Zielgruppe
Im Versand prüft niemand mehr die Frachtrechnung mit 300 Positionen, weil die Rampe nicht wartet.
Ein Hersteller mit 500 Mitarbeitern, ein Logistikleiter mit 25 Leuten in Lager, Versand und Disposition, 200 Sendungen am Tag an Kunden in 30 Länder. Das Lager läuft in SAP EWM, Transporte werden über Transporeon vergeben, Pakete über das DHL Geschäftskundenportal und UPS WorldShip, Zollanmeldungen über eine Zollsoftware, und die Tarifvereinbarungen mit acht Spediteuren liegen als PDF im Vertragsordner. Einmal im Monat kommt von jedem Spediteur eine Frachtrechnung, die größte mit 300 Positionen, Zuschläge für Diesel, Maut, Wartezeit und Avisierung inklusive; sie wird freigegeben, weil niemand die Zeit hat, jede Position gegen Tarif und tatsächliche Sendung zu halten. Dazwischen fragt der Vertrieb zwanzigmal am Tag, wo eine Sendung ist, und der Wareneingang stellt fest, dass das Avis des Lieferanten nicht zur Palette passt. KI in der Logistik fängt deshalb bei den Papieren an: Rechnungen, Avise, Zollunterlagen lesen, gegen die Daten im System halten, Abweichungen markieren.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Logistikleitern und Versandabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Logistikleitern und Versandabteilungen lohnen
In der Logistik zählt, was an der Rampe passiert. Die Papiere drumherum, Rechnungen, Avise, Schadensmeldungen, Zollunterlagen, sind Handarbeit, die ein Ablauf lesen und prüfen kann. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Frachtrechnungen gegen Tarife und Sendungen prüfen
SAP, Transporeon, Spediteurportale, Tarifvereinbarungen, Excel
Acht Spediteure, im Monat 2.000 Rechnungspositionen, Tarife mit Zonen, Gewichtsstaffeln und zwölf Zuschlagsarten. Der Ablauf liest jede Frachtrechnung, auch als PDF in acht verschiedenen Formaten, ordnet jede Position der Sendung in SAP oder Transporeon zu, rechnet den Preis nach der hinterlegten Tarifvereinbarung nach und vergleicht: falsche Zone, Gewicht höher als gewogen, Zuschlag ohne Grundlage, doppelt abgerechnete Sendung. Treffer landen mit Sendungsnummer, Tarifstelle und Differenz in einer Reklamationsliste je Spediteur, mit einem Schreiben als Entwurf. Was stimmt, geht mit Vermerk in die Freigabe. Reklamiert und freigegeben wird durch den Sachbearbeiter.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Lieferavise prüfen und Wareneingänge vorbereiten
SAP EWM, Lieferantenportal, Exchange, Excel
Täglich kommen 60 Lieferavise, als EDI-Nachricht, als Mail mit PDF oder als Excel-Anhang, und ein Teil davon passt nicht zur Bestellung. Der Ablauf liest jedes Avis, ordnet es der Bestellung in SAP zu, vergleicht Mengen, Artikelnummern, Chargen, Verpackungseinheiten und Liefertermin mit der Bestellung und meldet Abweichungen vor der Ankunft: Teillieferung, falsche Verpackungseinheit, fehlende Chargenangabe, Lieferant ohne Avis. Für den Wareneingang stellt er die Tagesliste mit erwarteten Paletten und Prüfhinweisen zusammen. Der Lieferant bekommt bei Abweichung eine Rückfrage nach festem Muster, nach Freigabe durch den Disponenten.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Sendungsnachfragen aus Vertrieb und von Kunden beantworten
DHL Geschäftskundenportal, UPS WorldShip, SAP, Outlook, CRM
Zwanzig Anfragen am Tag, per Mail und Teams, vom Vertrieb und direkt von Kunden: Wo ist Sendung 4711, wann kommt die Nachlieferung, warum steht das Paket seit drei Tagen im Depot. Der Ablauf liest die Anfrage, findet Auftrag und Sendungsnummer in SAP, holt den Status aus dem Portal des zuständigen Paketdienstes oder Spediteurs und schreibt die Antwort in Ihrer Vorlage: Status, Zustelltermin, bei Störung der Grund und der nächste Schritt. Gestörte Sendungen landen zusätzlich auf einer Tagesliste für die Disposition. Was an Kunden geht, gibt der Versandmitarbeiter frei; interne Antworten an den Vertrieb können Sie nach den ersten Wochen ohne Einzelfreigabe laufen lassen.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Transportschäden dokumentieren und Schadensmeldungen formulieren
SAP, Fotos vom Mobilgerät, Versichererportal, Spediteurmail
Im Monat 25 Schadensfälle: beschädigte Paletten im Wareneingang, Fehlmengen beim Kunden, nasse Kartons im Depot. Jeder Fall braucht eine Meldung an Spediteur und Transportversicherer innerhalb der Frist, mit Fotos, Lieferschein, Frachtbrief, Wert und Beschreibung. Der Ablauf liest die Meldung des Mitarbeiters und die Fotos, holt Sendung, Warenwert, Frachtführer und Frachtbrief aus SAP, prüft die Meldefrist aus dem Vertrag mit dem Spediteur, schreibt die Schadensmeldung in der Form, die Spediteur und Versicherer verlangen, und legt sie mit allen Anlagen vor. Was fehlt, etwa ein Foto der Verpackung, fragt er beim Mitarbeiter nach. Abgeschickt wird die Meldung nach Freigabe durch den Versandleiter.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Lieferscheine, Packlisten und Zollunterlagen zusammenstellen und prüfen
SAP, Zollsoftware, ATLAS, Spediteursysteme, Excel
Von 200 Sendungen am Tag gehen 40 in Drittländer, jede mit Handelsrechnung, Packliste, Ursprungsangabe und Zollanmeldung, bei einigen mit Ausfuhrgenehmigungspflicht. Der Ablauf stellt die Papiere aus den Auftragsdaten in SAP zusammen und prüft sie gegeneinander: Warentarifnummer zum Artikel, Gewichte zwischen Packliste und Wiegedaten, Ursprungsland zur Lieferantenerklärung, Empfänger gegen Sanktionslisten, Positionen der Rechnung gegen die Packliste. Abweichungen und Sendungen mit Genehmigungspflicht markiert er vor der Übergabe an die Zollsoftware. Die Zollanmeldung selbst gibt die Zollsachbearbeiterin ab, mit vollständigen Unterlagen statt mit Rückfragen an der Rampe.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Logistikleitern und Versandabteilungen
Lagerverwaltung, Transportvergabe, Paketportale und Zollsoftware sind je für sich in Ordnung; die Papiere dazwischen, Rechnungen, Avise, Frachtbriefe, liest heute ein Mensch.
- LagerverwaltungSAP EWM, SAP WM, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, proLogistik pL-Store, TUP WMS
- Transport und SpeditionTransporeon, Spediteurportale, Frachtbörsen mit Schnittstelle
- PaketdiensteDHL Geschäftskundenportal, UPS WorldShip, Shipcloud, Sendcloud
- Zoll und AußenhandelATLAS, AEB, dbh, Zollsoftware mit Schnittstelle
- ERP und KommunikationSAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Outlook, Microsoft Excel
Einwände
Was bei Logistikleitern und Versandabteilungen besonders zählt
Die Einwände, die in Logistik und Versand zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Gefahrgut braucht geschulte Verantwortliche und richtige Papiere. Der Gefahrgutbeauftragte und die geschulten Mitarbeiter bleiben zuständig, daran ändert kein Ablauf etwas. Was der Ablauf tut: Er prüft, ob Beförderungspapiere, UN-Nummer, Verpackungsgruppe und Kennzeichnung zu den Artikeldaten passen, und markiert Sendungen, bei denen etwas fehlt oder widerspricht, bevor sie die Rampe verlassen. Die Freigabe nach ADR bleibt beim Menschen.
- Der Betriebsrat redet bei Leistungserfassung im Lager mit. Ja, nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Die Abläufe hier lesen Rechnungen, Avise und Sendungsdaten, keine Pickzeiten je Mitarbeiter. Das halten wir im Regelwerk fest und liefern die Beschreibung für den Betriebsrat. Eine Auswertung von Leistung je Person bauen wir nur, wenn sie ausdrücklich vereinbart und mitbestimmt ist.
- Zoll- und Exportdokumente müssen formal richtig sein. Deshalb prüft der Ablauf die Papiere gegeneinander und gegen die Stammdaten, bevor die Zollsachbearbeiterin anmeldet, und markiert jede Unstimmigkeit mit Fundstelle. Die Anmeldung und die Verantwortung dafür bleiben bei ihr. Jede Prüfung ist protokolliert, mit Datum und Datenstand, was bei einer Zollprüfung hilft.
- Die Spediteure schicken ihre Rechnungen als PDF in acht Formaten. Genau dafür ist der Ablauf gebaut: Er liest Rechnungen so, wie sie kommen, als PDF, Scan, Excel oder EDI, ohne dass ein Spediteur sein Format ändern muss. Was er nicht sicher zuordnen kann, legt er markiert vor, statt es zu raten. In der Analyse prüfen wir Ihre tatsächlichen Rechnungen der letzten drei Monate.
- Arbeitsschutz bei Automatisierung im Lager. Die Abläufe hier automatisieren Papier, nicht Fördertechnik: Es fährt kein Gerät anders, es ändert sich kein Arbeitsplatz an der Rampe. Für die Mitarbeiter ändert sich, dass Rückfragen zu Avisen und Schäden vorbereitet sind. Arbeitsschutzrechtlich ist das eine Änderung von Bürotätigkeit, die wir mit Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsrat dokumentieren.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Datenbestände in großer Menge gegen Regeln zu prüfen kennen wir aus unseren Projekten. Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet: Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen je Datensatz, bitgleiches Rollback, Rollout zehn Hersteller je Woche, 3,3 Millionen Seiten, die Salesforce-Abfragen um 71 Prozent gesenkt, Wochenbericht und Stoppschalter. Rechnungspositionen gegen Tarife, Avise gegen Bestellungen und Packlisten gegen Wiegedaten zu halten ist dieselbe Arbeit: viele Datensätze, feste Regeln, Abweichungen melden.
Was dort schiefging: Eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche, und die Fehler fielen erst im Wochenbericht auf. Seither gilt: Jede Prüfregel, die ein Mensch heute im Kopf hat, wird aufgeschrieben, bevor der Ablauf läuft, und der Parallelbetrieb dauert, bis vier Wochen lang keine neue Regel dazugekommen ist. Für Frachtrechnungen heißt das: Die Sachbearbeiterin, die heute weiß, dass ein Spediteur Maut doppelt berechnet, diktiert diese Regel zuerst.
Preise
Preise für Logistikleiter und Versand
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Frachtrechnungen gegen Tarife und Sendungen prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Logistikleitern und Versandabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Frachtrechnungen, Avise und Kundenadressen durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Sendungsdaten mit Empfängeradressen, Tarifvereinbarungen und Zollunterlagen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das SAP EWM, Transporeon oder unsere Zollsoftware?
Nein, es arbeitet davor und dazwischen. Die Systeme bleiben führend; die Abläufe lesen die Papiere, die als PDF und Mail ankommen, halten sie gegen die Daten in den Systemen und schreiben Ergebnisse über die Schnittstellen zurück. Die Zollanmeldung gibt weiterhin Ihre Zollsoftware ab. Wo eine Funktion Ihres Systems reicht, etwa eine Frachtkostenprüfung in SAP, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben fünf Leute im Lager und 30 Sendungen am Tag.
Dann rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; unter etwa 50 Mitarbeitern im Haus und ohne Frachtrechnungen in Menge bleibt die Prüfung von Hand günstiger. Anders liegt es, wenn mehrere Standorte oder Gesellschaften dieselben Spediteure nutzen und ein Ablauf für alle läuft. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wer haftet, wenn der Ablauf eine Abweichung übersieht?
Derselbe wie heute: der Mitarbeiter, der freigibt. Der Ablauf prüft nach aufgeschriebenen Regeln und meldet, was dagegen verstößt; was er nicht sicher zuordnen kann, legt er markiert vor. Im Parallelbetrieb prüft die Sachbearbeiterin die ersten Wochen jede Rechnung auch selbst; was sie findet und der Ablauf nicht, wird zur Regel. Das Protokoll zeigt je Rechnung, welche Prüfungen gelaufen sind.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der Logistik
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.