Zielgruppe
Im Bid-Team geht die Zeit nicht in das Angebot, sondern in das Suchen nach dem letzten.
Ein Anlagenbauer mit 700 Mitarbeitern und einem Bid-Team von sechs Personen: Salesforce für die Verkaufschancen, SharePoint mit 2.000 alten Angeboten, Word und Excel für alles, was rausgeht, dazu das Deutsche Vergabeportal und TED, aus denen am Freitagnachmittag eine Ausschreibung mit 140 Seiten kommt. Bis Montag soll die Geschäftsführung eine Go-oder-No-Go-Empfehlung auf dem Tisch haben. Also liest eine Bid-Managerin am Wochenende Eignungskriterien, Fristen, Nachweise und Zuschlagskriterien aus Vergabeunterlagen, Leistungsbeschreibung und drei Anlagen heraus, die sich teilweise widersprechen, und sucht danach die Antwort auf Frage 37 des Fragenkatalogs, die ihr Kollege vor zwei Jahren schon einmal geschrieben hat. KI im Angebotsmanagement setzt deshalb beim Lesen an: Unterlagen zerlegen, Pflichten und Fristen herausziehen, frühere Antworten finden, und erst dann entscheidet das Team, ob es bietet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Angebotsabteilungen und Bid-Teams am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Angebotsabteilungen und Bid-Teams lohnen
Das Produkt eines Bid-Teams ist ein Angebot, das gewinnt. Das Lesen, Suchen und Zusammenstellen davor frisst die Zeit, die dafür fehlt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Ausschreibungen lesen und die Bid-Entscheidung vorbereiten
Deutsches Vergabeportal, evergabe, TED, Salesforce, SharePoint
Ein Bid-Team sichtet im Jahr 250 Ausschreibungen und bietet auf 60. Der Ablauf liest die Vergabeunterlagen mit allen Anlagen, zieht Eignungskriterien, Ausschlussgründe, geforderte Nachweise, Fristen für Bieterfragen und Angebot, Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Vertragsbedingungen heraus und legt sie als Übersicht neben Ihr Portfolio und Ihre Referenzen. Widersprüche zwischen Dokumenten, ungewöhnliche Haftungsklauseln und Kriterien, die Sie nicht erfüllen, markiert er. Daraus entsteht ein Entwurf der Bid-oder-No-Bid-Empfehlung mit Begründung. Die Entscheidung trifft die Geschäftsführung.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Fragenkataloge aus früheren Angeboten beantworten
SharePoint, Loopio, Responsive, Word, Excel
Ein Fragenkatalog mit 180 Fragen zu Qualitätsmanagement, Informationssicherheit, Nachhaltigkeit und Projektorganisation, und im SharePoint liegen 2.000 Angebote, in denen jede dieser Fragen schon einmal beantwortet wurde. Der Ablauf liest den Katalog, findet zu jeder Frage die passenden Antworten aus früheren Angeboten und der Wissensdatenbank, prüft deren Alter und Freigabestatus und formuliert einen Antwortentwurf für den konkreten Auftraggeber mit Quellenangabe. Fragen ohne belastbare Vorlage markiert er für die Fachabteilung. Der Bid-Manager prüft jede Antwort und gibt sie frei, bevor sie ins Angebot geht.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Nachweise und Referenzen zusammenstellen und prüfen
SharePoint, Salesforce, Zertifikatsablage, Handelsregister, Excel
Jede Ausschreibung verlangt ihre Mischung aus Nachweisen: Handelsregisterauszug, Zertifikate nach ISO 9001 und 27001, Referenzen mit Auftragswert und Ansprechpartner, Umsatzzahlen, Eigenerklärungen. Der Ablauf liest die Anforderungen, stellt die Unterlagen aus Ihrer Ablage zusammen, prüft Gültigkeitsdaten, Aktualität und ob die Referenz zu Art und Umfang der Ausschreibung passt, und meldet, was fehlt oder abläuft, bevor die Frist drückt. Referenzen, die seit drei Jahren mit denselben Ansprechpartnern angegeben werden, markiert er zur Bestätigung. Die fertige Mappe prüft der Bid-Manager vor Abgabe.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Angebotstexte aus Bausteinen anpassen und vereinheitlichen
Word, SharePoint, Loopio, Corporate-Design-Vorlagen
Ein Angebot mit 80 Seiten entsteht aus Bausteinen von Vertrieb, Technik, Projektleitung und Service, die in Tonfall, Produktbezeichnung und Kundenanrede voneinander abweichen. Der Ablauf setzt die Bausteine für den konkreten Kunden zusammen, ersetzt Platzhalter und frühere Kundennamen, gleicht Produktnamen, Zahlen und Begriffe über das ganze Dokument ab, prüft gegen Ihren Redaktionsleitfaden und markiert Stellen, an denen zwei Bausteine einander widersprechen oder ein alter Projektname stehen geblieben ist. Das Ergebnis ist ein Entwurf in Ihrer Vorlage, den der Bid-Manager liest und freigibt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Technische Anforderungen gegen das Portfolio abgleichen
Leistungsverzeichnis, Produktdatenbank, PIM, Excel, Microsoft Dynamics 365 Sales
Ein Leistungsverzeichnis mit 400 Positionen und technischen Mindestanforderungen je Position. Der Ablauf liest jede Anforderung, ordnet ihr das passende Produkt oder die Leistung aus Ihrem Portfolio zu, vergleicht die geforderten Werte mit Ihren Datenblättern und stuft ein: erfüllt, erfüllt mit Abweichung, nicht erfüllt, unklar formuliert. Die Abweichungen gehen als Liste mit Positionsnummer an die Technik, die unklaren Stellen werden zu Bieterfragen formuliert. Der Vertrieb sieht vor der Kalkulation, wo das Angebot technisch dünn ist. Was im Angebot steht, bestätigt die Technik.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Angebotsabteilungen und Bid-Teams
Ein CRM führt die Verkaufschancen, die Vergabeportale liefern die Ausschreibungen, und das eigentliche Wissen liegt in zweitausend Word-Dateien, die niemand durchsucht.
- Vertrieb und VerkaufschancenSalesforce, Microsoft Dynamics 365 Sales, SAP SD, HubSpot
- AngebotswissenLoopio, Responsive, SharePoint, Confluence, Wissensdatenbanken
- VergabeportaleDeutsches Vergabeportal, evergabe, TED, Vergabemarktplätze der Länder
- DokumenteWord, Excel, PowerPoint, SharePoint, Adobe Acrobat
- Kalkulation und TechnikExcel, SAP, Produktdatenbanken, PIM-Systeme, CAD-Stücklisten
Einwände
Was bei Angebotsabteilungen und Bid-Teams besonders zählt
Die Einwände, die in Bid-Teams zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Vergaberecht ist formstreng: ein fehlender Nachweis oder eine versäumte Frist schließt aus. Deshalb liest der Ablauf die Unterlagen vollständig und legt Fristen und Pflichten als Liste mit Fundstelle vor, statt dass jemand sie am Wochenende aus 140 Seiten zusammensucht. Die Verantwortung bleibt beim Bid-Manager, der jede Position der Liste gegen das Dokument prüft. Er prüft dann eine Liste, nicht einen Stapel.
- Kalkulation und Unterlagen des Auftraggebers sind vertraulich. Ausschreibungsunterlagen, Preise und Angebotstexte laufen durch Modelle, die Sie wählen: im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Nichts davon trainiert ein fremdes Modell. Preise und Kalkulationsblätter lassen wir in der Regel ganz aus dem Ablauf, er braucht sie für Text und Nachweise nicht.
- Ein Angebot ist bindend nach § 145 BGB; Fehler in Text oder Zahlen binden das Unternehmen. Darum erzeugt der Ablauf Entwürfe, keine Angebote. Jede Antwort trägt die Quelle, aus der sie stammt, jede Zahl den Datenblattwert, jede Abweichung ihre Markierung. Freigegeben wird Abschnitt für Abschnitt von Menschen, die dafür verantwortlich sind, und das Protokoll zeigt, wer was wann freigegeben hat.
- Unsere alten Angebote sind nicht gepflegt genug, um daraus zu zitieren. Das trifft fast überall zu und ist der erste Schritt des Umbaus: Der Ablauf sichtet den Bestand, ordnet Antworten nach Thema, Alter und Freigabe und legt eine Liste der Bausteine vor, die veraltet oder widersprüchlich sind. Danach zitiert er nur aus dem, was Sie als gültig bestätigt haben.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Beantworten von Fragen aus einem großen Bestand an Dokumentation mit Quellenangabe kennen wir aus einem anderen Zusammenhang: Für einen europäischen Technologie-Distributor mit rund 2.000 Mitarbeitern und zwölf Standorten haben wir aus der vorhandenen Dokumentation eine Wissensdatenbank gebaut, die Fragen in fünf Sprachen beantwortet, jede Antwort mit Quelle belegt und an einen Menschen übergibt, wenn sie nicht sicher ist. Produktdaten kamen dafür aus PDF-Datenblättern. Ein Fragenkatalog gegen zweitausend alte Angebote ist dieselbe Mechanik mit anderem Bestand.
Was dort schiefging: Die Wissensdatenbank antwortete anfangs zu ausführlich, und aus alten Datenblättern kamen Einheitenfehler mit, die ein Prüfschritt heute abfängt. Für ein Bid-Team heißt das: Antworten werden auf die Länge begrenzt, die der Auftraggeber verlangt, und Zahlen aus alten Angeboten gelten erst, wenn sie gegen ein aktuelles Datenblatt geprüft sind.
Preise
Preise für Angebotsmanagement und Bid-Management
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Ausschreibungen lesen und die Bid-Entscheidung vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Angebotsabteilungen und Bid-Teams
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Ausschreibungsunterlagen und Kalkulationen durch einen solchen Ablauf laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Für Vergabeunterlagen und Angebotstexte bauen wir je nach Vertraulichkeit mit Modellen im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Kalkulationen bleiben in der Regel außen vor, der Ablauf braucht sie nicht. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Loopio oder Responsive?
Nein. Wenn Sie eine Angebotsbibliothek wie Loopio oder Responsive betreiben, wird sie zur Quelle, aus der der Ablauf zitiert, und zum Ort, an dem freigegebene Antworten landen. Unsere Abläufe übernehmen das, was diese Werkzeuge nicht tun: Vergabeunterlagen vollständig lesen, Nachweise prüfen, Leistungsverzeichnisse gegen Datenblätter legen, Texte über das ganze Dokument abgleichen. Wo die Bibliothek reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir sind drei Personen im Bid-Team. Lohnt sich das?
Die Größe des Teams ist weniger wichtig als die des Unternehmens und die Zahl der Ausschreibungen. Ab etwa 50 Mitarbeitern und einigen Dutzend Angeboten im Jahr rechnet sich ein Umbau meist; darunter selten, das sagen wir offen. Drei Personen, die 60 Angebote im Jahr schreiben, sind ein typischer Fall. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet uns die Einführung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Angebote schreiben, meist zwei Bid-Manager und jemand aus der Technik. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln, Freigaben und den Zugang zum Angebotsbestand. Die ersten zwei Ausschreibungen laufen parallel: Das Team prüft jede Extraktion und jeden Antwortentwurf, danach nur noch die markierten Stellen.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Angebotsmanagement
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.