Zielgruppe
In der Zentrale einer Gastronomiekette geht die Zeit an den Monatsabschluss, nicht an die Gäste.
Eine Kette mit 60 Standorten und 1.400 Beschäftigten: Vectron-Kassen in den Betrieben, Gastronovi für Warenwirtschaft und Bestellung, Personio in der Zentrale, dazu zwei Lieferdienste und ein Postfach für Firmencatering. Am Monatsende liegen 4.000 Lieferantenrechnungen und Lieferscheine aus 60 Betrieben in der Buchhaltung. Drei Mitarbeiterinnen vergleichen Rechnung mit Bestellung, finden dieselben Preisabweichungen wie im Vormonat, bei denselben vier Lieferanten, und schreiben dieselben Mails. Zwischendurch fragen Standortleiter, warum die Speisekarte noch den alten Lieferanten für die Sojasauce nennt. KI für Systemgastronomie fängt deshalb nicht am Tresen an, sondern in der Zentrale: Rechnungen abgleichen, Abweichungen je Standort auflisten, und erst dann entscheidet der Einkauf, was reklamiert wird.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Gastronomieketten, Franchise-Zentralen und Caterern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Gastronomieketten, Franchise-Zentralen und Caterern lohnen
Das Produkt einer Kette ist der gleiche Teller an sechzig Orten. Alles, was die Zentrale dafür an Rechnungen, Karten und Berichten abgleicht, ist Handarbeit. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Lieferantenrechnungen gegen Bestellungen prüfen
Gastronovi, Rechnungseingang, DATEV, Lieferantenportale
4.000 Rechnungen und Lieferscheine im Monat aus 60 Betrieben, als PDF, Papier und Portaldownload. Der Ablauf liest Lieferant, Artikel, Menge und Preis, findet die Bestellung des Standorts in der Warenwirtschaft und vergleicht: gelieferte Menge gegen bestellte, Rechnungspreis gegen Rahmenvertrag, Pfand und Fracht gegen Vereinbarung. Abweichungen stehen in einer Liste je Lieferant und je Standort, mit Beleg. Was stimmt, geht zur Buchung vor; was abweicht, geht mit Reklamationsentwurf an den Einkauf. Gezahlt wird nur, was ein Mensch freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Cateringanfragen lesen und Angebote vorbereiten
Sammelpostfach, Webformular, Preisliste, CRM, Microsoft 365
Ein Caterer mit 300 Beschäftigten bekommt in der Woche 150 Anfragen für Firmenfeiern, Tagungen und Betriebsverpflegung. Der Ablauf liest Datum, Personenzahl, Ort, Budget und Wünsche wie vegetarisch oder Fingerfood, prüft, ob der Termin frei ist, stellt ein Angebot nach Ihrer Preisliste zusammen und formuliert die Antwort. Unvollständige Anfragen bekommen einen Rückfrageentwurf, Anfragen über einer Schwelle gehen direkt an den Vertrieb. Gesendet wird erst, wenn die Vertriebsmitarbeiterin den Entwurf freigegeben hat.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Gästebewertungen auswerten und Antworten vorbereiten
Google-Unternehmensprofil, Lieferando, Wolt, Instagram, Bewertungsplattformen
60 Standorte, jeder mit Einträgen bei Google, Lieferando und Wolt, dazu Kommentare in sozialen Netzen: zusammen 2.000 Bewertungen im Monat. Der Ablauf liest jede Bewertung, ordnet sie Standort und Thema zu (Wartezeit, Temperatur, Freundlichkeit, Sauberkeit, Lieferzeit), erkennt Häufungen je Betrieb und Woche und schreibt Antwortentwürfe in Ihrer Tonlage. Hygienevorwürfe und Hinweise auf Allergieunfälle sind sofort markiert und gehen an die Betriebsleitung. Veröffentlicht wird keine Antwort ohne Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Rezepturen und Allergenangaben nachführen
Gastronovi, Rezepturdatenbank, Speisekartenlayout, Webseite, Lieferdienst-Portale
Wechselt ein Lieferant die Mayonnaise, ändern sich Allergene und Zusatzstoffe in 40 Gerichten, auf 60 Karten, auf der Webseite und bei zwei Lieferdiensten. Der Ablauf liest die Produktspezifikation des Lieferanten, findet alle Rezepturen mit der Zutat, berechnet die neuen Kennzeichnungen und erzeugt die geänderten Karten, Aushänge und Portaleinträge. Jede Änderung ist mit Spezifikation und Datum protokolliert. Was unklar bleibt, etwa eine fehlende Angabe zu Spuren, ist markiert. Die Qualitätssicherung gibt frei, bevor eine Karte gedruckt oder online gestellt wird.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Berichte der Standortleiter vereinheitlichen
WhatsApp- und Mail-Eingang, Vectron-Kassenberichte, Personio, Microsoft 365
60 Standortleiter melden am Wochenende Umsatz, Krankmeldungen, Vorfälle und Bedarf, jeder anders: Sprachnachricht, drei Zeilen Mail, Foto vom Zettel. Der Ablauf liest alle Meldungen, holt die Kassenzahlen dazu, bringt alles in ein Format mit denselben Feldern und markiert Lücken und Auffälligkeiten: fehlender Bericht, Umsatz unter Vorwoche, zweiter Vorfall mit demselben Mitarbeiter. Die Regionalleitung bekommt am Montag eine Übersicht statt 60 Nachrichten und fragt nur noch dort nach, wo etwas markiert ist.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Gastronomieketten, Franchise-Zentralen und Caterern
Kasse und Warenwirtschaft stehen im Betrieb, Personal und Buchhaltung in der Zentrale, dazwischen laufen Lieferdienste, Bewertungsportale und Mail. Dort entsteht die Abgleicharbeit.
- KasseVectron, Oracle Micros Simphony, Hypersoft, Lightspeed, orderbird
- Warenwirtschaft und BestellungGastronovi, Lieferantenportale, Rezepturdatenbanken
- Lieferdienste und BewertungenLieferando, Wolt, Uber Eats, Google-Unternehmensprofil
- PersonalPersonio, Dienstplanungssoftware, Zeiterfassungen mit Schnittstelle
- Zentrale und BuchhaltungMicrosoft 365, DATEV, Rechnungseingangsworkflows
Einwände
Was bei Gastronomieketten, Franchise-Zentralen und Caterern besonders zählt
Die Einwände, die in Gastronomieketten zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Für falsche Allergenangaben haftet der Betrieb. Deshalb erfindet der Ablauf keine Kennzeichnung, sondern rechnet sie aus den Spezifikationen der Lieferanten, die in Ihrer Rezepturdatenbank liegen. Fehlt eine Spezifikation, bleibt die Karte stehen und die Zutat ist markiert. Jede Karte trägt Datum, Quelle und den Namen der Person, die sie freigegeben hat; damit haben Sie bei einer Kontrolle mehr in der Hand als mit der Excel-Tabelle von heute.
- Kassendaten dürfen nicht verändert werden. Werden sie auch nicht. Die Abläufe lesen Kassenberichte und Exporte, sie schreiben nichts in die Kasse zurück. Die Pflichten nach der Kassensicherungsverordnung bleiben beim Kassensystem; unsere Auswertungen laufen daneben und sind so dokumentiert, dass der Steuerberater sieht, welche Daten woher stammen.
- Dienstpläne und Personaldaten berühren den Betriebsrat. Wir fangen deshalb mit Abläufen an, die keine Beschäftigtendaten bewerten: Rechnungen, Karten, Anfragen, Bewertungen. Wo Berichte Krankmeldungen oder Vorfälle enthalten, legen wir mit Ihnen fest, was der Ablauf liest, was er nur zählt und was gar nicht erfasst wird, und schreiben es so auf, dass es in eine Betriebsvereinbarung passt.
- Jeder Standort arbeitet ein bisschen anders. Das ist der Grund, warum die Berichte heute nicht zusammenpassen. Der Ablauf nimmt die Meldungen, wie sie kommen, und bringt sie in Ihr Format; die Standorte müssen sich nicht umstellen. Regeln je Region oder Betriebstyp sind möglich, aber die Zentrale entscheidet, wie viele Varianten sie pflegen will.
- Der Franchisevertrag regelt, welche Daten die Zentrale sehen darf. Dann richtet sich der Ablauf danach. Je Betrieb ist festgelegt, welche Daten gelesen werden und auf welcher Ebene sie in der Zentrale ankommen, etwa als Summe statt als Einzelbeleg. Diese Regeln stehen offen im Protokoll, und die Franchisenehmer können sie einsehen.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Abgleich großer Bestände nach festen Regeln, mit Prüfschritten und Rückholbarkeit, kennen wir von einem unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern: Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce, Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen, bitgleiches Rollback, Rollout zehn Hersteller je Woche, dazu ein Wochenbericht und ein Stoppschalter. 3,3 Millionen Seiten sind so entstanden, die Salesforce-Abfragen sanken um 71 Prozent.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, daraus wurde die Regel, Fakten nur mit Datum und Quelle zu übernehmen. Für eine Kette heißt das: Eine Allergenangabe gilt nur mit der Spezifikation des Lieferanten und ihrem Datum, und eine Preisabweichung gilt nur gegen den Rahmenvertrag, der zum Lieferdatum gültig war.
Preise
Preise für Systemgastronomie, Gastronomieketten und Caterer
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Lieferantenrechnungen gegen Bestellungen prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Gastronomieketten, Franchise-Zentralen und Caterern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Umsatz-, Lieferanten- und Personaldaten unserer Betriebe durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Rechnungen und Kassenberichte bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Beschäftigtendaten bleiben außen vor, wo der Ablauf sie nicht braucht. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Gastronovi oder unser Kassensystem?
Nein. Kasse, Warenwirtschaft und Personalsystem bleiben, was sie sind. Unsere Abläufe übernehmen die Arbeit zwischen diesen Systemen: Rechnung gegen Bestellung, Spezifikation gegen Rezeptur, Meldung gegen Format. Bietet ein Hersteller ein Modul, das die Aufgabe erledigt, sagen wir das in der Analyse und bauen es nicht nach.
Wie viel Zeit kostet das die Zentrale intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die heute abgleichen, meist zwei aus der Buchhaltung und eine Person aus dem Einkauf. Für den Umbau brauchen wir einen Ansprechpartner, der Regeln festlegt und Freigaben erteilt. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Der erste Monatsabschluss wird doppelt geprüft, danach nur noch die markierten Abweichungen.
Wir haben acht Restaurants und 120 Beschäftigte. Lohnt sich das?
Mit 120 Beschäftigten liegen Sie im Bereich, in dem sich ein einzelner Ablauf rechnen kann, meist die Rechnungsprüfung oder die Cateringanfragen. Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; dort lohnt der Weg über eine Einkaufsgemeinschaft oder einen Franchisegeber, der den Ablauf für viele Betriebe betreibt. Der Kostenrechner gibt eine erste Größenordnung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Systemgastronomie
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.