Zielgruppe
In der Werkstatt schreibt die Gruppenleitung abends Berichte, die am Tag beobachtet wurden.
Eine Werkstatt mit 600 Beschäftigten mit Behinderung, 120 Fachkräften und drei Standorten: micos für die Beschäftigtenverwaltung, SAP Business One für die Produktion, DATEV beim Träger, Microsoft 365 überall. Eine Gruppenleitung führt zwölf Beschäftigte in der Montage, nimmt Industrieaufträge an und schreibt im Jahr zwanzig Entwicklungsberichte für den Eingliederungshilfeträger, jeden aus Zielvereinbarung, Beobachtungsnotizen und Erinnerung, meist nach Feierabend. Die Kalkulation für den Verpackungsauftrag eines Automobilzulieferers entsteht auf einem Zettel, der Lieferschein in Word, die Anwesenheiten werden für Fahrdienst und Werkstattlohn zweimal abgetippt. KI für Werkstätten für Menschen mit Behinderung beginnt deshalb bei der Gruppenleitung: Notizen zum Bericht, Zettel zum Angebot, Anwesenheit zur Meldung, und der Mensch prüft, bevor etwas das Haus verlässt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Inklusionsbetrieben am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Inklusionsbetrieben lohnen
Der Auftrag der Werkstatt ist die Teilhabe am Arbeitsleben. Die Verwaltung darum herum, Berichte, Kalkulation, Meldungen, frisst die Zeit der Fachkräfte. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Entwicklungsberichte und Teilhabepläne vorformulieren
micos, Vivendi, Beobachtungsnotizen, Word, Teilhabeplanvorlagen des Trägers
Für 600 Beschäftigte entstehen im Jahr mehrere hundert Entwicklungsberichte und Fortschreibungen von Teilhabeplänen, je Bericht drei bis fünf Seiten aus Zielvereinbarung, Beobachtungen und Gesprächen. Der Ablauf liest die Zielvereinbarung des Vorjahrs, die Notizen der Gruppenleitung und des begleitenden Dienstes, ordnet die Beobachtungen den Zielen zu und schreibt den Entwurf in der Gliederung, die der Eingliederungshilfeträger erwartet. Was in den Notizen fehlt, markiert er als Lücke, statt es zu erfinden. Die Gruppenleitung liest, korrigiert, ergänzt den fachlichen Blick und gibt frei. Der Bericht entsteht in einer Stunde statt an drei Abenden.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Industrieaufträge kalkulieren, anbieten und ausliefern
SAP Business One, Excel, Kalkulationsvorlagen, Word, Kundenpostfach
Eine Werkstatt mit 40 Industriekunden erhält jede Woche Anfragen für Montage, Verpackung und Konfektionierung: Stückzahl, Teile, Termin, oft als Mail mit Zeichnung. Der Ablauf liest die Anfrage, sucht vergleichbare Aufträge in SAP Business One, zieht Vorgabezeiten, Materialkosten und Leistungsgrad der Gruppe heran und baut den Kalkulationsentwurf mit Angebotsschreiben. Nach Auftragseingang bereitet er Arbeitspapiere und Lieferschein vor. Was er nicht sicher weiß, etwa ein neues Teil ohne Vorgabezeit, markiert er für die Produktionsleitung. Kein Angebot geht hinaus, bevor sie den Preis freigegeben hat.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Anwesenheiten in Fahrdienst, Werkstattlohn und Meldungen verrechnen
micos, Zeiterfassung, Fahrdienstplanung, P&I LOGA, DATEV
600 Beschäftigte, 22 Arbeitstage, drei Standorte: Anwesenheit, Fehlzeit, Urlaub, Krankheit und Reha-Tage werden in der Gruppe erfasst, für den Fahrdienst nochmals, für den Werkstattlohn ein drittes Mal. Der Ablauf liest die Anwesenheitserfassung, gleicht sie mit Fahrdienstlisten und Krankmeldungen ab, bereitet die Monatsmeldung an die Kostenträger vor und erstellt die Grundlage für den Werkstattlohn mit Grund- und Steigerungsbetrag. Abweichungen zwischen den Quellen, etwa ein gefahrener Beschäftigter ohne Anwesenheit, landen als Liste bei der Verwaltung. Gemeldet wird, was sie bestätigt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Anfragen von Angehörigen, Schulen und Betreuern beantworten
Microsoft 365, Sammelpostfach, micos, Website-Formular, Telefonnotizen
Eine Werkstatt mit Berufsbildungsbereich und Außenarbeitsplätzen bekommt jede Woche dutzende Anfragen: Eltern fragen nach Aufnahme, Förderschulen nach Praktika, gesetzliche Betreuer nach Unterlagen, Betriebe nach Außenarbeitsplätzen. Der Ablauf liest Mail oder Telefonnotiz, erkennt Anliegen und Zuständigkeit, legt den Vorgang beim Sozialdienst oder der Bereichsleitung an und bereitet die Antwort als Entwurf vor: Aufnahmeweg, Ansprechpartner, nächster Infotag, benötigte Unterlagen. Fragen zu einzelnen Beschäftigten beantwortet er nicht, sondern leitet sie an die zuständige Fachkraft. Jede Antwort geht erst nach Freigabe hinaus.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Nachweise für Kostenträger und Integrationsamt zusammenstellen
micos, Vivendi, DMS, DATEV, Excel
Eingliederungshilfeträger, Rentenversicherung und Integrationsamt fordern Nachweise: Belegungsmeldungen, Verwendungsnachweise, Statistiken zum Berufsbildungsbereich, Unterlagen zur Prüfung der Werkstättenverordnung. Jeder Nachweis greift auf dieselben Daten zu, aber in anderer Form. Der Ablauf kennt die Formate der Kostenträger, zieht die Zahlen aus Beschäftigtenverwaltung, Anwesenheit und Buchhaltung, füllt Vorlagen aus und legt die Belege dazu. Was zwischen den Quellen nicht zusammenpasst, markiert er, bevor es ein Prüfer tut. Die Verwaltungsleitung prüft und unterschreibt. Die Zahlen stimmen über alle Nachweise überein, weil sie einmal gezogen werden.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Inklusionsbetrieben
Beschäftigtenverwaltung, Produktion und Buchhaltung des Trägers sind drei Welten mit eigener Software. Die Fachkräfte tragen die Daten zwischen ihnen hin und her.
- Beschäftigtenverwaltung und Dokumentationmicos, Vivendi, Sinfonie, Teilhabeplanvorlagen der Träger
- Produktion und AuftragsabwicklungSAP Business One, Excel, Kalkulationsvorlagen, Lieferscheine in Word
- Lohn und BuchhaltungP&I LOGA, DATEV, Werkstattlohn-Module der Fachsoftware
- KommunikationMicrosoft 365, Outlook, Sammelpostfächer, Teams, Website-Formulare
- Kostenträger und BehördenPortale der Eingliederungshilfeträger, Rentenversicherung, Integrationsämter, Statistikmeldungen
Einwände
Was bei Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Inklusionsbetrieben besonders zählt
Die Einwände, die Werkstattleitungen und Trägergeschäftsführungen zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Daten der Beschäftigten sind Gesundheits- und Sozialdaten. Deshalb bleiben sie in Ihren Systemen. Für Berichte und Meldungen wählen wir die Betriebsart im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, der Datenfluss je Ablauf ist offengelegt, und keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Der Ablauf liest nur die Beschäftigten, für die er gerade arbeitet, und das Protokoll zeigt, wer wann was gesehen hat.
- Werkstattrat und Mitarbeitervertretung haben Mitwirkungsrechte. Der Werkstattrat nach der Werkstätten-Mitwirkungsverordnung und die Mitarbeitervertretung oder der Betriebsrat sollen vor dem Bau wissen, was der Ablauf tut und was nicht. Wir legen offen, welche Daten er liest, welche Entwürfe er schreibt und wer sie freigibt, in Leichter Sprache für den Werkstattrat. Der Ablauf bewertet keine Beschäftigten und keine Fachkräfte; er schreibt vor, was Menschen beobachtet haben.
- Werkzeuge für die Beschäftigten müssen barrierefrei sein. Die hier beschriebenen Abläufe arbeiten für Fachkräfte und Verwaltung, nicht für die Beschäftigten. Wo ein Werkzeug Beschäftigte erreicht, etwa die Anwesenheitserfassung in der Gruppe, bauen wir es mit großen Schaltflächen, Bildern und Leichter Sprache und testen es mit der Gruppe. Das kostet Zeit im Bau und spart sie jeden Tag.
- Gemeinnützigkeit und Zweckbindung der Mittel. Ein Umbau ist eine Verwaltungsausgabe, die sich in Stunden der Fachkräfte rechnen muss. Die Analyse rechnet das vorher aus und sagt, welcher Ablauf sich lohnt und welcher nicht. Was im Betrieb an Zeit frei wird, geht in die Begleitung der Beschäftigten, und genau das ist der Zweck, dem die Mittel gebunden sind.
- Die Gruppenleitungen sind Fachkräfte, keine Verwaltungskräfte. Genau darum geht es. Der Ablauf nimmt Notizen, wie sie entstehen, als Stichworte, Sprachnotiz oder Formular auf dem Tablet, und macht daraus den Entwurf. Die Gruppenleitung muss kein System lernen, sondern lesen und entscheiden, ob der Text stimmt. Was sie fachlich sieht, kann kein Ablauf ersetzen, und das soll er auch nicht.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik dieser Verwaltung kennen wir aus dem eigenen Haus. Dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt. Das ist dieselbe Bewegung wie von der Beobachtungsnotiz zum Entwicklungsbericht und von der Anwesenheitsliste zur Meldung: erfassen, zuordnen, vorformulieren, freigeben.
Was dabei schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, erst eine eigene Regel brachte sie in die Sprache des Kunden. In einer Werkstatt ist das die Regel, dass ein Entwicklungsbericht in der Sprache des Eingliederungshilfeträgers steht und ein Teilhabeplan so, dass der Beschäftigte ihn versteht, nicht in der Sprache der Software.
Preise
Preise für Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Inklusionsbetriebe
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Entwicklungsberichte und Teilhabepläne vorformulieren" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Werkstätten für Menschen mit Behinderung und Inklusionsbetrieben
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Daten der Beschäftigten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn das Modell dort läuft, wo Sie es bestimmen, und der Vertrag es regelt. Für Entwicklungsberichte und Meldungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, bei kirchlichen Trägern nach deren Datenschutzrecht. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell, und der Ablauf sieht je Bericht nur den einen Beschäftigten. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das micos oder Vivendi?
Nein. Die Beschäftigtenverwaltung bleibt das führende System, dort stehen Stammdaten, Maßnahmen und Dokumentation. Der Ablauf arbeitet davor und daneben: Er macht aus Notizen Berichtsentwürfe, aus Zetteln Kalkulationen, aus mehrfach erfassten Anwesenheiten eine Meldung, und spielt das Ergebnis dort ein, wo die Fachsoftware es erwartet. Wo ein Modul der Fachsoftware reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das die Werkstatt intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: zwei Gruppenleitungen, jemand aus dem begleitenden Dienst, die Verwaltungsleitung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft im Parallelbetrieb: Die ersten zwanzig Berichte liest die Bereichsleitung vollständig gegen, danach nur noch die markierten Stellen.
Rechnet sich das für eine Werkstatt mit 120 Beschäftigten?
Für eine einzelne kleine Werkstatt selten, das sagen wir offen. Die Menge entsteht beim Träger: Ein Verband mit mehreren Werkstätten, Wohnangeboten und Förderstätten schreibt dieselben Berichte für dieselben Kostenträger und kann einen Ablauf für alle Häuser betreiben. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Werkstätten für Menschen mit Behinderung
Verweis
Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.