Zielgruppe
In der technischen Redaktion geht die Zeit nicht ins Schreiben, sondern ins Nachziehen.
Ein Sondermaschinenbauer mit 700 Mitarbeitern dokumentiert 60 Maschinentypen in 37 Anleitungsvarianten und zwölf Sprachen. Vier Redakteure arbeiten in Schema ST4, die Stücklisten kommen aus SAP, die Übersetzungen laufen über Across und ein externes Büro, und die Altanleitungen der Baureihen vor 2015 liegen als Word und PDF auf dem Laufwerk. Dann ändert die Konstruktion das Hydraulikventil. Die Änderungsmitteilung ist eine Zeile im Änderungswesen; dahinter stehen eine Woche Suchen, in welchen Modulen, Varianten und Warnhinweisen das Ventil vorkommt, und zwölf Übersetzungsaufträge für einen Absatz. Daneben fragt der Service dreimal am Tag nach einem Anzugsmoment, das in der Anleitung steht. KI in der technischen Redaktion fängt deshalb nicht beim Schreiben an, sondern beim Finden: lesen, zuordnen, vorlegen, und der Redakteur gibt frei, was in den Bestand geht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Technischen Redaktionen und Dokumentationsabteilungen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Technischen Redaktionen und Dokumentationsabteilungen lohnen
Eine Anleitung ist Teil des Produkts, und der Redakteur haftet für ihre Richtigkeit mit. Deshalb geht es hier nicht um Textgenerierung, sondern um Finden, Vergleichen und Vorlegen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Änderungsmitteilungen lesen und betroffene Module finden
Schema ST4, SAP, Änderungswesen, Siemens Teamcenter
Im Jahr kommen 400 Änderungsmitteilungen aus Konstruktion und Entwicklung, jede eine Zeile mit Teilenummer und Stichwort. Der Ablauf liest die Mitteilung, findet im Redaktionssystem alle Module, in denen das Teil, seine Bezeichnung oder ein abhängiger Wert vorkommt, auch in Varianten, Grafikbeschriftungen und Warnhinweisen, und legt die Liste mit Fundstelle und betroffenen Sprachen vor. Für Zahlenwerte schlägt er die Anpassung vor, für Texte markiert er, wo eine Umformulierung nötig wird. Der Redakteur entscheidet je Modul; freigegebene Änderungen gehen in die Übersetzungsvorbereitung. Ins Redaktionssystem schreibt der Ablauf nichts ohne Freigabe.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Anleitungsbestand auf Terminologie und Warnhinweise prüfen
Schema ST4, Across, Terminologiedatenbank, Oxygen XML Editor
In 37 Varianten über fünfzehn Jahre heißt dasselbe Bauteil Spannvorrichtung, Spanner und Spanneinheit, und ein Warnhinweis hat drei Formulierungen für denselben Sachverhalt. Der Ablauf liest den gesamten Bestand, gleicht ihn gegen Ihre Terminologiedatenbank und Ihren Redaktionsleitfaden ab und erstellt eine Liste je Abweichung: verbotener Begriff mit Fundstelle, Warnhinweis ohne Signalwort oder mit abweichendem Aufbau, Schreibweise gegen die Vorgabe. Je Fundstelle schlägt er die Fassung aus dem Leitfaden vor. Der Redakteur arbeitet die Liste nach Priorität ab und gibt je Modul frei. Der Ablauf formuliert keine Warnhinweise neu, er zeigt die Abweichung vom Standard.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Altdokumente aus Word und PDF modularisieren
Microsoft Word, PDF, Schema ST4, Cosima go!
200 Anleitungen der Baureihen vor 2015 liegen als Word-Datei oder PDF, werden aber weiter ausgeliefert und müssen bei Änderungen gepflegt werden. Der Ablauf liest jedes Dokument, erkennt die Struktur, also Kapitel, Handlungsanweisungen, Warnhinweise, Tabellen und Abbildungsverweise, zerlegt sie nach Ihrer Informationsarchitektur in Module, vergibt Metadaten wie Produkt, Variante, Informationsart und Zielgruppe und erkennt, welche Module inhaltlich mit bereits vorhandenen übereinstimmen. Der Redakteur sieht je Dokument den Vorschlag mit Quelle neben Modul und entscheidet, was übernommen, zusammengeführt oder verworfen wird. Importiert wird nur Freigegebenes.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Übersetzungen vorbereiten und Rückläufe prüfen
Across, RWS Trados Studio, memoQ, Terminologiedatenbank
Zwölf Sprachen, drei Übersetzungsbüros, 1.500 geänderte Segmente im Monat. Vor dem Auftrag prüft der Ablauf die deutschen Quelltexte auf Übersetzbarkeit: mehrdeutige Begriffe, Zahlen ohne Einheit, Sätze, die in zwei Varianten unterschiedlich enden, und legt die Terminologieliste je Auftrag bei. Nach dem Rücklauf vergleicht er je Segment Zahlen, Einheiten, Warnhinweise, Produktnamen und Terminologie gegen die Quelle und die Datenbank und markiert Abweichungen mit Fundstelle. Übersetzen tut er nicht; er sorgt dafür, dass das Büro eine eindeutige Quelle bekommt und der Redakteur nur noch die markierten Segmente freigeben muss.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Rückfragen aus Service und Vertrieb aus der Dokumentation beantworten
Outlook, Teams, Schema ST4, Service-Portal
Dreimal am Tag fragt ein Servicetechniker oder Vertriebler per Mail oder Teams: Welches Anzugsmoment, welche Füllmenge, ab welcher Seriennummer gilt die neue Schaltung. Der Ablauf liest die Frage, sucht in der freigegebenen Dokumentation der betreffenden Variante und Version, antwortet mit dem Wert und der Fundstelle, also Anleitung, Kapitel, Stand, und gibt an einen Redakteur ab, wenn die Dokumentation keine oder zwei Antworten hergibt. Fragen, die sich häufen, landen als Liste bei der Redaktion: Dort fehlt offenbar etwas in der Anleitung. Antworten ohne Fundstelle gibt es nicht.
Vertrieb und KommunikationLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Technischen Redaktionen und Dokumentationsabteilungen
Das Redaktionssystem ist der Kern, darum liegen Übersetzungswerkzeuge, Stücklisten aus ERP und PLM und ein Laufwerk voller Altdokumente.
- RedaktionssystemeSchema ST4, Cosima go!, TIM-RS, Quanos SIS.one, MadCap Flare
- Übersetzung und TerminologieAcross, RWS Trados Studio, memoQ, Terminologiedatenbanken
- AutorenwerkzeugeAdobe FrameMaker, Oxygen XML Editor, Microsoft Word, Adobe InDesign
- Produktdaten und ÄnderungswesenSAP, Siemens Teamcenter, PTC Windchill, Stücklisten
- Ausgabe und VerteilungService-Portale, PDF, Online-Hilfe, Ersatzteilkataloge
Einwände
Was bei Technischen Redaktionen und Dokumentationsabteilungen besonders zählt
In der technischen Redaktion sind die Einwände rechtlich und berechtigt, denn jede Anleitung ist Teil des Produkts.
- Fehler in der Anleitung sind Produkthaftung. Richtig, nach dem Produkthaftungsgesetz und über die Instruktionspflicht. Deshalb schreibt der Ablauf nichts in den Bestand, er findet, vergleicht und legt vor; jede Übernahme trägt Fundstelle, Quelle und den Redakteur, der freigegeben hat. Die Dokumentation Ihrer Freigabeprozesse wird damit lückenloser, nicht dünner.
- Maschinenverordnung und Normen schreiben Inhalt und Form vor. Die Verordnung (EU) 2023/1230 und Normen wie IEC/IEEE 82079-1 legen fest, was eine Anleitung enthalten muss; die Prüfung dagegen bleibt Aufgabe Ihrer Redaktion und Ihrer Konformitätsbewertung. Der Ablauf hilft bei dem, was dort Handarbeit ist: Vollständigkeit der Kapitel je Variante, Aufbau der Warnhinweise, Übereinstimmung der Gefahrenstellen mit der Risikobeurteilung. Was fehlt, meldet er mit Fundstelle.
- Terminologie und Warnhinweise müssen in allen Sprachen identisch bleiben. Genau deshalb formuliert der Ablauf keine Warnhinweise frei und übersetzt nicht. Er prüft gegen die Terminologiedatenbank und den Leitfaden, markiert Abweichungen und schlägt die freigegebene Fassung vor. Freie Umformulierung ist in diesem Ablauf nicht vorgesehen; das ist eine Regel, kein Zufall.
- Urheber- und Nutzungsrechte an Übersetzungen und Bildern. Die Rechte liegen, wo sie heute liegen. Der Ablauf erzeugt keine Übersetzungen und keine Bilder, er arbeitet mit Ihren Bestandsdaten innerhalb Ihrer Systeme. Modelle laufen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Anleitungen trainiert ein fremdes Modell; das ist bei technischem Know-how in der Dokumentation der wichtigere Punkt.
- Unser Redaktionssystem hat schon eine Variantensteuerung. Und die bleibt der Ort, an dem Varianten verwaltet werden. Der Ablauf setzt davor an: bei der Änderungsmitteilung, die niemand automatisch auf Module abbildet, beim Altbestand außerhalb des Systems und beim Rücklauf aus der Übersetzung. Wo Ihr Redaktionssystem einen Schritt selbst kann, sagen wir das in der Analyse und bauen ihn nicht nach.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Einen Textbestand in elf Sprachen gegen ein Regelwerk zu prüfen kennen wir aus unseren Projekten. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand von zehn Live-Domains, markiert Umweltaussagen nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, zeigt je Seite den Handlungsbedarf, formuliert nach dem Redaktionsleitfaden um und legt jede Stelle einem Menschen zur Freigabe vor. Ein Anleitungsbestand mit Terminologieregeln und Warnhinweisen ist dieselbe Aufgabe: Bestand lesen, gegen Regeln prüfen, Fundstelle zeigen, Mensch gibt frei.
Was dort schiefging: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk musste nachgeschärft werden; und die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für Ihre Redaktion heißt das: Die Prüfliste ist in der ersten Woche zu lang und wird mit Ihnen kalibriert, und die Terminologiedatenbank ist vor dem ersten Übersetzungsauftrag die wichtigste Datei im Projekt.
Preise
Preise für Technische Redaktion und Dokumentation
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Änderungsmitteilungen lesen und betroffene Module finden" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Technischen Redaktionen und Dokumentationsabteilungen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen unsere Anleitungen und Konstruktionsdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft. Anleitungen enthalten Know-how, das kein Wettbewerber sehen soll, deshalb bauen wir hier mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Ihrer Texte oder Zeichnungen trainiert ein fremdes Modell, und der Ablauf speichert nichts außerhalb Ihrer Systeme. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht in der Dokumentation, die Sie Ihrer IT-Sicherheit vorlegen können. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Schema ST4 oder unser Übersetzungswerkzeug?
Nein. Redaktionssystem und Übersetzungswerkzeug bleiben führend, der Ablauf arbeitet über ihre Schnittstellen und Exportformate und legt dort nur Freigegebenes ab. Er übernimmt die Schritte, die heute außerhalb oder zwischen den Systemen von Hand laufen: Änderungsmitteilungen auf Module abbilden, Altdokumente lesen, Rückläufe prüfen, Rückfragen beantworten. Wo ein Bordmittel reicht, sagen wir das in der Analyse.
Lohnt sich das bei zwei Redakteuren?
Es hängt am Bestand, nicht an der Teamgröße. Zwei Redakteure, die 20 Varianten in acht Sprachen pflegen, in einem Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitern, sind ein typischer Fall. Ein Betrieb mit drei Anleitungen in zwei Sprachen braucht keinen Umbau zum Festpreis, das sagen wir offen; dort hilft eher ein Werkzeug des Redaktionssystems. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet das die Redaktion intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Redakteuren, dazu je eine Stunde mit Konstruktion, Service und IT. Im Umbau brauchen wir einen Redakteur als Ansprechpartner für Leitfaden, Terminologie und Freigaben. Der Start läuft an einer Baureihe im Parallelbetrieb: Zwei Wochen prüft die Redaktion jeden Vorschlag, dann nur noch die markierten Fundstellen. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu, ob die nächste Baureihe folgt.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der technischen Redaktion
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.