Zielgruppe
Montag kommen 200 Begleitscheine mit den Proben, und bis Mittag tippt jemand sie ins LIMS.
Ein akkreditiertes Prüflabor für Umwelt- und Lebensmittelanalytik mit 260 Mitarbeitern an drei Standorten: LabWare als LIMS, Chromeleon und OpenLab an den Geräten, SAP für Auftrag und Rechnung, ein Kundenportal, das ein Drittel der Kunden nutzt, Sammelpostfächer für den Rest. Montagmorgen stehen 200 Proben im Eingang, jede mit Begleitschein: handgeschrieben, als Ausdruck aus dem Kundenformular, als PDF im Postfach. Zwei Kräfte lesen Matrix, Parameter, Prüfumfang und Kundennummer heraus und legen bis Mittag Aufträge im LIMS an; erst dann kann die Probe ins Labor. Im Vertrieb beantwortet ein Chemiker Anfragen nach Prüfpaketen mit Preisen aus drei Listen, im Berichtswesen prüft jemand 300 Prüfberichte in der Woche auf Vollständigkeit, und die Normenstelle liest Änderungsmitteilungen, von denen die meisten das Labor nicht betreffen. KI für Prüflabore beginnt deshalb am Probeneingang: den Begleitschein lesen, mit Kunde, Angebot und Methodenliste abgleichen und den Auftrag im LIMS vorbereiten, bis eine Kraft ihn freigibt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Prüf- und Analytiklaboren am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Prüf- und Analytiklaboren lohnen
Die Leistung eines Prüflabors ist das valide Ergebnis unter Akkreditierung. Davor und danach wird abgetippt, angeboten und auf Vollständigkeit geprüft. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Begleitscheine lesen und Aufträge im LIMS vorbereiten
Scanstrecke, Sammelpostfach, Kundenportal, LabWare, STARLIMS
200 Proben am Montag, 200 Begleitscheine in zwanzig Formaten: Formulare des Labors, Formulare des Kunden, handschriftliche Ergänzungen, Mails mit Parameterlisten. Der Ablauf liest Kunde, Probenahmedatum, Probenbezeichnung, Matrix und angeforderte Parameter, gleicht sie mit dem Kundenstamm, dem gültigen Angebot und der Methodenliste ab, erkennt Parameter, die das Labor nicht akkreditiert anbietet, und bereitet den Auftragsdatensatz im Importformat des LIMS vor. Markiert wird, was die Annahme sehen muss: Parameter ohne Methode, Probe ohne Schein, Kunde ohne Angebot, Haltbarkeit der Probe knapp. Die Annahmekraft prüft die Markierungen und gibt den Auftrag frei; angelegt wird nur, was sie freigegeben hat.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Angebote für Prüfpakete aus Preislisten und Kundenhistorie erzeugen
Sammelpostfach, SAP, Preislisten in Excel, Normenverzeichnis, Kundenportal
Im Vertrieb gehen in der Woche 80 bis 120 Anfragen ein: Trinkwasser nach der Trinkwasserverordnung für einen Versorger, Pestizidscreening für einen Lebensmittelhersteller, Schadstoffe im Bauschutt für einen Entsorger. Der Ablauf liest die Anfrage, erkennt Matrix, Fragestellung und gewünschte Normen, stellt das Prüfpaket aus Ihrer Methodenliste zusammen, zieht Preise aus der Liste und der Historie des Kunden, schätzt die Bearbeitungszeit aus der Auslastung und erzeugt den Angebotsentwurf in SAP. Markiert wird, was der Fachverantwortliche entscheiden muss: Parameter außerhalb der Akkreditierung, Sonderpreise, ungewöhnliche Mengen. Gesendet wird nach Freigabe des Vertriebs; der Entwurf steht am selben Tag statt nach einer Woche.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Prüfberichte vorformulieren und auf Vollständigkeit prüfen
LabWare, STARLIMS, Berichtsvorlagen, Normtexte, Grenzwertlisten
300 Prüfberichte in der Woche, jeder mit Ergebnistabelle, Methodenangabe, Messunsicherheit, Grenzwertvergleich und Bewertungstext nach Norm oder Verordnung. Der Ablauf liest die freigegebenen Ergebnisse aus dem LIMS, ordnet jedem Parameter Methode, Akkreditierungsstatus und den gültigen Grenzwert zu, formuliert den Bewertungstext nach den Vorlagen Ihres Labors und prüft den Bericht gegen die Anforderungen der Norm und Ihrer Akkreditierungsurkunde: Fehlt eine Messunsicherheit, steht ein Parameter ohne Akkreditierungshinweis, passt der Probenahmehinweis. Markiert wird, was nicht vollständig oder nicht nach Vorlage ist. Der Ablauf verändert kein Ergebnis; der Prüfleiter liest, korrigiert und gibt den Bericht frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Normänderungen überwachen und betroffene Methoden und Kunden ermitteln
Normenverzeichnis, Methodenliste im LIMS, Kundenstamm in SAP, QM-Dokumentation
Jeden Monat kommen Änderungsmitteilungen zu Normen, Grenzwerten und Verordnungen, die meisten ohne Bezug zum eigenen Labor, einige mit Folgen für Methode, Bericht und Kunde. Der Ablauf liest die Mitteilungen von DIN, CEN, ISO und den zuständigen Behörden, gleicht sie mit Ihrer Methodenliste und Ihrer Akkreditierungsurkunde ab, stellt fest, welche Methoden, Vorlagen und Grenzwerte betroffen sind und welche Kunden diese Parameter beauftragen, und bereitet die Übersicht mit Fundstelle und Frist vor. Dazu entwirft er den Kundenhinweis und die Änderungsanzeige für das QM. Ob eine Methode angepasst oder neu validiert wird, entscheidet die Laborleitung; versandt wird nach Freigabe.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Stammdaten von Kunden, Matrizen und Parametern bereinigen
LabWare, SAP, Kundenportal, Altsysteme, Excel
Nach dem Zusammenschluss von drei Laboren heißt derselbe Parameter in den Methodenlisten dreimal verschieden, dieselbe Matrix hat vier Bezeichnungen, Kunden sind in SAP und LIMS doppelt angelegt, und Preislisten verweisen auf Methoden, die es nicht mehr gibt. Der Ablauf gleicht Kunden, Matrizen, Parameter und Methoden über alle Systeme ab, führt Dubletten nach Ihren Regeln zusammen, prüft die Verweise zwischen Preisliste, Methodenliste und Akkreditierungsurkunde und markiert, was der Fachverantwortliche entscheiden muss. Angebot, Auftrag und Bericht arbeiten danach mit einem Stamm. Jede Änderung ist protokolliert und bitgleich rückholbar, und das QM bekommt die Änderungsliste.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Prüf- und Analytiklaboren
Das LIMS ist validiert und bleibt es, die Gerätesoftware ebenso. Davor liegen Postfächer, Begleitscheine und Preislisten, danach Berichte und SAP, und dort entsteht die Handarbeit.
- LaborinformationssystemeLabWare, STARLIMS, SampleManager, LabVantage, Limsophy
- Gerätesoftware und ChromatographieChromeleon, OpenLab, Empower
- Auftrag, Angebot und RechnungSAP, Microsoft Dynamics 365, Kundenportale, Preislisten in Excel
- QualitätsmanagementQM-Systeme nach ISO/IEC 17025, Dokumentenlenkung, Kalibrierdatenbanken, Auditlisten
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Telefonanlage
Einwände
Was bei Prüf- und Analytiklaboren besonders zählt
Was Prüflabore zuerst einwenden, und was wir darauf antworten.
- Akkreditierung nach ISO/IEC 17025 verlangt validierte, dokumentierte Abläufe. Deshalb bringt jeder Ablauf die Dokumentation mit, die Ihr QM für die Bewertung einer Änderung braucht: Zweck, Datenfluss, Regeln, Testfälle mit Ergebnis, Protokoll im Betrieb. Die Abläufe am Probeneingang, im Angebot und im Stamm berühren den Messprozess nicht; der Berichtsablauf liest freigegebene Ergebnisse und verändert keines. Was davon in Ihr Managementsystem aufgenommen wird, legen wir mit Ihrem QM-Beauftragten in der Analyse fest.
- Datenintegrität nach GxP und 21 CFR Part 11 bei Pharmakunden. Die Abläufe schreiben nicht in validierte Systeme, sie bereiten Importe vor, die ein Mensch freigibt, und jeder Import ist protokolliert und bitgleich rückholbar. Für Pharmakunden lässt sich der Ablauf auf deren Aufträge getrennt betreiben oder ganz ausnehmen. Audit-Trail und Unveränderbarkeit bleiben Sache des LIMS; wir arbeiten davor.
- LIMS und Gerätesoftware sind validiert; jede Änderung heißt Revalidierung. Darum ändern wir nichts darin. Wir arbeiten über die Import- und Exportwege, die LabWare, STARLIMS oder SampleManager vorsehen, nicht an der Datenbank vorbei, und nie an der Gerätesoftware. Was das LIMS nicht hergibt, läuft als Vorbereitung daneben und wird dort eingespielt, wo das System es erwartet.
- Ergebnisse haben Beweiswert gegenüber Behörden und Gerichten. Kein Ablauf verändert ein Ergebnis oder eine Messunsicherheit. Der Berichtsablauf ordnet zu, formuliert nach Vorlage und prüft auf Vollständigkeit; was er geändert oder markiert hat, steht im Protokoll mit Quelle und Freigabe. Vor einer Behörde ist ein Bericht, dessen Entstehung lückenlos protokolliert ist, das stärkere Dokument.
- Haftung bei Fehlberichten. Die Freigabe des Berichts bleibt beim Prüfleiter, der Ablauf nimmt sie ihm nicht ab. Was er verändert, ist die Fehlerquelle: Vollständigkeit, Vorlagentreue und Grenzwertzuordnung werden bei jedem Bericht geprüft, nicht stichprobenweise. Der Wochenbericht zeigt, welche Fehlerarten zurückgehen und welche neu auftreten.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen ganzen Bestand nach einem Regelwerk zu prüfen und jede Stelle mit Fundort und Einstufung einem Menschen vorzulegen, haben wir für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern gebaut: Der Ablauf hat den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains in elf Sprachen gelesen, Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 markiert, den Handlungsbedarf je Seite in einem Werkzeug vorgelegt und Umformulierungen nach Redaktionsleitfaden entworfen; freigegeben hat jede Stelle ein Mensch. Prüfberichte gegen Norm und Akkreditierungsurkunde zu prüfen und Normänderungen gegen die Methodenliste zu halten, ist dieselbe Aufgabe mit einem anderen Regelwerk.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und erzeugte zu viele Treffer, bis das Regelwerk nachgeschärft war; die Übersetzungen brauchten zwei Runden wegen doppelt belegter Fachbegriffe. Für ein Prüflabor heißt das: Die Regeln, wann ein Bericht als unvollständig markiert wird, schreiben wir mit Ihren Prüfleitern und stellen sie in den ersten Wochen nach, bis die Markierungen treffen, und Parameter- und Matrixbezeichnungen werden vereinheitlicht, bevor der Ablauf Berichte formuliert.
Preise
Preise für Prüf- und Analytiklabore
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Begleitscheine lesen und Aufträge im LIMS vorbereiten" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Prüf- und Analytiklaboren
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundenergebnisse durch eine KI laufen?
Ja, wenn das Labor bestimmt, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Begleitscheine, Angebote und Berichte bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Kundenergebnisse trainieren ein fremdes Modell. Kunden mit eigenen Vorgaben, etwa aus der Pharmaindustrie, lassen sich je Auftrag ausnehmen oder getrennt betreiben. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, dokumentieren wir vor dem Start; die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das LabWare, STARLIMS oder das Kundenportal?
Nein. Das LIMS bleibt das führende, validierte System, und das Kundenportal ist der beste Weg für jeden Kunden, der es nutzt. Unsere Abläufe kümmern sich um den Rest: Begleitscheine auf Papier und im Postfach, Anfragen ohne Portal, Berichte in Menge, Normänderungen, Stammdaten über mehrere Systeme. Wo eine Funktion des LIMS reicht oder ein Kunde nur zum Portal bewegt werden muss, sagen wir das in der Analyse.
Wie passt das zu Akkreditierung und Audit?
Jeder Ablauf kommt mit der Dokumentation, die Ihr Managementsystem für eine Änderung verlangt: Zweck, Datenfluss, Regeln, Testfälle, Protokoll im Betrieb. Beim Audit zeigen Sie, welche Abläufe den Messprozess nicht berühren und wie der Berichtsablauf geprüft wurde. Die Bewertung mit Ihrem QM-Beauftragten ist Teil des Umbaus; in der Analyse klären wir vorab, welche Abläufe ohne Änderungsanzeige möglich sind und welche eine brauchen.
Lohnt sich das für ein Labor mit 30 Mitarbeitern?
Mit 30 Mitarbeitern und einigen hundert Proben in der Woche rechnet sich meist nur ein einzelner Ablauf, etwa der Probeneingang, wenn er täglich eine Kraft bindet; das sagen wir nach dem Potenzial-Check offen. Für kleinere Labore lohnt der Weg über die Laborgruppe, die denselben Ablauf an mehreren Standorten betreibt. Der Potenzial-Check dauert zehn Minuten.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Prüflabore
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.