Zielgruppe
Im Studierendensekretariat beantwortet die Hochschule im September dieselbe Frage dreitausendmal.
Eine Hochschule mit 12.000 Studierenden, 600 Beschäftigten in der Verwaltung und 40 Studiengängen. Das Campusmanagement ist HISinOne, internationale Bewerbungen laufen über uni-assist, die Lehre über Moodle, Evaluationen über EvaSys, die Akten liegen in einem Dokumentenmanagement. Vom 15. August bis Ende September gehen 3.000 Mails im Studierendensekretariat ein: Ist meine Immatrikulation durch, wo ist mein Semesterticket, welcher Nachweis fehlt, wie melde ich mich zur Prüfung an. Vier Sachbearbeiterinnen beantworten sie mit Textbausteinen, die sie selbst suchen, und finden daneben kaum Zeit für die 400 Anträge auf Anerkennung ausländischer Studienleistungen, die mit Modulbeschreibungen in drei Sprachen auf dem Tisch des Prüfungsausschusses landen. KI für Hochschulverwaltung beginnt bei dieser Post: lesen, der Ordnung und Frist zuordnen, Antwort vorbereiten, und die Sachbearbeiterin gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Hochschulen und Universitätsverwaltungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Hochschulen und Universitätsverwaltungen lohnen
Hochschulen entscheiden nach Ordnungen, und Ordnungen sind Regeln, die sich lesen lassen. Die Abläufe nehmen der Verwaltung das Suchen und Vorsortieren ab, die Entscheidung bleibt bei Ausschuss, Prüfer und Sachbearbeiterin. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Studierendenanfragen sortieren und mit Verweis auf Ordnung und Frist beantworten
Sammelpostfach, Ticketsystem, HISinOne, Prüfungs- und Zulassungsordnungen, Webseiten der Hochschule
3.000 Mails in sechs Wochen, zu 80 Prozent Fragen, die in einer Ordnung, einer Frist oder einem Status im Campusmanagement beantwortet sind. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Studiengang, Anliegen und Person, prüft den Status im Campusmanagement, etwa ob die Immatrikulation vollständig ist und welcher Nachweis fehlt, sucht die zuständige Stelle in Ordnung oder Webseite und bereitet die Antwort als Entwurf vor, mit Paragraf, Frist und Link, in der Sprache der Anfrage. Beschwerden, Härtefälle und alles, was eine Entscheidung braucht, gehen mit Zusammenfassung an die Sachbearbeiterin. Gesendet wird, was sie freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Masterbewerbungen auf formale Voraussetzungen vorprüfen
Bewerbungsportal, uni-assist, HISinOne, Zulassungsordnungen, DMS
Für zwölf Masterstudiengänge gehen 2.500 Bewerbungen ein, jede mit Abschlusszeugnis, Transcript, Sprachnachweis und Motivationsschreiben, viele aus dem Ausland. Der Ablauf liest die Unterlagen, prüft gegen die Zulassungsordnung des Studiengangs die formalen Voraussetzungen, Abschlussart, Leistungspunkte in den geforderten Fächern, Sprachniveau, Fristen, und erstellt je Bewerbung die Übersicht: erfüllt, nicht erfüllt, unklar, mit Fundstelle im Dokument. Für fehlende oder unleserliche Nachweise formuliert er die Nachforderung. Er bewertet keine Noten und spricht keine Zulassung aus; die Entscheidung trifft der Zulassungsausschuss auf Grundlage der vollständigen Akte, und das Protokoll zeigt, was der Ablauf geprüft hat.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Anerkennungsanträge mit Modulbeschreibungen vergleichen und einen Prüfervorschlag vorbereiten
Antragsformulare, Modulhandbücher, HISinOne, anabin, DMS
400 Anträge auf Anerkennung von Studienleistungen im Jahr, jeder mit Transcript und Modulbeschreibungen der anderen Hochschule, oft auf Englisch, Spanisch oder Türkisch. Der Ablauf liest die mitgebrachten Modulbeschreibungen, stellt sie den Modulen des Zielstudiengangs gegenüber, Inhalte, Lernziele, Umfang in Leistungspunkten, Prüfungsform, und bereitet für den Prüfungsausschuss je Modul eine Gegenüberstellung mit Ähnlichkeitsgrad und Hinweis auf wesentliche Unterschiede vor. Frühere Entscheidungen zu derselben Hochschule und demselben Modul legt er dazu. Entschieden wird vom Prüfungsausschuss; der Ablauf spart ihm das Zusammensuchen, nicht das Urteil.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Modulhandbücher in einheitliche Form bringen und Änderungen nachziehen
Modulbeschreibungen in Word, HISinOne, Akkreditierungsunterlagen, Webseiten der Fakultäten, DMS
40 Studiengänge, 1.200 Modulbeschreibungen, geschrieben von 300 Lehrenden in zehn Jahren, in vier Vorlagenversionen. Vor jeder Akkreditierung und jeder Ordnungsänderung bringt das Studiengangsmanagement sie von Hand auf eine Form. Der Ablauf liest alle Beschreibungen, überträgt sie in die aktuelle Vorlage, prüft Pflichtfelder, Leistungspunkte gegen die Prüfungsordnung, Workload-Rechnung und Verweise auf andere Module und markiert Widersprüche: ein Modul mit zwei Umfängen, eine Prüfungsform, die die Ordnung nicht kennt, ein Lehrender, der nicht mehr im Haus ist. Änderungen eines Moduls zieht er in alle Handbücher nach, die es enthalten. Freigegeben wird je Studiengang durch die Studiengangsleitung.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Lehrevaluationen und Freitextkommentare zusammenfassen und berichten
EvaSys, Freitextkommentare, Berichtsvorlagen, Microsoft 365, Studiendekanat
Jedes Semester laufen 800 Lehrveranstaltungsevaluationen mit 20.000 Freitextkommentaren, die bis heute nur die Lehrenden selbst lesen. Der Ablauf liest die Kommentare je Veranstaltung, ordnet sie Themen zu, Organisation, Material, Tempo, Prüfung, Raum, und fasst sie für die Lehrenden und das Studiendekanat zusammen, mit Beispielzitaten und dem Hinweis, wo sich Rückmeldungen über mehrere Semester wiederholen. Personenbezogene oder beleidigende Kommentare markiert er nach den Regeln der Evaluationsordnung und gibt sie nicht weiter. Der Bericht an den Studiendekan ist ein Entwurf; eine Bewertung der Lehrenden daraus abzuleiten, ist Sache der Hochschule, nicht des Ablaufs.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Hochschulen und Universitätsverwaltungen
Campusmanagement, Lernplattform, Dokumentenmanagement, Evaluation und die Portale von uni-assist und hochschulstart laufen nebeneinander; viele Hochschulen betreiben sie über ihr Landesrechenzentrum. Die Sachbearbeiterin mit vier offenen Fenstern verbindet sie.
- CampusmanagementHISinOne, CampusNet, CAMPUSonline, eigene Entwicklungen der Rechenzentren
- Bewerbung und Zulassunguni-assist, hochschulstart, Bewerbungsportale, anabin
- Lehre und EvaluationMoodle, ILIAS, Stud.IP, EvaSys
- Forschung und BibliothekPure, Converis, OPUS, DSpace
- Verwaltung und AktenSAP, MACH, d.3ecm, Ticketsysteme, Sammelpostfächer
- Ordnungen und DokumentePrüfungsordnungen, Zulassungsordnungen, Modulhandbücher, Akkreditierungsunterlagen
Einwände
Was bei Hochschulen und Universitätsverwaltungen besonders zählt
Was Kanzlerinnen, Dezernatsleitungen und Studiengangsmanager zuerst einwenden, und unsere Antwort darauf.
- Prüfungsentscheidungen trifft der Prüfer, Anerkennungen der Prüfungsausschuss. Dabei bleibt es. Kein Ablauf auf dieser Seite vergibt eine Note, erkennt ein Modul an oder lässt zu. Die Abläufe lesen, stellen gegenüber, prüfen Formalien und legen vor. Jede Vorlage nennt die Fundstellen, auf die sie sich stützt, damit Ausschuss und Prüfer schneller zu ihrer eigenen Entscheidung kommen.
- EU AI Act: Zulassung und Leistungsbewertung sind Hochrisiko. Richtig, Anhang III nennt beides. Deshalb prüfen die Abläufe nur formale Voraussetzungen gegen die Ordnung, Abschlussart, Leistungspunkte, Sprachnachweis, Frist, und erzeugen keine Rangfolge nach Eignung. Jede Vorprüfung ist als solche gekennzeichnet und wird von Menschen entschieden. Welche Pflichten dennoch gelten, steht in EU AI Act im Mittelstand.
- Vergaberecht und Rahmenverträge über das Landesrechenzentrum. Die Analyse ist ein Festpreis unter den üblichen Schwellen und liefert die Unterlage für den weiteren Weg: Umfang, Datenflüsse, Betriebsart, Festpreis je Ablauf. Die Abläufe laufen auch auf Modellen, die Ihr Landesrechenzentrum bereitstellt; wir bauen den Ablauf, nicht die Infrastruktur, und dokumentieren so, dass das Rechenzentrum ihn betreiben kann.
- Personalrat, Gleichstellung und Gremien müssen beteiligt werden. Vor dem Umbau, nicht danach. Die Analyse nennt je Ablauf, welche Daten von Beschäftigten berührt werden, etwa Namen von Lehrenden in Modulhandbüchern und Evaluationen, und was der Ablauf daraus nicht ableitet: keine Leistungsbewertung von Beschäftigten. Für die Beteiligung des Personalrats haben wir einen Leitfaden.
- Urheberrecht in der Lehre und gute wissenschaftliche Praxis. Die Abläufe bearbeiten Verwaltungstexte: Modulbeschreibungen, Ordnungen, Bescheide, Antworten. Lehrmaterial und Forschungstexte fassen sie nicht an. Modulbeschreibungen werden umgeformt, nicht neu erfunden, und jede Änderung ist gegen die Vorfassung nachvollziehbar, damit die Studiengangsleitung sieht, was der Ablauf verändert hat.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Ein Sammelpostfach mit Anfragen in mehreren Sprachen zu sortieren und aus einer Dokumentation Antworten mit Quellenangabe vorzubereiten, kennen wir von einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten: Anfragen werden nach Markt und Land automatisch zugeordnet und in NetSuite angelegt, eine Wissensdatenbank aus der Dokumentation antwortet in fünf Sprachen mit Quellenangabe und übergibt an Menschen, wenn sie nicht sicher ist. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent. Ordnungen und Fristen einer Hochschule sind eine Dokumentation wie jede andere, nur besser nummeriert.
Was dort schiefging: Die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich, und die Routing-Regeln für Grenzfälle mussten zweimal nachgezogen werden. Für ein Studierendensekretariat heißt das: Die Antwort nennt Paragraf, Frist und Link und hört dann auf, und Anfragen, die zwischen zwei Zuständigkeiten liegen, etwa Prüfungsamt und Sekretariat, landen in den ersten Wochen gekennzeichnet beim Menschen, bis die Regel steht.
Preise
Preise für Hochschulen und Universitätsverwaltungen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Studierendenanfragen sortieren und mit Verweis auf Ordnung und Frist beantworten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Hochschulen und Universitätsverwaltungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Studierendendaten durch eine KI laufen?
Nur nach dem Hochschulgesetz Ihres Landes und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Technisch heißt das: Modelle im Haus oder beim Landesrechenzentrum, für Bewerbungs- und Studierendendaten kein Cloud-Modell, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Dokumentation nennt je Ablauf die gelesenen Felder und die Betriebsart; die drei Betriebsarten sind unter Datensouveränität erklärt.
Ersetzt das HISinOne, CampusNet oder uni-assist?
Nein, das Campusmanagement bleibt führend und ist mit dem Landesrechenzentrum abgestimmt. Der Ablauf liest Status und Stammdaten über Schnittstelle oder Export, bereitet Antworten, Prüfübersichten und Dokumente vor und schreibt zurück nur dort, wo das System es vorsieht. Was HISinOne oder CampusNet schon selbst bieten, etwa Statusauskünfte im Portal, sagen wir in der Analyse, damit kein Ablauf gebaut wird, den es gibt.
Entscheidet der Ablauf über Zulassungen oder Anerkennungen?
Nein. Er prüft formale Voraussetzungen gegen die Ordnung und stellt Modulbeschreibungen gegenüber, mit Fundstellen, und legt das Ergebnis dem Zulassungsausschuss oder Prüfungsausschuss vor. Er bildet keine Rangfolge nach Eignung und spricht keine Entscheidung aus. Das hält ihn außerhalb dessen, was der EU AI Act in Anhang III als Hochrisiko einstuft, und es entspricht dem, was Hochschulgesetze und Ordnungen den Gremien vorbehalten.
Wir sind eine Hochschule mit 2.000 Studierenden. Lohnt sich das?
Für eine kleine Hochschule allein selten, das sagen wir offen. Der Umbau rechnet sich, wenn mehrere Hochschulen eines Landes oder ein Landesrechenzentrum denselben Ablauf betreiben, etwa die formale Vorprüfung von Masterbewerbungen, deren Regeln sich je Studiengang als Tabelle hinterlegen lassen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Hochschulverwaltung
Verweis
Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.