Zielgruppe
In der Verwaltungsstelle geht die Zeit an das Sortieren der Akten, nicht an die Mitglieder.
Eine Verwaltungsstelle mit 35 Beschäftigten und 28.000 Mitgliedern, am Tag nach der Nachricht, dass das größte Werk im Bezirk 600 Stellen streicht. Im Postfach und am Telefon: 200 Anfragen zu Kündigung, Abfindung, Sozialplan und Rechtsschutz, dazu Arbeitsverträge, Abmahnungen und Kündigungsschreiben als Foto und PDF. Die Mitgliederdaten liegen in SAP, Dokumente in SharePoint und Nextcloud, die Rechtsschutzfälle in einer eigenen Anwendung, und über allem steht, dass schon die Mitgliedschaft eine besondere Kategorie personenbezogener Daten ist und kein Modell außerhalb der EU sie je zu sehen bekommt. Zwei Rechtssekretäre und drei Sachbearbeiterinnen lesen, prüfen Mitgliedschaft und Wartezeit, legen Fälle an und beantworten die ersten Fragen alle gleich. KI für Gewerkschaften fängt deshalb beim Posteingang an: sortieren, Fall anlegen, Unterlagen zusammenfassen, und erst dann entscheidet der Rechtssekretär.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Gewerkschaften und ihren Verwaltungsstellen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Gewerkschaften und ihren Verwaltungsstellen lohnen
Der Wert einer Gewerkschaft für das Mitglied ist der Rat und der Beistand im Konflikt. Alles davor ist Sortieren, Prüfen und Anlegen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Mitgliederanfragen sortieren und Rechtsschutzfälle anlegen
Sammelpostfach, Telefonnotizen, SAP, Rechtsschutzverwaltung, Microsoft 365
200 Anfragen an einem Tag, sonst 40 in der Woche: Kündigung, Abmahnung, Arbeitszeit, Tarif, Beitrag. Der Ablauf liest jede Anfrage, prüft Mitgliedschaft und Wartezeit, ordnet das Anliegen einem Thema und dem zuständigen Sekretär zu, legt bei Rechtsschutz den Fall mit Fristen an und bereitet die erste Antwort vor: was das Mitglied jetzt einreichen soll, welche Frist läuft, wer sich meldet. Dringendes wie eine Kündigung mit Drei-Wochen-Frist steht oben. Gesendet und angelegt wird erst, wenn die Sachbearbeiterin freigibt.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Unterlagen für den Rechtssekretär zusammenfassen
Rechtsschutzverwaltung, SharePoint, Nextcloud, Scanstrecke
Ein Rechtsschutzfall kommt mit zwanzig Seiten: Arbeitsvertrag, drei Abmahnungen, Kündigung, Lohnabrechnungen, Chatverläufe als Bildschirmfoto. Der Ablauf liest alle Dokumente, legt sie im Fall ab, erstellt eine Zeitleiste der Ereignisse mit Fundstelle je Datum, zieht Eckdaten heraus (Eintritt, Betriebsgröße, Kündigungsfrist, Zugang der Kündigung) und markiert Lücken und Widersprüche, etwa eine Abmahnung ohne Zugangsnachweis. Daraus entsteht ein Vermerk auf einer Seite. Der Rechtssekretär bewertet den Fall; der Ablauf bewertet nichts, er ordnet.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen mit Fundstelle durchsuchen
Tarifarchiv, SharePoint, Nextcloud, Mitgliederportal
Eine Verwaltungsstelle betreut 300 Betriebe mit 80 Tarifverträgen und mehreren hundert Betriebsvereinbarungen. Betriebsräte fragen: Gilt die Zuschlagsregel auch für Schichtwechsel am Feiertag? Der Ablauf findet die einschlägigen Stellen in Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung des Betriebs, zitiert sie mit Paragraf und Fassung und legt einen Antwortentwurf vor, der die Fundstelle nennt und nichts hinzuerfindet. Wo mehrere Regelungen zusammenspielen oder die Fassung unklar ist, geht die Frage an den Sekretär. Antworten gehen erst nach seiner Freigabe raus.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Eintritte, Beitragsänderungen und Betriebswechsel übertragen
Beitrittsformulare, Mitgliederportal, SAP, DATEV
Im Monat kommen 400 Beitrittsformulare, Beitragsänderungen nach Lohnerhöhung und Betriebswechsel, als Papier, PDF und Webformular. Der Ablauf liest die Formulare, prüft sie auf Vollständigkeit und Plausibilität (Beitrag zum angegebenen Entgelt, Betrieb im Bezirk, bestehende Mitgliedschaft), bereitet den Datensatz für SAP vor und markiert, was nachgefragt werden muss: fehlende Unterschrift, unbekannter Betrieb, Doppelmitgliedschaft. Die Sachbearbeiterin bestätigt Stapel statt Einzelfälle. Jede Änderung ist protokolliert und rückholbar.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Schreiben und Informationen für Betriebe aus Vorlagen erstellen
Vorlagenbestand, TYPO3, CleverReach, Microsoft 365
In einer Tarifrunde oder vor Betriebsratswahlen braucht jeder der 300 Betriebe eigene Informationen: Flugblatt, Aushang, Mitgliederbrief, Webtext, mit Betriebsname, Wahltermin, Tarifstand und Ansprechpartner. Der Ablauf füllt die Vorlagen aus den Betriebsdaten, passt Länge und Tonlage je Format an, hält Pflichtangaben wie Fristen und Verantwortliche vollständig und legt die Fassungen je Betrieb zur Durchsicht vor. Zahlen und Termine kommen nur aus den Daten, nie aus dem Modell. Die Sekretärin gibt je Betrieb frei, bevor etwas gedruckt oder verschickt wird.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Gewerkschaften und ihren Verwaltungsstellen
Mitgliederdaten in SAP, Dokumente in SharePoint oder Nextcloud, Rechtsschutz in eigener Anwendung, und dazwischen Mail, Telefon und Papier. Dort liegt die Sortierarbeit.
- Mitglieder und BeiträgeSAP, gewerkschaftseigene Mitgliederverwaltung, Mitgliederportale, DATEV
- Rechtsschutz und DokumenteRechtsschutzverwaltungen, SharePoint, Nextcloud, Scanstrecken
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Zoom, Telefonanlagen mit Notizfunktion
- ÖffentlichkeitTYPO3, CleverReach, Druckvorlagen, soziale Netzwerke
- Tarif und BetriebeTarifarchive, Betriebsdatenbanken, Wahlvorstandsunterlagen
Einwände
Was bei Gewerkschaften und ihren Verwaltungsstellen besonders zählt
Die Einwände, die in Gewerkschaften zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Die Mitgliedschaft ist eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Deshalb kommt für Gewerkschaften nur die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag in Frage; ein Cloud-Modell außerhalb der EU schlagen wir gar nicht vor. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und je Ablauf ist offengelegt, welche Felder gelesen werden. Die Mitgliederliste als Ganzes verlässt Ihr System nie.
- Rechtsberatung ist Sache des Rechtssekretärs. Und bleibt es. Der Ablauf sortiert, legt an, fasst zusammen und findet Fundstellen; er bewertet keinen Fall und gibt keinen Rat. Jeder Entwurf an ein Mitglied trägt die Quelle, aus der er stammt, und geht erst nach Freigabe raus. Der Maßstab ist die Qualität des Sekretärs, der Ablauf nimmt ihm das Blättern ab, nicht das Urteil.
- Wir sind selbst Arbeitgeber mit Betriebsrat und Gremien. Wir rechnen damit, dass die Entscheidung durch Ortsvorstand, Betriebsrat und Bezirk geht. Die Analyse liefert dafür die Vorlage: welche Abläufe, welche Daten, welcher Aufwand, was sich nicht lohnt. Für die Beschäftigten gilt, was Sie selbst in Betrieben fordern: keine Leistungsbewertung, Transparenz über die Regeln, Mitbestimmung über die Einführung. Das schreiben wir in die Dokumentation.
- KI-Einsatz muss zu unserer Position zu KI in der Arbeitswelt passen. Genau so bauen wir: Der Ablauf nimmt Sortier- und Abtipparbeit ab, die Entscheidung bleibt beim Menschen, jede Regel ist einsehbar, und die Beschäftigten der Verwaltungsstelle bekommen Zeit für Mitglieder statt für Akten. Was Sie von Arbeitgebern verlangen, ist dieselbe Liste, nach der wir arbeiten: Zweck, Daten, Grenzen, Protokoll.
- Unsere Systeme kommen vom Bundesvorstand, da ändern wir nichts. Müssen Sie nicht. Die Abläufe lesen Exporte und arbeiten über die Schnittstellen und Formulare, die vorhanden sind; nichts schreibt an der zentralen Datenbank vorbei. Was zentral eingespielt werden muss, bereitet der Ablauf so vor, dass es dort ankommt, wo SAP es erwartet. Mit der zentralen IT sprechen wir vor dem ersten Schritt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Lesen eines Postfachs, das Zuordnen zu Vorgängen und das Vorlegen von Antwortentwürfen betreiben wir bei uns selbst, dieser Fall sind wir: Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe werden in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst und benannt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Dieselbe Mechanik legt aus einer Mitgliederanfrage einen Rechtsschutzfall an und aus zwanzig Seiten Unterlagen einen Vermerk.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, daraus wurde die Regel, in der Sprache des Empfängers zu schreiben. Für eine Verwaltungsstelle heißt das: Die erste Antwort an ein gekündigtes Mitglied muss in dessen Sprache stehen, nicht in Paragrafen, und diese Regel wird in den ersten Wochen mit den Sachbearbeiterinnen nachgezogen.
Preise
Preise für Gewerkschaften
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Mitgliederanfragen sortieren und Rechtsschutzfälle anlegen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Gewerkschaften und ihren Verwaltungsstellen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Mitgliederdaten einer Gewerkschaft überhaupt durch eine KI laufen?
Nur unter Bedingungen, und die legen Sie fest. Gewerkschaftszugehörigkeit ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten, darum bauen wir für Gewerkschaften ausschließlich mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, mit offengelegtem Datenfluss je Ablauf. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Betriebsart wofür passt, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das unsere Rechtsschutzverwaltung oder SAP?
Nein. Mitglieder bleiben in SAP, Fälle in der Rechtsschutzverwaltung, Dokumente in SharePoint oder Nextcloud. Die Abläufe arbeiten davor und dazwischen: Post lesen, Fall vorbereiten, Unterlagen ordnen, Fundstellen suchen. Was ein vorhandenes System schon kann, bauen wir nicht nach; wo ein Modul reicht, sagen wir das in der Analyse.
Unsere Verwaltungsstelle hat 18 Beschäftigte. Lohnt sich das?
Für eine Verwaltungsstelle allein selten, das sagen wir offen; unter etwa 50 Beschäftigten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur bei großem Aufkommen. Was sich lohnt, ist der Weg über den Bezirk oder den Landesbezirk, der denselben Ablauf für alle Verwaltungsstellen betreibt, mit denselben Regeln und einem Protokoll. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Wie binden wir Betriebsrat und Gremien ein?
Früh und mit der Analyse als Vorlage. Sie nennt je Ablauf Zweck, gelesene Daten, Entscheidungsgrenzen und Protokoll, also genau das, was eine Betriebsvereinbarung braucht. Wir haben dazu einen Leitfaden zur Einführung mit dem Betriebsrat geschrieben, der für die eigene Belegschaft einer Gewerkschaft genauso gilt wie für einen Betrieb im Bezirk.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Gewerkschaften
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.