Zielgruppe
Der Amtsbescheid kommt in fünf Sprachen, verfristet wird er immer noch von Hand.
Eine Patentanwaltskanzlei mit 140 Mitarbeitern in München und Düsseldorf: PatOrg als Aktenverwaltung, iManage für Dokumente, DPMAdirekt, MyEPO und ePCT für die Ämter, dazu Anaqua bei zwei Industriemandanten, deren Portfolios die Kanzlei verwaltet. Jeden Morgen liegen 80 bis 120 Amtsbescheide im Posteingang: Prüfungsbescheide des EPA auf Englisch, Office Actions aus den USA, Bescheide aus Japan und Korea mit Übersetzung, Zahlungsaufforderungen des DPMA. Eine Patentanwaltsfachangestellte öffnet jeden Bescheid, sucht die Akte, liest die Fristart heraus, berechnet die Frist nach dem Recht des Amtes, trägt sie ein und schreibt dem Mandanten eine Zusammenfassung, die der Anwalt gegenliest. Im Stockwerk darüber sichtet ein Anwalt 300 Treffer einer Recherche, von denen 280 mit den Ansprüchen nichts zu tun haben. KI für Patentanwälte beginnt deshalb beim Posteingang der Ämter: lesen, der Akte zuordnen, die Frist vorrechnen und dem Menschen vorlegen, was er bestätigen muss.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Patentanwälten und IP-Kanzleien am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Patentanwälten und IP-Kanzleien lohnen
Die Leistung einer Patentkanzlei ist das Argument gegenüber dem Amt und der Rat an den Mandanten. Davor liegen Zuordnen, Verfristen und Sichten. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Amtsbescheide lesen, zuordnen und Fristen vorrechnen
DPMAdirekt, MyEPO Portfolio, WIPO ePCT, PatOrg, iManage
80 bis 120 Bescheide am Tag von DPMA, EPA, WIPO und ausländischen Ämtern, als PDF aus den Portalen, als Brief, als Mail eines Auslandskorrespondenten. Der Ablauf liest Amt, Aktenzeichen, Bescheidart, Zustelldatum und die vom Amt gesetzte Frist, ordnet den Bescheid der Akte in PatOrg zu, legt ihn in iManage ab, berechnet die Frist nach dem Regelwerk Ihrer Kanzlei für dieses Amt und diese Bescheidart und legt sie mit Rechenweg vor. Markiert wird, was nicht eindeutig ist: Aktenzeichen ohne Treffer, Frist ohne Angabe, zwei mögliche Fristarten. Eingetragen wird die Frist erst, wenn die Fachangestellte sie bestätigt hat; die Zusammenfassung für den Mandanten sieht der Anwalt vor dem Versand.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Recherchetreffer sichten und je Dokument zusammenfassen
Questel Orbit, Espacenet, PatOrg, Word
Eine Recherche zum Stand der Technik liefert 300 Dokumente, von denen die meisten mit den Ansprüchen nichts zu tun haben. Der Ablauf liest Anspruch 1 und die Merkmale, die Ihr Anwalt vorgibt, prüft je Dokument Ansprüche, Zusammenfassung und die einschlägigen Absätze, sortiert die Treffer nach Nähe zu den Merkmalen und schreibt zu jedem Dokument eine Kurzfassung mit den Textstellen, die ein Merkmal treffen oder ausdrücklich nicht treffen. Dokumente, die ein Merkmal in anderer Terminologie beschreiben, werden eigens markiert. Der Anwalt liest die ersten dreißig statt dreihundert und entscheidet, was in die Argumentation eingeht; der Ablauf bewertet keine Patentfähigkeit.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Jahresgebühren und Verlängerungen überwachen und Mandanten anschreiben
PatOrg, Anaqua, Gebührenlisten der Ämter, Mandantenportal, Kanzleibuchhaltung
Ein Portfolio von 6.000 Schutzrechten in 40 Ländern bringt jeden Monat hunderte Jahresgebühren und Verlängerungen, jede mit Fälligkeit, Nachfrist und Zuschlag nach dem Recht des Landes. Der Ablauf gleicht die Fälligkeiten in PatOrg oder Anaqua mit den Gebührenlisten der Ämter ab, erkennt Schutzrechte ohne Zahlungsanweisung des Mandanten, bereitet die Anfragen an den Mandanten im festen Rhythmus vor, hält die Antworten nach und ordnet eingehende Zahlungsbestätigungen dem Schutzrecht zu. Markiert wird, was näher als vier Wochen an der Nachfrist liegt und keine Entscheidung hat. Gezahlt wird nur auf Anweisung des Mandanten, angeschrieben nach Freigabe der Kanzlei.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Mandantenberichte zum Portfolio-Status erzeugen
PatOrg, Anaqua, Excel, Word-Vorlagen, Mandantenportal
Industriemandanten erwarten quartalsweise einen Bericht: Status je Schutzrecht und Land, eingegangene Bescheide, laufende Fristen, Kosten im Zeitraum, Empfehlungen zu Aufgabe oder Weiterverfolgung. Bei 30 Berichtsmandanten kopiert heute jemand Aktenstände in Tabellen und schreibt denselben Einleitungstext in zwei Sprachen. Der Ablauf zieht Stände, Ereignisse und Kosten aus der Aktenverwaltung, füllt die Berichtsvorlage je Mandant auf Deutsch oder Englisch, erzeugt die Übersichten und markiert Schutzrechte, bei denen eine Empfehlung fällig ist. Die Empfehlung schreibt der Anwalt; gesendet wird nach seiner Freigabe.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Posteingang der Kanzlei sortieren und Vorgängen zuordnen
Exchange, Sammelpostfächer, PatOrg, iManage, Auslandskorrespondenten
Neben den Ämtern schreiben Mandanten, Erfinder, Auslandskorrespondenten und Übersetzungsbüros: 400 Mails am Tag auf Deutsch, Englisch, Französisch und Japanisch. Der Ablauf ordnet jede Mail der Akte und dem Vorgang zu, legt sie in iManage ab, erkennt Rückfragen, Weisungen und Rechnungen von Korrespondenten und bereitet für Routinefragen, etwa den Stand eines Verfahrens oder die nächste Frist, einen Antwortentwurf in der Sprache des Absenders vor. Mails mit Weisungen zu Fristen oder Zahlungen werden hervorgehoben und nie automatisch beantwortet. Gesendet wird nach Freigabe der zuständigen Fachangestellten oder des Anwalts.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Patentanwälten und IP-Kanzleien
Die Aktenverwaltung führt Fristen und Schutzrechte, die Ämter haben eigene Portale und Signaturen, und zwischen beiden sitzt die Fachangestellte mit dem Posteingang.
- Akten- und FristenverwaltungPatOrg, Unycom, Anaqua, Inprotech, DIAMS iQ
- AmtsportaleDPMAdirekt, MyEPO Portfolio, EPO Online Filing, WIPO ePCT, EUIPO User Area
- RechercheQuestel Orbit, Espacenet, DEPATISnet, PATENTSCOPE
- DokumenteiManage, Kanzlei-DMS, Scanstrecken, Mandantenportale
- Kommunikation und AbrechnungMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Kanzleibuchhaltung, DATEV
Einwände
Was bei Patentanwälten und IP-Kanzleien besonders zählt
Was Patentanwälte zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Neuheitsschädlichkeit: Erfindungsbeschreibungen dürfen in keinen fremden Dienst. Deshalb entscheiden Sie je Ablauf, wo das Modell läuft. Für alles, was eine unveröffentlichte Erfindung berührt, bauen wir im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag ohne Speicherung der Eingaben beim Anbieter; nichts trainiert ein fremdes Modell. Der Ablauf für Amtsbescheide braucht die Beschreibung ohnehin nicht, er liest Bescheid und Aktenzeichen. Welche Daten welchen Weg nehmen, steht je Ablauf in der Dokumentation.
- Fristenhaftung ist existenziell. Der Ablauf trägt keine Frist ein, er rechnet sie vor und zeigt den Rechenweg: Zustelldatum, Fristart, Regel des Amtes, Ergebnis. Die Fachangestellte bestätigt, der Anwalt sieht die Liste des Tages. Das ist ein zweites Augenpaar vor dem bestehenden, kein Ersatz dafür, und das Protokoll zeigt im Zweifel, wer wann welche Frist bestätigt hat.
- Verschwiegenheit nach der Patentanwaltsordnung und § 203 StGB. Mandantendaten bleiben in Ihren Systemen, der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt, und wir verpflichten uns als Dienstleister schriftlich zur Verschwiegenheit nach § 203 Absatz 4 StGB. Zugriff haben die Abläufe nur auf die Akten, die Sie freigeben, und jeder Zugriff ist protokolliert.
- Die Amtsportale haben eigene Formate und Signaturen. Die bleiben, wo sie sind: Eingereicht wird weiterhin über DPMAdirekt, MyEPO oder ePCT mit der Signatur des Anwalts. Der Ablauf arbeitet davor und danach: Er liest, was aus den Portalen kommt, und bereitet vor, was hinein soll, in dem Format, das das Portal erwartet. Umgangen wird kein Amtsweg.
- Mandanten aus Industrie und Forschung verlangen europäische Server. Das ist bei uns die Regel, nicht die Ausnahme: Je Ablauf wählen Sie zwischen Betrieb im Haus, EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag und Cloud-Modell, und Sie können einem Mandanten die Betriebsart schriftlich zusichern. Für Mandanten mit eigenen Vorgaben lässt sich der Ablauf auf deren Akten getrennt betreiben.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Große Textbestände nach festen Regeln lesen, jede Fundstelle einordnen und einem Menschen zur Entscheidung vorlegen, haben wir für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern gebaut: Der Ablauf hat den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains in elf Sprachen gelesen, Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung markiert, den Handlungsbedarf je Seite in einem Werkzeug vorgelegt und Umformulierungen nach Redaktionsleitfaden entworfen; freigegeben hat jede Stelle ein Mensch. Ein Recherchebestand oder der Posteingang der Ämter ist dieselbe Aufgabe mit anderem Regelwerk: lesen, gegen Merkmale prüfen, mit Fundstelle vorlegen.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und markierte zu viel, bis das Regelwerk nachgeschärft war; die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für eine Patentkanzlei heißt das: Die Regeln, wann ein Dokument als relevant für ein Merkmal gilt, werden mit Ihren Anwälten geschrieben und in den ersten Wochen an echten Recherchen nachgestellt, und Fachbegriffe, die in zwei Sprachen Verschiedenes meinen, kommen in ein Glossar, bevor der Ablauf Zusammenfassungen schreibt.
Preise
Preise für Patentanwälte und IP-Kanzleien
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Amtsbescheide lesen, zuordnen und Fristen vorrechnen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Patentanwälten und IP-Kanzleien
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Akten mit unveröffentlichten Erfindungen durch eine KI laufen?
Nur dort, wo Sie es bestimmen. Für Akten mit unveröffentlichten Erfindungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, ohne Speicherung der Eingaben beim Anbieter; nichts trainiert ein fremdes Modell. Der Ablauf für Amtsbescheide liest Bescheid und Aktenzeichen, nicht die Beschreibung. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, dokumentieren wir vor dem Start, und die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Absatz 4 StGB unterschreiben wir. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das PatOrg oder die Fristenverwaltung von Anaqua?
Nein. Die Aktenverwaltung bleibt das führende System für Schutzrechte, Fristen und Gebühren. Unsere Abläufe arbeiten davor und daneben: Sie lesen, was aus Portalen und Postfächern kommt, rechnen vor, fassen zusammen und spielen ein, was die Fachangestellte bestätigt hat, in dem Format, das das System erwartet. Was Ihre Software bereits kann, bauen wir nicht nach; das sagt die Analyse.
Lohnt sich das für eine Kanzlei mit 25 Mitarbeitern?
Mit 25 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis meist nur für einen Ablauf, den Posteingang der Ämter, und nur wenn er täglich mehr als eine Kraft bindet; das sagen wir offen. Größer wird der Kreis bei Kanzleien mit Portfolioverwaltung für Industriemandanten oder bei IP-Dienstleistern, die Jahresgebühren für viele Kanzleien zahlen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet das die Kanzlei intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Patentanwaltsfachangestellte, ein Anwalt, bei Bedarf Ihr IT-Partner. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für das Fristenregelwerk und die Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Vier Wochen rechnet der Ablauf jede Frist neben der Fachangestellten, Abweichungen werden einzeln geklärt, erst danach wird aus der Vorrechnung ein Vorschlag, den sie bestätigt.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Patentanwälte
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.