Zielgruppe
In der Hausverwaltung geht der Vormittag in das Sortieren, nicht in das Verwalten.
Eine Verwaltung mit 80 Mitarbeitern und 9.000 Einheiten in WEG- und Mietverwaltung: Domus als Verwaltungssystem, casavi als Portal, ein DMS, Postfächer je Objektteam, dazu Telefonnotizen vom Empfang. Ein Objektbetreuer verantwortet 150 Einheiten. Jeden Morgen stehen 60 Mails in seinem Postfach: ein Wasserschaden im dritten Stock, drei Fragen zur Abrechnung, eine Beschwerde über den Nachbarn, zwei Handwerkerrechnungen, ein Eigentümer, der einen Beschlussantrag für die nächste Versammlung schickt. Er liest alles, entscheidet, was dringend ist, legt ab, leitet weiter und ruft dann den ersten Handwerker an. Bis dahin ist es halb elf. KI für Hausverwaltungen beginnt deshalb bei diesem Postfach: lesen, einordnen, dem Objekt und dem Vorgang zuordnen, und dem Objektbetreuer nur noch vorlegen, was er entscheiden muss.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Hausverwaltungen und Immobilienverwaltern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Hausverwaltungen und Immobilienverwaltern lohnen
Das Produkt einer Verwaltung ist die Entscheidung: beauftragen, abrechnen, beschließen lassen. Alles davor ist Lesen, Zuordnen und Nachfragen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Anliegen lesen, einordnen und zuweisen
Outlook, casavi, Domus, Telefonnotizen vom Empfang
In einer Verwaltung mit 9.000 Einheiten kommen täglich mehrere hundert Anliegen über Mail, Portal und Telefon: Schäden, Abrechnungsfragen, Beschwerden, Kündigungen, Terminwünsche. Der Ablauf liest jedes Anliegen, erkennt Objekt, Einheit und Absender, ordnet es einer Art zu und stuft die Dringlichkeit nach Ihren Regeln ein: ein Rohrbruch steht oben, eine Frage zur Hausordnung nicht. Er legt den Vorgang im Verwaltungssystem an, hängt die Nachricht ins DMS und weist ihn dem zuständigen Objektbetreuer zu. Für Routinefragen liegt ein Antwortentwurf bei. Was gesendet oder beauftragt wird, entscheidet der Objektbetreuer.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Handwerkerrechnungen lesen und zur Freigabe vorbereiten
Domus, Haufe PowerHaus, DMS, Rechnungseingangspostfach
Eine Verwaltung dieser Größe bekommt im Monat 1.500 Handwerkerrechnungen, als PDF im Postfach oder auf Papier. Der Ablauf liest Rechnungssteller, Objekt, Leistung, Betrag und Leistungszeitraum, sucht den passenden Auftrag im Verwaltungssystem, ordnet Kostenstelle und Umlagefähigkeit nach Ihren Regeln zu und markiert, was nicht passt: kein Auftrag gefunden, Betrag über dem Angebot, Leistung vor Auftragsdatum, doppelte Rechnungsnummer. Der Verwalter sieht Rechnung, Auftrag und Markierung nebeneinander und gibt frei oder lehnt ab. Gebucht und bezahlt wird nur, was er freigegeben hat.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Betriebskostenabrechnung vorbereiten und Lücken finden
Haufe PowerHaus, Wodis Sigma, Techem- und ista-Portale, Excel
Für 300 Abrechnungseinheiten müssen jedes Jahr Belege nach Umlageschlüssel sortiert, Heizkostenabrechnungen der Messdienste eingespielt und Zeiträume geprüft werden, bevor die Frist aus § 556 Absatz 3 BGB abläuft. Der Ablauf ordnet die gebuchten Belege den Umlagearten zu, prüft je Einheit, ob für alle Kostenarten Belege für den ganzen Zeitraum vorliegen, vergleicht mit dem Vorjahr und markiert Lücken und Ausreißer: fehlende Grundsteuer, Versicherungsprämie doppelt, Hausmeister ohne Vertrag. Dazu formuliert er die Begleitschreiben nach Ihrer Vorlage. Die Abrechnung prüft und versendet die Sachbearbeiterin.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Eigentümerversammlungen vorbereiten und Beschlüsse dokumentieren
Postfach, casavi, Beschlusssammlung, Textvorlagen der Verwaltung
Vor der Versammlungssaison liegen je Objekt zwanzig bis vierzig Mails von Eigentümern mit Wünschen, Anträgen und Beschwerden verstreut im Postfach. Der Ablauf sammelt sie je Gemeinschaft, erkennt, was ein Beschlussantrag ist und was eine Frage an die Verwaltung, formuliert Tagesordnungspunkte und Beschlussvorschläge nach Ihren Vorlagen und legt die Einladung mit der Frist aus § 24 WEG als Entwurf vor. Nach der Versammlung bringt er die Stichworte des Protokollführers in das Protokoll und ergänzt die Beschlusssammlung. Verwalter und Beiratsvorsitzender lesen, ändern und unterschreiben; ohne sie geht nichts hinaus.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Begehungsprotokolle aus Stichworten und Fotos schreiben
Smartphone, DMS, Domus, Auftragsvergabe
Ein Objektbetreuer begeht im Monat zwanzig Objekte und bringt je Begehung dreißig Fotos und eine Seite Stichworte mit. Der Ablauf ordnet Fotos und Stichworte den Gebäudeteilen zu, schreibt daraus einen vollständigen Bericht nach Ihrer Gliederung, hebt Mängel mit Handlungsbedarf hervor, schlägt vor, welche Mängel einen Auftrag oder einen Hinweis an den Beirat brauchen, und legt den Bericht im DMS zum Objekt ab. Was er nicht zuordnen kann, markiert er. Der Objektbetreuer liest den Bericht am selben Tag durch und gibt ihn frei, statt ihn am Freitag aus dem Gedächtnis zu schreiben.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Hausverwaltungen und Immobilienverwaltern
Das Verwaltungssystem ist das Zentrum, daneben Portale, Messdienste, DMS und Postfächer. Die Handarbeit liegt in den Übergängen.
- VerwaltungssystemeDomus, Haufe PowerHaus, Haufe axera, Wodis Sigma, Wodis Yuneo, iX-Haus
- Portalecasavi, Immoware24, Eigentümer- und Mieterportale der Hersteller
- Messdienste und EnergieTechem, ista, Brunata Minol, Kalorimeta
- DokumenteDocuWare, d.velop, DMS der Verwaltungssysteme, Scanstrecken
- KommunikationMicrosoft 365, Outlook, Sammelpostfächer, Telefonnotizen
- BuchhaltungDATEV, Buchhaltung der Verwaltungssysteme, Bankschnittstellen
Einwände
Was bei Hausverwaltungen und Immobilienverwaltern besonders zählt
Die Pflichten und Einwände, die in Hausverwaltungen zuerst auf dem Tisch liegen, und unsere Antwort darauf.
- Die Pflichten des Verwalters nach § 27 WEG bleiben beim Verwalter. Der Ablauf nimmt dem Verwalter keine Entscheidung ab. Er bereitet vor: sortiert, ordnet zu, formuliert Entwürfe, prüft Vollständigkeit. Beauftragt, freigegeben und unterschrieben wird von Menschen, und das Protokoll zeigt zu jedem Vorgang, was der Ablauf vorgeschlagen hat und wer es wann bestätigt hat.
- Die Abrechnungsfrist nach § 556 Absatz 3 BGB, und Fehler gehen zu unseren Lasten. Deshalb beginnt der Ablauf früh im Jahr mit der Prüfung, ob die Belege vollständig sind, und nicht erst im Herbst. Er findet Lücken und Ausreißer, rechnet aber nicht an der Fachsoftware vorbei: Die Abrechnung entsteht in Ihrem Verwaltungssystem, geprüft von Ihrer Sachbearbeiterin. Jeder markierte Punkt trägt den Beleg, aus dem er stammt.
- Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG, Erlaubnis nach § 34c GewO, Weiterbildung nach MaBV. Daran ändert ein Ablauf nichts, und er soll es auch nicht. Die Sachkunde bleibt bei den Menschen, die Beschlüsse vorbereiten und Abrechnungen verantworten. Der Ablauf verschafft ihnen Zeit dafür, indem er das Zuordnen und Abtippen übernimmt, das keine Sachkunde braucht, aber heute den Vormittag frisst.
- Mieter- und Eigentümerdaten brauchen Auftragsverarbeitungsverträge. Richtig, und wir schließen ihn. Sie entscheiden je Ablauf, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Datenfluss je Ablauf steht in der Dokumentation, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und Portalanbieter und Messdienste bleiben in ihren bestehenden Verträgen.
- Heizkostenverordnung und CO2-Kostenaufteilung müssen stimmen. Die Berechnung bleibt in Messdienstabrechnung und Verwaltungssystem. Der Ablauf prüft davor und danach: Liegen alle Messdienstdaten vor, passen Zeiträume und Einheiten, ist die Information an die Mieter vollständig und verständlich formuliert. Abweichungen meldet er mit Fundstelle; korrigieren tut sie der Mensch.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Kern der Abläufe, ein volles Postfach in Vorgänge zu verwandeln, betreiben wir aber täglich selbst: Dieser Fall sind wir selbst. In unserem Betrieb werden Mails gelesen, einem Kunden und Vorgang zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, Anrufe werden in Vorgänge überführt, Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt und für die Abrechnung vorbereitet, und nächtliche Prüfungen unserer Kundensysteme melden nur Abweichungen. Das ist dieselbe Mechanik wie Anliegen einordnen, Rechnungen zuordnen und Begehungen dokumentieren.
Zwei Dinge gingen bei uns schief und wurden zu Regeln. Die automatische Benennung von Aufgaben war anfangs zu technisch für die Rechnung; seitdem gilt, dass Titel in der Sprache des Kunden stehen. In einer Verwaltung heißt das: Vorgänge und Begleitschreiben in der Sprache von Eigentümern und Mietern, nicht in Kostenstellen. Und eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie auf Änderungen statt Zustände umstellten. Für die Betriebskostenprüfung heißt das: nur neue Lücken melden, nicht jeden Tag die ganze Liste.
Preise
Preise für Hausverwaltungen und Immobilienverwalter
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Anliegen lesen, einordnen und zuweisen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Hausverwaltungen und Immobilienverwaltern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Mieter- und Eigentümerdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn der Datenfluss geregelt ist. Für Anliegen, Rechnungen und Abrechnungen bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Welche Daten je Ablauf wohin fließen, ist dokumentiert und kann an Ihren Datenschutzbeauftragten übergeben werden. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Domus oder Haufe PowerHaus?
Nein. Das Verwaltungssystem bleibt das führende System für Objekte, Einheiten, Buchungen und Abrechnung. Die Abläufe arbeiten davor und daneben: Sie lesen, was ungeordnet hereinkommt, ordnen es zu und legen es dort ab, wo das System es erwartet, über die Schnittstellen und Importformate, die der Hersteller vorsieht. Wo eine Funktion des Systems selbst reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Aufwand entsteht bei uns intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen, meist zwei Objektbetreuer, eine Buchhalterin und die Geschäftsführung. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft parallel: Zwei Wochen prüft der Objektbetreuer jede Zuordnung, danach nur noch die markierten Fälle. Nach jeder Stufe entscheiden Sie neu, ob es weitergeht.
Lohnt sich das für eine Verwaltung mit fünfzehn Mitarbeitern?
Selten, das sagen wir offen. Unter etwa 50 Mitarbeitern rechnet sich ein Umbau zum Festpreis nur, wenn die Zahl der Einheiten groß ist, denn die Menge der Anliegen und Rechnungen hängt an den Einheiten, nicht an den Köpfen. Eine Verwaltung mit zwanzig Leuten und 8.000 Einheiten kann sich lohnen, ein Verbund mehrerer Verwaltungen auch. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Hausverwaltungen
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.