben und Produktkennzeichnung müssen stimmen. Preisangabenverordnung und Produktsicherheitsverordnung verlangen Grundpreis, Herstellerangaben und Warnhinweise je Artikel. Der Artikeldatenablauf prüft diese Felder beim Einlesen und lässt keinen Artikel ohne Pflichtangaben an Kasse, Shop oder Etikett durch; der Aktionsablauf prüft jedes Werbemittel noch einmal. Fehlendes wird gemeldet, nicht ergänzt.
- Der Betriebsrat hat bei Filial- und Personaldaten mitzubestimmen. Auswertungen, die Leistung oder Verhalten von Mitarbeitenden erfassen könnten, fallen unter § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Unsere Abläufe werten Buchungen, Artikel und Anfragen aus, keine Personen; die Inventurauswertung bleibt auf Artikel- und Filialebene. Was ein Ablauf liest und protokolliert, schreiben wir je Ablauf auf, als Grundlage für die Vereinbarung mit dem Betriebsrat.
- Arbeitszeitgesetz und Ladenöffnungszeiten in der Personalplanung. Personaleinsatzplanung bauen wir nicht um, dafür gibt es Fachsoftware und Mitbestimmung. Der Filialpostablauf hilft an einer anderen Stelle: Er erkennt Anfragen zu Schichten und Öffnungszeiten, ordnet sie der Personalabteilung zu und beantwortet Routinefragen nach Ihren Regeln. Entschieden wird dort, wo es heute entschieden wird.
- Kundendaten aus dem Bonusprogramm unterliegen der DSGVO. Der Beschwerdeablauf arbeitet mit dem, was der Kunde selbst geschrieben hat, und mit seiner Kaufhistorie nur, wenn die Einwilligung dafür vorliegt. Wo das Modell läuft, entscheiden Sie je Ablauf, im Haus, auf EU-Servern oder in der Cloud unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Ein Sammelpostfach mit vielen gleichartigen Fragen kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Anfragen werden dort automatisch nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite angelegt, und eine Wissensdatenbank aus der eigenen Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe, bevor sie an einen Menschen übergibt. 150 Filialfragen, deren Antwort im Intranet steht, sind dieselbe Aufgabe mit einem anderen Wissensbestand.
Was dort schiefging: Die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich, und die Routing-Regeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden. Für die Filialbetreuung heißt das: Antworten an Filialen sind kurz, nennen die Quelle und enden mit dem nächsten Schritt, und für Anfragen, die zwei Bereiche betreffen, etwa Technik und Personal zugleich, legen wir die Zuständigkeit vor dem Start fest statt im Betrieb.
Preise
Preise für Einzelhändler und Filialisten
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Filialanfragen an die Zentrale sortieren und beantworten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Einzelhändlern und Filialisten
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Umsatz-, Kunden- und Filialdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Filialpost, Inventurdaten und Beschwerden mit Kundenbezug bauen wir mit Modellen auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag oder im Haus; Artikeldaten und Aktionstexte enthalten keine Personendaten. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Warenwirtschaft oder unser Filialkommunikationstool?
Nein. Warenwirtschaft, Kasse und Intranet bleiben führend; der Ablauf liest aus ihnen und schreibt dorthin, wo die Daten hingehören. Ein Filialkommunikationstool verteilt Nachrichten, es liest sie nicht und beantwortet sie nicht. Genau dort setzt der Ablauf an. Wo ein Modul Ihrer Warenwirtschaft den Lieferantenimport schon abdeckt, sagen wir das in der Analyse und bauen nichts daneben.
Wir haben zwölf Filialen und 80 Mitarbeiter. Lohnt sich das?
Das hängt an der Menge in einem einzelnen Ablauf. Bei zwölf Filialen ist die Filialpost überschaubar, die Lieferantendaten sind es oft nicht: 300 Lieferanten schicken 300 Formate, egal wie viele Läden sie beliefern. Die Analyse rechnet das je Ablauf vor und sagt auch, wo es sich nicht trägt. Der Potenzial-Check gibt vorab eine erste Einschätzung.
Wie binden wir den Betriebsrat ein, ohne ein Jahr zu verlieren?
Indem der Betriebsrat vor dem Umbau bekommt, was er für die Vereinbarung braucht: je Ablauf eine Beschreibung, welche Daten gelesen werden, was protokolliert wird und was ausgeschlossen ist, etwa jede Auswertung je Person. Diese Beschreibung entsteht in der Analyse, und wir stellen sie auf Wunsch selbst vor. Den Ablauf dazu beschreibt KI einführen mit dem Betriebsrat.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Einzelhandel
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.