Zielgruppe
Die Woche vor dem Abrechnungslauf gehört den Stundenzetteln in 200 Formaten.
Ein Lohnbüro mit 80 Mitarbeitern rechnet 1.200 Mandanten mit 25.000 Beschäftigten ab: DATEV Lodas und Lohn und Gehalt, für einige Mandanten Sage HR, ein Mandantenportal, das die Hälfte nutzt, Sammelpostfächer für die andere Hälfte. In der Woche vor dem Lauf kommen Stundenzettel als Excel in 200 Fassungen, Krankmeldungen als Foto, Ein- und Austritte im Mailtext, Gehaltsänderungen als Anruf. Sachbearbeiter lesen, übertragen, rufen zurück, weil die Steuer-ID fehlt, und am Monatsende sitzen alle bis in den Abend, weil der Stichtag nicht verhandelbar ist. Dazwischen kommen die Schreiben der Krankenkassen, die jemand öffnen, zuordnen und mit Frist versehen muss. KI für Lohnbüros beginnt deshalb bei den Bewegungsdaten: lesen, prüfen, in das Format des Lohnprogramms bringen und dem Sachbearbeiter nur noch die Fälle vorlegen, die er entscheiden muss.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Lohnbüros und Payroll-Dienstleistern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Lohnbüros und Payroll-Dienstleistern lohnen
Die Leistung eines Lohnbüros ist die richtige Abrechnung zum Stichtag. Was davor liegt, ist Übertragung aus 200 Formaten. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Bewegungsdaten lesen und für die Abrechnung erfassen
Sammelpostfächer, Mandantenportal, Excel-Stundenzettel, DATEV Lodas, Lohn und Gehalt
Ein Mandant mit 60 Beschäftigten schickt vor jedem Lauf einen Stundenzettel in Excel, zwei Krankmeldungen als Foto, einen Austritt im Mailtext. Bei 1.200 Mandanten sind das in einer Woche mehrere tausend Dokumente. Der Ablauf liest Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Ein- und Austritte und Änderungen, ordnet sie Mandant und Personalnummer zu und bereitet die Bewegungsdaten im Importformat des Lohnprogramms vor. Markiert wird, was nicht plausibel ist: Stunden über der Vertragszeit, Fehlzeit ohne Nachweis, neuer Mitarbeiter ohne Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer. Der Sachbearbeiter prüft die Markierungen und gibt den Import je Mandant frei.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Schreiben von Krankenkassen und Behörden zuordnen und Fristen setzen
Posteingang, Scanstrecke, DMS, Fristenkontrolle, SV-Meldeportal
Täglich kommen in einem Lohnbüro dieser Größe 100 bis 150 Schreiben: Beitragsbescheide, Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz, Rückfragen zu Meldungen, Prüfungsankündigungen der Rentenversicherung, Säumniszuschläge. Der Ablauf liest Absender, Betreff, Mandant, Betriebsnummer und Fristangabe, ordnet das Schreiben Mandant und Vorgang zu, legt es im DMS ab, setzt die Frist in die Fristenkontrolle und legt dem zuständigen Sachbearbeiter eine Aufgabe mit Kurzfassung an. Schreiben mit Zahlungsaufforderung oder Prüfungsankündigung werden hervorgehoben. Was der Ablauf nicht sicher zuordnen kann, landet in einer Klärungsliste statt in der falschen Akte.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Rückfragen von Mandanten und Beschäftigten beantworten
Exchange, Mandantenportal, Telefonnotizen, DATEV Lodas
Nach jedem Lauf fragen Mandanten und deren Beschäftigte dasselbe: Warum ist die Abrechnung niedriger als im Vormonat, wo bleibt die Bescheinigung, wie melde ich einen Minijobber an. Bei 1.200 Mandanten sind das mehrere hundert Anfragen in der Woche nach dem Stichtag. Der Ablauf ordnet jede Anfrage Mandant und Vorgang zu, liest den Stand aus Abrechnung und Akte und bereitet einen Antwortentwurf vor, der nur Angaben enthält, die der Fragende erhalten darf. Fragen, die eine Beurteilung brauchen, gehen mit Entwurf und Akte an den Sachbearbeiter. Gesendet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Bescheinigungen aus Abrechnungsdaten erzeugen
DATEV Lodas, Lohn und Gehalt, Word-Vorlagen, Mandantenportal
Arbeitgeberbescheinigungen, Verdienstbescheinigungen für Elterngeld und Wohngeld, Nachweise für Banken und Behörden: In einem Lohnbüro mit 25.000 abgerechneten Beschäftigten sind das jeden Monat mehrere hundert Formulare, deren Zahlen im Lohnprogramm stehen und die jemand in das Formular der jeweiligen Stelle überträgt. Der Ablauf liest die Anforderung, zieht die Werte aus den Abrechnungsdaten, füllt das passende Formular oder die Vorlage, prüft Zeitraum und Beschäftigtenstatus gegen die Akte und legt die Bescheinigung dem Sachbearbeiter vor. Was von der Abrechnung abweicht oder einen Zeitraum vor der Mandatsübernahme betrifft, wird markiert. Versandt wird nach Freigabe.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Mandanten- und Mitarbeiterstammdaten über Systeme abgleichen
DATEV Lodas, Sage HR, Mandantenportal, Excel, Kanzleimanagement
Nach Jahren mit mehreren Lohnprogrammen und Mandantenwechseln stehen Betriebsnummern, Krankenkassen und Adressen in drei Systemen unterschiedlich, Beschäftigte mit zwei Schreibweisen desselben Namens, ausgeschiedene Ansprechpartner als Empfänger der Auswertungen. Der Ablauf gleicht Mandanten- und Mitarbeiterstammdaten über alle Systeme ab, führt Dubletten nach Ihren Regeln zusammen, prüft Betriebsnummern und Krankenkassenangaben auf Form und Gültigkeit und markiert, was der Mandant bestätigen muss. Vor einer Betriebsprüfung oder einem Systemwechsel liegt der Bestand damit in einer Fassung vor. Jede Änderung ist protokolliert und rückholbar.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Lohnbüros und Payroll-Dienstleistern
Das Lohnprogramm führt Abrechnung und Meldungen. Alles, was Mandanten liefern und was Kassen schicken, kommt daneben an, und dort liegt die Handarbeit.
- LohnabrechnungDATEV Lodas, DATEV Lohn und Gehalt, Addison Lohn, Agenda Lohn, Lexware lohn+gehalt, Sage HR
- Größere Mandanten und AuslandP&I LOGA, edlohn, BMD, Abacus
- MeldewegeSV-Meldeportal, ELSTER, Arbeitgeberportale der Krankenkassen, Zahlstellenverfahren
- DokumenteDMS der Kanzlei, Scanstrecken, Mandantenportale, Excel-Stundenzettel
- KommunikationMicrosoft 365, Exchange, Sammelpostfächer, Telefonanlage
Einwände
Was bei Lohnbüros und Payroll-Dienstleistern besonders zählt
Was in Lohnbüros zuerst eingewendet wird, und was wir darauf antworten.
- Meldepflichten mit festen Terminen; Fehler kosten Säumniszuschläge. Der Ablauf meldet nichts, er bereitet vor. Die Meldungen erzeugt weiterhin das Lohnprogramm aus Daten, die ein Sachbearbeiter freigegeben hat. Was der Ablauf verändert: Die Bewegungsdaten liegen früher und geprüft vor, fehlende Sozialversicherungsnummern fallen am Montag auf statt am Stichtag, und Kassenbescheide stehen mit Frist in der Kontrolle, bevor sie jemand im Stapel sucht.
- Gesundheits- und Religionsdaten der Beschäftigten. Krankmeldungen, Konfession für die Kirchensteuer und Schwerbehinderung sind Teil jeder Lohnakte. Der Ablauf liest je Vorgang nur die Felder, die er braucht, verarbeitet sie im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und die Dokumentation zeigt Ihrem Datenschutzbeauftragten je Ablauf, welches Feld wohin fließt und wann es gelöscht wird.
- Die Grenzen des Steuerberatungsgesetzes. Was ein Lohnbüro ohne Berufsträger tun darf und was dem Steuerberater vorbehalten bleibt, ändert sich durch den Ablauf nicht, denn er entscheidet nichts und berät niemanden. Er erfasst, ordnet zu, füllt Formulare und legt vor. Wer in Ihrem Haus welche Freigabe erteilt, bilden wir so ab, wie es heute gilt.
- Haftung für fehlerhafte Abrechnungen. Jeder erfasste Wert trägt das Dokument, aus dem er stammt, und den Namen, der ihn freigegeben hat. Wenn ein Mandant im Prüfungsfall fragt, woher die 38 Stunden kommen, zeigt das Protokoll den Stundenzettel und das Datum. Das ist belastbarer als die Erinnerung an eine Mail vom Monatsende.
- Zum Stichtag muss alles laufen. Die Abläufe arbeiten vor dem Lauf, nicht im Lauf: Sie bereiten Importdateien vor, die Ihr Lohnprogramm liest, und wenn ein Ablauf ausfällt, erfasst der Sachbearbeiter wie bisher von Hand. Wir überwachen die Abläufe und melden Abweichungen, in der Woche vor dem Stichtag mit kurzer Reaktionszeit. Was nicht läuft, blockiert nichts.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik dahinter betreiben wir für uns selbst, dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt, geschätzt und für die Abrechnung vorbereitet; Mails werden gelesen, dem Vorgang zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt; Anrufe werden in Vorgänge überführt; nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Auf ein Lohnbüro übertragen ist das der Posteingang vor dem Lauf, die Kassenbriefe mit Frist und die Rückfragen nach dem Stichtag.
Was bei uns schiefging: Die automatische Benennung der Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung, bis die Regel kam, dass Rechnungstitel in Kundensprache stehen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umgestellt haben. Für ein Lohnbüro heißt das: Die Klärungsliste nennt den Fall so, wie der Sachbearbeiter ihn dem Mandanten erklärt, und sie meldet den fehlenden Nachweis einmal, nicht an jedem Tag bis zum Stichtag.
Preise
Preise für Lohnbüros und Payroll-Dienstleister
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Bewegungsdaten lesen und für die Abrechnung erfassen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Lohnbüros und Payroll-Dienstleistern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Lohndaten der Mandanten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, und das vertraglich geregelt ist. Für Bewegungsdaten, Bescheide und Bescheinigungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag; keine Lohnakte trainiert ein fremdes Modell. Für Gesundheits- und Religionsdaten gilt zusätzlich, dass der Ablauf nur die Felder liest, die der Vorgang braucht. Welche das sind, steht je Ablauf in der Dokumentation; die drei Betriebsarten unter Datensouveränität.
Ersetzt das DATEV Lodas oder das Mandantenportal?
Nein. Das Lohnprogramm bleibt das führende System für Abrechnung und Meldungen, und wenn ein Mandant das Portal nutzt, ist das der beste Weg. Unsere Abläufe kümmern sich um die andere Hälfte: Mandanten, die weiter Excel und Fotos schicken, Kassenbriefe auf Papier, Rückfragen im Postfach. Wo das Portal oder eine Funktion des Lohnprogramms reicht, sagen wir das in der Analyse.
Rechnet sich das für ein Lohnbüro mit 15 Mitarbeitern?
Mit 15 Mitarbeitern und einigen hundert Mandanten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis meist nur, wenn die Bewegungsdaten den Großteil der Arbeitszeit binden; das sagen wir nach dem Potenzial-Check offen. Für kleinere Büros lohnt sich der Weg über einen Verbund oder einen Lohn-Dienstleister, der denselben Ablauf für mehrere Häuser betreibt. Der Potenzial-Check dauert zehn Minuten.
Wie läuft die Einführung, ohne einen Stichtag zu gefährden?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die abrechnen, meist zwei Sachbearbeiter und die Teamleitung. Der Umbau beginnt mit zehn Mandanten im Parallelbetrieb: Der Ablauf bereitet vor, der Sachbearbeiter erfasst wie bisher und vergleicht. Nach zwei Läufen ohne Abweichung übernimmt der Ablauf die Vorbereitung für diese Mandanten, dann für die nächsten. Kein Stichtag hängt an einem System, das erst zwei Wochen läuft.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Lohnbüros
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.