Zielgruppe
In der Niederlassung tippt der Disponent Bewerbungen ab, während das Telefon mit Kunden klingelt.
Ein Personaldienstleister mit 600 internen Mitarbeitern in 45 Niederlassungen und 5.000 Mitarbeitern im Einsatz: zvoove für Disposition und Abrechnung, Indeed und StepStone für die Bewerber, Personio für die eigenen Leute, WhatsApp auf dem Diensthandy, weil Bewerber dort antworten. Zwischen zwei Kundenanrufen überträgt ein Disponent 40 Bewerbungen aus Indeed in das System, jede mit Qualifikation, Führerschein und Verfügbarkeit, und am Monatsende vergleicht die Abrechnung 5.000 Stundennachweise mit den Bestätigungen der Kunden, weil zwanzig davon nicht zusammenpassen und das Geld kosten. Dazu laufen Zertifikate ab, ohne dass jemand es rechtzeitig sieht. KI für Personaldienstleister fängt deshalb in der Niederlassung an, beim Erfassen, Abgleichen und Erinnern, und der Disponent entscheidet, wer wohin geht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Personaldienstleistern und Zeitarbeitsunternehmen am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Personaldienstleistern und Zeitarbeitsunternehmen lohnen
Der Disponent verdient sein Geld mit dem richtigen Mitarbeiter beim richtigen Kunden. Erfassen, Abgleichen und Erinnern halten ihn davon ab. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bewerbungen aus Portalen, Mail und WhatsApp erfassen
Indeed, StepStone, zvoove, Exchange, WhatsApp-Export
In einer Niederlassung kommen täglich 40 Bewerbungen an, als Portalformular, Mail mit PDF oder Sprachnachricht mit Foto vom Führerschein. Der Ablauf liest jede Bewerbung, erkennt Qualifikationen, Schichtbereitschaft, Führerscheinklassen, Wohnort und frühesten Starttermin, legt den Bewerber im System an und erkennt, wenn dieselbe Person schon einmal im Einsatz oder abgelehnt war. Was unvollständig ist, bekommt eine vorbereitete Rückfrage in der Sprache des Bewerbers. Eine Bewertung oder Reihenfolge erstellt der Ablauf nicht. Zum Gespräch lädt der Disponent ein.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Kundenanfragen lesen und passende Mitarbeiter vorschlagen
Exchange, Telefonnotizen, zvoove, Compana, Kundenportal
Ein Kunde ruft an oder schreibt: drei Staplerfahrer ab Montag, Frühschicht, Standort Nord. Der Ablauf liest Anfrage und Kundenstamm, strukturiert das Anforderungsprofil nach Qualifikation, Zeitraum, Tarifgruppe und Einsatzort und zeigt aus dem Bestand die Mitarbeiter, die frei, qualifiziert und im Umkreis sind, mit dem Grund je Treffer: Schein gültig, Einsatz endet Freitag, Kunde bekannt. Höchstüberlassungsdauer und Equal-Pay-Zeitpunkt je Mitarbeiter stehen dabei. Der Disponent trifft die Auswahl und bestätigt dem Kunden.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Stundennachweise mit Kundenbestätigungen abgleichen
zvoove, Zeiterfassung, Kundenportale, Scanstrecke, DATEV Lohn
Zum Monatsende liegen 5.000 Stundennachweise vor, als App-Eintrag, Foto vom Zettel oder Kundenexport, dazu Bestätigungen der Kunden in eigener Form. Der Ablauf liest beide Seiten, ordnet sie Mitarbeiter, Kunde und Einsatz zu, vergleicht Stunden, Zuschläge und Pausen und listet jede Abweichung mit beiden Belegen auf: fehlende Unterschrift, Nachtzuschlag nur auf einer Seite, Feiertag nicht berücksichtigt. Was übereinstimmt, wird zur Abrechnung vorbereitet. Freigegeben wird je Niederlassung durch die Abrechnung, und erst dann läuft Lohn und Rechnung.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Überlassungsverträge und Angebote aus Anforderungsdaten erstellen
zvoove, Tariftabellen, Word-Vorlagen, Kundenstamm, DMS
Für jeden neuen Einsatz entstehen Angebot, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Einsatzbestätigung, heute aus Vorlagen mit Copy-and-paste. Der Ablauf liest Anforderungsprofil, Kundenstamm und die geltende Tariftabelle mit Branchenzuschlägen, befüllt die Vorlagen, rechnet Stundenverrechnungssatz und Zuschläge nach Ihren Regeln und prüft, ob Pflichtangaben wie die Kennzeichnung als Arbeitnehmerüberlassung und die Tätigkeitsbeschreibung vorhanden sind. Abweichungen von der Standardvorlage markiert er. Der Niederlassungsleiter prüft, gibt frei, und erst dann geht der Vertrag an den Kunden.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Zertifikate und Nachweise auf Ablauf prüfen und erinnern
zvoove, Personio, DMS, Scanstrecke, Kalender
Bei 5.000 Mitarbeitern im Einsatz laufen jede Woche Staplerscheine, Gesundheitszeugnisse, Schweißerprüfungen und Arbeitserlaubnisse ab. Der Ablauf liest die hinterlegten Nachweise, erkennt Art und Ablaufdatum auch aus gescannten Dokumenten, gleicht sie mit den Anforderungen des laufenden Einsatzes ab und legt dem Disponenten eine Liste vor: Was läuft in 60, 30 und 7 Tagen ab, wer ist betroffen, welcher Kunde verlangt den Nachweis. Erinnerungen an Mitarbeiter liegen als Entwurf bereit. Nachweise ohne lesbares Datum werden zur Sichtung markiert.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Personaldienstleistern und Zeitarbeitsunternehmen
Das Zeitarbeitssystem trägt Disposition, Verträge und Abrechnung; Bewerber kommen aus Portalen und Messengern, die eigenen Leute laufen in HR-Software. Dazwischen sitzt der Disponent.
- Zeitarbeitssystemezvoove, Landwehr L1, prosoft, Compana, GEDAT
- Bewerbung und PortaleIndeed, StepStone, Jobbörse der Bundesagentur, WhatsApp, Karriereseite
- Interne HR und LohnPersonio, SAP SuccessFactors, DATEV Lohn und Gehalt
- Zeiten und NachweiseZeiterfassungen mit Schnittstelle, Kundenportale, Scanstrecken, DMS
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Teams, Telefonanlage
Einwände
Was bei Personaldienstleistern und Zeitarbeitsunternehmen besonders zählt
Die Einwände, die bei Personaldienstleistern zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay nach dem AÜG. Der Ablauf rechnet je Mitarbeiter und Kunde die Einsatzdauer nach § 1 Absatz 1b AÜG und den Equal-Pay-Zeitpunkt nach § 8 AÜG aus den Einsatzdaten und zeigt beide bei jeder Disposition und jedem Vertrag an. Unterbrechungen, Tarifabweichungen und Branchenzuschläge sind Regeln, die Sie mit Ihrer Rechtsberatung festlegen; der Ablauf wendet sie an und protokolliert das.
- Bewerberdaten und Löschfristen nach Absage. Bewerberdaten bleiben im Zeitarbeitssystem und in der Betriebsart, die Sie wählen, meist im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Eine Absage löst die Löschaufgabe nach Ihrer Frist aus, Einwilligungen für den Bewerberpool werden festgehalten. WhatsApp-Verläufe landen als Export im System, nicht im Modell.
- Vorauswahl von Bewerbern ist Hochrisiko nach dem EU AI Act. Deshalb bewertet der Ablauf nicht und sortiert nicht nach Eignung. Er erfasst Angaben, belegt sie mit dem Dokument und zeigt, was fehlt; Einladung, Auswahl und Einsatzentscheidung trifft der Disponent, und das Protokoll hält das fest. Diese Grenze schreiben wir in der Analyse auf, damit Sie sie belegen können.
- Stellenanzeigen und Auswahl müssen nach dem AGG neutral sein. Anzeigen und Rückfragen werden gegen eine Wortliste geprüft, die Gruppen ausschließende Formulierungen abfängt. In Bewerberprofilen erfasst der Ablauf keine Merkmale, die für die Auswahl nichts zu suchen haben, und meldet, wenn sie in Unterlagen stehen. Das ersetzt keine Schulung der Disponenten, macht den Standard aber prüfbar.
- Betriebsrat im eigenen Haus und beim Kunden. Die Abläufe hier erfassen keine Leistung einzelner Disponenten und steuern keine Dienstpläne. Datenflüsse, Felder und Protokolle legen wir offen, damit die Beteiligung nach § 87 BetrVG auf Fakten beruht; für die Überlassung beim Kunden ändert sich nichts. Wie das geht, steht im Leitfaden zum Betriebsrat.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Zeiten, Zuordnung und Abrechnung kennen wir aus dem eigenen Haus. Dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet; Mails werden gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe in Vorgänge überführt, und nächtliche Prüfungen melden nur Abweichungen. Stundennachweise gegen Kundenbestätigungen zu halten und nur die zwanzig Abweichungen vorzulegen, ist dieselbe Mechanik: lesen, zuordnen, abgleichen, markieren.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung und bekam die Regel, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen; eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für die Zeitarbeit heißt das: Die Abweichungsliste zeigt nur, was neu ist, nicht jeden Monat dieselben zwanzig offenen Fälle, und Rechnungspositionen heißen so, wie der Kunde den Einsatz nennt.
Preise
Preise für Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bewerbungen aus Portalen, Mail und WhatsApp erfassen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Personaldienstleistern und Zeitarbeitsunternehmen
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Bewerberdaten und Stundennachweise durch ein Modell laufen?
Ja, wenn Sie je Ablauf festlegen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Bewerber- und Mitarbeiterdaten bauen wir im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Daten trainieren ein fremdes Modell, und Löschfristen werden zu Aufgaben im System. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, steht unter Datensouveränität.
Ersetzt das zvoove oder Compana?
Nein. Disposition, Verträge und Abrechnung bleiben in Ihrem Zeitarbeitssystem; die Abläufe füllen es über Schnittstellen und Importformate mit dem, was heute abgetippt wird, und legen Abgleiche daneben, die das System nicht macht. Was zvoove oder Compana an eigenen Funktionen mitbringen, prüfen wir in der Analyse; wo das reicht, sagen wir es.
Wie viel Zeit kostet das die Niederlassungen intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Disponenten, jemand aus der Abrechnung und ein Niederlassungsleiter. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben, keine Projektgruppe. Die Einführung läuft in zwei Pilotniederlassungen parallel zum alten Weg, danach kommen die weiteren Standorte in festen Wellen dazu.
Lohnt sich das für einen Dienstleister mit drei Niederlassungen?
Es kommt auf die Menge an. Ein Haus mit 30 internen Mitarbeitern und 300 im Einsatz hat genug Stundennachweise und Bewerbungen, dass sich meist ein Ablauf trägt, selten alle fünf. Darunter rechnet sich der Festpreis selten, das sagen wir offen; dann lohnt der Weg über einen Verbund oder Franchisegeber. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Personaldienstleister
Verweis
Verwandte Zielgruppen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.