Zielgruppe
Compliance scheitert selten am Wissen, sondern an der Liste, die niemand jedes Jahr abarbeitet.
Ein Industrieunternehmen mit 800 Mitarbeitern, eine Compliance-Beauftragte in Personalunion mit der Rechtsabteilung: 40 Richtlinien auf SharePoint, ein Hinweisgebersystem, ein Lieferantenstamm mit 600 Firmen in SAP und eine Excel-Liste, in der steht, dass die letzte Sanktionslistenprüfung 2024 war. Jede Gesetzesänderung heißt: Richtlinien von Hand durchsuchen, Bestätigungen der Mitarbeiter einzeln nachhalten, Geschenkemeldungen gegen Schwellenwerte abgleichen und die Feststellungen der Revision in eine Maßnahmenliste tippen, deren Stand niemand abfragt. Für die Prüfung selbst, das Urteil über einen Treffer oder einen Hinweis, bleibt die Zeit, die übrig ist. KI in der Compliance beginnt deshalb nicht bei der Risikobewertung, sondern bei den Listen: lesen, abgleichen, dokumentieren, und dem Menschen vorlegen, was eine Entscheidung braucht.
Anfrage
Welcher Ablauf kostet Sie bei Compliance-Beauftragten und Revisoren am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn in drei Sätzen. Wir melden uns am nächsten Werktag mit einer ersten Einschätzung, ob sich KI dort lohnt, und mit einem Terminvorschlag für ein Gespräch von 30 Minuten.
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Abläufe
Fünf Abläufe, die sich bei Compliance-Beauftragten und Revisoren lohnen
Die Arbeit der Compliance ist das Urteil: Treffer oder Namensgleichheit, Hinweis oder Beschwerde, Geschenk oder Vorteil. Alles davor ist Abgleichen und Nachhalten. Welche dieser Abläufe sich bei Ihnen rechnen, zeigt die Analyse.
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Geschäftspartner gegen Sanktions- und Registerlisten prüfen
SAP, Lieferantenstamm, EU-Sanktionsliste, Handelsregister, Excel
600 Lieferanten und 1.200 Kunden sollen jährlich geprüft werden, geprüft wurden zuletzt die 80, mit denen jemand Ärger hatte. Der Ablauf liest den Stamm, gleicht Firma, Inhaber und Anschrift gegen die Sanktionslisten der EU und der USA, das Handelsregister und Nachrichtenquellen ab und schreibt je Partner einen Prüfvermerk mit Datum, Quelle und Ergebnis. Was einen Treffer oder eine Namensähnlichkeit zeigt, landet mit den Fundstellen bei der Compliance-Beauftragten. Sie entscheidet, der Ablauf dokumentiert ihre Entscheidung.
Daten in Ordnung bringenLeistung -
Richtlinien überarbeiten und Bestätigungen einsammeln
SharePoint, Word, DocuSign, Personalstamm
40 Richtlinien, von der Geschenkerichtlinie bis zur IT-Nutzung, verweisen aufeinander und auf Gesetze, die sich ändern. Der Ablauf findet bei einer Änderung alle betroffenen Stellen über den gesamten Bestand, schlägt die Umformulierung nach Ihrem Leitfaden vor und führt Versionsstand und Änderungsprotokoll. Nach Freigabe verteilt er die neue Fassung an die betroffenen Mitarbeitergruppen, liest die Bestätigungen ein und erinnert nach festen Regeln. Die Compliance-Beauftragte sieht eine Liste der Ausstehenden, keine 800 Mails.
Texte und Inhalte in MengeLeistung -
Hinweise erfassen, einordnen und Fristen nachhalten
EQS Integrity Line, Hintbox, Fallakte, Fristenkalender
Zwanzig Hinweise im Jahr klingen wenig, jeder einzelne hat Fristen: Eingangsbestätigung in sieben Tagen, Rückmeldung in drei Monaten nach § 17 HinSchG. Der Ablauf läuft mit einem Modell im Haus, liest den Hinweis, schlägt Kategorie und Zuständigkeit vor, legt die Fallakte mit Fristen an und erinnert rechtzeitig. Er bereitet die Eingangsbestätigung als Entwurf vor und hält fest, wer die Akte wann geöffnet hat. Die Identität des Hinweisgebers verlässt das System nicht, und jede Bewertung des Hinweises trifft ein Mensch.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Geschenke- und Einladungsmeldungen gegen Schwellenwerte prüfen
Meldeformular, SharePoint, Excel, Personalstamm
400 Meldungen im Jahr, die meisten eine Einladung zum Essen, einige eine Reise zum Lieferanten. Der Ablauf liest die Meldung, bewertet Wert, Anlass und Geschäftsbeziehung gegen die Schwellenwerte Ihrer Richtlinie, prüft, ob derselbe Mitarbeiter von demselben Partner im Jahr schon etwas angenommen hat, und schlägt Freigabe oder Prüfung vor. Was unter der Schwelle liegt, wird nach Regel freigegeben und protokolliert; was darüber liegt oder sich häuft, bekommt die Compliance-Beauftragte mit Vorgeschichte vorgelegt.
Werkzeuge, die zu Ihnen passenLeistung -
Prüfungsfeststellungen in Maßnahmen überführen und nachhalten
Revisionsberichte, Excel, SharePoint, Outlook
Jeder Revisionsbericht endet mit zwanzig Feststellungen, die in eine Maßnahmenliste wandern und dort altern. Der Ablauf liest den Bericht, legt je Feststellung eine Maßnahme mit Verantwortlichem, Frist und Nachweisart an, fragt den Umsetzungsstand zum Termin ab, liest die Antworten der Bereiche und ordnet sie zu. Was ohne Nachweis als erledigt gemeldet wird, markiert er. Die Revision bekommt zum Follow-up eine geprüfte Liste statt einer Umfrage und entscheidet, was sie als erledigt akzeptiert.
Daten in Ordnung bringenLeistung
Systeme
Typische Systeme bei Compliance-Beauftragten und Revisoren
Compliance hat selten ein eigenes System, sondern lebt aus SharePoint, Excel, Postfach und den Fachsystemen anderer Abteilungen. Genau an diesen Rändern entsteht die Handarbeit.
- HinweisgebersystemeEQS Integrity Line, Hintbox, LegalTegrity, Hinweisgebersysteme mit Fallakte
- Governance und RisikoSAP GRC, OneTrust, Microsoft Purview, Risikomanagement in Excel
- GeschäftspartnerprüfungDun & Bradstreet, LexisNexis, EU-Sanktionsliste, Handelsregister, Transparenzregister
- Richtlinien und DokumenteSharePoint, Confluence, DocuSign, Dokumentenmanagement
- StammdatenSAP MM, Microsoft Dynamics 365, Lieferantenportale, Excel
- SchulungenSAP SuccessFactors Learning, Moodle, Lernplattformen mit Nachweisexport
Einwände
Was bei Compliance-Beauftragten und Revisoren besonders zählt
Die Einwände, die in Compliance-Abteilungen zuerst fallen, und unsere Antwort darauf.
- Hinweise dürfen keinen externen Dienst erreichen. Richtig, und so bauen wir es: Für Hinweise läuft das Modell im Haus oder auf Ihrem EU-Server, der Datenfluss ist je Ablauf offengelegt und dokumentiert. Die Vertraulichkeit der Identität nach dem Hinweisgeberschutzgesetz ist keine Einstellung, sondern eine Architekturentscheidung, die vor dem ersten Hinweis getroffen und protokolliert wird.
- Sanktions- und Geldwäscheprüfungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein. Jeder Prüfvermerk nennt Datum, geprüfte Listen mit Stand, Suchbegriffe und Ergebnis und ist nach Partner und Zeitpunkt abrufbar. Treffer und Entscheidung des Menschen stehen daneben. Das ist mehr Nachweis, als eine Excel-Liste mit dem Datum der letzten Prüfung hergibt.
- Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz verlangt Risikoanalyse und Bericht. Die Risikoanalyse braucht geordnete Lieferantendaten mit Land, Branche und Warengruppe. Der Ablauf bringt diese Daten in Ordnung, ergänzt Länder- und Branchenrisiken aus Ihren Quellen und bereitet den Bericht nach der vorgegebenen Struktur vor. Die Bewertung und der Bericht bleiben Ihre Entscheidung und Ihre Unterschrift.
- Compliance-Entscheidungen brauchen menschliche Verantwortung. Genau so ist der Ablauf gebaut: Er liest, gleicht ab, sortiert und legt vor. Ob ein Treffer echt ist, ob ein Hinweis begründet ist, ob eine Einladung angenommen werden darf, entscheidet ein Mensch, und das Protokoll zeigt, wer wann was entschieden hat.
- Compliance ist bei uns ein Nebenamt. Dann lohnt sich der Umbau besonders, weil er die Routine aus dem Nebenamt nimmt und die verbleibende Zeit für die Fälle lässt, die ein Urteil brauchen. Bau, Betrieb und Überwachung übernehmen wir; Sie brauchen jemanden, der Regeln festlegt und Freigaben erteilt.
Nachweis
Was wir aus vergleichbaren Abläufen mitbringen
Die Mechanik hinter diesen Abläufen betreiben wir täglich. Dieser Fall sind wir selbst: Bei uns werden Arbeitssitzungen automatisch als Aufgaben erfasst, benannt und für die Abrechnung vorbereitet, Mails gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf vorgelegt, und nächtliche Prüfungen von Kundensystemen melden nur Abweichungen. Fristen nachhalten, Rückmeldungen einsammeln, Zustände prüfen und nur das Auffällige vorlegen: das ist dieselbe Arbeit wie eine Maßnahmenliste oder eine jährliche Partnerprüfung.
Was bei uns schiefging: Eine nächtliche Prüfung meldete jede Nacht denselben Fehler, bis wir sie von Zuständen auf Änderungen umgestellt haben. Für die Compliance heißt das: Eine Partnerprüfung meldet nicht jedes Jahr dieselbe bekannte Namensähnlichkeit, sondern nur, was sich seit der letzten dokumentierten Entscheidung geändert hat.
Preise
Preise für Compliance-Beauftragte und Interne Revision
Analyse, Umbau und Begleitung haben feste Preise, die öffentlich auf unserer Seite stehen, und nach jeder Stufe entscheiden Sie neu. Was ein Ablauf wie "Geschäftspartner gegen Sanktions- und Registerlisten prüfen" bei Ihnen kostet, steht nach der Analyse als Festpreis fest: Vorgehen und Preise. Wo sich KI nicht lohnt, steht das ebenso in der Analyse.
Rückfragen
Fragen von Compliance-Beauftragten und Revisoren
Was im ersten Gespräch zuerst gefragt wird. Weitere Antworten stehen unter Fragen und Antworten.
Dürfen Hinweise und Prüfdaten überhaupt durch eine KI laufen?
Für Hinweise aus dem Hinweisgebersystem nur mit einem Modell im Haus oder auf einem EU-Server unter Ihrer Kontrolle, und so bauen wir es. Für Geschäftspartnerprüfungen gegen öffentliche Listen reicht oft eine Cloud-Betriebsart unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie entscheiden je Ablauf, keine Ihrer Daten trainiert ein fremdes Modell. Die drei Betriebsarten stehen unter Datensouveränität.
Ersetzt das unser Hinweisgebersystem oder SAP GRC?
Nein, es arbeitet davor und daneben. Das Hinweisgebersystem bleibt der Meldekanal, SAP GRC bleibt das Kontrollsystem. Unsere Abläufe übernehmen das, was heute in Excel und im Postfach liegt: den jährlichen Abgleich des Lieferantenstamms, die Versionspflege der Richtlinien, das Nachhalten von Maßnahmen und Bestätigungen. Wo ein vorhandenes Werkzeug reicht, sagen wir das in der Analyse.
Wir haben 150 Mitarbeiter und Compliance ist ein Nebenamt. Lohnt sich das?
Ab etwa 50 Mitarbeitern und mit einem Lieferantenstamm in den Hunderten meist ja, weil die Pflichten nicht mit der Unternehmensgröße schrumpfen. Darunter rechnet sich ein Umbau zum Festpreis selten, das sagen wir offen. Dann lohnt der Blick auf einen Verbund oder eine Unternehmensgruppe, die denselben Ablauf für mehrere Gesellschaften betreibt. Der Potenzial-Check gibt eine erste Einschätzung.
Wie viel Zeit kostet das die Compliance-Stelle intern?
Die Analyse braucht drei Tage mit den Menschen, die die Listen heute führen, meist die Compliance-Beauftragte und jemand aus Einkauf oder Revision. Der Umbau braucht eine Person für Regeln und Freigaben. Die ersten Wochen laufen parallel: Jeder Prüfvermerk und jeder Entwurf wird gegengelesen, danach nur noch die markierten Fälle.
Verweis
Weiterlesen zu KI in der Compliance
Übergabe
Der erste Schritt ist ein Gespräch von 30 Minuten.
Sie erzählen uns von dem Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich KI dort lohnt und was der nächste Schritt wäre. Ob danach eine Ablaufanalyse folgt, entscheiden Sie.