Zielgruppe
Im Zustellgroßhandel geht die Nacht nicht in die Kommissionierung, sondern in das Abtippen von Bestellungen.
Ein Zustellgroßhändler mit 400 Mitarbeitern, zwei Lagern, 60 Kühlfahrzeugen und 3.000 Gastronomiekunden. Warenwirtschaft in CSB-System, Artikeldaten über atrify, Bestell-App, Webshop auf Shopware, Lieferantenanbindung über Lobster_data. Um 22 Uhr schließt die letzte Küche, und dann bestellt sie: 180 Anrufe auf dem Anrufbeantworter, 90 Mails mit Fotos von Zetteln, 40 Faxe, dazu die App. Bis Mitternacht hört die Nachtschicht Bänder ab, sucht zu „zwei Kisten von dem Rucola wie letzte Woche“ den Artikel und tippt, damit die Kommissionierung um ein Uhr anlaufen kann. Tags darauf fragt ein Hotel nach den Allergenen von 40 Artikeln für seine Speisekarte, ein Lieferant schickt eine neue Spezifikation mit geändertem Herkunftsland, und ein Hersteller ruft eine Charge zurück, die gestern an 70 Kunden ging. KI für Lebensmittelgroßhandel beginnt deshalb beim Anrufbeantworter und beim Artikelstamm, nicht im Lager.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Lebensmittelgroßhändlern und Gastronomiezulieferern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Lebensmittelgroßhändlern und Gastronomiezulieferern lohnen
Ware, Kühlkette und Fahrer bleiben, wie sie sind. Umgebaut wird das Hören, Lesen und Übertragen davor und das Nachschlagen danach. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bestellungen aus Anruf, Mail und Fax erfassen und Artikel zuordnen
Anrufbeantworter, Mail, Fax, ERP, Bestell-App
Zwischen 21 und 24 Uhr gehen bei einem Zustellgroßhändler 300 Bestellungen ein, nur ein Drittel über die App. Der Ablauf schreibt die Anrufe mit, liest Mails, Fotos und Faxe, erkennt den Kunden an Nummer und Absender, ordnet jede Zeile einem Artikel zu, mit der Bestellhistorie als Hilfe für „wie letzte Woche“, und legt den Auftrag im ERP an. Unklare Mengen, unbekannte Artikel oder Lieferwunsch außerhalb der Tour markiert er zur Rückfrage. Die Nachtschicht bestätigt die markierten Zeilen statt alle zu tippen, und nichts geht ohne ihre Freigabe ins Lager.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Artikelstammdaten und Spezifikationen der Lieferanten prüfen
atrify, Lieferantenspezifikationen als PDF, ERP, Excel, Lobster_data
12.000 Artikel von 900 Lieferanten, zu jedem eine Spezifikation mit Zutaten, Allergenen, Nährwerten, Herkunft und Haltbarkeit, die sich mehrmals im Jahr ändert. Der Ablauf liest neue Spezifikationen und Datenpool-Meldungen, vergleicht sie mit dem Stamm, erkennt geänderte Allergene, Herkunftsländer, Verpackungseinheiten und Zertifikate und markiert Widersprüche, etwa ein Allergen in der Zutatenliste, das in der Allergenkennzeichnung fehlt. Der Qualitätsbeauftragte gibt je Lieferant frei, und jede Änderung trägt Datum und Quelle, damit die Auskunft an den Kunden auf dem aktuellen Blatt steht.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Kundenanfragen zu Allergenen, Herkunft und Zertifikaten beantworten
Produktdaten im ERP, Kundenpostfach, Zertifikate als PDF, Webshop
Hotels, Kantinen und Caterer fragen in der Woche hundertfach nach Allergenen, Herkunft, Bio-Zertifikat oder Halal-Nachweis, oft für ganze Artikellisten einer Speisekarte. Der Ablauf liest die Anfrage, erkennt die Artikel, zieht die Angaben aus dem geprüften Stamm, hängt die passenden Zertifikate an und bereitet die Antwort in der Form des Kunden vor, als Tabelle oder Produktpass. Artikel mit veralteter Spezifikation oder fehlendem Dokument markiert er, statt alte Werte zu nennen. Der Innendienst sendet, was er freigibt, und jede Antwort trägt den Stand der Spezifikation.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Reklamationen erfassen und Gutschriften vorbereiten
Fahrer-App, Telefon, ERP, Fotos der Kunden, Mail
Am Tag kommen 40 Reklamationen: Frische, fehlende Kiste, falscher Artikel, Kühlkette fraglich. Der Ablauf liest die Meldung aus Telefonnotiz, Mail oder Fahrer-App, ordnet sie Lieferung, Charge und Fahrer zu, prüft Foto und Lieferschein, schlägt nach Ihren Regeln Gutschrift, Ersatzlieferung oder Rückfrage vor und legt den Vorgang im ERP an. Häufungen je Artikel, Lieferant oder Tour meldet er wöchentlich. Die Reklamationsstelle gibt frei, was gutgeschrieben wird, und sieht die Begründung mit allen Belegen.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Rückrufe mit eigenen Lieferungen abgleichen und Kunden informieren
Rückrufmeldungen der Hersteller, Chargen im ERP, Lieferscheine, Kundenstamm
Ein Rückruf nennt Artikel, Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum, und die Ware ist seit drei Tagen bei 70 Kunden. Der Ablauf liest die Meldung, findet Wareneingang, Lagerbestand und jede Lieferung der Charge in den Lieferscheinen, erstellt die Liste der betroffenen Kunden mit Menge und Lieferdatum und bereitet die Information je Kunde vor, mit Rückgabe- oder Vernichtungsanweisung des Herstellers. Die Qualitätssicherung prüft die Liste, gibt frei, und der Versand mit Lesebestätigung ist protokolliert. Das ist die Rückverfolgbarkeit, die das Lebensmittelrecht verlangt, in Minuten statt in einer Nacht.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Lebensmittelgroßhändlern und Gastronomiezulieferern
Das ERP führt Artikel, Chargen und Touren, die Produktdaten kommen aus Datenpool und PDF, die Kunden bestellen, wie sie es gewohnt sind. Dazwischen entsteht die Handarbeit.
- WarenwirtschaftSAP S/4HANA, CSB-System, Microsoft Dynamics 365, Infor, GUS-OS, Orgasoft.NET
- Produktdatenatrify, Lieferantenspezifikationen, Zertifikatsdatenbanken, Excel
- BestellwegeBestell-Apps, Shopware, Telefon mit Anrufbeantworter, Fax, Mail
- Lager und LogistikLagerverwaltung, Tourenplanung, Fahrer-Apps, Temperaturlogger
- Schnittstellen und VerwaltungLobster_data, EDI, DATEV, Microsoft 365
Einwände
Was bei Lebensmittelgroßhändlern und Gastronomiezulieferern besonders zählt
Die Einwände, die im Lebensmittelgroßhandel zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Rückverfolgbarkeit und Lebensmittelinformation sind Pflicht. Die Verordnung (EG) 178/2002 verlangt, dass Sie je Charge wissen, woher sie kam und wohin sie ging; die LMIV verlangt richtige Angaben an den Gastronomiekunden. Der Rückrufablauf baut auf den Chargen im ERP auf, der Auskunftsablauf nur auf geprüften Spezifikationen mit Datum. Was fehlt, wird gemeldet, nicht geschätzt.
- HACCP in Lager und Transport, Kühlkettennachweise. Das Hygienekonzept bauen wir nicht um. Der Reklamationsablauf liest aber die Temperaturdaten der Tour mit, wenn ein Kunde die Kühlkette anzweifelt, und legt sie dem Vorgang bei. So liegt der Nachweis beim ersten Blick auf die Reklamation vor, nicht erst nach der Suche im Logger.
- Arbeitszeitgesetz und Lenkzeiten bei eigener Zustellung. Touren und Fahrer planen Sie weiter mit Ihrer Tourenplanung. Der Bestellablauf hilft davor: Wenn Aufträge statt um Mitternacht schon um 22:30 Uhr vollständig im ERP stehen, beginnt die Kommissionierung früher und die Fahrer starten mit Puffer. Die Nachtschicht wird kürzer, nicht die Pause.
- Gastronomen bestellen spätabends, die Erfassung muss nachts laufen. Deshalb läuft der Ablauf dann, wenn die Bestellungen kommen, und er läuft ohne Pause bis zur Freigabe durch die Nachtschicht. Wir überwachen ihn im Betrieb und melden Störungen, bevor das Lager darauf wartet. Fällt er aus, ist der Rückweg das Abhören von Hand, nichts anderes als heute.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Anfragen aus einem Sammelpostfach zuordnen und Produktdaten aus Dokumenten holen kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Anfragen werden dort automatisch nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite angelegt, Produktdaten werden aus PDF-Datenblättern gelesen, und eine Wissensdatenbank antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe. Eine Spezifikation mit Allergenen ist ein Datenblatt mit anderen Spalten, eine Bestellung per Fax eine Anfrage mit Mengen.
Was dort schiefging: Alte Datenblätter enthielten Einheitenfehler, die erst ein eigener Prüfschritt abfing. Im Lebensmittelgroßhandel ist das die Spezifikation von vor zwei Jahren mit einem Allergen, das inzwischen in der Rezeptur steht. Deshalb trägt bei uns jede Angabe das Datum ihrer Quelle, und der Auskunftsablauf nennt keinen Wert, dessen Spezifikation älter ist als die vom Lieferanten gemeldete.
Preise
Preise für Lebensmittelgroßhandel und Gastronomiezulieferer
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bestellungen aus Anruf, Mail und Fax erfassen und Artikel zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Lebensmittelgroßhändlern und Gastronomiezulieferern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundendaten und Bestellungen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Bestellungen und Reklamationen enthalten Kundendaten und laufen deshalb mit Modellen auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag oder im Haus; Artikelspezifikationen enthalten keine Personendaten. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Bestell-App oder das ERP?
Nein. Die App bleibt der beste Bestellweg, und das ERP bleibt führend. Der Ablauf kümmert sich um die zwei Drittel der Kunden, die nicht über die App bestellen und es auch nach drei Jahren nicht tun werden: Anruf, Mail, Fax. Was er erfasst, landet im ERP wie ein App-Auftrag. Wo Ihr ERP eine Funktion schon mitbringt, sagen wir das in der Analyse.
Was passiert, wenn der Ablauf eine Bestellung falsch versteht?
Dann steht die Zeile markiert vor der Nachtschicht, nicht im Lkw. Der Ablauf legt keine Zeile ohne Freigabe ins Lager, und in den ersten zwei Wochen prüft die Schicht jede Zeile, danach nur noch die markierten: unklare Menge, Artikel ohne Treffer in der Historie, neuer Kunde. Jeder Auftrag trägt die Aufnahme oder das Fax, aus dem er stammt, damit sich jede Zeile nachhören lässt.
Wir sind ein Getränkefachgroßhändler mit 30 Mitarbeitern. Lohnt sich das?
Selten zum Festpreis, das sagen wir offen. Unter etwa 50 Mitarbeitern trägt sich ein Umbau nur bei einem Ablauf mit viel Menge, bei Getränkegroßhändlern ist das meist die Bestellerfassung. Der bessere Weg ist der Verbund oder die Einkaufskooperation, die den Ablauf für mehrere Betriebe betreibt. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Lebensmittelgroßhandel
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.