Zielgruppe
In der Forschungsverwaltung frisst der Verwendungsnachweis die Zeit, die der Antrag versprochen hat.
Ein außeruniversitäres Institut mit 400 Beschäftigten, 60 laufenden Drittmittelprojekten und einer Verwaltung von 45 Personen. Gebucht wird in SAP, Publikationen stehen in Pure, Laborbücher in eLabFTW, Projekte laufen über Redmine und GitLab, die Förderportale von Bund und EU kommen dazu. Für ein EU-Projekt mit zwölf Partnern ist der Zwischenbericht fällig: Die Projektsachbearbeiterin zieht Personalkosten je Arbeitspaket aus SAP, sammelt Stundennachweise von 18 Wissenschaftlern, holt Publikationen und Vorträge aus Pure und schreibt mit dem Projektleiter den Berichtsteil, der die Buchungen zu den Meilensteinen erklärt. Drei Wochen, einmal je Berichtsperiode, je Projekt. Daneben stapeln sich Angebotsvergleiche, Gastwissenschaftlerverträge und Anfragen, die niemandem gehören. KI für Forschungsinstitute beginnt deshalb in der Verwaltung, nicht im Labor: Buchungen, Nachweise und Berichte lesen, zuordnen und vorbereiten, mit Freigabe durch Projektleitung und Verwaltung.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Forschungsinstituten und Forschungsverwaltungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Forschungsinstituten und Forschungsverwaltungen lohnen
Forschung ist das Produkt, Verwaltung ist die Bedingung, unter der sie gefördert wird. Die Abläufe setzen bei der Bedingung an, mit Freigabe durch Menschen, die den Zuwendungsbescheid kennen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Verwendungsnachweise und Zwischenberichte aus Buchungen und Arbeitspaketen zusammenstellen
SAP, Stundennachweise, Redmine, Pure, Förderportale von Bund und EU
60 Drittmittelprojekte bedeuten im Jahr rund 100 Zwischen- und Verwendungsnachweise mit je eigener Vorlage des Geldgebers. Der Ablauf liest die Buchungen des Projekts aus SAP, ordnet sie den Kostenarten und Arbeitspaketen des Bewilligungsbescheids zu, gleicht Personalkosten mit den Stundennachweisen ab, holt Publikationen, Vorträge und Meilensteine aus Pure und Redmine und füllt die Tabellen der Vorlage. Für den Berichtsteil schreibt er einen Entwurf, der die Zahlen erklärt. Buchungen ohne Arbeitspaket, Überschreitungen je Kostenart und Stunden ohne Nachweis markiert er. Projektleitung und Drittmittelverwaltung prüfen und zeichnen ab; eingereicht wird vom Institut.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Projektanträge aus Vorlagen, Finanzplänen und Zeitplänen vorbereiten
Antragsportale der Geldgeber, Word und LaTeX, SAP-Personalkostensätze, frühere Anträge, SharePoint
Eine Arbeitsgruppe stellt im Jahr vier bis acht Anträge, jeder mit Finanzplan, Zeitplan, Beschreibung der Vorarbeiten, Datenmanagementplan und Verwaltungsteil, in der Gliederung des Geldgebers. Der Ablauf liest die Ausschreibung und die Formvorgaben, zieht Personalkostensätze, Gemeinkostenregeln und Institutsangaben aus den Stammdaten, stellt die Verwaltungsteile aus freigegebenen Textbausteinen zusammen, prüft Finanzplan und Zeitplan auf Rechenfehler und Vorgaben wie Obergrenzen je Kostenart und legt den Rohbau dem Antragsteller vor. Der wissenschaftliche Teil bleibt beim Antragsteller, so wie es die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis verlangen. Die Verwaltung gibt den Finanzteil frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Publikationen, Vorträge und Patente im Forschungsinformationssystem erfassen
Pure, Converis, OPUS, DSpace, Verlagsdatenbanken
Ein Institut mit 250 Wissenschaftlern veröffentlicht im Jahr einige hundert Aufsätze, Tagungsbeiträge und Berichte, dazu Vorträge, Datensätze und Patentanmeldungen. Erfasst werden sie heute, wenn jemand daran denkt, oft kurz vor dem Jahresbericht. Der Ablauf liest Verlagsmeldungen, Mailbenachrichtigungen und Repositorien, erkennt Veröffentlichungen mit Beteiligung des Instituts, ordnet sie Autoren, Arbeitsgruppen und Projekten zu, prüft Dubletten und Pflichtangaben wie Fördervermerk und Open-Access-Status und legt den Datensatz im System als Entwurf an. Was unklar ist, etwa ein Namensvetter oder ein fehlender Fördervermerk, geht an die Bibliothek. Veröffentlicht im System wird nach Freigabe.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Gastwissenschaftlerverträge mit Visa- und Exportkontrollprüfung vorbereiten
Personalverwaltung, Vorlagen der Rechtsabteilung, Exportkontrolllisten, Visaportale, DMS
Im Jahr kommen 80 Gastwissenschaftler und Doktoranden aus dem Ausland, jeder mit Vertrag, Einladungsschreiben, Nachweisen für das Visum, Zugangsrechten und, je nach Herkunft und Forschungsgebiet, einer Prüfung nach Exportkontrollrecht. Der Ablauf liest die Unterlagen, prüft Vollständigkeit, befüllt Vertrag und Einladung aus den freigegebenen Vorlagen, legt die Checkliste für Visum, Krankenversicherung und Unterkunft an und stellt der Exportkontrollbeauftragten die Angaben zusammen, die sie für ihre Prüfung braucht: Herkunftsland, Einrichtung, Arbeitsgebiet, betroffene Geräte. Die Prüfung selbst trifft der Mensch. Versand und Unterschrift erfolgen nach Freigabe durch Personal und Rechtsabteilung.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Anfragen von Industrie, Medien und Politik sortieren und weiterleiten
Sammelpostfach, Website-Formular, CRM oder Kontaktverwaltung, Pure, Microsoft 365
In das zentrale Postfach kommen im Monat 300 Anfragen: ein Unternehmen sucht einen Partner für ein Verbundprojekt, eine Redaktion braucht eine Einschätzung bis Freitag, ein Ministerium fragt nach Stellungnahmen, ein Student nach einer Abschlussarbeit. Der Ablauf liest die Anfrage, erkennt Thema und Art, sucht über Pure und die Gruppenbeschreibungen die passende Arbeitsgruppe und bereitet die Weiterleitung mit Zusammenfassung oder die Antwort als Entwurf vor, etwa den Verweis auf Ansprechpartner, Technologieangebot oder Pressestelle. Anfragen mit Vertragsbezug oder politischer Reichweite gehen an Institutsleitung oder Kommunikation. Gesendet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Forschungsinstituten und Forschungsverwaltungen
Buchhaltung, Forschungsinformation, Projektwerkzeuge und die Portale der Geldgeber laufen getrennt. Die Projektsachbearbeiterin ist die Schnittstelle, mit Excel.
- Finanzen und PersonalSAP, MACH, Personalverwaltung, Zeiterfassung, Stundennachweise
- Forschungsinformation und PublikationenPure, Converis, OPUS, DSpace, Verlagsdatenbanken
- Geldgeber und PortaleFörderportale von Bund und EU, Antragsportale, Projektträger-Portale, Berichtsvorlagen
- Projekt und LaborRedmine, GitLab, eLabFTW, Labfolder, Nextcloud
- Beschaffung und RechtVergabeportale, Angebotsvergleiche, Vertragsvorlagen, Exportkontrolllisten
- KommunikationMicrosoft 365, Sammelpostfächer, Website-Formulare, Kontaktverwaltung
Einwände
Was bei Forschungsinstituten und Forschungsverwaltungen besonders zählt
Was Verwaltungsleitungen und Forschungsmanager zuerst einwenden, und unsere Antwort darauf.
- Zuwendungsrecht verlangt zweckgebundene Verwendung und prüfbare Nachweise. Darum ordnet der Ablauf jede Buchung einem Arbeitspaket und einer Kostenart des Bescheids zu, markiert, was nicht passt, und schreibt die Herkunft jeder Zahl in den Nachweis. Für die Prüfung durch den Geldgeber liegt damit die Spur von der Zahl zur Buchung vor. Was die Nebenbestimmungen im Einzelfall verlangen, entscheidet die Drittmittelverwaltung.
- Gute wissenschaftliche Praxis und generierte Texte in Anträgen. Der Ablauf schreibt keine Wissenschaft. Er bereitet Verwaltungsteile, Finanzpläne und Berichtstabellen vor, aus Daten und freigegebenen Bausteinen, und kennzeichnet jeden Entwurf als solchen. Wie Ihr Institut den Einsatz in Anträgen und Publikationen regelt, legt Ihre Ombudsstelle fest; der Ablauf hält sich an diese Regel und protokolliert, was er erzeugt hat.
- Exportkontrolle und Geheimschutz: nichts darf an Modelle außerhalb der EU. Dann läuft das Modell im Haus. Sie entscheiden je Ablauf, wo es läuft: auf Ihren Servern, auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag oder in der Cloud. Für Gastverträge, Projektdaten und alles, was Exportkontrolle berührt, bauen wir mit Modellen im Haus. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell.
- Vergaberecht nach UVgO und VgV, dazu Personalrat oder Betriebsrat. Die Analyse ist ein Festpreis unter den üblichen Schwellen und liefert die Unterlage für das weitere Verfahren: Umfang, Datenflüsse, Betriebsart, Festpreis je Ablauf. Für die Beteiligung von Personalrat oder Betriebsrat haben wir einen Leitfaden; die Abläufe werten keine Leistung von Beschäftigten aus.
- Forschungsdaten mit Personenbezug und Ethikkommission. Die fünf Abläufe berühren Verwaltungsdaten: Buchungen, Verträge, Publikationen, Anfragen. Forschungsdaten mit Personenbezug fassen sie nicht an. Wo ein Institut einen Ablauf in diese Richtung wünscht, gehört die Ethikkommission vor die Analyse, nicht danach, und wir sagen in der Analyse, wenn wir davon abraten.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen großen Bestand gegen ein Regelwerk zu lesen, jede Fundstelle einzustufen und einem Menschen zur Freigabe vorzulegen, kennen wir von einem börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern: Der Ablauf liest den gesamten Textbestand über zehn Live-Domains, markiert Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, ein Werkzeug zeigt den Handlungsbedarf je Seite, Umformulierungen folgen dem Redaktionsleitfaden, und jede Stelle wird von einem Menschen freigegeben. Buchungen gegen einen Bewilligungsbescheid zu lesen, ist dieselbe Aufgabe mit anderem Regelwerk.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft; die Übersetzungen in elf Sprachen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für ein Institut heißt das: Die Regel, welche Buchung als auffällig gilt, wird in den ersten Wochen mit der Drittmittelverwaltung kalibriert, und Berichte für EU-Projekte auf Englisch bekommen ein Glossar der Projektbegriffe, bevor der erste Entwurf entsteht.
Preise
Preise für Forschungsinstitute und Forschungsverwaltung
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Verwendungsnachweise und Zwischenberichte aus Buchungen und Arbeitspaketen zusammenstellen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Forschungsinstituten und Forschungsverwaltungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Buchungsdaten, Verträge und Antragsentwürfe durch eine KI laufen?
Ja, wenn das Modell dort läuft, wo Ihr Institut es erlaubt. Für Verwaltungsdaten mit Personenbezug, Gastverträge und alles mit Exportkontrollbezug bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Dokumentation nennt je Ablauf die gelesenen Felder für Datenschutzbeauftragten und Exportkontrollbeauftragte. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das SAP, Pure oder die Portale der Geldgeber?
Nein. Buchhaltung und Forschungsinformationssystem bleiben führend, die Portale der Geldgeber sind vorgeschrieben. Der Ablauf liest aus SAP und Pure über Export und Schnittstelle, bereitet Nachweise und Datensätze vor und schreibt zurück, wo das System einen Import vorsieht; in die Portale lädt die Verwaltung nach Freigabe. Was Ihre Systeme oder Ihre Trägerorganisation schon zentral anbieten, sagen wir in der Analyse.
Schreibt der Ablauf den Antrag?
Den wissenschaftlichen Teil nicht, und das soll er nicht. Er bereitet Finanzplan, Zeitplan, Datenmanagementplan und Verwaltungsangaben vor, prüft sie gegen die Formvorgaben der Ausschreibung und stellt freigegebene Bausteine zusammen, etwa die Institutsbeschreibung. Was er erzeugt hat, ist im Dokument gekennzeichnet, damit Ihr Institut seine Regeln zu generierten Texten einhalten kann.
Unsere Verwaltung hat 15 Personen. Lohnt sich das?
Für ein einzelnes kleines Institut selten, das sagen wir offen. Der Umbau rechnet sich, wenn die Trägerorganisation oder ein Verbund denselben Ablauf für mehrere Institute betreibt, etwa den Verwendungsnachweis für alle Projekte eines Geldgebers. Die Verwaltungskostenpauschale begrenzt, was ein Institut allein ausgeben kann. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Forschungsinstitute
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.