Zielgruppe
Im Übersetzungsbüro kostet nicht das Übersetzen die Zeit, sondern das Zählen davor und das Prüfen danach.
Ein Sprachdienstleister mit 80 festen Mitarbeitern, 600 freien Übersetzern im Pool und drei Standorten: Plunet für die Projekte, memoQ und Trados Studio für die Übersetzung, MultiTerm für die Terminologie, DeepL Pro unter Vertrag, Outlook für die Kunden. Um neun kommt eine Anfrage mit 14 Anhängen in drei Formaten: InDesign-Dateien, gescannte PDFs, eine Excel-Tabelle mit Bildschirmtexten, Zielsprachen Französisch, Polnisch, Chinesisch, bis Freitag. Ein Projektmanager öffnet jede Datei, zählt Wörter, prüft, was schon im Translation Memory liegt, ordnet das Fachgebiet zu, sucht Übersetzer mit Kapazität und schreibt nach einer Stunde das Angebot. 30 solche Anfragen am Tag, und ein Drittel wird nie beauftragt. KI für Übersetzungsbüros fängt deshalb nicht bei der maschinellen Übersetzung an, die haben Sie schon, sondern beim Angebot, bei der Projektanlage und bei der Prüfung: lesen, zählen, zuordnen, vorlegen.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Übersetzungsbüros und Sprachdienstleistern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Übersetzungsbüros und Sprachdienstleistern lohnen
Das Produkt eines Sprachdienstleisters ist die geprüfte Übersetzung. Was davor und danach liegt, ist Zählen, Anlegen, Suchen und Vergleichen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Anfragen lesen und Angebote erzeugen
Sammelpostfach, Kundenportal, Plunet, memoQ, Preislisten
30 Anfragen am Tag, jede mit Anhängen in mehreren Formaten. Der Ablauf öffnet die Dateien, ermittelt Wortzahl, Sprachpaare, Fachgebiet, Format und Liefertermin, lässt die Analyse gegen das Translation Memory des Kunden laufen und berechnet aus Preisliste, Matchraten und Zuschlägen das Angebot. Unklare Punkte, etwa Scans ohne Textebene oder eine fehlende Zielsprache, formuliert er als Rückfrage. Der Projektmanager sieht Angebot, Analyse und Rückfragen in einer Ansicht und sendet nach Prüfung. Preise, die vom Rahmenvertrag abweichen, markiert der Ablauf; er ändert sie nicht.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Projekte anlegen und Übersetzer vorschlagen
Plunet, memoQ Server, Übersetzerpool, Kalender
Nach dem Auftrag legt ein Projektmanager das Projekt in Plunet an, erstellt die Pakete in memoQ, sucht im Pool von 600 Übersetzern nach Sprachpaar, Fachgebiet, Bewertung, Preis und Kapazität und schreibt die Anfragen. Der Ablauf übernimmt das aus dem Angebot: Projekt mit Terminen und Aufgaben, Pakete je Sprache, drei passende Übersetzer je Sprachpaar mit Begründung, Auftragsmail als Entwurf. Übersetzer, die der Kunde ausgeschlossen hat oder deren Vertraulichkeitserklärung fehlt, kommen nicht in die Liste. Der Projektmanager wählt aus und sendet; nichts geht ohne seinen Klick hinaus.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Translation Memories und Terminologie bereinigen
memoQ, Trados Studio, MultiTerm, Phrase, Excel
Nach fünfzehn Jahren enthält das Translation Memory eines Großkunden 400.000 Segmente: Dubletten mit unterschiedlichen Übersetzungen, veraltete Produktnamen, Segmente aus Testläufen, Terminologie, die der Kunde inzwischen anders will. Der Ablauf liest Memory und Termbank, erkennt Widersprüche, Dubletten und Verstöße gegen die aktuelle Terminologieliste, ordnet jeden Fund einer Regel zu und schlägt vor: zusammenführen, löschen, markieren, neu übersetzen. Ein Lektor entscheidet stapelweise, jede Änderung ist protokolliert und rückholbar. Der Kunde bekommt einen Bericht, was bereinigt wurde.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Vorübersetzung vorbereiten und Post-Editing-Pakete schnüren
DeepL Pro, ModernMT, memoQ, MultiTerm, Stilrichtlinien
Jeder Kunde hat eine Termbank, Stilregeln, verbotene Formulierungen und Dateien, die nicht in die Maschine dürfen. Der Ablauf prüft je Projekt, ob maschinelle Vorübersetzung erlaubt ist, wählt das Verfahren nach Ihrer Regel, lädt Terminologie und Stilvorgaben, lässt die Vorübersetzung laufen und prüft das Ergebnis gegen Termbank, Zahlen und Tags. Daraus entstehen Pakete für das Post-Editing mit Hinweisen, wo die Maschine unsicher war. Der Übersetzer bearbeitet nach ISO 18587, der Projektmanager sieht, welche Pakete liegen. Freigegeben wird nach menschlicher Prüfung, und das steht im Protokoll.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Qualität prüfen und Prüfberichte erzeugen
memoQ QA, Xbench, Trados Studio, Plunet
Vor der Lieferung prüft ein Lektor 20.000 Wörter auf Zahlen, Tags, Terminologie, Vollständigkeit und Konsistenz. Der Ablauf macht den ersten Durchgang: Er vergleicht jedes Zielsegment mit dem Quelltext, prüft Zahlen, Einheiten, Daten, Platzhalter und Tags, gleicht Termbank und verbotene Begriffe ab, erkennt ausgelassene Sätze und uneinheitliche Übersetzungen desselben Satzes und legt eine Liste mit Fundstelle und Schweregrad vor. Der Lektor arbeitet die Liste ab, statt den ganzen Text zu lesen, und der Kunde bekommt den Prüfbericht als Nachweis der menschlichen Prüfung. Geliefert wird, was der Lektor freigibt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Übersetzungsbüros und Sprachdienstleistern
Übersetzungswerkzeuge und Projektmanagementsystem sind gesetzt, dazu Terminologie, maschinelle Übersetzung und das Postfach. Die Handarbeit liegt an den Übergängen.
- ÜbersetzungsumgebungRWS Trados Studio, memoQ, Across, Phrase, XTM
- ProjektmanagementPlunet, XTRF, Excel, Kundenportale
- Terminologie und QualitätMultiTerm, memoQ QA, Xbench, Termbanken der Kunden
- Maschinelle ÜbersetzungDeepL Pro, ModernMT, Sprachmodelle unter Vertrag
- BüroMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, DATEV
Einwände
Was bei Übersetzungsbüros und Sprachdienstleistern besonders zählt
Die Einwände, die bei Sprachdienstleistern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Kundendokumente sind vertraulich. Verträge, Patente, Jahresberichte: Viele Kunden verbieten öffentliche Übersetzungsdienste, und zu Recht. Sie entscheiden je Kunde und je Ablauf, wo das Modell läuft, im Haus, auf EU-Servern oder bei einem Anbieter unter Auftragsverarbeitungsvertrag; der Ablauf hält die Regel ein und protokolliert sie. Keine Kundendaten trainieren ein fremdes Modell, und das können Sie Ihrem Kunden schriftlich geben.
- ISO 17100 und ISO 18587 verlangen nachweisbare Prüfung. Der Ablauf dokumentiert, was er geprüft und was der Mensch danach freigegeben hat, je Projekt, je Schritt, mit Zeitstempel. Das ist der Nachweis, den die Norm verlangt, in einer Form, die sich im Audit zeigen lässt, statt in einer Mail, in der der Lektor schreibt, er habe alles gelesen.
- Beeidigte Übersetzer tragen persönliche Verantwortung. Und der Ablauf nimmt ihnen nichts davon ab. Bei beglaubigten Übersetzungen hält er Formalien, Stempel, Versand und Fristen nach, prüft Vollständigkeit und Namen gegen die Vorlage und erinnert; die Übersetzung und die Bestätigung bleiben beim Übersetzer, der sie unterschreibt.
- Maschinelle Übersetzung drückt unsere Preise. Deshalb bauen wir nicht noch eine Übersetzungsmaschine, die haben Sie. Die Abläufe hier verkürzen Angebot, Projektanlage und Prüfung, also die Stunden, die Sie heute nicht abrechnen können. Die Analyse zeigt, welche dieser Stunden in Ihrem Haus die größten sind; dort fängt der Umbau an.
- Urheberrecht an Translation Memories. Wessen Memory es ist, regelt Ihr Vertrag mit dem Kunden; der Ablauf ändert daran nichts. Er arbeitet mit den Memories, die Sie ihm freigeben, protokolliert jede Bereinigung je Kunde getrennt und übergibt bei Vertragsende die bereinigte Fassung samt Bericht. Kundenmemories werden nie zusammengeführt oder für andere Kunden genutzt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Wir wollen Ihnen kein Übersetzen beibringen. Mit Texten in elf Sprachen hatten wir bei einem börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern zu tun: Ein Ablauf liest den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains, markiert Umweltaussagen nach EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, und die Umformulierung nach Redaktionsleitfaden wird je Stelle von einem Menschen freigegeben. Regelprüfung über einen ganzen Bestand mit Fundstelle: dasselbe, was ein Qualitätsdurchgang über 20.000 Wörter braucht.
Schiefgegangen ist dort, was Sie kennen: Die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren, und die erste Einstufung war zu streng und lieferte zu viele Treffer. Für Ihre Prüfläufe heißt das: Termbank und Schweregrade werden an den ersten Projekten geeicht, bevor der Ablauf dem Lektor Listen macht, die er nicht mehr liest.
Preise
Preise für Übersetzungsbüros und Sprachdienstleister
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Anfragen lesen und Angebote erzeugen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Übersetzungsbüros und Sprachdienstleistern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Kundendokumente durch eine KI laufen?
Das entscheidet der Vertrag mit Ihrem Kunden, und der Ablauf richtet sich danach, je Kunde einzeln. Für vertrauliche Dokumente läuft das Modell im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, Kunden mit Verbot maschineller Verarbeitung bleiben ausgenommen, und keine Daten trainieren ein fremdes Modell. Die drei Betriebsarten und was sie kosten, stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das memoQ, Trados oder Plunet?
Nein, es arbeitet in ihnen und zwischen ihnen. Die Übersetzungsumgebung bleibt die Werkbank, Plunet führt die Projekte; der Ablauf übernimmt das Lesen der Anfrage, das Anlegen, das Vorschlagen und den ersten Prüfdurchgang, über die Schnittstellen, die diese Systeme vorsehen. Wo eine Funktion der Software bereits reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das uns intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit zwei Projektmanagern, einem Lektor und der Geschäftsführung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Preisregeln, Kundenvorgaben und Freigaben. Zwei Wochen läuft der Ablauf parallel, der Projektmanager vergleicht jedes Angebot mit seinem eigenen; danach prüft er nur noch, was der Ablauf markiert.
Wir sind 15 Festangestellte mit 200 Freien. Rechnet sich das?
Bei Sprachdienstleistern zählt weniger die Kopfzahl als die Menge an Anfragen und Projekten; 30 Anfragen am Tag tragen einen Umbau auch mit 15 Festangestellten. Unter zehn Anfragen am Tag und ohne große Memories rechnet er sich selten, das sagen wir offen. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Übersetzungsbüros
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.