Zielgruppe
Im Sanitätshaus geht die Woche nicht in die Versorgung, sondern in die Kasse.
Eine Sanitätshausgruppe mit 300 Beschäftigten, 14 Filialen und 20 Außendienstlern in Reha und Homecare: acriba als Branchensoftware, die Abrechnung über opta data, Personio für die Personalakten, Microsoft 365 für Mail und ein Faxserver, über den noch immer die Hälfte der Verordnungen kommt. Die Abrechnung liest jede Woche rund hundert Abweisungen der Krankenkassen und findet bei 80 davon denselben Grund: eine Ziffer in der Hilfsmittelnummer verdreht, der Kassenvertrag falsch gewählt, die Genehmigung noch nicht im Fall hinterlegt. Daneben warten Kostenvoranschläge, die von Hand aus Rezept, Vertrag und Preisliste gebaut werden, und Genehmigungsbriefe, die jemand dem richtigen Versorgungsfall zuordnen muss. KI für Sanitätshäuser fängt deshalb bei der Verordnung an: lesen, zuordnen, den Kostenvoranschlag und die Abrechnung so vorbereiten, dass die Abweisung gar nicht erst kommt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Sanitätshäusern und Hilfsmittelversorgern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Sanitätshäusern und Hilfsmittelversorgern lohnen
Zwischen Verordnung und bezahlter Rechnung liegen bei einem Hilfsmittel sechs bis zehn Handgriffe, die fast alle Abgleich sind: Rezept gegen Vertrag, Fall gegen Genehmigung, Rechnung gegen Abweisung. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Verordnungen erfassen und Kostenvoranschläge vorbereiten
acriba, Faxserver, Kassenverträge, Hilfsmittelverzeichnis
In einer Gruppe mit 14 Filialen kommen am Tag 150 Verordnungen als Fax, Scan und Foto aus dem Außendienst. Der Ablauf liest Versicherten, Kasse, Diagnose und verordnetes Hilfsmittel, ordnet die Hilfsmittelnummer aus dem Verzeichnis zu, wählt den passenden Kassenvertrag mit Pauschale oder Einzelpreis und legt den Kostenvoranschlag im Versorgungsfall an. Markiert wird, was nicht eindeutig ist: unleserliche Positionsnummer, Verordnung älter als die Frist, Kasse ohne Vertrag. Die Sachbearbeiterin prüft die markierten Fälle und gibt den Stapel frei.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Kassenpost lesen und dem Versorgungsfall zuordnen
Kassenportale, Microsoft 365, acriba, DMS
Genehmigungen, Ablehnungen und Rückfragen von 80 Krankenkassen kommen als Brief, Fax, Mail und Portalnachricht in unterschiedlichen Formen. Der Ablauf liest jedes Schreiben, erkennt Versicherten, Kostenvoranschlag und Entscheidung, hinterlegt die Genehmigung mit Nummer und Gültigkeit im Fall, legt bei Ablehnungen eine Aufgabe mit dem Ablehnungsgrund für die Filiale an und bereitet bei Rückfragen den Antwortentwurf mit den angeforderten Unterlagen vor. Schreiben ohne eindeutigen Fall landen in einer Klärliste statt im Stapel. Freigegeben wird jede Zuordnung und jede Antwort durch einen Menschen.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Abrechnungsabweisungen lesen und Korrekturen vorbereiten
opta data, Noventi, DAVASO, acriba
Hundert Abweisungen pro Woche, jede mit einem Fehlercode und einem Satz Begründung. Der Ablauf liest Abweisung und abgerechneten Fall, erkennt die Ursache, etwa eine Hilfsmittelnummer, die nicht zur Genehmigung passt, oder ein Vertragskennzeichen der falschen Kasse, und bereitet die Korrektur mit dem richtigen Wert vor. Wiederkehrende Ursachen werden je Filiale und Kasse gezählt, damit der Fehler an der Quelle verschwindet. Die Abrechnung bestätigt die Korrekturen und reicht sie neu ein; was der Ablauf nicht erklären kann, bleibt als Einzelfall bei ihr.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Anfragen von Kliniken und Pflegediensten erfassen und dem Außendienst zuweisen
Microsoft 365, Faxserver, acriba, Außendienst-App
Sozialdienste von zwölf Kliniken, 60 Pflegedienste und Angehörige schreiben an die Filialen: Entlassung am Donnerstag, Pflegebett bis dahin, Rollstuhl zur Probe, Inkontinenzversorgung ab sofort. Der Ablauf liest Mail und Fax, erkennt Versorgungsart, Ort, Termin und Dringlichkeit, legt den Fall an und weist ihn dem zuständigen Außendienstler nach Gebiet und Fachgebiet mit einer Priorität zu. Fehlende Angaben wie die Kasse werden als Rückfrage vorbereitet. Die Disposition sieht die Vorschläge in einer Liste und bestätigt die Zuweisung.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Folgeverordnungen und Wiederversorgungen erkennen
acriba, Kassenverträge, Microsoft 365, Serienbrief
Bei 25.000 laufenden Versorgungen enden jeden Monat Genehmigungen, laufen Pauschalen aus, werden Verbrauchsmaterialien fällig und erreichen Hilfsmittel ihre Nutzungsdauer. Der Ablauf liest Versorgungsdaten, Vertragsfristen und Genehmigungen, erkennt, wo eine Folgeverordnung oder Wiederversorgung ansteht, und bereitet je Fall die Erinnerung an den Arzt, die Anfrage an den Versicherten oder die Aufgabe für den Außendienst vor. Fälle mit Besonderheiten, etwa verstorbene Versicherte oder gewechselte Kassen, werden markiert statt angeschrieben. Versendet wird nach Freigabe der Filialleitung.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Sanitätshäusern und Hilfsmittelversorgern
Die Branchensoftware führt den Fall, der Abrechnungsdienstleister die Rechnung, die Kasse entscheidet in ihrem Portal. Zwischen den dreien liegt die Handarbeit.
- Branchensoftwareacriba, Sanivision, Orthovision, Branchenlösungen von opta data
- Abrechnungopta data, Noventi, DAVASO, Abrechnung nach § 302 SGB V
- Kassen und VerzeichnisseKassenportale, Hilfsmittelverzeichnis, Versorgungsverträge, Präqualifizierungsnachweise
- KommunikationMicrosoft 365, Faxserver, Außendienst-Apps, Telefonanlage
- VerwaltungDATEV, Personio, Microsoft Dynamics 365, Excel
Einwände
Was bei Sanitätshäusern und Hilfsmittelversorgern besonders zählt
Die Einwände, die in Sanitätshäusern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Versorgungsverträge, Präqualifizierung und elektronische Abrechnung geben Formate vor. Die Formate ändern wir nicht, wir füllen sie richtig. Der Ablauf liest Verträge nach § 127 SGB V, hält Verordnung und Kostenvoranschlag dagegen und erzeugt Abrechnungsdaten, die Ihr Abrechnungsdienstleister wie bisher nach § 302 SGB V einreicht. Was der Vertrag nicht abdeckt, wird markiert statt gebucht.
- Patientendaten sind Gesundheitsdaten. Verordnungen und Versorgungsfälle laufen bei uns über Modelle im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenfluss je Ablauf ist offengelegt, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Felder der Ablauf überhaupt liest, legt die Analyse fest; oft reichen Fallnummer, Kasse und Hilfsmittelnummer.
- Dokumentationspflichten für Anpassung und Einweisung. Der Ablauf nimmt die Notizen des Außendienstlers, ergänzt die Pflichtangaben aus dem Fall und legt die Dokumentation zur Unterschrift vor. Was fehlt, etwa die Bestätigung der Einweisung, wird als Lücke gemeldet, nicht stillschweigend ergänzt. Die Dokumentation wird vollständiger, und sie bleibt die des Technikers.
- Heilmittelwerbegesetz begrenzt Werbung gegenüber Patienten. Erinnerungen an Wiederversorgungen und Antworten auf Anfragen folgen Textvorlagen, die Sie freigeben, und der Ablauf wählt nur zwischen diesen Vorlagen. Werbliche Zusätze entstehen nicht von selbst, und jeder Versand ist protokolliert, damit Sie zeigen können, was an wen ging.
- Die Kasse entscheidet, nicht wir. Richtig, und genau darum lohnt es sich, die Unterlagen vollständig und richtig abzugeben. Der Ablauf sorgt dafür, dass Kostenvoranschlag, Genehmigung und Rechnung zueinander passen, bevor sie die Kasse erreichen. Die Entscheidung der Kasse bleibt die der Kasse; der Ablauf ändert nur, wie oft Sie sie wiederholen müssen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Mechanismus, Post aus einem Sammeleingang zu lesen und dem richtigen Fall und der richtigen Person zuzuordnen, kennen wir aus dem Betrieb bei einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Dort werden Anfragen aus einem Sammelpostfach automatisch nach Markt und Land zugeordnet und in NetSuite angelegt, eine Wissensdatenbank antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, wo sie nicht weiterkommt. Kassenpost und Klinikanfragen folgen demselben Muster, nur dass das Ziel ein Versorgungsfall statt einer Verkaufschance ist.
Was dort schiefging: Die Zuordnungsregeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden, weil Anfragen aus Ländern ohne eigenen Markt zunächst falsch landeten, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für ein Sanitätshaus heißt das: Die Klärliste für Schreiben ohne eindeutigen Fall gehört von Anfang an dazu, und Antwortentwürfe an Kassen werden kurz gehalten und folgen Ihren Vorlagen.
Preise
Preise für Sanitätshäuser und Hilfsmittelversorger
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Verordnungen erfassen und Kostenvoranschläge vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Sanitätshäusern und Hilfsmittelversorgern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Verordnungen und Versorgungsdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Verordnungen, Kassenpost und Versorgungsfälle bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Ablauf liest nur die Felder, die er für seine Aufgabe braucht. Die drei Betriebsarten und ihre Unterschiede stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das acriba oder die Abrechnung über opta data?
Nein. Die Branchensoftware bleibt das führende System für Fall, Kunde und Hilfsmittel, der Abrechnungsdienstleister reicht weiter ein. Die Abläufe arbeiten davor und dazwischen: Sie lesen, was als Fax und Brief kommt, bereiten vor, was heute von Hand getippt wird, und erklären Abweisungen, die heute einzeln gelesen werden. Wo eine Funktion der Branchensoftware bereits ausreicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Aufwand entsteht in den Filialen?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: meist eine Abrechnungskraft, eine Filialleitung und ein Außendienstler. Im Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Arbeitsgruppe. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Zwei Wochen prüft die Abrechnung jeden Vorschlag vollständig, danach nur die markierten Fälle. Filialen merken den Umbau daran, dass weniger Rückfragen kommen.
Lohnt sich das für ein Sanitätshaus mit zwei Filialen und 30 Beschäftigten?
Zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Umbau rechnet sich ab etwa 50 Beschäftigten oder ab einer Menge von mehreren tausend laufenden Versorgungen. Für kleinere Häuser ist der Weg über eine Einkaufs- oder Verbundgruppe sinnvoll, die denselben Ablauf für mehrere Mitglieder betreibt, weil Kassenpost und Abweisungen überall gleich aussehen. Eine erste Einschätzung gibt der Potenzial-Check in zehn Minuten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Sanitätshäuser
Verweis
Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.