Zielgruppe
In der Nachtschicht gehen zwei Stunden in Pflegeberichte, und der Höherstufungsantrag liegt drei Wochen.
Ein Träger mit neun Einrichtungen, 820 Bewohnern und 1.100 Beschäftigten: Vivendi für Pflegedokumentation und Bewohnerverwaltung, P&I LOGA für die Gehälter, DATEV in der Zentrale, ein Bewerberportal, das niemand täglich öffnet. In jeder Einrichtung schreibt die Nachtschicht Pflegeberichte für 90 Bewohner, aus Stichworten, Übergabe und Erinnerung, zwei Stunden pro Nacht. Die Pflegedienstleitung weiß seit Wochen, dass bei zwölf Bewohnern der Pflegegrad nicht mehr stimmt, aber der Antrag braucht eine Begründung aus sechs Monaten Dokumentation, und die Zeit dafür gibt es nicht. Die Verwaltung beantwortet Angehörigenfragen nach Kosten und Platz, prüft Heimkostenrechnungen an Sozialhilfeträger und bereitet die Qualitätsprüfung vor, jedes Jahr dieselben Ordner. KI für Pflegeheime beginnt deshalb bei der Dokumentation: aus Stichworten lesbare Berichte, aus Berichten Begründungen, und die Pflegefachkraft entscheidet, was stimmt.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Pflegeheimen und Trägern der stationären Pflege am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Pflegeheimen und Trägern der stationären Pflege lohnen
Die Arbeit im Heim ist die Pflege am Bewohner. Dokumentation, Anträge und Verwaltung sind die zweite Schicht, die danach beginnt. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Pflegeberichte und Schichtübergabe aus Stichworten in Form bringen
Vivendi, MEDIFOX DAN, Tablet am Pflegewagen, Übergabeprotokoll, Dienstplan
90 Bewohner, drei Schichten, jeden Tag ein Eintrag je Bewohner: Mobilisation, Essen, Flüssigkeit, Stimmung, Hautzustand, Besuch. Die Pflegekraft tippt Stichworte am Wagen oder spricht sie ein. Der Ablauf bringt die Stichworte in lesbare Sätze in der Ordnung der Dokumentationsvorgabe des Trägers, behält die Worte der Pflegekraft und erfindet nichts dazu. Er stellt die Übergabe für die nächste Schicht zusammen und markiert, was nach den Regeln des Hauses eine Besonderheit ist: Sturz, Gewichtsverlust, Trinkmenge unter Ziel, fehlender Eintrag. Die Pflegefachkraft bestätigt vor Schichtende. Die zwei Stunden werden zwanzig Minuten.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Pflegeplanung und Evaluation nach SIS vorformulieren
Vivendi, MEDIFOX DAN, Curasoft, SIS-Vorlagen, Pflegeberichte
Alle drei bis sechs Monate wird für jeden Bewohner die Pflegeplanung evaluiert: Was hat sich in den sechs Themenfeldern der Strukturierten Informationssammlung geändert, welche Maßnahme wirkt, welche nicht. Der Ablauf liest Pflegeberichte, Vitalwerte, Sturz- und Wundprotokolle des Zeitraums, ordnet sie den Themenfeldern und den geplanten Maßnahmen zu und schreibt den Evaluationsentwurf mit Datum und Fundstelle je Aussage. Risikoeinschätzungen und neue Maßnahmen schlägt er nicht vor, sondern legt die Beobachtungen dazu vor. Die Pflegefachkraft bewertet, entscheidet und gibt frei; die Dokumentation bleibt ihre Vorbehaltsaufgabe.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Höherstufungsanträge aus der Dokumentation begründen
Vivendi, MEDIFOX DAN, Pflegekassenformulare, Gutachten des Medizinischen Dienstes, Word
In einem Haus mit 90 Bewohnern stimmt bei zehn bis fünfzehn der Pflegegrad nicht mehr, und jeder fehlende Grad kostet den Träger monatlich mehrere hundert Euro. Der Ablauf vergleicht die Dokumentation der letzten Monate mit den Modulen des Begutachtungsinstruments, erkennt Bewohner, bei denen Hilfebedarf in mehreren Modulen gestiegen ist, und schreibt die Begründung für den Antrag an die Pflegekasse mit Belegstellen aus Pflegeberichten, Sturzprotokollen und Maßnahmenplan. Die Pflegedienstleitung prüft die Einschätzung und gibt frei. Der Antrag liegt nach drei Tagen bei der Kasse statt nach drei Wochen in der Ablage.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Angehörigen- und Bewerberanfragen beantworten
Sammelpostfächer, Bewerberportale, Vivendi, Belegungsübersicht, Microsoft 365
Ein Träger mit neun Häusern bekommt täglich Anfragen zweier Art: Angehörige fragen nach freien Plätzen, Kosten, Eigenanteil, Besuchszeiten und dem Zustand der Mutter; Pflegekräfte bewerben sich über Portale, per Mail und auf dem Handy der Wohnbereichsleitung. Der Ablauf liest jede Anfrage, erkennt Anliegen und Haus, bereitet die Antwort aus Belegung, Entgeltübersicht und Stellenprofil vor und legt den Vorgang bei Heimleitung oder Pflegedienstleitung an. Bei Bewerbungen prüft er Berufsurkunde und Verfügbarkeit und schlägt Gesprächstermine aus den Kalendern vor. Fragen zum Zustand eines Bewohners beantwortet er nicht; die gehen an die Bezugspflegekraft. Gesendet wird nach Freigabe.
Vertrieb und KommunikationLeistung -
Heimkostenabrechnung prüfen und Qualitätsprüfung vorbereiten
Vivendi, HEIMBAS, DATEV, Sozialhilfeträger und Pflegekassen, Prüfkatalog des Medizinischen Dienstes
Monatlich gehen 820 Heimkostenrechnungen an Bewohner, Pflegekassen und Sozialhilfeträger, aufgeteilt nach Pflegegrad, Leistungszuschlag, Unterkunft, Verpflegung und Investitionskosten. Der Ablauf prüft jede Rechnung gegen Pflegegrad, Bewilligung und Abwesenheitstage, hält Abweichungen zurück und bereitet Antworten auf Rückfragen der Kostenträger vor. Vor einer Qualitätsprüfung oder einem Besuch der Heimaufsicht stellt er aus der Dokumentation die Nachweise je Prüfkriterium zusammen und markiert Lücken, bevor der Prüfer sie findet. Verwaltungsleitung und Qualitätsmanagement prüfen und geben frei; die Ordnerwoche entfällt.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Pflegeheimen und Trägern der stationären Pflege
Die Pflegesoftware trägt Dokumentation und Bewohnerverwaltung, Lohn und Buchhaltung liegen beim Träger, Anfragen und Bewerbungen in Postfächern. Die Pflegefachkraft und die Verwaltung tragen die Daten dazwischen.
- Pflegedokumentation und BewohnerverwaltungVivendi, MEDIFOX DAN, Curasoft, Sinfonie, HEIMBAS, SENSO, myneva
- Lohn und BuchhaltungP&I LOGA, DATEV, Dienstplanprogramme, Zeiterfassungen mit Schnittstelle
- Kostenträger und PrüfungPflegekassen, Sozialhilfeträger, Medizinischer Dienst, Heimaufsicht, Begutachtungsinstrument
- Kommunikation und PersonalMicrosoft 365, Sammelpostfächer, Bewerberportale, Angehörigen-Apps
- DokumenteDMS, SIS-Vorlagen, Word, Prüfkataloge als PDF
Einwände
Was bei Pflegeheimen und Trägern der stationären Pflege besonders zählt
Die Einwände, die Trägergeschäftsführung, Pflegedienstleitung und Qualitätsmanagement zuerst nennen, und unsere Antwort darauf.
- Pflegedaten sind Gesundheitsdaten, die Abrechnung unterliegt dem Sozialgeheimnis. Bewohnerdaten bleiben in Ihrer Pflegesoftware. Das Modell läuft im Rechenzentrum des Trägers oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, bei kirchlichen Trägern nach KDG oder DSG-EKD; der Ablauf liest je Vorgang nur den einen Bewohner, nichts trainiert ein fremdes Modell, jeder Zugriff steht im Protokoll. Die Verschwiegenheitsverpflichtung als Dienstleister unterschreiben wir.
- Dokumentation ist Vorbehaltsaufgabe der Pflegefachkraft. So bleibt es. Der Ablauf bringt die Beobachtungen der Pflegekraft in Form und legt sie vor; er beurteilt nicht, plant nicht und ändert keine Maßnahme. Jede Aussage im Entwurf zeigt auf den Eintrag, aus dem sie stammt, und erst die Bestätigung der Fachkraft macht aus dem Entwurf Dokumentation. Das Protokoll zeigt, was der Entwurf enthielt und was geändert wurde.
- Qualitätsprüfung und Qualitätsindikatoren stützen sich auf die Dokumentation. Deshalb muss sie vollständig und fachlich verantwortet sein, und beides unterstützt der Ablauf: Er markiert fehlende Einträge am selben Tag, nicht bei der Prüfung, und stellt Nachweise je Prüfkriterium aus dem zusammen, was dokumentiert wurde. Was nicht dokumentiert ist, erfindet er nicht. Die Indikatorenerhebung bleibt Sache der Pflegefachkraft; der Ablauf liefert ihr die Belege.
- Kirchliche Träger haben eigene Mitarbeitervertretung, kommunale das Vergaberecht. Der Ablauf misst keine Leistung einzelner Pflegekräfte und vergleicht keine Schichten nach Personen. Was er speichert und wer es sieht, legen wir vor dem Bau für Mitarbeitervertretung nach MAVO oder MVG-EKD oder den Betriebsrat offen. Für kommunale Träger sind Analyse und Umbau Festpreise mit Leistungsbeschreibung, die in ein Vergabeverfahren passen.
- Pflegesatzverhandlungen begrenzen Investitionen. Deshalb rechnet die Analyse mit Ihren Zahlen: Stunden je Nacht in Berichten, offene Höherstufungen und ihr Gegenwert je Monat, Rückfragen in der Heimkostenabrechnung. Höherstufungen allein tragen oft den Umbau, weil dort Geld liegt, das dem Haus zusteht. Was sich nicht rechnet, steht im Bericht, und wir bauen es nicht.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Das Lesen großer Textbestände gegen eine feste Gliederung mit Fundstelle kennen wir aus unseren Projekten: Bei einem börsennotierten Hersteller von Brennstoffzellen mit rund 400 Mitarbeitern liest ein Ablauf den gesamten Textbestand über zehn Live-Domains und elf Sprachen, markiert Umweltaussagen nach einer EU-Richtlinie mit Fundort und Einstufung, liefert ein Werkzeug für den Handlungsbedarf je Seite und formuliert nach Redaktionsleitfaden um; jede Stelle gibt ein Mensch frei. Sechs Monate Pflegeberichte nach den Modulen des Begutachtungsinstruments zu ordnen ist dieselbe Arbeit: viel Text, feste Gliederung, jede Aussage mit Beleg.
Was dort schiefging, gehört dazu: Die erste Einstufung war zu streng und meldete zu viele Treffer, das Regelwerk wurde nachgeschärft. Für ein Pflegeheim heißt das: Die Regeln, was im Pflegebericht als Besonderheit markiert wird und ab wann ein Bewohner für eine Höherstufung in Frage kommt, legen wir mit der Pflegedienstleitung fest und justieren sie in den ersten Wochen, damit sie morgens fünf echte Hinweise sieht und nicht fünfzig.
Preise
Preise für Pflegeheime und stationäre Pflege
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Pflegeberichte und Schichtübergabe aus Stichworten in Form bringen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Pflegeheimen und Trägern der stationären Pflege
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Bewohnerdaten durch ein KI-Modell laufen?
Ja, wenn das Modell dort läuft, wo Sie es bestimmen, und der Vertrag es regelt. Für Pflegeberichte, Anträge und Abrechnung bauen wir mit Modellen im Rechenzentrum des Trägers oder auf EU-Servern unter Auftragsverarbeitungsvertrag, bei kirchlichen Trägern nach KDG oder DSG-EKD. Keine Daten trainieren ein fremdes Modell, der Ablauf sieht je Vorgang einen Bewohner, jeder Zugriff ist protokolliert. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das Vivendi oder MEDIFOX DAN?
Nein. Die Pflegesoftware bleibt führend für Bewohner, Dokumentation und Abrechnung, und der Ablauf schreibt dorthin nur über die vorgesehenen Schnittstellen. Er arbeitet davor und daneben: aus Stichworten Berichte, aus Berichten Begründungen, aus Postfächern Vorgänge, aus Dokumentation Nachweise. Wo eine Funktion der Pflegesoftware reicht, etwa die SIS-Vorlage selbst, sagen wir das in der Analyse.
Wie viel Zeit kostet das den Träger intern?
Die Analyse dauert drei Tage mit den Menschen, die die Arbeit machen: eine Pflegedienstleitung, zwei Pflegefachkräfte aus verschiedenen Schichten, jemand aus Verwaltung und Qualitätsmanagement. Der Umbau braucht einen Ansprechpartner für Regeln und Freigaben. Die Einführung läuft je Haus im Parallelbetrieb: Zwei Wochen lesen die Fachkräfte jeden Entwurf vollständig, danach prüfen sie wie bisher ihren Bericht, nur ohne ihn zu tippen.
Lohnt sich das für ein einzelnes Haus mit 60 Bewohnern?
Für ein einzelnes Haus selten, das sagen wir offen. Die Menge entsteht beim Träger: Mehrere Einrichtungen mit derselben Pflegesoftware, einer Verwaltung und denselben Kostenträgern betreiben einen Ablauf gemeinsam, und dann rechnet er sich auch für das kleinste Haus. Der Potenzial-Check gibt in zehn Minuten eine erste Einschätzung, der Kostenrechner zeigt die Rechnung mit Ihren Zahlen.
Verweis
Weiterlesen zu KI für Pflegeheime
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.