Zielgruppe
In der Personalabteilung bleibt der Zeugnisstapel liegen, weil jedes Zeugnis eine Stunde kostet.
Ein Logistikdienstleister mit 1.200 Beschäftigten an sechs Standorten und einer Personalabteilung von neun Personen: Personio für Stammdaten und Urlaub, DATEV Lohn und Gehalt beim externen Abrechner, ATOSS für die Zeiterfassung, Word-Vorlagen für alles andere. Zum Quartalswechsel liegen zwanzig Zeugnisentwürfe im Stapel, weil die Führungskräfte drei Stichworte liefern und die Referentin daraus eine Stunde lang den Zeugniscode baut. Im Postfach personal@ warten 40 Mails am Tag: Resturlaub, Elternzeit, Bescheinigung für die Bank, warum die Abrechnung anders aussieht. Daneben die Vertragsänderung, bei der aus der Vorlage von 2019 die alte Arbeitszeit stehen blieb, und die Austrittsliste, die niemand gegen die Berechtigungen abgleicht. KI im Personalwesen beginnt deshalb bei Zeugnis und Postfach: lesen, aus Stammdaten und Richtlinien entwerfen, vorlegen, und die Referentin gibt frei.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Personalleitern und HR-Abteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Personalleitern und HR-Abteilungen lohnen
Personalarbeit, die Wert schafft, ist Gespräch und Entscheidung. Davor liegen Entwürfe, Bescheinigungen und Nachfragen, die aus Daten entstehen, die längst im System stehen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Arbeitszeugnisse aus Stammdaten und Bewertung entwerfen
Personio, Haufe Zeugnis Manager, Word, Stellenbeschreibungen
Bei 1.200 Beschäftigten und normaler Fluktuation entstehen im Jahr rund 150 Zeugnisse, dazu Zwischenzeugnisse. Der Ablauf liest Stammdaten, Eintritts- und Austrittsdatum, Positionen und Stellenbeschreibung aus dem HR-System, nimmt die Bewertung der Führungskraft aus einem kurzen Fragebogen und entwirft das Zeugnis in Ihrem Zeugniscode nach Ihren Textbausteinen: Aufgaben vollständig, Leistung und Verhalten in der bewerteten Stufe, Schlussformel passend zum Austrittsgrund. Markiert wird, wo Bewertung und Beschäftigungsverlauf nicht zusammenpassen. Die Referentin prüft, die Führungskraft unterschreibt, wie § 109 GewO es verlangt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Mitarbeiteranfragen lesen und aus Richtlinien beantworten
Sammelpostfach personal@, Personio, Betriebsvereinbarungen, Ticketsystem
Im HR-Postfach gehen täglich 40 Mails ein, dazu Teams-Nachrichten und Zettel vom Schichtbetrieb: Resturlaub, Elternzeitantrag, Bescheinigung für Bank oder Behörde, Frage zur Abrechnung. Der Ablauf ordnet jede Anfrage Person und Thema zu, legt ein Ticket an, zieht die Antwort aus Betriebsvereinbarung, Richtlinie oder dem Stammsatz und formuliert den Entwurf; wo eine Bescheinigung reicht, erzeugt er sie aus der Vorlage. Markiert wird, was Ermessen braucht oder Konflikt ahnen lässt: Beschwerde, Krankheit über sechs Wochen, Kündigungsabsicht. Gesendet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Vertragsänderungen und Bescheinigungen aus Vorlagen füllen
Word-Vorlagen, Personio, DATEV Lohn und Gehalt, DMS
Im Monat entstehen 60 bis 80 Dokumente aus Vorlagen: Änderungen von Arbeitszeit und Gehalt, Versetzungen, Zusatzvereinbarungen zur mobilen Arbeit, Arbeitgeberbescheinigungen. Der Ablauf füllt die Vorlage aus dem Stammsatz, prüft die ausgefüllte Fassung gegen den Vertrag im DMS und markiert, was nicht zusammenpasst: alte Arbeitszeit aus einer Vorlage von 2019, Gehalt unterhalb der Tarifstufe, fehlende Unterschriftenregelung bei Prokura. Die Referentin prüft die markierten Stellen und gibt frei; die Lohnabrechnung bekommt die Änderung als Meldung, nicht als Zuruf.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Ein- und Austritte gegen Zeiterfassung und Berechtigungen abgleichen
Personio, ATOSS, Active Directory, DATEV Lohn und Gehalt
Bei zwölf Eintritten und zehn Austritten im Monat hat jeder Vorgang zwanzig Stellen, an denen etwas angelegt oder geschlossen werden muss: Zeiterfassung, Benutzerkonto, Zutrittskarte, Lohnabrechnung, Firmenwagen, Schlüssel. Der Ablauf liest die Bewegungsliste aus dem HR-System, gleicht sie nächtlich gegen Zeiterfassung, Verzeichnisdienst und Abrechnung ab und meldet nur Abweichungen: Konto noch aktiv drei Wochen nach Austritt, Eintritt ohne Zeitkonto, Abrechnung für jemanden, der nicht mehr da ist. Die Meldung geht mit Vorschlag an IT oder Personal; geschlossen wird nach Freigabe.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Stellenbeschreibungen vereinheitlichen und Pflichtnachweise nachhalten
SharePoint, Personio, Lernplattform, Excel
Aus zwanzig Jahren liegen 400 Stellenbeschreibungen in drei Formaten, in denen dieselbe Tätigkeit fünfmal anders heißt, und die Pflichtunterweisungen zu Arbeitssicherheit und Datenschutz stehen in Excel-Listen je Standort. Der Ablauf liest den Bestand, ordnet Tätigkeiten einem einheitlichen Katalog zu, bereitet die Beschreibungen für Stellenbewertung und Entgeltstruktur auf und markiert Lücken und Widersprüche. Für die Nachweise gleicht er Lernplattform und Listen ab und meldet je Person, was fehlt oder abläuft; die Erinnerung geht nach Freigabe an die Führungskraft, nicht an den Beschäftigten direkt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Personalleitern und HR-Abteilungen
Das HR-System hält die Stammdaten, die Abrechnung läuft oft außer Haus, die Zeiterfassung ist ein drittes System, und die Dokumente entstehen in Word. Dazwischen trägt die Referentin ab.
- HR-Systeme und StammdatenPersonio, SAP SuccessFactors, Workday, rexx systems, HRworks, Sage HR
- EntgeltabrechnungDATEV Lohn und Gehalt, P&I LOGA, SAP HCM, Sage
- Zeit und ZutrittATOSS, Interflex, ZEUS, Zeiterfassungen mit Schnittstelle
- Zeugnisse und DokumenteHaufe Zeugnis Manager, Word-Vorlagen, DMS, digitale Personalakte
- Recruiting und LernenPersonio Recruiting, softgarden, Lernplattformen, Unterweisungssysteme
- KommunikationMicrosoft 365, Sammelpostfächer, Teams, Ticketsystem
Einwände
Was bei Personalleitern und HR-Abteilungen besonders zählt
Die Einwände, die in Personalabteilungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Beschäftigtendaten nach § 26 BDSG und Art. 88 DSGVO. Jeder Ablauf verarbeitet nur, was für den Vorgang nötig ist, und der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt: welche Felder, wohin, wie lange. Für ein neues Verfahren mit Beschäftigtendaten bereiten wir die Unterlagen für die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO vor, die Ihr Datenschutzbeauftragter dann bewertet. Modelle laufen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag.
- Der Betriebsrat hat mitzubestimmen. Zu Recht, bei technischen Einrichtungen nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG und bei Beurteilungsgrundsätzen nach § 94 BetrVG. Unsere Abläufe bewerten keine Beschäftigten, sie entwerfen aus einer Bewertung, die ein Mensch getroffen hat. Wir liefern die Beschreibung je Ablauf, die eine Betriebsvereinbarung braucht, und sitzen auf Wunsch mit am Tisch. Einen Leitfaden dazu gibt es unter KI einführen mit dem Betriebsrat.
- Entscheidungen über Beschäftigte sind Hochrisiko nach dem EU AI Act. Ja, Anhang III nennt Beförderung, Kündigung und Aufgabenzuteilung. Deshalb treffen unsere Abläufe keine davon: Sie füllen, entwerfen, gleichen ab und melden. Wer befördert, kündigt oder beurteilt, bleibt ein Mensch, und das steht in der Ablaufbeschreibung so, dass Sie es nachweisen können.
- Ein Zeugnis muss wahr und wohlwollend sein, und wir haften dafür. Der Entwurf entsteht aus Beschäftigungsverlauf und der Bewertung der Führungskraft, nicht aus Vermutung, und jeder Satz ist auf die Quelle zurückführbar. Der Ablauf markiert, wo Bewertung und Verlauf nicht zusammenpassen, bevor jemand unterschreibt. Unterschrieben wird weiter vom Menschen, der nach § 109 GewO verantwortlich ist.
- Kein Verfahren darf nach Alter, Geschlecht oder Herkunft unterscheiden. Die Abläufe hier treffen keine Auswahl und sortieren keine Bewerber. Für Entwürfe gilt: Der Ablauf verwendet dieselben Textbausteine für alle, und das Protokoll zeigt es. Wo eine Regel ein Merkmal nach dem AGG berühren könnte, prüfen wir sie vor dem Start mit Ihnen, und sie kommt nicht in den Ablauf.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Dieser Fall sind wir selbst: In unserem eigenen Betrieb werden Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt und für die Abrechnung vorbereitet, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Das sind die drei Mechanismen dieser Seite: das HR-Postfach mit Entwurf, das Dokument aus Daten, der nächtliche Abgleich von Ein- und Austritten gegen Zeiterfassung und Berechtigungen.
Schiefgegangen ist bei uns zweierlei: Die automatische Benennung von Aufgaben war zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für Ihre Personalabteilung heißt das: Antworten an Beschäftigte werden in deren Sprache formuliert, nicht in Paragraphen der Betriebsvereinbarung, und der Austrittsabgleich meldet ein offenes Konto einmal, nicht jeden Morgen aufs Neue.
Preise
Preise für Personalleiter und HR-Abteilungen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Arbeitszeugnisse aus Stammdaten und Bewertung entwerfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Personalleitern und HR-Abteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Personalakten und Gehaltsdaten durch ein Modell laufen?
Nur unter den Bedingungen, die für Beschäftigtendaten ohnehin gelten: Zweckbindung, Datensparsamkeit, geregelte Verarbeitung. Sie entscheiden je Ablauf, wo das Modell läuft; für Zeugnisse, Anfragen und Verträge bauen wir im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Gehaltsdaten sieht der Ablauf nur, wenn der Vorgang sie braucht. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Personio oder den Haufe Zeugnis Manager?
Nein. Das HR-System bleibt die Quelle für Stammdaten, der Zeugnisgenerator bleibt, wenn Sie einen haben. Unsere Abläufe arbeiten davor und dazwischen: Sie holen die Bewertung bei der Führungskraft ein, lesen das Postfach, prüfen die gefüllte Vorlage gegen den Vertrag, gleichen Systeme nächtlich ab. Wo ein Baustein Ihres HR-Systems reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben 80 Beschäftigte und eine Personalreferentin. Lohnt sich das?
An der Grenze. Bei 80 Beschäftigten entstehen im Jahr vielleicht zehn Zeugnisse, da rechnet sich ein eigener Zeugnisablauf nicht. Das Postfach und der Abgleich von Ein- und Austritten lohnen sich oft trotzdem, weil sie täglich laufen. Unterhalb von etwa 50 Beschäftigten sagen wir in der Analyse offen, dass ein Umbau selten lohnt; der Potenzial-Check gibt vorher eine Einschätzung.
Wie binden wir den Betriebsrat ein, ohne ein Jahr zu verlieren?
Früh und mit dem konkreten Ablauf, nicht mit dem Thema KI im Allgemeinen. Die Analyse liefert je Ablauf eine Beschreibung: welche Daten, welche Regeln, was der Mensch entscheidet, was protokolliert wird. Das ist die Grundlage für eine Rahmenvereinbarung mit Anlagen je Ablauf. In der Praxis dauert das Wochen, nicht Monate, wenn der Betriebsrat ab der Analyse mit am Tisch sitzt.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Personalwesen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.