Zielgruppe
In der Zollabteilung wartet die erste Lieferung nach Übersee auf 2.000 Warentarifnummern.
Ein Elektronikhersteller mit 450 Mitarbeitern, drei Zoll- und Exportsachbearbeiter, SAP mit GTS, die Ausfuhranmeldung läuft über eine Zollsoftware an ATLAS. Nach einer Übernahme stehen 2.000 Neuartikel im Materialstamm ohne Warentarifnummer, und bevor die erste Lieferung nach Singapur geht, muss jemand jeden einzelnen tarifieren. Daneben kommen jedes Jahr 600 Lieferantenerklärungen zurück, die in einer Excel-Liste nachgehalten werden, der Vertrieb fragt zwanzigmal in der Woche, ob er in ein bestimmtes Land liefern darf und welche Dokumente dafür nötig sind, und jede Exportkontrollprüfung wird als Haken in einer Tabelle dokumentiert, der im Zweifel nichts beweist. KI im Zoll und Export beginnt deshalb nicht bei der Zollanmeldung, sondern beim Stamm: Artikel lesen, Position begründen, Partner prüfen, und dem Ausfuhrverantwortlichen vorlegen, was er entscheidet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Exportleitern und Zollabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Exportleitern und Zollabteilungen lohnen
Die Arbeit der Zollabteilung ist die Entscheidung, die der Ausfuhrverantwortliche verantwortet. Alles davor ist Lesen, Nachschlagen und Dokumentieren. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Warentarifnummern für neue Artikel vorschlagen und begründen
SAP Materialstamm, EZT-online, Datenblätter, Excel
2.000 Neuartikel ohne Warentarifnummer, zu jedem ein Datenblatt, eine Beschreibung und eine Stückliste. Der Ablauf liest Beschreibung, Material, Funktion und Datenblatt, vergleicht mit bereits tarifierten Artikeln des Hauses und schlägt die Position mit Begründung vor: welche Merkmale den Ausschlag geben, welche Erläuterung zum Zolltarif er herangezogen hat. Artikel mit zwei plausiblen Positionen oder ohne verwertbares Datenblatt markiert er als Zweifelsfall, etwa für eine verbindliche Zolltarifauskunft. Der Zollsachbearbeiter gibt je Artikel frei, mit Datum und Stand des Tarifs im Protokoll.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Exportkontrollprüfung je Auftrag vorbereiten und dokumentieren
SAP GTS, Ausfuhrliste, Sanktionslisten, CRM
300 Exportaufträge im Monat, jeder braucht eine Prüfung: Ist die Ware gelistet, ist der Empfänger sanktioniert, ist die Endverwendung kritisch, ist das Land unter Embargo. Der Ablauf zieht Artikel, Empfänger, Endverwender und Land aus dem Auftrag, prüft die Güterlisteneinstufung der Artikel, gleicht alle Beteiligten gegen die Sanktionslisten der EU und der USA ab und liest die Endverwendungserklärung. Das Ergebnis ist ein Prüfprotokoll je Auftrag mit Listenstand und Fundstellen. Unauffällige Aufträge werden nach Ihrer Regel freigegeben; jeder Treffer und jede Namensähnlichkeit geht an den Ausfuhrverantwortlichen, der entscheidet.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Lieferantenerklärungen einholen, prüfen und nachhalten
Outlook, Lieferantenportal, SAP GTS, Excel
600 Lieferanten, deren Langzeit-Lieferantenerklärungen jedes Jahr neu kommen müssen, damit der Präferenzursprung der eigenen Produkte hält. Der Ablauf schreibt die Anforderung mit Artikelliste rechtzeitig vor Ablauf als Entwurf, liest die zurückgeschickte Erklärung, prüft Pflichtangaben wie Warenbezug, Ursprungsland, Gültigkeitszeitraum und Unterschrift und ordnet sie dem Lieferanten und den Artikeln im System zu. Erklärungen mit Lücken oder abweichendem Ursprung markiert er, fehlende eskaliert er nach Stufen. Der Sachbearbeiter prüft die markierten Fälle und gibt die Ursprungskalkulation frei.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Ausfuhranmeldungen und Begleitdokumente vorbereiten
SAP SD, Zollsoftware mit ATLAS-Anbindung, Handelsrechnung, Packliste
Jede Ausfuhr braucht Anmeldung, Handelsrechnung, Packliste und je Land weitere Papiere, und jeder fehlende Wert hält die Sendung am Tor auf. Der Ablauf prüft vor der Übergabe an die Zollsoftware, ob Warentarifnummer, Ursprung, Gewicht, Wert, Währung, Empfängerdaten und Verfahrenscode vollständig und untereinander stimmig sind, etwa ob das Gewicht auf der Packliste zur Anmeldung passt. Er füllt die Entwürfe der Begleitdokumente aus den Auftragsdaten und listet, was für das Zielland noch fehlt. Abgeschickt wird die Anmeldung vom Sachbearbeiter.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Vertriebsfragen zu Lieferbarkeit und Dokumenten beantworten
Outlook, Teams, CRM, Länderregeln des Hauses
Zwanzig Fragen in der Woche aus dem Vertrieb: Dürfen wir nach Ägypten liefern, braucht Brasilien ein Ursprungszeugnis, was gilt für einen Endkunden in der Rüstung. Der Ablauf liest die Frage, zieht Land, Ware und Empfänger heraus, antwortet aus den dokumentierten Länderregeln des Hauses und den aktuellen Embargo- und Dokumentenanforderungen mit Quelle und Stand, und entwirft die Antwort. Standardfälle gehen nach Freigabe des Regelwerks direkt an den Vertrieb; alles mit gelisteter Ware, kritischem Land oder unklarem Endverwender geht als Vorgang an die Zollabteilung, die antwortet.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Exportleitern und Zollabteilungen
Die Zollsoftware spricht mit ATLAS, das ERP führt Stamm und Auftrag, und die Nachweise liegen in Excel und Postfach. Zwischen diesen Orten entsteht die Handarbeit.
- Zoll- und ExportkontrollsoftwareSAP GTS, AEB, dbh Logistics, MIC, Format Software, DAKOSY, Descartes
- Behörden und VerfahrenATLAS, EZT-online, Zoll-Portal, ELAN-K2 des BAFA
- Listen und RechtsquellenAusfuhrliste, EU-Dual-Use-Verordnung, Sanktionslisten der EU und der USA, Zolltarif
- ERPSAP SD, SAP MM, Microsoft Dynamics 365, proALPHA
- SpediteurePortale von DHL, DB Schenker, Kühne+Nagel, Speditionsaufträge per Mail
- NachweiseExcel, SharePoint, Outlook, Dokumentenmanagement
Einwände
Was bei Exportleitern und Zollabteilungen besonders zählt
Die Einwände, die in Zollabteilungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Verstöße gegen die Exportkontrolle sind strafbar, die Verantwortung trägt der Ausfuhrverantwortliche. Deshalb nimmt der Ablauf ihm die Entscheidung nicht ab, sondern die Vorarbeit. Er prüft gegen Ausfuhrliste, Dual-Use-Verordnung und Sanktionslisten mit dokumentiertem Listenstand und legt jeden Treffer mit Fundstelle vor. Was der Ausfuhrverantwortliche entscheidet, steht mit Datum und Begründung im Protokoll, das ist die Dokumentation, die eine Prüfung sehen will.
- Das Zollrecht verlangt korrekte Tarifierung und Ursprungsangaben. Jeder Vorschlag einer Warentarifnummer kommt mit Begründung, herangezogenen Erläuterungen und Vergleichsartikeln, und jede Freigabe mit Datum und Tarifstand. Ändert sich der Tarif, meldet der Ablauf die betroffenen Artikel. Zweifelsfälle markiert er für eine verbindliche Zolltarifauskunft, statt sie durchzuwinken.
- Unser AEO-Status setzt dokumentierte interne Kontrollen voraus. Ein Ablauf mit Protokoll ist eine dokumentierte Kontrolle. Jede Prüfung, jede Freigabe und jede Regel ist beschrieben und nachvollziehbar, und Änderungen am Regelwerk sind versioniert. Das ist für die Bewilligungsprüfung leichter vorzuzeigen als eine Excel-Liste mit Haken.
- Zollunterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen. Der Ablauf legt jedes Dokument und jedes Prüfprotokoll dem Vorgang in Ihrem Dokumentenmanagement zu, wo die Fristen nach § 147 AO und dem Unionszollkodex ohnehin gelten. Nichts wird nur im Ablauf gespeichert, und der Export der Protokolle für eine Außenprüfung ist vorgesehen.
- Unsere Zollsoftware klassifiziert und prüft schon. Dann bleibt sie das Werkzeug dafür. Was sie nicht kann, ist ein Datenblatt lesen, um eine Position zu begründen, eine Lieferantenerklärung auf Vollständigkeit prüfen oder dem Vertrieb seine Frage beantworten. Dort setzt der Ablauf an und schreibt das Ergebnis dorthin, wo die Zollsoftware es erwartet.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Bestände gegen ein Regelwerk einzustufen und jeden Treffer mit Fundort zu belegen kennen wir. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern haben wir den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains in elf Sprachen gelesen und jede Umweltaussage nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung markiert, dazu ein Werkzeug für den Handlungsbedarf je Seite. Umformuliert wurde nach Redaktionsleitfaden, freigegeben je Stelle durch einen Menschen. 2.000 Artikel zu tarifieren oder 300 Aufträge im Monat gegen Listen zu prüfen ist dieselbe Mechanik: einstufen, begründen, vorlegen, Mensch entscheidet.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft. Für die Exportkontrolle heißt das: Ein Sanktionslistenabgleich, der bei jeder Namensähnlichkeit anschlägt, wird nach zwei Wochen ignoriert. Deshalb lernt das Regelwerk aus den Entscheidungen des Ausfuhrverantwortlichen, welche Treffer echt sind, und meldet bekannte Fälle nur, wenn sich etwas geändert hat.
Preise
Preise für Exportleiter und Zollabteilung
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Warentarifnummern für neue Artikel vorschlagen und begründen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Exportleitern und Zollabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Auftrags- und Empfängerdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Exportkontrolle und Kundendaten bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; für die Tarifierung aus Datenblättern reicht oft eine Cloud-Betriebsart. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das SAP GTS oder unsere Zollsoftware?
Nein, es arbeitet davor. Anmeldung, Sanktionslistenprüfung im System und ATLAS-Kommunikation bleiben in Ihrer Zollsoftware. Unsere Abläufe übernehmen, was heute von Hand davor passiert: Datenblätter lesen, Positionen begründen, Lieferantenerklärungen nachhalten, Vertriebsfragen beantworten, Vollständigkeit prüfen. Wo eine Funktion Ihrer Software reicht, sagen wir das in der Analyse.
Bleibt die Verantwortung beim Ausfuhrverantwortlichen?
Ja, und der Ablauf ist so gebaut, dass sie ihm nicht aus der Hand genommen wird. Er prüft, dokumentiert und legt vor; welche Aufträge nach Regel freigegeben werden, legt der Ausfuhrverantwortliche selbst fest, und jeder Treffer landet bei ihm. Das Protokoll zeigt je Auftrag, was geprüft wurde, mit welchem Listenstand, und wer entschieden hat.
Wir haben eine Zollsachbearbeiterin bei 90 Mitarbeitern. Lohnt sich das?
Ab etwa 50 Mitarbeitern und mit einigen hundert Exportaufträgen im Jahr meist ja, weil eine einzelne Sachbearbeiterin am stärksten von der Vorarbeit entlastet wird. Darunter, oder bei wenigen Zielländern, rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Zoll und Export
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.