Zielgruppe
Im Pfarrbüro geht die Zeit an Termine, Listen und Formulare, nicht an die Menschen.
Ein Kirchenkreis mit 42 Gemeinden, 600 Beschäftigten und einem Kirchenamt, in dem MEWIS NT das Mitgliederverzeichnis führt, KaPlan die Termine, MACH den Haushalt und d.3ecm die Akten. In jeder Gemeinde sitzt eine Pfarrsekretärin mit 15 Wochenstunden für drei Gemeinden: Sie beantwortet Anfragen zu Taufe, Trauung, Beerdigung und Austritt, stimmt Termine mit zwei Pfarrern ab, setzt den Gemeindebrief aus zwanzig Zuschriften zusammen, überträgt Zuzüge aus den Meldeamtsdaten, schreibt das Protokoll des Kirchenvorstands aus Stichworten und verwaltet nebenbei den Friedhof. Jede Gemeinde macht das für sich, 42 Mal. Das Kirchenamt sieht die Summe erst, wenn Anträge zu spät kommen. KI für Kirchengemeinden fängt deshalb nicht in der einzelnen Gemeinde an, sondern im Kirchenkreis: ein Ablauf für alle Pfarrbüros, der liest, zuordnet und vorbereitet, und die Pfarrsekretärin gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und Bistümern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und Bistümern lohnen
Der Auftrag einer Gemeinde ist Seelsorge, Gottesdienst und Gemeinschaft. Was im Pfarrbüro davor liegt, ist Verwaltung, und die ist in 42 Gemeinden fast gleich. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Gemeindebrief, Aushänge und Webseite zusammenstellen
KaPlan, ChurchTools, Gemeinde-Webseite, Layoutvorlage, Sammelpostfach
Sechs Ausgaben im Jahr, jede aus dem Gottesdienstplan, dreißig Terminen und zwanzig Zuschriften aus Gruppen und Kreisen, die als Mail, Word-Datei und Zettel kommen. Der Ablauf liest die Zuschriften, kürzt sie auf die Länge der Rubrik, prüft Termine gegen den Kalender, erzeugt Gottesdienstübersicht und Terminseite und baut aus denselben Inhalten Aushang und Webseitentexte. Fehlende Angaben wie Ort oder Ansprechperson sind markiert, Doppelbuchungen auch. Der Redaktionskreis liest, ändert und gibt frei; gedruckt wird nichts, was niemand gesehen hat.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Pfarrbüro-Anfragen beantworten und Termine vorbereiten
Pfarrbüro-Postfach, Telefonnotizen, KaPlan, MEWIS NT, Gebührenordnung
Ein Pfarrbüro für drei Gemeinden bekommt in der Woche 60 Anfragen: Taufe im Mai, Trauung im Sommer, Beerdigung übermorgen, Mitgliedsbescheinigung für den Kindergarten, Frage zum Austritt. Der Ablauf ordnet jede Anfrage dem Anliegen und der Gemeinde zu, prüft Mitgliedschaft und Zuständigkeit, schlägt freie Termine aus den Kalendern der Pfarrer vor, legt die nötigen Unterlagen und Gebühren dazu und formuliert einen Antwortentwurf. Beerdigungen stehen oben. Seelsorgliche Anliegen erkennt der Ablauf und reicht sie ungelesen weiter. Gesendet wird, wenn die Sekretärin freigegeben hat.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Meldewesen aus Meldeamtsdaten übertragen
Meldeamtsdaten, MEWIS NT, e-mip, Kirchenbuch, Kirchenamt
Jeden Monat liefern die Meldeämter Zuzüge, Wegzüge, Geburten, Sterbefälle, Namensänderungen und Austritte für 42 Gemeinden, mehrere tausend Datensätze. Der Ablauf gleicht sie mit dem Mitgliederverzeichnis ab, erkennt Dubletten und Schreibvarianten, bereitet Änderungen vor und markiert, was ein Mensch prüfen muss: Austritt ohne passenden Datensatz, Zuzug mit unklarer Konfession, Kind ohne Taufeintrag bei getauften Eltern. Daraus entstehen auch die Listen für Willkommensbriefe und Jubiläen. Jede Änderung ist protokolliert und rückholbar, eingetragen wird nach Freigabe durch das Kirchenamt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Protokolle von Kirchenvorstand und Pfarrgemeinderat erstellen
Stichwortnotizen, Tagesordnung, Beschlussvorlagen, d.3ecm, Microsoft 365
42 Gremien tagen monatlich, und 42 Schriftführer schreiben aus Stichworten ein Protokoll, das Kirchenkreis und Aufsicht in einer Form brauchen: Anwesende, Beschlüsse mit Abstimmung, Aufträge mit Zuständigem. Der Ablauf liest Tagesordnung, Vorlagen und die Stichwortnotiz, setzt daraus das Protokoll in Ihrer Vorlage, zieht Beschlüsse und Aufträge als Liste heraus und markiert Lücken: Beschluss ohne Abstimmungsergebnis, Auftrag ohne Termin. Was das Gremium beschlossen hat, legt der Ablauf nicht fest; Schriftführer und Vorsitz prüfen und unterzeichnen.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Verwendungsnachweise und Zuweisungsanträge zusammenstellen
MACH, Kollektenbuch, Belegablage, Antragsformulare des Kirchenamts
Für Zuweisungen, Kollekten, Baumaßnahmen und Fördermittel braucht das Kirchenamt von jeder Gemeinde Anträge und Nachweise in festen Formularen, mit Belegen. Der Ablauf liest Haushaltsstellen, Buchungen und Belege, füllt Antrag und Verwendungsnachweis vor, prüft Summen gegen Buchungen und Belege gegen Positionen und markiert, was fehlt: Beleg ohne Buchung, Kollekte ohne Zweckangabe, Frist in zehn Tagen. Die Kirchenpflegerin ergänzt und unterzeichnet; das Kirchenamt bekommt vollständige Anträge statt Rückfragen.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und Bistümern
Mitgliederverzeichnis, Terminplanung und Haushalt kommen von der Landeskirche oder dem Bistum, dazu Gemeindesoftware, Webseiten und viele Postfächer. Dazwischen arbeitet die Pfarrsekretärin.
- Mitglieder und MeldewesenMEWIS NT, e-mip, Kirchenbuchprogramme der Landeskirchen und Bistümer
- Termine und GemeindearbeitKaPlan, ChurchTools, ChurchDesk, Gemeindekalender
- Haushalt und FinanzenMACH, SAP, DATEV, Kollektenverwaltung
- Dokumente und Aktend.3ecm, Aktenpläne der Kirchenämter, Scanstrecken
- Kommunikation und WebMicrosoft 365, Exchange, Gemeinde-Webseiten, Gemeindebrief-Layout
Einwände
Was bei Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und Bistümern besonders zählt
Die Einwände, die in Kirchenkreisen und Kirchenämtern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Für uns gilt kirchlicher Datenschutz, nicht die DSGVO. Wir arbeiten nach KDG oder DSG-EKD, je nach Konfession, mit der dort geregelten Auftragsverarbeitung und Ihrer kirchlichen Aufsicht. Daten bleiben in Ihren Systemen, das Modell läuft im Haus oder auf EU-Servern, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Felder je Ablauf gelesen werden, ist offengelegt und für den Datenschutzbeauftragten Ihrer Landeskirche oder Ihres Bistums nachlesbar.
- Seelsorgliche Inhalte dürfen in kein System. Deshalb liest der Ablauf im Pfarrbüro-Postfach nur, was Verwaltung ist, und reicht alles, was nach Seelsorge klingt, ungelesen an den Pfarrer weiter, ohne Zusammenfassung und ohne Ablage. Diese Regel wird mit Ihnen festgelegt, bevor der Ablauf startet, und im Zweifel gilt: weiterreichen statt verarbeiten.
- Größere Ausgaben braucht die Genehmigung des Landeskirchenamts oder Generalvikariats. Darauf sind die Stufen ausgelegt: Die Analyse ist ein abgegrenzter Auftrag mit festem Preis und einem Ergebnis, das als Genehmigungsvorlage taugt. Der Umbau folgt erst nach Ihrer Entscheidung, ebenfalls zum Festpreis je Ablauf, und der Betrieb ist monatlich kündbar. Niemand muss eine Mehrjahresbindung vorlegen.
- Im Kirchenvorstand sitzen Ehrenamtliche, die kein neues Werkzeug lernen wollen. Müssen sie nicht. Die Abläufe arbeiten mit dem, was da ist: Mail, Kalender, Word-Datei, Formular. Der Schriftführer schickt seine Stichworte wie bisher und bekommt ein Protokoll zurück; der Redaktionskreis liest den Gemeindebrief wie bisher. Neu ist nur, dass weniger zu tippen ist.
- Die Mitarbeitervertretung muss zustimmen. Wir planen damit, dass die Entscheidung über MAV oder Mitarbeitervertretung nach MVG-EKD geht. Kein Ablauf bewertet die Leistung von Beschäftigten, jede Regel ist einsehbar, und die Dokumentation ist so geschrieben, dass sie in eine Dienstvereinbarung passt. Die Mitarbeitervertretung sitzt bei der Analyse mit am Tisch.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Was ein Pfarrbüro tut, Post lesen, zuordnen, Termine vorbereiten und Antworten entwerfen, betreiben wir bei uns selbst, dieser Fall sind wir: Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe werden in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst und benannt. Den Abgleich großer Datenbestände nach Regeln, wie ihn das Meldewesen braucht, kennen wir von einem Ersatzteilhändler, bei dem Millionen Datensätze mit elf Prüfschritten und bitgleichem Rollback bereinigt wurden.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umgestellt haben. Für ein Kirchenamt heißt das: Der Meldewesen-Ablauf darf nicht jeden Monat dieselben hundert bekannten Unstimmigkeiten melden, sondern nur, was seit dem letzten Lauf neu ist. Sonst liest nach drei Monaten niemand mehr die Liste.
Preise
Preise für Kirchengemeinden, Landeskirchen und Bistümer
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Gemeindebrief, Aushänge und Webseite zusammenstellen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Kirchengemeinden, Kirchenkreisen und Bistümern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Gemeindegliederdaten nach KDG oder DSG-EKD durch eine KI laufen?
Ja, unter den Bedingungen des kirchlichen Datenschutzrechts, und die legt Ihr Datenschutzbeauftragter mit uns fest. Wir bauen für Kirchen mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach KDG oder DSG-EKD; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, seelsorgliche Inhalte werden gar nicht verarbeitet. Welche Betriebsart wofür passt, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das MEWIS NT, KaPlan oder ChurchTools?
Nein. Mitgliederverzeichnis, Kalender und Haushalt bleiben, was sie sind, zumal sie von Landeskirche oder Bistum vorgegeben werden. Die Abläufe arbeiten dazwischen: Meldeamtsdatei lesen und für MEWIS NT vorbereiten, Anfrage lesen und Termin aus KaPlan vorschlagen, Zuschriften in den Gemeindebrief setzen. Was ein vorhandenes Programm schon kann, bauen wir nicht nach.
Lohnt sich das für eine einzelne Gemeinde?
Nein, das sagen wir offen. Ein Pfarrbüro mit ein bis drei Stellen rechnet einen Umbau zum Festpreis nie. Es lohnt sich auf der Ebene, auf der die Verwaltung zusammenläuft: Kirchenkreis, Dekanat, Kirchenamt oder Generalvikariat mit 50 bis 1.000 Beschäftigten, die denselben Ablauf für alle Gemeinden betreiben. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung für Ihre Ebene.
Wie viel Zeit kostet das das Kirchenamt intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Pfarrsekretärinnen aus unterschiedlichen Gemeinden, eine Person aus dem Kirchenamt und die Verwaltungsleitung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft in zwei bis drei Pilotgemeinden im Parallelbetrieb, erst dann folgen die anderen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Kirchengemeinden
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.