Zielgruppe
In der internen Kommunikation geht die Zeit nicht ins Schreiben, sondern ins Einsammeln und Übersetzen.
Ein Hersteller mit 1.200 Mitarbeitern an drei Standorten, zwei Personen für interne Kommunikation, in Personalunion mit der Pressearbeit. Das Intranet läuft auf SharePoint, die Mitarbeiter-App auf Staffbase, dazu Teams, ein monatlicher Newsletter und die Aushänge am Schwarzen Brett in der Fertigung. Im Werk sind 40 Prozent der Beschäftigten nicht deutschsprachig, jeder Aushang geht erst durch drei Kollegen, die Polnisch, Rumänisch und Türkisch können, und kommt zwei Tage später zurück. Die Zuarbeiten aus den Bereichen kommen als Mail, Word-Datei oder Chatnachricht, in acht verschiedenen Tonlagen, und das Intranet hat 3.000 Seiten, von denen niemand weiß, welche noch stimmen. KI in der internen Kommunikation fängt deshalb nicht beim Schreiben an, sondern beim Posteingang der Redaktion: Zuarbeiten lesen, in den Ton des Hauses bringen, übersetzen, und erst dann freigeben.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Verantwortlichen für interne Kommunikation am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Verantwortlichen für interne Kommunikation lohnen
Die Stimme des Hauses kommt von Menschen, die das Haus kennen. Das Einsammeln, Vereinheitlichen und Übersetzen davor ist Handarbeit, die der Ablauf übernehmen kann. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Zuarbeiten in den Ton des Hauses bringen und übersetzen
Staffbase, SharePoint, Word, Teams
In einer Woche kommen 15 Zuarbeiten aus den Bereichen: eine Erfolgsmeldung aus dem Vertrieb, ein Sicherheitshinweis aus der Fertigung, eine Personalie, ein Hinweis zur Kantine. Der Ablauf liest jede Zuarbeit, schreibt sie nach Ihrem Redaktionsleitfaden in Länge, Anrede und Ton des Hauses um, erstellt die Fassungen für App, Intranet und Aushang und übersetzt sie in die Sprachen Ihrer Belegschaft mit dem Werkglossar für Fachbegriffe. Was er nicht sicher einordnen kann, etwa eine Formulierung mit arbeitsrechtlicher Wirkung, markiert er. Veröffentlicht wird erst, wenn die Redaktion freigegeben hat.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Mitarbeiternewsletter zusammenstellen
Staffbase, Outlook, Personio, SharePoint
Der Monatsnewsletter besteht aus Terminen aus dem Kalender, Neuigkeiten aus dem Intranet, Jubiläen und Eintritten aus dem Personalsystem und zwei Beiträgen der Geschäftsführung. Heute sammelt eine Person das in drei Tagen zusammen. Der Ablauf zieht Termine, Beiträge und Personalien aus den Quellen, ordnet sie den festen Rubriken zu, schreibt Anreißer in der Länge der Vorlage und legt den fertigen Entwurf mit einer Liste der Quellen vor. Personalien erscheinen nur, wenn die Zustimmung der Person im Personalsystem hinterlegt ist. Versendet wird nach Freigabe der Redaktion.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Fragen aus Foren und Umfragen bündeln und Antworten vorbereiten
Viva Engage, Microsoft Forms, Staffbase, Teams
Nach einer Betriebsversammlung oder einer Mitarbeiterumfrage liegen 300 Kommentare und Freitextantworten vor, verteilt auf App, Forum und Formular. Der Ablauf liest sie, bündelt sie nach Themen, zählt, wie oft ein Anliegen vorkommt, und formuliert je Thema die Frage, wie sie an die Geschäftsführung gehen soll, mit drei Beispielzitaten ohne Namen. Für Themen mit vorhandener Antwort im Intranet schlägt er einen Antwortentwurf mit Quelle vor. Die Redaktion entscheidet, was an die Geschäftsführung geht und was veröffentlicht wird.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Veraltete Intranet-Inhalte aufspüren und Verantwortliche anstoßen
SharePoint, Confluence, Staffbase, Planner
Ein Intranet mit 3.000 Seiten und 8.000 Dokumenten nach zehn Jahren: Ansprechpartner sind ausgeschieden, Formulare zeigen alte Rechtsformen, zwei Reisekostenrichtlinien widersprechen sich. Der Ablauf liest den Bestand, erkennt Seiten mit abgelaufenen Terminen, ausgeschiedenen Personen, toten Verweisen und doppelten Themen, ordnet jede Seite dem zuständigen Bereich zu und legt diesem eine Aufgabe mit Frist an: aktualisieren, bestätigen oder löschen. Die Redaktion sieht den Stand je Bereich. Gelöscht oder geändert wird nur, was der Verantwortliche bestätigt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Betriebsversammlung und Führungsinformationen für die Belegschaft aufbereiten
Teams, Word, Staffbase, Druckvorlage
Nach der Betriebsversammlung liegen eine Aufzeichnung von neunzig Minuten, 60 Folien und die Mitschrift des Betriebsrats vor; die Führungskräfte haben eine Information von vier Seiten bekommen, die in der Schicht niemand liest. Der Ablauf schreibt daraus die Fassung für die Belegschaft: eine Seite in einfacher Sprache, nach Ihrem Leitfaden, mit den Beschlüssen und dem, was sich für die Beschäftigten ändert, und übersetzt sie in die Sprachen des Werks. Was im Original mehrdeutig ist, wird markiert statt geglättet. Geschäftsführung und Redaktion geben frei, bevor etwas am Brett hängt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Verantwortlichen für interne Kommunikation
Intranet, Mitarbeiter-App und Teams sind die Kanäle, die Inhalte entstehen in Word, Mail und Chat. Die Handarbeit liegt dazwischen.
- Mitarbeiter-AppsStaffbase, Haiilo, Beekeeper, Flip
- Intranet und WissenMicrosoft SharePoint, Confluence, Microsoft Viva Engage, Haiilo Intranet
- ZusammenarbeitMicrosoft Teams, Microsoft 365, Outlook, OneNote
- Newsletter und UmfragenMailchimp, CleverReach, Microsoft Forms, Staffbase E-Mail
- PersonalPersonio, SAP SuccessFactors, DATEV Lohn und Gehalt
Einwände
Was bei Verantwortlichen für interne Kommunikation besonders zählt
Die Einwände, die in der internen Kommunikation zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Lese- und Reaktionsdaten der Beschäftigten sind mitbestimmungspflichtig. Ja, § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG gilt, sobald sich das Verhalten einzelner Beschäftigter auswerten ließe. Die hier beschriebenen Abläufe lesen Inhalte und Zuarbeiten, keine Nutzerdaten. Wo Sie Reichweiten auswerten wollen, legen wir fest, dass nur Summen je Kanal entstehen, und liefern dem Betriebsrat die Beschreibung, was der Ablauf liest und was nicht.
- Interne Informationen enthalten Geschäftsgeheimnisse, Übersetzung über fremde Dienste ist riskant. Ein kostenloses Übersetzungsfenster im Browser ist tatsächlich keine angemessene Geheimhaltungsmaßnahme. Für Übersetzungen von Führungsinformationen und Beschlüssen wählen Sie die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Texte trainieren ein fremdes Modell. Der Datenfluss steht je Ablauf schriftlich fest.
- Die Beschäftigten erkennen Standardtexte, die Stimme des Hauses muss bleiben. Deshalb schreibt der Ablauf nach Ihrem Redaktionsleitfaden mit Ihren Beispieltexten, nicht nach einem allgemeinen Muster, und die Redaktion gibt jeden Beitrag frei. Die Analyse beginnt damit, den Ton des Hauses aus fünfzig vorhandenen Beiträgen zu beschreiben. Was danach anders klingt, fällt im Parallelbetrieb auf, bevor es jemand liest.
- Zwei Leute, kein Budget für Werkzeuge. Die Abläufe laufen in den Kanälen, die Sie bezahlen, Staffbase, SharePoint, Teams, über deren Schnittstellen. Es kommt kein neues Redaktionssystem dazu. Was sich rechnet, ist meist die Übersetzung und das Vereinheitlichen, weil dort heute die meisten Stunden liegen; die Analyse sagt, ob das bei Ihnen so ist.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Textbestände in Menge und in vielen Sprachen kennen wir aus unseren Projekten. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern haben wir den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains gelesen, Umweltaussagen mit Fundort und Einstufung markiert, nach dem Redaktionsleitfaden umformuliert und Service-Inhalte in elf Sprachen gehalten, jede Stelle von einem Menschen freigegeben. Das ist dieselbe Mechanik wie ein Intranet mit 3.000 Seiten, das auf veraltete Inhalte geprüft wird, und ein Aushang, der in vier Sprachen in derselben Stunde fertig sein soll.
Was dort schiefging: Die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren und in einer Sprache zwei Wörter für dieselbe Sache standen. Für ein Werk mit polnischen, rumänischen und türkischen Kollegen heißt das: Vor dem ersten übersetzten Aushang entsteht ein Werkglossar mit den Begriffen für Schichten, Maschinen und Sicherheitsregeln, abgestimmt mit den Kollegen, die heute übersetzen.
Preise
Preise für Interne Kommunikation
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Zuarbeiten in den Ton des Hauses bringen und übersetzen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Verantwortlichen für interne Kommunikation
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Personalien, Beschlüsse und Umfrageantworten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Führungsinformationen, Personalien und Freitextantworten aus Umfragen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Umfrageantworten werden vor der Bündelung von Namen befreit. Was je Ablauf wohin fließt, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das Staffbase oder unser Intranet?
Nein, es beliefert sie. Staffbase, Haiilo und SharePoint sind die Kanäle, in denen Inhalte erscheinen; die Handarbeit liegt davor, beim Einsammeln, Umschreiben und Übersetzen, und daneben, beim Aufräumen des Bestands. Dort setzen die Abläufe an und spielen das Ergebnis über die Schnittstellen ein. Wo eine eingebaute Funktion Ihres Kanals reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie bleibt die Stimme des Hauses erhalten?
Die Analyse beginnt damit, aus Ihren besten fünfzig Beiträgen zu beschreiben, wie das Haus spricht: Anrede, Länge, was gesagt wird und was nicht. Daraus entsteht der Redaktionsleitfaden, nach dem der Ablauf schreibt. Jeder Entwurf geht durch die Redaktion, und was sie ändert, wird als Regel festgehalten, bis die Änderungen seltener werden.
Wir sind ein Standort mit 80 Beschäftigten ohne eigene Kommunikationsabteilung.
Dann rechnet sich ein eigener Umbau selten, das sagen wir offen. Interessant wird es, wenn mehrere Standorte oder Gesellschaften eines Verbunds dieselben Inhalte in denselben Sprachen brauchen und der Ablauf einmal gebaut für alle läuft. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der internen Kommunikation
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.