Zielgruppe
Zweimal im Jahr redigiert die Volkshochschule 800 Kurstexte, jeden einzeln von Hand.
Eine Volkshochschule in einer Stadt mit 140.000 Einwohnern: 35 Hauptamtliche, 600 Honorarkräfte, 1.600 Kurse im Jahr, KuferSQL für Kurse und Teilnehmer, TYPO3 für die Webseite, vhs.cloud und Moodle für die Kurse selbst, dazu ein Programmheft, das zweimal jährlich in Druck geht. Im Mai schicken 400 Kursleitungen ihre Texte: zu lang, zu kurz, in der Ich-Form, mit Zielgruppe im letzten Satz. Vier Fachbereichsleitungen redigieren drei Wochen lang. Parallel beantwortet die Anmeldung Fragen zu Ermäßigung, Umbuchung und Rücktritt, einzeln, und die Integrationskurse melden Fehlzeiten und Abschlüsse in das Portal des Bundesamts. KI für Volkshochschulen fängt beim Programmheft an, beim Text, der aus dem Vorschlag der Dozentin wird: Der Ablauf bringt ihn in die Hausform, die Fachbereichsleitung entscheidet.
Anfrage
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Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Volkshochschulen lohnen
Das Produkt der Volkshochschule ist der Kurs. Die Zeit der Hauptamtlichen geht aber in Texte, Anmeldungen und Meldungen rund um den Kurs. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Kurstexte redigieren und in die Hausform bringen
KuferSQL, Dozentenportal, TYPO3, Programmheft-Satz
Für ein Semesterprogramm liefern 400 Kursleitungen 800 Texte, jeder anders gebaut. Der Ablauf liest den Vorschlag der Dozentin und die Daten des Kurses aus der Kursverwaltung, bringt den Text in die Hausform: Zielgruppe zuerst, dann Inhalt, dann Voraussetzungen, feste Länge je Heftrubrik, Du oder Sie nach Fachbereich. Er prüft, ob Termine, Entgelt und Material zum Kurs passen, markiert Werbesprache und Versprechen, die der Fachbereich nicht decken will, und legt Heftfassung und Webfassung nebeneinander ab. Die Fachbereichsleitung liest die Markierungen, nicht mehr jeden Satz, und gibt frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Teilnehmeranfragen beantworten
Sammelpostfach, KuferSQL, Telefonnotizen, Webseite
In der Anmeldewoche gehen täglich 200 bis 300 Anfragen ein, per Mail, Formular und Telefonnotiz: Ist noch ein Platz frei, kann ich umbuchen, welche Ermäßigung gilt für mich, wie trete ich zurück. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Kurs, Person und Anliegen, prüft Belegung, Frist und Entgeltordnung in der Kursverwaltung und bereitet die Antwort als Entwurf vor, mit den Sätzen, die die Verwaltung dafür festgelegt hat. Anfragen mit Ermäßigungsnachweis legt er ohne Bewertung der Unterlagen der Sachbearbeiterin vor. Gesendet wird nach Freigabe, in der Anmeldewoche stapelweise.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Honorarabrechnungen und Teilnehmerlisten prüfen
KuferSQL, Dozentenportal, DATEV, KM-Finanzen, Excel
Am Semesterende reichen 600 Kursleitungen Abrechnungen und Anwesenheitslisten ein, als PDF, Foto und Tabelle. Der Ablauf liest Honorarvertrag, geplante Termine und eingereichte Liste, vergleicht gehaltene Stunden mit vereinbarten, erkennt ausgefallene oder zusätzliche Termine, prüft Stundensatz und Fahrtkosten gegen den Vertrag und markiert Abweichungen mit Begründung. Was passt, überträgt er als Buchungsvorschlag in die Kursverwaltung und bereitet die Zahlungsliste für die Finanzbuchhaltung vor. Die Sachbearbeiterin prüft die markierten Fälle und gibt die Liste frei. Erst dann wird gezahlt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
BAMF-Meldungen für Integrationskurse vorbereiten
KuferSQL, Anwesenheitslisten, BAMF-Portal, Kurskalender
Eine Volkshochschule mit zwölf laufenden Integrationskursen meldet dem Bundesamt Anmeldungen, Kursbeginn, Fehlzeiten, Abbrüche und Prüfungsanmeldungen, jeweils innerhalb der Fristen der Integrationskursverordnung. Der Ablauf liest Kursverwaltung und Anwesenheitslisten, erkennt meldepflichtige Ereignisse, etwa drei unentschuldigte Fehltage in Folge, und stellt die Meldung in der Form zusammen, die das Portal erwartet. Er führt eine Fristenliste je Kurs und erinnert, bevor eine Frist läuft. Die Kursleitung Integration prüft jede Meldung und gibt sie ein; der Ablauf hat keinen Zugang zum Portal des Bundesamts.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Statistiken für Land und Verbund zusammenstellen
KuferSQL, Statistikportal des Landes, Excel, Förderanträge
Jedes Jahr verlangen Land, Weiterbildungsverbund und Träger dieselben Zahlen in unterschiedlicher Gliederung: Unterrichtsstunden je Programmbereich, Teilnehmende nach Alter und Geschlecht, geförderte Maßnahmen, Entgelte. Der Ablauf liest die Kursverwaltung, ordnet jeden Kurs der Systematik des Landes und der des Verbands zu, rechnet die Kennzahlen nach den Regeln des Vorjahres, vergleicht mit dem Vorjahr und markiert Sprünge, die auf Zuordnungsfehler hindeuten. Die Tabellen entstehen in der Form, die das jeweilige Portal verlangt. Die Verwaltungsleitung prüft die markierten Stellen und gibt frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Volkshochschulen
Die Kursverwaltung ist das Rückgrat; drumherum liegen Webseite, Lernplattform, Finanzsystem des Trägers und die Portale von Bundesamt und Land.
- KursverwaltungKuferSQL, cmxKonzepte, Kursverwaltungen mit Schnittstelle
- Lernen und Kursevhs.cloud, Moodle, Zoom, BigBlueButton
- Webseite und ProgrammheftTYPO3, WordPress, Adobe InDesign, Dozentenportale
- FinanzenDATEV, KM-Finanzen, SAP, Finanzverfahren der Kommune
- BüroMicrosoft 365, Sammelpostfächer, Telefonnotizen, Excel
- Behörden und VerbändeBAMF-Portal, Statistikportale der Länder, Landesverbände, Weiterbildungsverbünde
Einwände
Was bei Volkshochschulen besonders zählt
Die Einwände, die in Volkshochschulen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Weiterbildungsgesetz, Integrationskursverordnung, Berichtspflichten. Die Förderung hängt an richtigen Zahlen und fristgerechten Meldungen. Der Ablauf rechnet nach festgelegten Regeln, legt den Rechenweg je Kennzahl ab und führt eine Fristenliste; eingeben und unterschreiben tut der Mensch. Wenn das Land seine Systematik ändert, ändern wir die Regel, nicht die Mitarbeiterin ihre Nachtschicht.
- Ermäßigungsnachweise sind sensibel. Wer Sozialleistungen bezieht oder eine Behinderung nachweist, gibt der Volkshochschule mehr preis als eine Adresse. Deshalb liest der Ablauf Nachweise nicht aus und bewertet sie nicht; er erkennt, dass ein Nachweis beiliegt, und legt den Fall der Sachbearbeiterin vor. Was gespeichert wird, bleibt in der Kursverwaltung, auf Ihren Servern oder in der EU unter Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Kommunaler Träger, Vergabe, Vorstandsbeschluss. Analyse und Umbau sind Festpreise mit Leistungsbeschreibung, damit sie sich im Amt oder Eigenbetrieb sauber vergeben lassen; für den Verein liefern wir die Unterlage für den Vorstand. Nach jeder Stufe entscheidet der Träger neu, und die Analyse sagt auch, wenn sich nur ein Ablauf lohnt.
- AZAV verlangt Dokumentation. Geförderte Maßnahmen müssen nachweisen, wer was wann geprüft hat. Jeder Ablauf protokolliert, was er gelesen, vorgeschlagen und wer es freigegeben hat. Das ist mehr Dokumentation als heute, nicht weniger, und sie liegt dort, wo der Prüfer sie erwartet.
- Die Dozenten schreiben dann gar nicht mehr selbst. Doch, der Vorschlag der Kursleitung bleibt die Grundlage; der Ablauf bringt ihn in die Hausform und markiert, was nicht passt. Die Fachbereichsleitung entscheidet, ob der Satz der Dozentin oder die Fassung des Ablaufs ins Heft kommt. Nur das Abtippen, Kürzen und Angleichen fällt weg.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen Textbestand nach Redaktionsleitfaden kennen wir aus unseren Projekten: Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern hat ein Ablauf den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains gelesen, Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung markiert und je Seite den Handlungsbedarf aufgelistet; die Umformulierung folgte dem Redaktionsleitfaden, in elf Sprachen, freigegeben je Stelle von einem Menschen. 800 Kurstexte nach Hausform mit Markierung dessen, was nicht passt, ist dieselbe Mechanik mit einem anderen Regelwerk.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk musste nachgeschärft werden. Für eine Volkshochschule heißt das: In der ersten Redaktionsrunde markiert der Ablauf eher zu viel, die Fachbereichsleitungen entscheiden an echten Texten, was Werbesprache ist und was Programmsprache, und daraus wird die Hausform, die beim nächsten Heft gilt.
Preise
Preise für Volkshochschulen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Kurstexte redigieren und in die Hausform bringen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Volkshochschulen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Wo laufen die Daten der Teilnehmenden und Kursleitungen?
Dort, wo Ihr Träger sie heute verarbeitet: im Rechenzentrum der Kommune, auf eigenen Servern oder bei einem Anbieter in der EU unter Auftragsverarbeitungsvertrag, je Ablauf festgelegt. Ermäßigungsnachweise liest der Ablauf nicht aus. Keine Teilnehmerdaten trainieren ein fremdes Modell. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Wir haben zwölf Hauptamtliche. Lohnt sich das für uns?
Für eine einzelne kleine Volkshochschule rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Weg führt über den Landesverband, einen Kreis mit mehreren Außenstellen oder einen Verbund von drei bis fünf Häusern, die dieselbe Kursverwaltung nutzen und denselben Ablauf teilen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Ersetzt das KuferSQL oder cmxKonzepte?
Nein. Die Kursverwaltung bleibt das führende System für Kurse, Teilnehmende und Entgelte. Unsere Abläufe lesen daraus und legen Ergebnisse dort ab, wo sie hingehören: der redigierte Text im Kursdatensatz, die Antwort als Entwurf im Postfach, die Honorarprüfung als Liste für die Buchhaltung. Was die Kursverwaltung mit einem vorhandenen Modul schon kann, sagen wir in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Verwaltung intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: meist zwei Fachbereichsleitungen, die Anmeldung und die Verwaltungsleitung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die erste Programmheft-Runde läuft parallel: Die Fachbereichsleitung liest jeden redigierten Text, danach nur noch die markierten. Nach dem zweiten Heft steht die Hausform.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Volkshochschulen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.