Zielgruppe
Im Recruiting geht die Zeit nicht ins Gespräch, sondern in Bewerbungen, die nicht passen.
Ein Maschinenbauer mit 600 Mitarbeitern besetzt 80 Stellen im Jahr, zwei Recruiterinnen tragen das: Personio Recruiting als Bewerbermanagement, Anzeigen auf StepStone, Indeed und LinkedIn, Abstimmung mit den Fachbereichen über Teams und Mail. Auf eine Stelle als Servicetechniker kommen 180 Bewerbungen, 120 davon ohne die geforderte Sprache, Arbeitserlaubnis oder Fahrerlaubnis, und trotzdem wird jede einzeln geöffnet, gelesen und abgesagt. Die Anzeige für die nächste Stelle entsteht aus der von vor zwei Jahren, der Fachbereich schickt seine Interviewnotizen als Foto vom Zettel, und am Freitag liegen 60 Absagen an, die noch persönlich klingen sollen. KI im Recruiting beginnt deshalb nicht bei der Vorauswahl, sondern bei der Post: lesen, vollständig machen, sortieren, formulieren, und ein Mensch entscheidet, wer eingeladen wird.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Recruitern und Personalabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Recruitern und Personalabteilungen lohnen
Die Arbeit einer Recruiterin ist das Gespräch und das Urteil danach. Davor liegen Öffnen, Abgleichen und Formulieren in Menge. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Stellenanzeigen aus dem Anforderungsprofil schreiben
Personio Recruiting, SharePoint, StepStone, Indeed, LinkedIn
Bei 80 Stellen im Jahr entsteht jede Anzeige aus einer alten, und nach drei Jahren passt weder der Abteilungstext noch die Liste der Zusatzleistungen. Der Ablauf liest das Anforderungsprofil des Fachbereichs, die freigegebenen Unternehmensbausteine und die Vorgaben je Portal, schreibt daraus eine Anzeige in Ihrer Tonlage, legt die Fassungen für StepStone, Indeed und die eigene Karriereseite an und markiert Formulierungen, die nach dem AGG angreifbar sind: Altersangaben, Geschlechtsbezüge, Herkunftsmerkmale. Die Recruiterin liest einen Entwurf statt drei leerer Felder. Veröffentlicht wird, was sie freigibt.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Bewerbungen auf Vollständigkeit prüfen und vorsortieren
Personio Recruiting, softgarden, d.vinci, Karriereseite
Auf eine Stelle kommen 180 Bewerbungen, 120 davon ohne Lebenslauf, ohne die geforderte Sprache oder ohne Arbeitserlaubnis. Der Ablauf liest jede Bewerbung, prüft, ob Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse vorliegen, zieht die Pflichtkriterien aus der Anzeige heraus, also Sprache, Ort, Qualifikation, Führerschein, und schreibt sie in die Felder des Bewerbermanagements. Er sortiert nach vollständig und unvollständig, fragt fehlende Unterlagen nach Freigabe nach und legt dem Fachbereich die vollständigen Bewerbungen in einheitlicher Form vor. Er bewertet niemanden und sagt niemandem ab: Wer eingeladen oder abgelehnt wird, entscheidet ein Mensch, und das Protokoll zeigt, wer.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Bewerberpost beantworten und Absagen entwerfen
Outlook, Personio Recruiting, Teams-Kalender, Karriereseite
In einem Bewerbungspostfach mit 2.000 Vorgängen im Jahr fragen Bewerber nach dem Stand, nach dem Gehalt, nach dem Termin, und 60 Absagen pro Woche sollen nach Mensch klingen. Der Ablauf ordnet jede Mail dem Vorgang zu, beantwortet Statusfragen aus dem Bewerbermanagement als Entwurf, schlägt aus den Kalendern des Fachbereichs drei Termine vor und formuliert Eingangsbestätigungen und Absagen aus Ihren Bausteinen auf die Bewerbung bezogen, ohne Begründungen, die Sie nicht geben wollen. Was nach Verhandlung oder Beschwerde klingt, landet unbeantwortet bei der Recruiterin. Gesendet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Interviewnotizen in ein Bewertungsformat überführen
Teams, Word, Personio Recruiting, Bewertungsbogen
Nach dem Gespräch schickt der eine Abteilungsleiter zwei Sätze per Mail, der andere das Foto eines handgeschriebenen Zettels, die dritte eine Sprachnachricht. Bei 300 Gesprächen im Jahr ist kein Kandidat mit dem anderen vergleichbar. Der Ablauf liest die Notizen in jeder Form, ordnet sie den Kriterien Ihres Bewertungsbogens zu, übernimmt nur, was dort steht, und markiert Lücken: kein Wort zur Fachkenntnis, keine Aussage zum Starttermin, eine Bemerkung, die nichts mit der Stelle zu tun hat. Der Fachbereich bestätigt seinen eigenen Bogen. Eine Empfehlung spricht der Ablauf nicht aus.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Kennzahlen aus dem Bewerbermanagement aufbereiten
Personio Recruiting, Excel, Power BI, Portalstatistiken
Die Geschäftsführung fragt im Quartal nach Laufzeit je Stelle, Kosten je Kanal und den Gründen, aus denen Bewerber abspringen. Die Antwort ist eine Excel-Tabelle, die die Recruiterin aus drei Exporten baut. Der Ablauf liest das Bewerbermanagement und die Portalstatistiken, führt die Zahlen in einer festen Struktur zusammen, schreibt den Bericht aus Bausteinen, markiert Ausreißer, etwa eine Stelle mit 140 Tagen Laufzeit oder einen Kanal ohne eine einzige Einstellung, und nennt die Datenlücken, die den Vergleich verzerren. Die Recruiterin prüft, ergänzt die Deutung und gibt frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Recruitern und Personalabteilungen
Das Bewerbermanagement führt, die Arbeit passiert aber im Postfach, im Kalender, auf den Portalen und in den Notizen der Fachbereiche.
- BewerbermanagementPersonio Recruiting, softgarden, d.vinci, rexx Recruiting, Greenhouse
- PersonalsystemeSAP SuccessFactors Recruiting, Workday Recruiting, Personio, HRworks
- StellenportaleStepStone, Indeed, LinkedIn Recruiter, XING, Jobbörse der Bundesagentur
- KommunikationMicrosoft 365, Outlook, Teams, Karriereseite
- Berichte und ZusammenarbeitExcel, Power BI, SharePoint, Confluence
Einwände
Was bei Recruitern und Personalabteilungen besonders zählt
Im Recruiting fallen die rechtlichen Einwände zuerst, und sie sind berechtigt.
- Auswahl von Bewerbern durch KI ist Hochrisiko nach dem EU AI Act. Richtig, Anhang III der Verordnung nennt die Auswahl und Bewertung von Bewerbern ausdrücklich. Deshalb bauen wir keine Vorauswahl: Der Ablauf prüft Vollständigkeit, überträgt Pflichtkriterien in Felder und sortiert, er bewertet niemanden und lehnt niemanden ab. Welche Schritte unter die Verordnung fallen, klären wir in der Analyse und dokumentieren je Ablauf, was er tut, damit Aufsicht und Protokoll nachweisbar sind.
- Keine automatisierte Entscheidung über Menschen nach Art. 22 DSGVO. Es gibt keine. Jede Einladung und jede Absage geht durch die Hand eines Menschen, der Ablauf legt vor und protokolliert, wer entschieden hat. Das ist auch der Grund, warum er Vollständigkeit prüft und nicht Eignung: Die eine Frage hat eine eindeutige Antwort, die andere gehört dem Fachbereich.
- Diskriminierungsverbot nach dem AGG, die Beweislast kann sich umkehren. Darum prüft der Ablauf die Anzeigen auf angreifbare Formulierungen, bevor sie online gehen, und darum enthält die Vorsortierung nur die Kriterien aus der Anzeige, kein Alter, keine Herkunft, kein Foto. Jede Sortierung ist mit Kriterium und Fundstelle protokolliert. Kommt es zum Streit über die Beweislast nach § 22 AGG, können Sie zeigen, wonach sortiert wurde; eine manuelle Durchsicht kann das nicht.
- Der Betriebsrat redet bei Auswahlrichtlinien mit (§ 95 BetrVG). Ja, und wir planen ihn ein. Die Regeln, nach denen der Ablauf sortiert, sind kein Geheimnis, sondern eine Liste, die Sie mit dem Betriebsrat abstimmen und die er jederzeit einsehen kann. Mitbestimmungspflichtige Teile, etwa ein Fragebogen nach § 94 BetrVG, kommen erst nach Zustimmung in den Ablauf. Wie das läuft, steht in unserem Leitfaden zur Einführung mit dem Betriebsrat.
- Bewerberdaten müssen nach dem Verfahren gelöscht werden. Der Ablauf hält sich an Ihre Löschfristen und hilft dabei: Er markiert Vorgänge, deren Frist abläuft, legt keine Kopien außerhalb des Bewerbermanagements an und protokolliert, welche Daten wohin geflossen sind. Modelle laufen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und kein Lebenslauf trainiert ein fremdes Modell.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik hinter diesen Abläufen kennen wir aus unserem eigenen Betrieb. Dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden eingehende Mails gelesen, dem Vorgang zugeordnet und mit einem Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt und Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet. Ein Bewerbungspostfach ist dieselbe Aufgabe mit anderem Inhalt: lesen, zuordnen, vorlegen, freigeben.
Was dabei schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, bis eine Regel sie zwang, in der Sprache des Kunden zu schreiben. Im Recruiting wäre das die Regel, dass eine Absage nie nach Kriterienliste klingt, sondern nach dem Menschen, der sie unterschreibt.
Preise
Preise für Recruiter und Talent Acquisition
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Stellenanzeigen aus dem Anforderungsprofil schreiben" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Recruitern und Personalabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Bewerbungen überhaupt durch eine KI laufen?
Ja, wenn der Zweck begrenzt ist und Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Für Bewerbungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, kein Lebenslauf trainiert ein fremdes Modell, und der Ablauf speichert nichts außerhalb Ihres Bewerbermanagements. Ihre Datenschutzinformation für Bewerber nennt den Ablauf; den Text dafür liefern wir mit. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Personio Recruiting oder softgarden?
Nein, es arbeitet darin. Das Bewerbermanagement bleibt das führende System, der Ablauf füllt dessen Felder, legt Entwürfe dort ab und liest seine Daten für Berichte. Was Personio oder softgarden selbst gut können, etwa Eingangsbestätigungen nach fester Regel oder die Veröffentlichung auf Portalen, lassen wir dort. Wo das reicht, sagt die Analyse.
Lohnt sich das bei zwei Recruiterinnen?
Entscheidend ist nicht die Größe des Recruiting-Teams, sondern wie viele Bewerbungen und Anzeigen durchlaufen. Zwei Recruiterinnen mit 2.000 Bewerbungen im Jahr in einem Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern sind ein typischer Fall. Unter zehn Stellen im Jahr rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; dann hilft eher ein gemeinsamer Ablauf mit anderen Gesellschaften der Gruppe. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet der Umbau die Personalabteilung?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist die Recruiterin, ein Abteilungsleiter, der oft einstellt, und der Datenschutzbeauftragte für eine Stunde. Im Umbau brauchen wir eine Ansprechpartnerin für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die ersten zwei Wochen läuft alles parallel: Jeder Entwurf und jede Sortierung wird geprüft, danach nur noch die markierten Fälle.
Verweis
Weiterlesen zu KI im Recruiting
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.