Zielgruppe
Vier Wochen vor der Messe prüft der Ausstellerservice 2.000 Standbaupläne von Hand, Blatt für Blatt.
Eine Messegesellschaft mit 650 Mitarbeitern, zwölf eigenen Messen im Jahr und 40 Gastveranstaltungen: Momentus Elite für Veranstaltungen und Flächen, SAP für Aufträge und Rechnungen, Salesforce für die Aussteller, ein Ausstellerportal für Bestellungen, Typo3 für die Website. Vier Wochen vor der Leitmesse liegen im Ausstellerservice 2.000 Standbaupläne und Bestellformulare: Höhe, Brandlast und Fluchtwege gegen die technischen Richtlinien prüfen, Stromanschlüsse mit dem Standplan abgleichen, fehlende Statiknachweise nachfordern, und das in vier Sprachen, weil ein Drittel der Aussteller aus dem Ausland kommt. Daneben beantwortet das Team täglich 200 Mails zu Fläche, Logistik und Ausstellerausweisen. KI für Messegesellschaften fängt deshalb beim Ausstellerservice an, bei Prüfung, Bestellung und Anfrage, damit das Team vier Wochen vor der Messe prüft, was auffällt, statt alles.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Messegesellschaften und Kongresszentren am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Messegesellschaften und Kongresszentren lohnen
Die Messe lebt von der Begegnung in der Halle. Die Wochen davor bestehen aus Prüfen, Abgleichen und Nachfordern in Menge, und das lässt sich umbauen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Standbaupläne und Sicherheitsunterlagen gegen die Richtlinien prüfen
Ausstellerportal, Momentus Elite, Technische Richtlinien, CAD-Pläne als PDF, DMS
Zur Leitmesse reichen 2.000 Aussteller Standbaupläne, Statiknachweise und Materialangaben ein, als PDF, Foto oder Zeichnung aus dem Standbauprogramm. Der Ablauf liest jede Einreichung, erkennt Standnummer, Bauhöhe, geschlossene Wände, Obergeschoss, Hängepunkte und Materialklassen, prüft sie gegen Ihre technischen Richtlinien und den Hallenplan und listet je Stand, was fehlt oder abweicht: Höhe über Grenze, Nachweis für die Doppelstockkonstruktion fehlt, Fluchtweg verbaut. Die Nachforderung liegt in der Sprache des Ausstellers als Entwurf bereit. Freigegeben wird jeder Stand von einem Mitarbeiter des Ausstellerservice; der Ablauf bereitet seine Entscheidung vor.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Servicebestellungen gegen Standplan und Preisliste abgleichen
Ausstellerportal, Momentus Elite, SAP, Standplan, Lieferantenportale
Aussteller bestellen Strom, Wasser, Internet, Mobiliar und Standreinigung über das Portal, per Formular und per Mail, oft mehrfach und mit Änderungen bis zur Aufbauwoche. Der Ablauf liest jede Bestellung, ordnet sie Stand und Aussteller zu, prüft sie gegen Standgröße, Hallenanschlüsse und die geltende Preisliste und erkennt Widersprüche: 32-Ampere-Anschluss auf einem Stand ohne Starkstromversorgung, doppelte Bestellung nach Änderung, Frühbucherpreis nach Fristende. Auftragsbestätigungen und Übergabelisten für die Hallendienstleister liegen als Entwurf bereit. Bestätigt und an SAP übergeben wird nach Freigabe durch den Ausstellerservice.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Ausstelleranfragen lesen und der Veranstaltung zuordnen
Sammelpostfach, Salesforce, Momentus Elite, Ausstellerportal, Microsoft 365
In den Wochen vor einer Messe erreichen den Ausstellerservice täglich 200 Mails in vier Sprachen: Standfläche vergrößern, Logistikzeiten, Ausstellerausweise, Rechnungsadresse, Parkkarten, Anmeldung für die nächste Messe. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Aussteller, Veranstaltung und Anliegen, ordnet sie dem zuständigen Projektteam zu und legt einen Vorgang mit Frist an. Für Routinefragen entsteht ein Antwortentwurf aus Ihren freigegebenen Informationen mit Verweis auf die Quelle; Preisverhandlungen und Beschwerden gehen mit Zusammenfassung an die Projektleitung. Gesendet wird nach Freigabe, in der Sprache des Ausstellers.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Ausstellerverzeichnisse und Produktkategorien aufbereiten
Anmeldedaten, Salesforce, Typo3, Katalogsystem, Adobe Experience Manager
Für Katalog, Website und App brauchen 2.000 Ausstellereinträge einheitliche Firmennamen, Produktkategorien, Kurzbeschreibungen und Kontaktdaten, geliefert von den Ausstellern selbst in jeder denkbaren Form. Der Ablauf liest Anmeldung und Firmenprofil, vereinheitlicht Schreibweisen und Rechtsformen, ordnet die Produkte Ihrer Nomenklatur zu, kürzt Beschreibungen auf das Format je Kanal und markiert Einträge, die dem Vorjahr widersprechen oder Pflichtangaben vermissen lassen. Übersetzte Fassungen für den internationalen Katalog liegen daneben. Vor Veröffentlichung bestätigt der Aussteller seinen Eintrag, und die Redaktion gibt den Katalog frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Veranstalteranfragen für Gastveranstaltungen prüfen und Angebote erstellen
Webformular, Momentus Elite, Raum- und Leistungskatalog, SAP, Word-Vorlagen
Veranstalter fragen Hallen und Kongressräume für Tagungen, Firmenevents und Fachkongresse an, mit Datum, Teilnehmerzahl, Bestuhlung, Technik und Catering. Der Ablauf liest die Anfrage, prüft Raumverfügbarkeit und Auf- und Abbauzeiten im Veranstaltungssystem, stellt das Angebot aus Raum- und Leistungskatalog zusammen und rechnet es nach Ihrer Preisliste durch, mit Endpreis, Nebenkosten und Stornostaffel. Unklare Angaben werden nachgefragt, Wünsche außerhalb des Katalogs markiert. Die Vertriebsleitung prüft, passt an und versendet; eine Option im Kalender wird erst nach ihrer Freigabe gesetzt.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Messegesellschaften und Kongresszentren
Veranstaltungssystem, ERP, CRM und Ausstellerportal sind in Messegesellschaften getrennt, dazu Pläne als PDF und Postfächer in mehreren Sprachen. Dort steckt die Handarbeit.
- VeranstaltungsmanagementMomentus Elite (Ungerboeck), Converia, Cvent, XING Events
- ERP und FinanzenSAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV
- Aussteller und VertriebSalesforce, Microsoft Dynamics 365, Ausstellerportale, HubSpot
- Katalog und WebsiteTypo3, Adobe Experience Manager, Katalogsysteme mit Schnittstelle, Messe-Apps
- Pläne und DokumenteCAD-Pläne als PDF, Hallenpläne, DMS, SharePoint
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Teams
Einwände
Was bei Messegesellschaften und Kongresszentren besonders zählt
Die Einwände, die in Messegesellschaften und Kongresszentren zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Kommunale Eigentümer, Vergaberecht und Gremien. Analyse und Umbau sind Festpreise mit festem Umfang, das passt in Vergabeunterlagen und Gremienvorlagen. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu, ob es weitergeht, und die Analyse sagt auch, wo sich KI nicht lohnt. Ob eine Beschaffung über dem Schwellenwert liegt und ausgeschrieben wird, prüft Ihre Vergabestelle; wir liefern die Leistungsbeschreibung dafür.
- Versammlungsstättenverordnung und Sicherheitskonzept. Die Verantwortung für Sicherheitskonzept, Fluchtwege und Brandschutz bleibt beim Betreiber, und der Ablauf nimmt sie niemandem ab. Er prüft Einreichungen gegen Ihre Richtlinien, bereitet Nachforderungen vor und dokumentiert jeden Prüfschritt mit Zeitpunkt und Person. Die Freigabe jedes Standes und jeder Veranstaltung ist eine menschliche Entscheidung mit Protokoll.
- Ausstellerdaten aus vielen Ländern. Aussteller- und Besucherdaten bleiben in Ihren Systemen und laufen in der Betriebsart, die Sie wählen, meist im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Datenfluss ist je Ablauf dokumentiert, sodass Sie internationalen Ausstellern die Rechtsgrundlage und den Speicherort nennen können. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell.
- Betriebsrat oder Personalrat ist zu beteiligen. Die Abläufe hier planen keine Einsätze und erfassen keine Leistung einzelner Mitarbeiter; sie prüfen Pläne, Bestellungen und Anfragen. Felder, Datenflüsse und Protokolle legen wir offen, damit die Beteiligung nach § 87 BetrVG oder dem Personalvertretungsrecht auf Fakten beruht. Wie das gelingt, steht im Leitfaden zum Betriebsrat.
- Für Standsicherheit und Brandschutz haftet der Veranstalter. Richtig, und deshalb ersetzt der Ablauf keine Prüfung durch Statiker oder Brandschutzsachverständige. Er sorgt dafür, dass vollständige Unterlagen rechtzeitig vorliegen, dass Abweichungen vor der Aufbauwoche sichtbar werden und dass jede Prüfentscheidung mit Unterlagen und Datum belegt ist. Das ist mehr Nachweis als ein Haken auf einer Liste.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Prüfungen in Menge mit Rollback und Stoppschalter kennen wir aus unseren Projekten. Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet: Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen je Datensatz, bitgleiches Rollback, Rollout von zehn Herstellern je Woche mit Wochenbericht und Stoppschalter; am Ende 3,3 Millionen Seiten und 71 Prozent weniger Salesforce-Abfragen. 2.000 Standbaupläne gegen Richtlinien zu prüfen und 2.000 Katalogeinträge zu vereinheitlichen, ist dieselbe Mechanik: feste Prüfregeln, je Fall ein Befund, nichts ohne Freigabe.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, seither gilt die Regel, dass solche Angaben nur mit Datum und Quelle in den Text kommen; eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für eine Messe heißt das: Firmennamen im Ausstellerverzeichnis werden mit Stand und Quelle festgehalten, weil Aussteller fusionieren und umfirmieren, und das Prüfregelwerk für Standbaupläne wird in der ersten Messe mit dem Ausstellerservice Woche für Woche nachgeschärft, statt vollständig zu starten.
Preise
Preise für Messegesellschaften und Kongresszentren
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Standbaupläne und Sicherheitsunterlagen gegen die Richtlinien prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Messegesellschaften und Kongresszentren
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Ausstellerdaten und Standbaupläne durch ein Modell laufen?
Ja, wenn Sie je Ablauf festlegen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Ausstellerstammdaten, Verträge und Bestellungen bauen wir im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; für die Prüfung von Standbauplänen ohne Personenbezug kommt auch ein Cloud-Modell in Frage. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Die Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Momentus Elite oder das Ausstellerportal?
Nein. Veranstaltungen, Flächen, Aufträge und Bestellungen bleiben in Ihrem Veranstaltungssystem und Portal; die Abläufe lesen daraus, prüfen daneben und schreiben zurück, wo die Schnittstelle es vorsieht. Was Momentus oder Ihr Portal selbst an Plausibilitätsprüfungen und Workflows mitbringt, prüfen wir in der Analyse; wo das reicht, sagen wir es.
Wie viel Zeit kostet das das Team vor der Messe?
Vor der Messe keine, weil wir nicht dann bauen. Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen aus Ausstellerservice, Technik und Vertrieb, am besten nach einer Messe, wenn die Erinnerung an die Engpässe frisch ist. Der Umbau läuft zwischen zwei Veranstaltungen, und der Ablauf begleitet die nächste Messe parallel: Das Team sieht jede Prüfung, danach nur noch die markierten Stände.
Lohnt sich das für eine Stadthalle mit 40 Mitarbeitern?
Es hängt an der Menge, nicht an der Mitarbeiterzahl. Eine Halle mit 300 Veranstaltungen im Jahr und einem vollen Anfragepostfach trägt oft den Ablauf für Veranstalteranfragen, selten fünf Abläufe. Darunter rechnet sich der Festpreis selten, das sagen wir offen; dann lohnt der Weg über den kommunalen Träger oder einen Verbund mehrerer Häuser. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Messegesellschaften
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.