Zielgruppe
In der Stiftung geht die Zeit vor der Gremiensitzung in das Lesen, nicht in das Fördern.
Eine Förderstiftung mit 40 Beschäftigten und zwei Ausschreibungsrunden im Jahr: 400 Anträge je Runde kommen über das Antragsportal als PDF mit Anlagen, die Stammdaten liegen in Raiser's Edge, der Finanzplan je Projekt in Excel, die Post im Sammelpostfach. Zwei Förderreferentinnen lesen jeden Antrag, prüfen Satzungszweck, Fristen und Vollständigkeit, fordern fehlende Unterlagen nach und schreiben für den Stiftungsrat zu jedem Antrag ein Kurzvotum von einer halben Seite. Sechs Wochen vor der Sitzung passiert in der Geschäftsstelle wenig anderes. Nach der Sitzung folgen die Bescheide, ein Jahr später die Zwischenberichte der Geförderten, die wieder jemand gegen den Antrag hält. KI für Stiftungen fängt deshalb bei der Antragsrunde an: lesen, gegen die Förderrichtlinie halten, Fehlendes anfordern und dem Gremium vorlegen, was es entscheiden soll.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Stiftungen und Fördereinrichtungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Stiftungen und Fördereinrichtungen lohnen
Das Produkt einer Stiftung ist die Förderentscheidung und ihre Wirkung. Alles davor ist Lesen, Vergleichen und Nachfordern. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Förderanträge vorprüfen und Kurzvotum entwerfen
Antragsportal, Raiser's Edge NXT, Förderrichtlinie, Microsoft 365
Eine Runde bringt 400 Anträge mit Projektbeschreibung, Finanzplan und Freistellungsbescheid. Der Ablauf liest jeden Antrag, prüft den Antragsteller gegen den Stammsatz im CRM, hält Zweck, Fördersumme und Laufzeit gegen die Förderrichtlinie und markiert, was fehlt oder nicht passt: Freistellungsbescheid älter als erlaubt, Eigenanteil unter der Schwelle, Zweck außerhalb der Satzung. Für jeden formal vollständigen Antrag entsteht ein Kurzvotum nach Ihrer Vorlage mit Fundstellen im Antrag. Die Referentin prüft Votum und Markierungen und entscheidet, was dem Gremium vorgelegt wird.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Zwischen- und Abschlussberichte gegen den Antrag prüfen
Antragsportal, Excel, DATEV, Dokumentenablage
Zu 300 laufenden Förderungen kommen im Jahr ebenso viele Berichte, meist als PDF mit einem Verwendungsnachweis in Excel. Der Ablauf liest Bericht und Nachweis, legt beide neben Antrag und bewilligten Finanzplan, vergleicht Positionen und Summen und markiert Abweichungen: Umwidmung zwischen Kostenarten, nicht verausgabte Mittel, fehlende Belege über der Bagatellgrenze, überschrittene Laufzeit. Der Sachstand je Förderung steht als Zeile in der Übersicht, der Entwurf der Rückfrage liegt daneben. Die Referentin entscheidet, wo sie nachfragt und was sie als erledigt abzeichnet.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Zuwendungsbestätigungen und Dankschreiben vorbereiten
GRÜN spendino, FundraisingBox, DATEV, Microsoft 365
Eine operative Stiftung mit 6.000 Spendern im Jahr stellt Zuwendungsbestätigungen aus, schreibt Dankbriefe und beantwortet Rückfragen dazu. Der Ablauf gleicht Zahlungseingang und Spenderstamm ab, markiert Dubletten und unklare Zuordnungen, befüllt die Bestätigung nach dem amtlichen Muster und schreibt den Dankbrief abgestuft nach Spenderhistorie und Anlass. Saubere Stapel gibt die Mitarbeiterin gesammelt frei, die markierten Fälle sieht sie einzeln. Nichts geht hinaus, was nicht freigegeben ist, und zu jeder Bestätigung ist die Buchung protokolliert, aus der sie stammt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Gremienvorlagen aus Anträgen und Berichten zusammenstellen
Microsoft 365, SharePoint, Antragsportal, Raiser's Edge NXT
Vor jeder Sitzung von Vorstand und Stiftungsrat entsteht eine Vorlage mit 150 Seiten: Tagesordnung, Übersicht der Anträge mit Voten, Stand der laufenden Förderungen, Mittelabfluss, Beschlussvorschläge. Der Ablauf stellt die Vorlage aus den geprüften Anträgen, den Berichtsständen und den Zahlen aus der Buchhaltung nach Ihrer Gliederung zusammen, hält die Summen gegen das Budget der Runde und markiert, wo Angaben aus zwei Quellen nicht übereinstimmen. Die Geschäftsführung liest eine fertige Vorlage, ändert und gibt frei, statt Zahlen aus drei Dateien in eine vierte zu übertragen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Anfragen von Antragstellern beantworten
Sammelpostfach, Microsoft 365, Antragsportal, CRM
In den Wochen vor dem Stichtag gehen bei einer Stiftung mit zwei Programmen täglich 40 bis 60 Mails ein: Ist unser Verein förderfähig, zählt der Poststempel oder der Eingang, wo steht unser Antrag. Der Ablauf erkennt Absender und Programm, sucht den Vorgang im Portal und beantwortet Fragen zu Frist, Förderfähigkeit und Status aus Förderrichtlinie und Vorgangsstand als Entwurf mit Fundstelle. Alles, was eine Einschätzung braucht, legt er der Referentin vor. Sie sendet oder ändert; Fragen, auf die die Richtlinie keine Antwort gibt, werden als Lücke gemeldet.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Stiftungen und Fördereinrichtungen
Spender- und Antragsdaten liegen in CRM und Portal, die Finanzen in DATEV oder SAP, Voten und Vorlagen in Word und Excel. Die Prüfung dazwischen macht die Referentin.
- CRM und FundraisingSalesforce Nonprofit Cloud, Raiser's Edge NXT, GRÜN VEWA, GRÜN spendino, FundraisingBox, CiviCRM
- AntragsverwaltungAntragsportale, Fördermanagement-Software, SharePoint-Listen, Excel
- FinanzenDATEV, SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Lexware
- Dokumente und ZusammenarbeitMicrosoft 365, SharePoint, Teams, DMS
- Register und BehördenStiftungsregister, Transparenzregister, ELSTER, Stiftungsaufsicht des Landes
- KommunikationSammelpostfächer, Newsletter-Werkzeuge, Website-Formulare
Einwände
Was bei Stiftungen und Fördereinrichtungen besonders zählt
Die Einwände, die in Stiftungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Satzungsgemäße Mittelverwendung und Gemeinnützigkeit nach §§ 51 ff. AO. Der Ablauf prüft genau das, was Aufsicht und Finanzamt später prüfen: ob Zweck, Empfänger und Verwendung zur Satzung passen und ob Mittel zeitnah abfließen. Er hält jeden Antrag und jeden Verwendungsnachweis gegen die Regeln, die Sie hinterlegen, und schreibt Fundstelle und Einstufung mit. Das Protokoll ist Material für den Tätigkeitsbericht, kein zusätzlicher Aufwand.
- Zuwendungsbestätigungen nach § 50 EStDV sind formgebunden. Die Bestätigung folgt dem amtlichen Muster, Feld für Feld aus Buchung und Spenderstamm. Jede Abweichung zwischen Zahlung und Stammsatz hält den Vorgang an, statt eine Bestätigung mit falschem Betrag zu erzeugen. Ausgestellt wird nach Freigabe, und zu jeder Bestätigung liegt der Zahlungseingang, aus dem sie stammt.
- Anträge enthalten Geschäftsgeheimnisse und Daten von Begünstigten. Stipendiaten, Hilfsbedürftige, Projektträger: diese Daten verlassen Ihre Systeme nicht ungeregelt. Für Antrags- und Begünstigtendaten läuft das Modell im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenfluss je Ablauf ist offengelegt, und keine Antragsdaten trainieren ein fremdes Modell. Welche Betriebsart zu welchem Ablauf passt, legt die Analyse fest.
- Die Förderentscheidung bleibt beim Gremium und muss nachvollziehbar sein. Der Ablauf entscheidet nicht, er bereitet vor. Er prüft Formalien und Richtlinie, nicht Förderwürdigkeit, und schreibt zu jeder Markierung die Regel, die sie ausgelöst hat. Was er nicht einordnen kann, legt er mit genau dieser Aussage vor. Welche Kriterien geprüft werden, legen Sie fest; Name, Herkunft oder Sitz des Antragstellers gehören nicht dazu.
- Die Verwaltungskostenquote wird beobachtet. Ein Umbau kostet Geld, das in der Verwaltung sichtbar wird. Deshalb rechnen wir in der Analyse vor, welche Stunden je Antragsrunde wegfallen und ab welcher Antragszahl sich der Ablauf trägt. Fällt die Rechnung gegen den Umbau aus, steht das im Bericht, und Sie haben für den Festpreis der Analyse eine belastbare Zahl für Ihren Stiftungsrat.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik der Antragsprüfung kennen wir aus einem anderen Bestand. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains mit Service-Inhalten in elf Sprachen und markiert jede Umweltaussage nach EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung; ein Werkzeug zeigt den Handlungsbedarf je Seite, umformuliert wird nach Redaktionsleitfaden, freigegeben je Stelle durch einen Menschen. Ein Regelwerk gegen tausende Dokumente halten und jede Stelle belegt vorlegen: das ist dieselbe Aufgabe wie 400 Anträge gegen eine Förderrichtlinie.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft. Für eine Stiftung heißt das, die Vorprüfung in der ersten Runde bewusst eng zu stellen und mit den Referentinnen jede Markierung durchzugehen, bis die Regel so scharf ist, dass sie entlastet, statt zu beschäftigen.
Preise
Preise für Stiftungen und Fördereinrichtungen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Förderanträge vorprüfen und Kurzvotum entwerfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Stiftungen und Fördereinrichtungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Antragsdaten und Spenderdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn die Stiftung bestimmt, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Anträge mit Daten von Begünstigten und für Spenderdaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Ob und wie Sie Antragsteller über die technische Vorprüfung informieren, klären wir in der Analyse mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das unsere Fördersoftware oder das CRM?
Nein. Antragsportal, CRM und Buchhaltung bleiben, der Ablauf liest daraus und schreibt hinein, wo die Schnittstelle es vorsieht. Er übernimmt die Arbeit zwischen den Systemen: lesen, vergleichen, markieren, Entwürfe schreiben. Wo Ihre Fördersoftware eine Prüfung selbst kann, sagen wir das in der Analyse. Wo ein Werkzeug fehlt, etwa für den Berichtsabgleich, bauen wir es passend zu Ihren Daten, statt eine zweite Datenbank einzuführen.
Wir sind acht Leute in der Geschäftsstelle. Lohnt sich das?
Unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, auch wenn die Antragsrunde groß ist; das sagen wir offen. Zwei Wege funktionieren trotzdem: Mehrere Stiftungen mit ähnlichem Verfahren teilen sich einen Ablauf über einen Verbund oder eine Treuhandverwaltung, oder eine große Stiftung stellt ihn kleineren Partnern bereit. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie läuft die erste Antragsrunde mit dem Ablauf?
Im Parallelbetrieb. Die Referentinnen prüfen in der ersten Runde jeden Antrag wie bisher und sehen daneben, was der Ablauf markiert und vorgeschlagen hat. Jede Abweichung zwischen beiden wird besprochen und als Regel festgehalten. Ab der zweiten Runde lesen sie nur noch Voten und Markierungen. Der Stiftungsrat bekommt dieselbe Vorlage wie zuvor, nur früher und mit Fundstellen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Stiftungen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.