Zielgruppe
Auf dem Laufwerk liegen 1.200 Verträge, und niemand weiß, welche sich nächstes Jahr automatisch verlängern.
Ein Maschinenbauer mit 1.100 Mitarbeitern und einer Rechtsabteilung aus zwei Syndikusrechtsanwälten und einer Vertragsmanagerin: SharePoint mit einem Ordner Verträge, in dem 1.200 PDF-Dateien in 90 Unterordnern liegen, Word für alles, was neu entsteht, beck-online für die Recherche, und drei externe Kanzleien, deren Rechnungen quartalsweise kommen. Jede Woche schickt der Vertrieb vier Kundenverträge mit 60 Seiten Einkaufsbedingungen zur Prüfung, und die Juristin liest sie Klausel für Klausel gegen die eigenen Standards, markiert von Hand und schreibt die Kommentare für die Verhandlung. Zwischendurch fragt der Einkauf nach einer NDA bis morgen, die Personalabteilung, ob die neue Betriebsvereinbarung mit dem Rahmenvertrag kollidiert, und die Geschäftsführung, welche Lieferverträge sich im Januar stillschweigend verlängern. Niemand kann das aus 1.200 PDF-Dateien beantworten. KI für die Rechtsabteilung beginnt deshalb beim Bestand und beim Posteingang: lesen, gegen Standards halten, Fristen ziehen, Entwürfe vorlegen, und die Juristin bewertet.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Rechtsabteilungen und Vertragsmanagern am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
Lieber gleich einen festen Termin? Gespräch von 30 Minuten direkt buchen
Erst einmal selbst prüfen? Potenzial-Check in zehn Minuten
Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Rechtsabteilungen und Vertragsmanagern lohnen
Die Arbeit einer Rechtsabteilung ist die Bewertung: Was bedeutet diese Klausel für uns, und was tun wir? Die Zeit geht heute in das Finden, Lesen und Vergleichen davor. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
-
Eingehende Verträge gegen Standardklauseln prüfen
Word, SharePoint, Klauselbibliothek, Vertriebspostfach
Im Jahr kommen 200 Kundenverträge und Einkaufsbedingungen zur Prüfung, jeder 30 bis 80 Seiten, und die Hälfte der Klauseln weicht an denselben Stellen von Ihren Standards ab: Haftung, Vertragsstrafe, Gewährleistungsfrist, Gerichtsstand. Der Ablauf liest den Vertrag, ordnet jede Klausel Ihrem Klauselkatalog zu, vergleicht mit Standard und Rückfallposition und markiert die Abweichungen nach Ihrer Einstufung, mit Fundstelle und dem Kommentar, den Sie in vergleichbaren Fällen geschrieben haben. Ungewöhnliche Klauseln, die keinem Muster entsprechen, sind eigens hervorgehoben. Die Bewertung und die Verhandlungslinie bleiben bei der Juristin; sie gibt die Kommentare frei.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Vertragsbestand erfassen und Fristenliste aufbauen
SharePoint, Dateiablagen, ContractHero, Excel
1.200 Verträge in 90 Ordnern, teils gescannt, teils als Word-Fassung ohne Unterschrift, teils als Nachtrag ohne Hauptvertrag. Der Ablauf liest jede Datei, erkennt Vertragsart, Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsklausel, Vertragswert und Zuständigkeit, legt den Datensatz im Vertragsregister an und verknüpft Nachträge mit ihrem Hauptvertrag. Markiert wird, was fehlt oder widerspricht: unsignierte Fassung, zwei Laufzeiten im selben Vertrag, Nachtrag ohne Bezug. Aus den Daten entsteht die Fristenliste mit Vorlauf nach Ihren Regeln. Die Vertragsmanagerin prüft die markierten Fälle; jede Erfassung trägt die Fundstelle im Dokument.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
NDA-Anfragen prüfen und aus Vorlagen anpassen
Sammelpostfach recht@, Word-Vorlagen, DocuSign, Vertragsregister
Vertrieb und Einkauf schicken im Monat 30 Anfragen nach einer Geheimhaltungsvereinbarung, die Hälfte mit dem Muster der Gegenseite. Der Ablauf liest die Anfrage, prüft, ob mit dieser Partei schon eine gültige Vereinbarung besteht, und entwirft bei eigener Vorlage die passende Fassung mit Parteien, Zweck und Laufzeit; bei fremdem Muster vergleicht er gegen Ihre Mindestanforderungen und markiert, was fehlt oder zu weit geht, etwa einseitige Pflichten oder fehlende Rückgabe. Die Juristin gibt den Entwurf frei, erst dann geht er zur Unterschrift. Was Standard ist, dauert Stunden statt Tage; was abweicht, bekommt ihre Zeit.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Rechtsfragen der Fachbereiche aus dem Bestand beantworten
Sammelpostfach recht@, SharePoint, Gutachtenablage, beck-online
Im Postfach der Rechtsabteilung landen wöchentlich 40 Fragen aus den Fachbereichen, und zwei Drittel wurden in ähnlicher Form schon einmal beantwortet: Darf der Vertrieb das Logo des Kunden zeigen, wie lange bewahren wir Bewerbungen auf, welche Kündigungsfrist gilt beim Lieferanten X. Der Ablauf ordnet die Frage einem Thema zu, sucht frühere Antworten, Gutachten und Richtlinien im Bestand und entwirft die Antwort mit Verweis auf die Quelle. Markiert wird, was neu ist, Fristen berührt oder nach außen geht; das landet bei der Juristin oder wird mit Entwurf an die Kanzlei weitergegeben. Gesendet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Kanzleirechnungen gegen Mandat und Honorarvereinbarung prüfen
Rechnungseingang, Mandatsliste, Honorarvereinbarungen, SAP
Drei Kanzleien stellen im Quartal 60 Rechnungen mit Leistungsnachweisen über zehn Seiten, und die Prüfung gegen Mandat, Stundensatz und Deckelung bleibt oft bei der Plausibilität. Der Ablauf liest Rechnung und Nachweis, ordnet jede Position einem Mandat zu, prüft Stundensätze gegen die Honorarvereinbarung, Summen gegen Deckel und Budget, und markiert Auffälligkeiten: Bearbeiter ohne vereinbarten Satz, Doppelabrechnung einer Besprechung, Leistungen nach Mandatsende. Die Freigabe trifft der Syndikus; was markiert ist, geht mit Begründung an die Kanzlei zurück. Am Quartalsende liegt die Aufwandsübersicht je Mandat vor.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Rechtsabteilungen und Vertragsmanagern
In den meisten Rechtsabteilungen liegt der Bestand in Ordnern und Word, Vertragsmanagement-Software ist selten älter als zwei Jahre. Der Umbau arbeitet mit dem, was da ist.
- VertragsmanagementContractHero, fynk, DocuSign CLM, Ironclad, Icertis, SAP Ariba Contracts
- Dokumente und AblageMicrosoft SharePoint, iManage, Dateilaufwerke, DMS
- Erstellung und SignaturMicrosoft Word, DocuSign, Adobe Sign, d.velop sign
- Recherchebeck-online, juris, Wolters Kluwer Online, interne Gutachtenablage
- Rechnungen und KostenSAP, Microsoft Dynamics 365, Rechnungseingang, Mandatslisten in Excel
- KommunikationMicrosoft 365, Outlook, Sammelpostfächer, Teams
Einwände
Was bei Rechtsabteilungen und Vertragsmanagern besonders zählt
Die Einwände, die Rechtsabteilungen zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Vertragsinhalte sind streng vertraulich. Deshalb bleibt die Wahl der Betriebsart bei Ihnen: Für Vertragsbestand und Verhandlungskommentare empfehlen wir das Modell im Haus oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell, und der Datenfluss je Ablauf ist dokumentiert, so dass Sie ihn gegenüber Vertragspartnern mit Geheimhaltungsklausel nachweisen können. Offene Dienste ohne Vertrag kommen nicht vor.
- Die rechtliche Bewertung bleibt bei Juristen. So ist der Ablauf gebaut. Er findet, vergleicht, ordnet zu und entwirft; was eine Klausel bedeutet und wie verhandelt wird, entscheidet die Juristin. Das Rechtsdienstleistungsgesetz ist nicht berührt, weil niemand außer Ihren Juristen eine rechtliche Prüfung erbringt. Der Ablauf ist Vorarbeit, so wie ein Referendar den Vertrag vorliest, nur vollständig und mit Fundstellen.
- Für eine fehlerhafte Vertragsprüfung haftet das Unternehmen. Jede Markierung trägt Fundstelle und die Regel, nach der sie entstand, und das Protokoll zeigt, was die Juristin gesehen und freigegeben hat. Was der Ablauf nicht sicher zuordnen kann, ist als unklar markiert, nicht als unauffällig. Eine Prüfung mit vollständiger Klauselliste ist belastbarer als das Lesen am Freitagnachmittag unter Zeitdruck.
- Syndikusrechtsanwälte unterliegen dem Berufsgeheimnis. Mandanteninformationen bleiben in Ihren Systemen, und als Dienstleister verpflichten wir uns nach § 203 Absatz 4 StGB schriftlich zur Verschwiegenheit. Der Ablauf hat Zugriff nur auf die Ablagen, die Sie freigeben, und das Protokoll zeigt jeden Zugriff. Welche Verträge er liest und welche nicht, bestimmen Sie je Ordner.
- Wir haben gerade erst eine CLM-Software eingeführt. Dann beginnt der Umbau mit dem Problem jeder neuen Vertragssoftware: dem Altbestand, der nicht von selbst hineinkommt. Der Ablauf erfasst die 1.200 PDF-Dateien, zieht die Metadaten und übergibt sie über den Import an Ihr System. Danach arbeitet er mit der Software, nicht daneben; was sie selbst kann, nutzen wir.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Prüfen ganzer Textbestände gegen ein Regelwerk mit Fundstelle und Einstufung ist unser Alltag. Für einen börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern, zehn Live-Domains und Service-Inhalten in elf Sprachen liest ein Ablauf den gesamten Textbestand, markiert jede Umweltaussage nach der EU-Richtlinie 2024/825 mit Fundort und Einstufung, und ein Werkzeug zeigt je Seite den Handlungsbedarf; umformuliert wird nach Redaktionsleitfaden, freigegeben je Stelle durch einen Menschen. Ein Vertrag gegen den Klauselkatalog ist dieselbe Aufgabe: Text lesen, Stellen finden, einstufen, Fassung vorschlagen, Mensch entscheidet.
Schiefgegangen ist dort zweierlei: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft. Und die Übersetzungen brauchten zwei Runden, weil Fachbegriffe doppelt belegt waren. Für Ihre Rechtsabteilung heißt das: Der Klauselkatalog wird in den ersten Wochen an echten Verträgen geschärft, damit nicht jede Haftungsklausel rot ist, und Begriffe wie Laufzeit, Vertragsbeginn oder Verlängerung werden vor dem Start eindeutig definiert, sonst zählt jeder Vertrag seine Frist anders.
Preise
Preise für Rechtsabteilung und Vertragsmanagement
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Eingehende Verträge gegen Standardklauseln prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Rechtsabteilungen und Vertragsmanagern
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Verträge und Gutachten durch ein Modell laufen?
Nur unter Bedingungen, die Sie bestimmen. Sie wählen je Ablauf, wo das Modell läuft: im Haus, auf EU-Servern oder als Cloud-Modell unter Auftragsverarbeitungsvertrag, und keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Für Vertragsbestand, Verhandlungskommentare und Gutachten empfehlen wir die Betriebsart im Haus; für den Abgleich öffentlich zugänglicher AGB einer Gegenseite spielt sie kaum eine Rolle. Die drei Wege stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das ContractHero, Ironclad oder iManage?
Nein, es füllt und ergänzt sie. Vertragsmanagement-Software führt Register und Fristen, wenn jemand die Daten eingetragen hat, und iManage hält Dokumente, ohne sie zu lesen. Unsere Abläufe liefern das, was hineinsoll: den erfassten Altbestand, die extrahierten Fristen, die geprüfte Fassung. Das Ergebnis landet in Ihrer Software über Import oder Schnittstelle. Wo die Software den Schritt selbst kann, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben eine Juristin und 150 Mitarbeiter. Lohnt sich das?
Bei zwanzig Verträgen im Jahr und einem Bestand von 200 Dokumenten rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen; ein ordentliches Vertragsregister in Excel tut es dann. Ab einigen hundert Verträgen im Bestand, mehreren Prüfungen pro Woche oder laufend eingehenden NDAs kippt das. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet der Umbau die Rechtsabteilung selbst?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: die Juristin, die Vertragsmanagerin, jemand aus dem Vertrieb, der Verträge einreicht. Im Umbau braucht es eine Person, die den Klauselkatalog und die Einstufungen bestätigt. Zwei Wochen Parallelbetrieb, in denen die Juristin jeden Vertrag wie bisher liest und mit der Markierung vergleicht, danach prüft sie nur noch die markierten Stellen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für die Rechtsabteilung
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.