Zielgruppe
Im Vertrieb entscheidet der Montag, aber die Anfrage vom Freitag wird am Dienstag gelesen.
Ein Hersteller mit zwölf Verkäufern im Außendienst und sechs Personen im Innendienst: Salesforce als CRM, SAP für Aufträge und Preise, ein Sammelpostfach vertrieb@ und ein Webformular, das jede Woche 80 Anfragen liefert. Der Innendienst öffnet morgens die Mails, sucht den Kunden im CRM, legt die Anfrage an, fragt beim Außendienst nach, wer zuständig ist, und baut das Angebot aus Preisliste, Rabattstaffel und dem letzten Auftrag zusammen. Der Außendienst diktiert Besuchsberichte ins Handy, die nie im CRM landen, und der Forecast am Monatsende ist eine Sammlung von Bauchgefühlen in Excel. KI im Vertrieb beginnt deshalb nicht beim Verkaufsgespräch, sondern im Posteingang: lesen, einstufen, zuordnen, vorbereiten, und der Verkäufer entscheidet, mit wem er spricht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Vertriebsleitern und ihrem Innendienst am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Vertriebsleitern und ihrem Innendienst lohnen
Verkaufen ist Gespräch und Urteil. Alles davor und danach ist Lesen, Suchen, Abtippen und Zusammenstellen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Anfragen lesen, einstufen und zuordnen
Sammelpostfach, Webformular, Salesforce Sales Cloud, HubSpot, Telefonnotizen
80 Anfragen je Woche aus Formular, Postfach und Telefonnotizen: Preisanfragen, Ersatzteilbedarf, Studentenfragen, Spam. Der Ablauf liest jede Anfrage, sucht den Absender im CRM, erkennt Bestandskunde, Neukunde oder Wettbewerber, stuft nach Ihren Kriterien ein (Produktgruppe, Menge, Region, Zeitdruck) und legt den Vorgang beim zuständigen Verkäufer an. Was unklar ist, etwa ein Konzern mit mehreren Standorten, wird markiert statt geraten. Der Innendienst sieht morgens eine sortierte Liste statt eines Postfachs, und erst sein Blick macht aus dem Vorschlag einen Lead.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Angebote aus Anfrage, Preisliste und Konditionen zusammenstellen
SAP SD, Microsoft Dynamics 365 Sales, Preislisten, Angebotsvorlagen, CRM
Ein Innendienst, der täglich 15 Angebote schreibt, holt für jedes die Preisliste, den Kundenrabatt aus dem Rahmenvertrag, die Lieferzeit und den Text der letzten Bestellung zusammen. Der Ablauf liest die Anfrage, findet die passenden Artikel, zieht Konditionen des Kunden aus SAP oder dem CRM, baut den Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage und markiert, was er nicht sicher weiß: unbekannte Artikelnummer, Rabatt über Freigabegrenze, abweichende Lieferadresse. Der Sachbearbeiter prüft den Entwurf, korrigiert und sendet. Kein Angebot verlässt das Haus ohne seine Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Besuchsberichte und Telefonnotizen ins CRM überführen
Diktier-App, Salesforce Sales Cloud, Pipedrive, Microsoft Teams, Outlook
Zwölf Außendienstler mit je drei bis fünf Besuchen am Tag: Berichte kommen als Sprachnotiz, als drei Zeilen in einer Mail oder gar nicht. Der Ablauf nimmt Sprachnotiz oder Text, zieht Kunde, Ansprechpartner, besprochene Produkte, Wettbewerber, Einwände und vereinbarte nächste Schritte heraus, schreibt den Eintrag in die passende Opportunity und legt Aufgaben mit Termin an. Namen, die nicht im CRM stehen, werden als neue Kontakte vorgeschlagen, nicht angelegt. Der Verkäufer bestätigt den Eintrag mit einem Blick am Abend statt mit einer Stunde am Freitag.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Ausschreibungen und Lastenhefte durchlesen und bewerten
Vergabeportale, Lastenhefte als PDF, CRM, SharePoint, Excel
Eine Ausschreibung mit 140 Seiten Lastenheft und Anhängen erreicht den Vertrieb mit einer Frist von drei Wochen. Der Ablauf liest alle Dokumente, zieht Pflichtkriterien, Ausschlusskriterien, Termine, Referenzanforderungen und Formvorgaben heraus, gleicht sie mit Ihrem Portfolio und früheren Angeboten ab und legt eine Übersicht vor: erfüllt, erfüllbar, nicht erfüllbar, unklar. Die Entscheidung über die Teilnahme trifft die Vertriebsleitung, aber am zweiten Tag statt in der zweiten Woche, und auf Grundlage des ganzen Texts statt der Zusammenfassung des Bieterportals.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Verlorene Angebote nachfassen und Forecast plausibilisieren
Salesforce Sales Cloud, HubSpot, SAP Sales Cloud, Power BI, Excel
Von 300 Angeboten im Quartal werden 90 angenommen, 60 abgesagt und 150 bleiben offen, bis sie jemand schließt. Der Ablauf erkennt Angebote, die über die übliche Entscheidungsdauer hinaus offen sind, bereitet Nachfass-Mails als Entwurf vor, erfasst Absagegründe aus den Antworten in festen Kategorien und schreibt sie an die Opportunity. Für den Forecast vergleicht er Abschlusswahrscheinlichkeit, Phase und Historie des Kunden mit dem Verlauf der letzten Quartale und markiert, was abweicht: ein Abschluss, der dreimal verschoben wurde, oder eine Phase ohne Aktivität. Die Zahlen bleiben die des Verkäufers; die Fragen stellt der Ablauf.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Vertriebsleitern und ihrem Innendienst
Das CRM ist die Mitte, aber Preise liegen im ERP, Anfragen im Postfach und Berichte im Kopf des Außendienstes. Die Handarbeit entsteht an den Übergängen.
- CRMSalesforce Sales Cloud, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 Sales, Pipedrive, Zoho CRM, CAS genesisWorld
- ERP und AuftragsabwicklungSAP SD, SAP Sales Cloud, weclapp, Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Anfragen und KommunikationMicrosoft 365, Outlook, Sammelpostfächer, Webformulare, Teams
- Recherche und AusschreibungenLinkedIn Sales Navigator, Vergabeportale, Bieterportale, Lastenhefte als PDF
- AuswertungPower BI, Excel, CRM-Dashboards, Tableau
- DokumenteSharePoint, Angebotsvorlagen in Word, PDF-Preislisten, DMS
Einwände
Was bei Vertriebsleitern und ihrem Innendienst besonders zählt
Die Einwände, die Vertriebsleiter zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Der persönliche Kundenkontakt geht verloren. Der Ablauf spricht nicht mit Kunden. Er liest, sortiert und bereitet vor, damit der Verkäufer am Montag anruft statt am Dienstag die Mail zu finden. Jede Antwort an einen Kunden ist ein Entwurf, den ein Mensch liest, ändert und absendet. Der Kontakt wird häufiger und schneller, nicht unpersönlicher.
- Automatische Bewertung von Anfragen berührt Profiling und Auskunftsrechte. Die Einstufung bezieht sich auf das Unternehmen und seinen Bedarf, nicht auf die Person des Absenders. Welche Kriterien der Ablauf anlegt, steht in einer Regelliste, die Sie lesen und ändern können, und jede Einstufung ist mit Begründung protokolliert. Eine Entscheidung mit Wirkung für eine natürliche Person trifft der Ablauf nicht; er legt vor, der Verkäufer entscheidet.
- Werbliche Ansprache per Mail braucht Einwilligung oder Kundenbeziehung. Der Ablauf schreibt keine Kampagnen an Fremde. Er antwortet auf Anfragen, die an Sie gerichtet wurden, und fasst bei Angeboten nach, die Sie abgegeben haben. Wo § 7 UWG greift, prüft der Ablauf vor dem Entwurf, ob eine Einwilligung oder Kundenbeziehung im CRM hinterlegt ist, und markiert den Fall sonst für die manuelle Entscheidung.
- Leistungsdaten der Verkäufer dürfen nicht ohne Betriebsrat ausgewertet werden. Das ist richtig, und wir bauen so, dass es nicht nötig ist: Der Ablauf bewertet Vorgänge, nicht Menschen. Forecast-Abweichungen werden je Opportunity gemeldet, nicht je Verkäufer gerankt. Was der Ablauf speichert und wer es sieht, legen wir vor dem Bau offen, damit der Betriebsrat nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG mitentscheiden kann, statt hinterher zu widersprechen.
- Unser CRM ist nicht gepflegt genug. Das ist der Normalfall und der Grund, warum der dritte Ablauf oben existiert. Ein Umbau beginnt oft mit dem Aufräumen: Dubletten, veraltete Ansprechpartner, Opportunities ohne Aktivität. Danach hält der Ablauf das CRM gefüllt, weil er die Berichte schreibt, die heute niemand schreibt. Ein leeres CRM ist kein Hindernis, sondern der erste Arbeitsauftrag.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Posteingang eines Vertriebs kennen wir aus unseren Projekten: Bei einem europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten ordnet ein Ablauf Anfragen aus einem Sammelpostfach nach Markt und Land automatisch zu und legt sie in NetSuite an. Dazu kam eine Wissensdatenbank aus der Produktdokumentation, die in fünf Sprachen mit Quellenangabe antwortet und an Menschen übergibt. Die Anfragen aus der Website stiegen um 400 Prozent, weil sie beantwortet wurden, bevor der Interessent weiterklickte.
Was dort schiefging, gehört dazu: Die Routing-Regeln für Grenzfälle, etwa ein Kunde mit Sitz in einem Land und Werk in einem anderen, mussten zweimal nachgezogen werden, und die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich. Für Ihren Vertrieb heißt das: Die Zuordnungsregeln für Konzerne und Mehrfachstandorte legen wir in der Analyse fest, nicht im Betrieb, und jeder Antwortentwurf bekommt eine Längenregel, bevor der erste Kunde ihn liest.
Preise
Preise für Vertriebsleiter und Vertriebsinnendienst
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Anfragen lesen, einstufen und zuordnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Vertriebsleitern und ihrem Innendienst
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundenanfragen und CRM-Daten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Anfragen mit Ansprechpartnern und Preisen bauen wir mit Modellen auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag oder im Haus, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Der Ablauf liest nur, was er für seine Aufgabe braucht, und das Protokoll zeigt, welche Daten wohin geflossen sind. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das die Automatisierung in Salesforce oder HubSpot?
Nein, es nutzt sie. Workflows in Salesforce oder HubSpot arbeiten mit Feldern, die gefüllt sind, und Regeln, die jemand gepflegt hat. Unsere Abläufe kümmern sich um das, was davor liegt: unstrukturierte Anfragen, Sprachnotizen, Lastenhefte als PDF, Preise im ERP. Das Ergebnis landet in den Feldern, die Ihre CRM-Automatisierung erwartet. Wo ein Bordmittel reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das den Vertrieb intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: meist zwei aus dem Innendienst, ein Verkäufer und die Vertriebsleitung für die Regeln. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner, der Zugänge freigibt und Zweifelsfälle entscheidet, keine Projektgruppe. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: zwei Wochen sieht der Innendienst jeden Vorschlag, danach nur noch die markierten Fälle.
Rechnet sich das bei fünf Verkäufern und zwei Personen im Innendienst?
Für den Vertrieb allein selten, das sagen wir offen. Ein Umbau zum Festpreis lohnt sich ab einer Menge, die ein kleiner Innendienst nicht hat, oder wenn derselbe Ablauf mehrere Abteilungen bedient: Vertrieb, Service und Einkauf teilen sich oft Postfach und CRM. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung, der Kostenrechner zeigt, ab welcher Menge die Rechnung aufgeht.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Vertrieb
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.