Zielgruppe
Im Fuhrpark stimmt die Tankkartenabrechnung erst, wenn jemand sie gegen die Kilometerstände hält.
Ein Dienstleistungsunternehmen mit 900 Beschäftigten und 350 Fahrzeugen, davon 20 Lkw: Telematik von Webfleet, Tankkarten von DKV und UTA, Leasing bei zwei Gesellschaften, Rechnungen in SAP, Fahrerakten in Carano Fleet+, Führerscheinkontrolle über LapID. Die Fuhrparkleiterin bekommt am Monatsanfang zwei Tankkartenabrechnungen mit 3.000 Zeilen, exportiert die Kilometerstände aus dem Telematik-Portal und sucht in Excel, welche Betankung nicht zum Fahrzeug passt: 90 Liter in einen Kleinwagen, zwei Betankungen am selben Tag in 300 Kilometern Abstand. Daneben liegen 40 Bußgeldbescheide der Woche, zu denen sie im Einsatzplan den Fahrer sucht, und ein Leasingvertrag, dessen Rückgabefrist niemand im Kalender hat. KI für Fuhrparkmanagement fängt deshalb beim Abgleich an: Rechnungen, Bescheide und Verträge dem Fahrzeug und dem Fahrer zuordnen, Abweichungen markieren und der Fuhrparkleiterin vorlegen, was sie freigeben soll.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Fuhrpark- und Flottenbetreibern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Fuhrpark- und Flottenbetreibern lohnen
Ein Fuhrpark ist ein Kostenblock, den selten jemand ganz sieht, weil die Daten bei Tankkartenanbieter, Leasinggeber, Telematik und Buchhaltung liegen. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Tank-, Werkstatt- und Reifenrechnungen je Fahrzeug prüfen
DKV Mobility, UTA, Webfleet, SAP
Für 350 Fahrzeuge kommen im Monat zwei Tankkartenabrechnungen mit zusammen 3.000 Zeilen und 200 Werkstatt- und Reifenrechnungen. Der Ablauf ordnet jede Zeile dem Fahrzeug zu, hält Betankungen gegen Tankvolumen, Kilometerstand und Standort aus der Telematik, prüft Werkstattpositionen gegen Rahmenvertrag und Wartungsplan und markiert, was nicht passt: Menge über dem Tankinhalt, Betankung weit vom Fahrzeugstandort, Ölwechsel nach 4.000 Kilometern, Reifen für ein Fahrzeug, das schon zurückgegeben ist. Die Fuhrparkleiterin gibt die sauberen Rechnungen als Stapel frei und klärt die markierten Zeilen mit Fahrer oder Werkstatt.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Bußgeldbescheide lesen und den Fahrer benennen
Posteingang, Carano Fleet+, Einsatzplanung, Telematik
Rund 40 Anhörungsbögen und Zeugenfragebögen in der Woche, jeder mit Kennzeichen, Tatzeit und einer Frist von meist zwei Wochen. Der Ablauf liest den Bescheid, findet das Fahrzeug, ermittelt aus Einsatzplanung, Fahrerzuordnung und Telematik, wer zur Tatzeit gefahren ist, und bereitet die Fahrerbenennung an die Behörde sowie die interne Mitteilung an den Mitarbeiter vor. Markiert wird, was nicht eindeutig ist: Poolfahrzeug ohne Buchung, Fahrerwechsel am Tattag, Frist in zwei Tagen. Benannt wird nur, was die Fuhrparkleiterin freigibt, und jeder Vorgang trägt Bescheid, Quelle der Zuordnung und Zeitstempel.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Schadensmeldungen erfassen und an Versicherung oder Leasinggeber melden
Schadenformular, Fotos aus der Fahrer-App, Versichererportal, Leasinggeber-Portal
Bei 350 Fahrzeugen melden Fahrer im Monat 25 Schäden, meist per Formular mit Fotos vom Handy und einer Beschreibung in drei Zeilen. Der Ablauf liest Meldung und Fotos, erkennt Fahrzeug, Schadenart und Ort, prüft gegen Versicherungsvertrag und Leasingbedingungen, wer zu informieren ist, und stellt die Meldung an Versicherer oder Leasinggeber mit allen Pflichtangaben zusammen; fehlende Angaben fragt er beim Fahrer nach. Schäden mit Personenbeteiligung oder Fremdschaden legt er sofort der Fuhrparkleitung vor. Gemeldet wird nach Freigabe, und die Akte ist beim nächsten Rückgabetermin vollständig.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Leasingverträge überwachen und Ersatz vorbereiten
Leasinggeber-Portale, Carano Fleet+, Webfleet, Excel
300 Leasingverträge mit zwei Gesellschaften, verschiedenen Laufzeiten, Kilometerpaketen und Rückgabefristen. Der Ablauf liest Verträge und Portale aus, hält die gefahrenen Kilometer aus der Telematik gegen das Paket, rechnet Mehr- oder Minderkilometer zum Vertragsende hoch, erkennt Rückgabefristen und Kündigungstermine und erstellt sechs Monate vor Ende eine Entscheidungsvorlage je Fahrzeug: verlängern, ersetzen, Kilometerpaket anpassen, mit den Kosten je Variante aus Ihrem Tarifwerk. Fahrzeuge mit hoher Schadenhistorie oder stark abweichender Laufleistung markiert er. Die Entscheidung trifft die Fuhrparkleitung mit dem Fachbereich.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Monatsbericht zu Kosten, Verbrauch und Schäden erstellen
SAP, Tankkartendaten, Telematik, Microsoft 365
Jeden Monat wollen Geschäftsführung und vier Bereichsleiter wissen, was die Flotte kostet und wo. Der Ablauf zieht Rechnungen aus SAP, Betankungen aus den Tankkartendaten, Kilometer und Verbrauch aus der Telematik und Schäden aus der Schadenakte, rechnet je Bereich, Fahrzeugklasse und Fahrzeug die Kosten je Kilometer und schreibt den Bericht nach Ihrer Gliederung mit den Abweichungen zum Vormonat und zum Vorjahr in Worten. Zahlen, die aus zwei Quellen nicht übereinstimmen, markiert er, statt sie zu glätten. Die Fuhrparkleiterin liest, kommentiert und gibt den Bericht frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Fuhrpark- und Flottenbetreibern
Telematik, Tankkarten, Leasinggeber, Werkstattnetz und Buchhaltung haben je ein eigenes Portal. Zusammen kommen die Daten erst in Excel.
- TelematikWebfleet, Samsara, Geotab, Vimcar, Herstellerportale
- FuhrparkverwaltungCarano Fleet+, Fuhrparksoftware mit Fahrerakte, Poolfahrzeugbuchung, Excel
- Tankkarten und LadenDKV Mobility, UTA, Shell Card, Aral Fleet, Ladekartenanbieter
- Pflichten und PrüfungenLapID, elektronische Führerscheinkontrolle, UVV-Prüfprotokolle, HU-Termine
- Leasing und VersicherungLeasinggeber-Portale, Versichererportale, Schadenmanagement-Dienstleister
- Finanzen und KommunikationSAP, Microsoft Dynamics 365, DATEV, Microsoft 365
Einwände
Was bei Fuhrpark- und Flottenbetreibern besonders zählt
Die Einwände, die in Fuhrparkabteilungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Halterpflichten müssen nachweisbar dokumentiert sein. Führerscheinkontrolle, UVV-Prüfung nach DGUV Vorschrift 70 und Hauptuntersuchung bleiben Pflichten des Halters. Der Ablauf hält Termine und Nachweise je Fahrzeug und Fahrer zusammen, erinnert nach festen Regeln und meldet, was überfällig ist. Das Protokoll zeigt, wann welche Prüfung mit welchem Nachweis erfasst wurde; das ist der Nachweis, den Sie heute aus drei Ordnern zusammensuchen.
- Telematikdaten sind Beschäftigtendaten. Ja, und der Betriebsrat ist nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG zu beteiligen, bevor etwas gebaut wird. Wir legen offen, welche Daten der Ablauf liest, wofür und wie lange: Kilometerstand und Standort für den Rechnungsabgleich, Fahrerzuordnung für den Bescheid, keine Fahrverhaltensbewertung, keine Rangliste. Die Zweckbindung wird technisch umgesetzt, nicht nur zugesagt.
- Fehler bei der Fahrerbenennung führen zur Fahrtenbuchauflage. Deshalb benennt der Ablauf nicht, er legt vor. Zu jedem Bescheid zeigt er, aus welcher Quelle die Zuordnung stammt, und markiert alle Fälle, in denen Einsatzplan und Telematik nicht übereinstimmen oder ein Poolfahrzeug ohne Buchung unterwegs war. Die Fuhrparkleiterin benennt nur, was eindeutig ist, und das in der Frist.
- Für Lkw gelten zusätzlich Lenk- und Ruhezeiten. Bei Fahrzeugen über 3,5 Tonnen kommen Fahrpersonalgesetz und VO (EG) 561/2006 dazu, und die Fahrtenschreiberdaten sind eine weitere Quelle, die der Ablauf lesen kann: Lenkzeiten gegen Einsatzplan halten, Abweichungen auflisten, Archivfristen überwachen. Ob dieser Teil in Ihren Umbau gehört, hängt an der Zahl der Lkw und steht in der Analyse.
- Der Fuhrpark ist bei uns eine halbe Stelle. Dann ist der Abgleich genau die Arbeit, die diese halbe Stelle auffrisst. Der Umbau braucht von Ihnen jemanden, der Regeln entscheidet und Freigaben erteilt, keine Projektgruppe; Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir. Ob sich das bei Ihrer Flottengröße trägt, sagt die Analyse mit einer Zahl, auch wenn sie gegen den Umbau ausfällt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Den Abgleich großer Bestände gegen feste Regeln kennen wir aus unseren Projekten. Für einen unabhängigen Händler für Industrie-Ersatzteile mit rund 50 Mitarbeitern haben wir Millionen Teile von 2.226 Herstellern in Salesforce bearbeitet: Herstellertexte mit Faktenanker recherchiert, elf Qualitätsprüfungen je Datensatz, bitgleiches Rollback, Rollout von zehn Herstellern je Woche mit Wochenbericht und Stoppschalter; 3,3 Millionen Seiten entstanden, die Salesforce-Abfragen sanken um 71 Prozent. Tausende Zeilen gegen Regeln halten, jede Abweichung belegt markieren und nichts ändern, was sich nicht zurücknehmen lässt: das ist die Mechanik, die eine Tankkartenabrechnung braucht.
Was dort schiefging: Die ersten Texte nannten veraltete Konzernzugehörigkeiten, seitdem gilt die Regel, dass eine Angabe nur mit Datum und Quelle zählt; und eine Prüfung auf Umlaute fehlte in der ersten Woche. Für einen Fuhrpark heißt das, dass ein Kilometerstand nur mit Zeitstempel und Quelle in einen Abgleich darf, und dass die Prüfliste in den ersten Wochen mit jeder gefundenen Lücke wächst.
Preise
Preise für Fuhrpark- und Flottenbetreiber
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Tank-, Werkstatt- und Reifenrechnungen je Fahrzeug prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Fuhrpark- und Flottenbetreibern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Fahrer- und Telematikdaten durch eine KI laufen?
Ja, wenn Sie bestimmen, wo das Modell läuft, der Betriebsrat beteiligt ist und das vertraglich geregelt ist. Für Fahrerakten, Standortdaten und Bußgeldvorgänge bauen wir mit Modellen im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Der Ablauf liest je Vorgang nur, was dieser Vorgang braucht, und das Protokoll zeigt, welche Daten das waren. Details unter Datensouveränität.
Ersetzt das unsere Fuhrparksoftware oder das Telematik-Portal?
Nein. Telematik, Fuhrparksoftware und Buchhaltung bleiben die Quellen, der Ablauf liest sie über Schnittstellen und Exporte und schreibt zurück, wo es vorgesehen ist. Er übernimmt die Arbeit zwischen den Portalen: zuordnen, abgleichen, markieren, Vorlagen schreiben. Wo Ihre Fuhrparksoftware eine Auswertung selbst kann, sagen wir das in der Analyse. Wo ein Werkzeug fehlt, etwa für den Tankkartenabgleich mit Telematik, bauen wir es passend zu Ihren Daten.
Ab welcher Flottengröße lohnt sich das?
Die Menge entscheidet, nicht die Mitarbeiterzahl. Ab etwa 100 Fahrzeugen entstehen monatlich genug Rechnungszeilen, Bescheide und Fristen, dass sich ein Ablauf zum Festpreis trägt; darunter reicht meist eine gute Fuhrparksoftware, und das sagen wir dann auch. Für Flottenmanagement-Dienstleister, die mehrere Kundenflotten betreuen, rechnet sich derselbe Ablauf über alle Mandanten. Der Kostenrechner gibt eine erste Größenordnung.
Was passiert, wenn die Telematik ein Fahrzeug nicht kennt?
Dann meldet der Ablauf genau das, statt zu raten. Fahrzeuge ohne Telematik, Poolwagen ohne Buchung oder Mietwagen aus dem Überbrückungsvertrag landen in einer eigenen Liste mit dem Hinweis, welche Prüfung für sie nicht möglich war. Die Fuhrparkleiterin entscheidet, ob sie die Lücke schließt oder diese Fahrzeuge weiter von Hand prüft. Der Ablauf wird nur so weit automatisch, wie die Daten es tragen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Fuhrparkmanagement
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.